Software WEG-Selbstverwaltung: Anforderungen, Funktionen und Grenzen

Auf einen Blick: Eine Wohnungseigentümergemeinschaft darf sich selbst verwalten – das Gesetz senkt die Anforderungen dabei aber an keiner Stelle. Wer ohne bestellten Verwalter arbeitet, schuldet der Gemeinschaft trotzdem einen ordnungsmäßigen Wirtschaftsplan, eine prüffähige Jahresabrechnung, den Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, eine lückenlos geführte Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, formgerechte Einladungen und eine strikt getrennte Kontoführung auf den Namen der Gemeinschaft. Software kann diese Pflichten strukturieren, dokumentieren und fristensicher machen – sie kann sie aber weder ersetzen noch die persönliche Haftung des selbstverwaltenden Eigentümers abfedern. Dieser Beitrag beschreibt neutral, welche Funktionskategorien eine Lösung abdecken muss, welche Auswahlkriterien tragfähig sind, wie hoch der reale Zeitaufwand ausfällt und ab welcher Grenze der Wechsel in eine professionelle Verwaltung die wirtschaftlich vernünftigere Entscheidung ist. Rechtsstand: August 2026.

Gliederung: Was Software WEG-Selbstverwaltung leisten muss

Software für die WEG-Selbstverwaltung wird in der Praxis fast immer aus demselben Motiv gesucht: Eine kleine oder mittelgroße Gemeinschaft hat den Verwaltervertrag gekündigt oder gar nicht erst geschlossen, ein engagierter Miteigentümer übernimmt die Aufgaben – und nach dem ersten Abrechnungsjahr wird deutlich, dass Tabellenkalkulation, Mailpostfach und ein Ordner im Keller nicht ausreichen. Genau an dieser Stelle beginnt die eigentliche Frage: Nicht „welches Programm ist das beste", sondern „welche gesetzlichen Pflichten muss ein Programm überhaupt abbilden, damit die Selbstverwaltung rechtssicher bleibt".

Diese Reihenfolge ist entscheidend, weil die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes die Anforderungen an die Verwaltung inhaltlich verschoben hat. Der Vermögensbericht ist als eigenständige Pflicht hinzugekommen. Der Beschlussgegenstand bei der Jahresabrechnung ist enger geworden: Beschlossen werden die Nachschüsse und Anpassungen der Vorschüsse, nicht mehr die Abrechnung als Dokument. Die virtuelle Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1a WEG ist seit Oktober 2024 möglich, unterliegt aber einem qualifizierten Mehrheitsbeschluss und einer Befristung. Gleichzeitig wirken Regelwerke von außen auf die Gemeinschaft ein, die mit dem Wohnungseigentumsrecht nichts zu tun haben: GoBD-konforme Belegarchivierung, die Empfangs- und später Ausstellungspflicht für E-Rechnungen, die Datenschutz-Grundverordnung mit ihrem Zwang zum Auftragsverarbeitungsvertrag bei jeder Cloud-Nutzung und seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung.

Eine Gemeinschaft in Selbstverwaltung trägt all das ohne Berufshaftpflicht eines Dienstleisters, ohne Vertretungsregelung im Urlaubs- oder Krankheitsfall und in aller Regel ohne juristische Vorbildung. Der selbstverwaltende Eigentümer haftet dabei nach den allgemeinen Regeln – eine gesetzliche Haftungsprivilegierung für ehrenamtliches Engagement in der WEG existiert nicht. Software verändert diese Ausgangslage nicht grundsätzlich, aber sie verändert die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich: Fristen werden sichtbar, Buchungen werden nachvollziehbar, Beschlüsse werden fortlaufend nummeriert statt nachträglich rekonstruiert.

Der folgende Beitrag ordnet das Thema deshalb entlang von fünf Fragen: Welche Pflichten bestehen überhaupt? Welche Funktionskategorien muss Software dafür bereitstellen? Woran erkennt man eine tragfähige Lösung, ohne sich an Produktnamen zu orientieren? Wo liegen die Haftungs- und Kapazitätsgrenzen der Selbstverwaltung? Und wie sieht ein sauberer Übergang in die professionelle Verwaltung aus, wenn die Grenze erreicht ist?

Der Pflichtenkatalog: Was das Gesetz von jeder Verwaltung verlangt

Der wichtigste Denkfehler in der Selbstverwaltung lautet: „Wir sind ja nur eine kleine Gemeinschaft." Das Wohnungseigentumsgesetz kennt keine Kleinbetragsgrenze und keine Bagatellklausel. Wer die Verwaltung übernimmt, schuldet dasselbe Ergebnis wie ein bestellter Verwalter.

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG)

§ 28 WEG bündelt drei Pflichten. Erstens ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen, aus dem sich die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben sowie die Vorschüsse der einzelnen Eigentümer ergeben; beschlossen wird dabei die Höhe der Vorschüsse. Zweitens ist nach Ablauf des Wirtschaftsjahres eine Jahresabrechnung zu erstellen. Beschlussgegenstand sind hier die Abrechnungsspitzen – also die Nachschüsse beziehungsweise die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Die Abrechnung selbst ist dem Beschluss beizufügen, damit die Zahlbeträge nachvollziehbar bleiben. Drittens ist ein Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält und jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist.

Für die Softwareauswahl folgt daraus eine harte Anforderung: Das Programm muss zwischen Gesamt- und Einzelabrechnung, zwischen Ausgaben und umlagefähigen Kosten sowie zwischen Rücklagenzuführung und Rücklagenentnahme sauber trennen können. Es muss mehrere Verteilerschlüssel parallel führen (Miteigentumsanteile, Einheiten, Wohnfläche, Verbrauch) und den im Vermögensbericht ausgewiesenen Rücklagenstand mit dem tatsächlichen Kontostand abgleichbar machen. Wer das in einer selbst gebauten Tabelle löst, verliert spätestens beim Eigentümerwechsel mitten im Jahr die Kontrolle.

Einladung, Versammlung und Niederschrift (§ 24 WEG)

§ 24 WEG regelt die Einberufung der Versammlung, die Ladungsfrist, den Vorsitz und die Niederschrift. Für die Selbstverwaltung ist besonders relevant, dass die Einladung nachweisbar zugehen muss und die Tagesordnung so konkret sein sollte, dass die Eigentümer sich vorbereiten und ihre Stimmabgabe planen können. Formfehler bei der Einladung sind der klassische Anfechtungsgrund – und der teuerste, weil die gesamte Versammlung entwertet wird.

Software sollte deshalb Einladungen aus dem gepflegten Eigentümerstamm erzeugen, den Versand dokumentieren, Vollmachten und Stimmrechtsverhältnisse abbilden und die Niederschrift mit den Beschlusstexten verknüpfen.

Virtuelle und hybride Versammlung (§ 23 Abs. 1a WEG)

Seit dem 17. Oktober 2024 kann eine Gemeinschaft beschließen, dass Versammlungen rein virtuell stattfinden. Der Beschluss erfordert eine Drei-Viertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen, gilt für höchstens drei Jahre und setzt voraus, dass Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar bleiben. Bis zum 31. Dezember 2028 muss zusätzlich einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden. Die hybride Variante – Präsenz plus Online-Zuschaltung – ist demgegenüber niedrigschwelliger; sinnvoll ist auch hier ein klarstellender Beschluss zum Verfahren.

Technisch bedeutet das: Die eingesetzte Konferenzlösung muss Identifikation, gesicherte Abstimmung, Wortmeldungen und einen belastbaren Teilnahmenachweis ermöglichen. Ein privater Videocall-Account ohne Teilnehmerprotokoll erfüllt diesen Anspruch nicht.

Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG)

Die Beschluss-Sammlung enthält den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, die Umlaufbeschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen mit Datum, Gericht und Parteien. Eintragungen erfolgen fortlaufend und nummeriert; Anfechtung oder Aufhebung sind zu vermerken. Fehlt ein Verwalter, trifft die Führungspflicht den Vorsitzenden der Versammlung, sofern die Eigentümer nicht mehrheitlich jemand anderen bestimmt haben.

Genau hier scheitert Selbstverwaltung besonders häufig, weil die Beschluss-Sammlung als reine Formalie missverstanden wird. Sie ist aber das Gedächtnis der Gemeinschaft: Beim Verkauf einer Einheit verlangt der Erwerber Einsicht, im Streitfall entscheidet sie über Bestand und Reichweite alter Regelungen. Software muss die Sammlung deshalb als eigenständiges, chronologisch geführtes und revisionssicheres Register führen – nicht als Sammelordner mit Protokoll-PDFs.

Erhaltungsrücklage, WEG-Konto und Trennungsgebot

Die Gemeinschaft ist teilrechtsfähig und kann selbst Kontoinhaberin sein. Daraus folgt das in der Rechtsprechung gefestigte Trennungsgebot: Gemeinschaftsvermögen ist strikt vom Vermögen des Verwaltenden und vom Vermögen anderer Gemeinschaften zu trennen. Zulässig ist das offene Fremdgeldkonto beziehungsweise das Konto auf den Namen der Gemeinschaft mit Verfügungsvollmacht für den Verwaltenden – nicht das Treuhandkonto auf den Namen der verwaltenden Person. In der Selbstverwaltung ist das kein akademisches Thema: Wer Hausgeld auf sein Privatkonto vereinnahmt, gefährdet im Insolvenz- oder Erbfall unmittelbar das Gemeinschaftsvermögen.

Für die Erhaltungsrücklage empfiehlt sich ein separates Konto oder zumindest eine buchhalterisch eindeutig abgegrenzte Führung, damit der Vermögensbericht den tatsächlichen Bestand widerspiegelt.

Funktionsanforderungen an Software für die WEG-Selbstverwaltung

Aus dem Pflichtenkatalog lassen sich Funktionskategorien ableiten. Die folgende Systematik ist bewusst produktneutral formuliert – sie eignet sich als Bewertungsraster für jede Lösung.

Buchhaltung und Zahlungsverkehr

Notwendig ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Kontenrahmen für WEG-Zwecke, Sollstellung der Hausgelder, Offene-Posten-Verwaltung je Einheit, Mahnstufen, Bankanbindung mit Kontoumsatzabruf und halbautomatischer Zuordnung sowie einer sauberen Trennung von Bewirtschaftungskonto und Rücklagenkonto. Wichtig ist außerdem die periodengerechte Abgrenzung, damit Heizkosten- und Wasserabrechnungen korrekt zugeordnet werden.

Abrechnungsmodul

Das Modul muss Gesamt- und Einzelabrechnungen erzeugen, Verteilerschlüssel frei definieren, unterjährige Eigentümerwechsel abbilden, die Entwicklung der Erhaltungsrücklage darstellen und daraus den Vermögensbericht ableiten. Ebenso wichtig: die Erzeugung des Beschlussvorschlags über Nachschüsse und Vorschussanpassungen in einer Formulierung, die dem geltenden Beschlussgegenstand entspricht.

Versammlungs- und Beschlussmodul

Hierzu gehören Terminplanung, Einladungserstellung mit Fristenberechnung, Tagesordnungspunkte mit Beschlussvorlagen, Vollmachten- und Stimmrechtsverwaltung, Abstimmungsprotokollierung, Protokollerstellung und die automatische Übernahme in die Beschluss-Sammlung. Für virtuelle und hybride Formate zusätzlich: Zugangsverwaltung und Teilnahmenachweis.

Dokumenten- und Belegarchiv

Belege sind GoBD-konform zu archivieren: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, maschinell auswertbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar. Buchungsbelege unterliegen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz einer achtjährigen Frist; andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen bleiben bei zehn Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres. Eine Ablage in einem beliebigen Cloud-Ordner ohne Versionsschutz und Protokollierung genügt dem nicht.

E-Rechnung

Unternehmen mit Sitz in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung greifen gestaffelte Pflichten ab 2027 und vollständig ab 2028. Eine WEG tritt gegenüber Handwerkern und Dienstleistern regelmäßig als Leistungsempfängerin auf – die eingesetzte Software sollte strukturierte Formate nach EN 16931 (etwa XRechnung oder ZUGFeRD) einlesen, den Rechnungsinhalt in die Buchhaltung übernehmen und das elektronische Original im Archiv halten. Ob und ab wann die Gemeinschaft selbst ausstellungspflichtig wird, hängt von ihrer umsatzsteuerlichen Einordnung ab und gehört in die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Kommunikation, Portal und Aufgabensteuerung

Ein Eigentümerportal mit Dokumentenzugriff, Schadensmeldung, Ticketverfolgung und Nachrichtenverlauf reduziert den Telefon- und Mailaufwand erheblich und erzeugt nebenbei die Dokumentation, die im Streitfall zählt. Ergänzend sinnvoll sind Wiedervorlagen für Verkehrssicherungspflichten, Wartungs- und Prüftermine sowie Versicherungsfälle.

Datenschutz, Betriebssicherheit und KI-Einsatz

Die Gemeinschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Eigentümer und teils der Mieter. Nutzt sie eine Cloud-Lösung, liegt regelmäßig eine Auftragsverarbeitung vor; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit den dort geforderten Mindestinhalten ist zwingend. Hinzu kommen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept, Zugriffsrollen und ein belastbares Backup. Setzt die Software KI-Funktionen ein – etwa Belegerkennung, Protokollentwürfe oder Chat-Assistenz –, sind seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung zu beachten; die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt bereits seit Februar 2025. Praktisch heißt das: kennzeichnen, dokumentieren, Nutzer einweisen.

Auswahlkriterien: Woran Sie eine geeignete Lösung erkennen

Statt Produktvergleiche empfiehlt sich ein Anforderungsprofil mit klaren Ausschlusskriterien:

• Abdeckungstiefe: Deckt die Lösung Buchhaltung, Abrechnung, Versammlung, Beschluss-Sammlung und Archiv ab – oder nur einzelne Bausteine, die anschließend manuell verbunden werden müssen?
• Datenhoheit und Export: Lassen sich Stammdaten, Buchungen, Belege und Beschluss-Sammlung jederzeit in einem offenen Format vollständig exportieren? Ohne belastbaren Export wird der spätere Verwalterwechsel teuer.
• Revisionssicherheit: Sind Buchungen und Beschlusseinträge nach Festschreibung unveränderbar, mit Änderungshistorie und Protokollierung?
• Rollen und Vertretung: Können mindestens zwei Personen mit abgestuften Rechten arbeiten, damit Krankheit oder Urlaub die Gemeinschaft nicht lahmlegt?
• Rechtsaktualität: Wird die Lösung erkennbar an Gesetzesänderungen angepasst, etwa an neue Beschlussformulierungen oder E-Rechnungsformate?
• Vertragsrahmen: Liegen AV-Vertrag, Serverstandort, Subunternehmerliste und ein technisch-organisatorisches Maßnahmenkonzept vor?
• Aufwand für den Umstieg: Wie werden Eröffnungsbilanz, Rücklagenbestand, offene Posten und historische Beschlüsse übernommen?

Grenzen: Was Software nicht abnimmt

Haftungsgrenze

Der selbstverwaltende Eigentümer haftet für Pflichtverletzungen nach allgemeinen Regeln – auch bei leichter Fahrlässigkeit und ohne die Berufshaftpflicht, die ein gewerblicher Verwalter mitbringt. Eine fehlerhafte Einzelabrechnung, eine zu spät versandte Einladung, eine versäumte Verkehrssicherungsmaßnahme oder eine nicht durchgesetzte Hausgeldforderung können Schadensersatzansprüche auslösen. Software erzeugt bessere Dokumentation und weniger Rechenfehler, aber sie trifft keine Ermessensentscheidungen und übernimmt keine Verantwortung.

Kapazitätsgrenze

Die Selbstverwaltung funktioniert dort gut, wo wenige Einheiten, homogene Eigentümerstrukturen, geringe Fluktuation und keine großen Sanierungsvorhaben zusammentreffen. Sie gerät unter Druck, sobald eine energetische Modernisierung, ein Rechtsstreit, ein Zahlungsausfall oder ein Wechsel in der Person des Verwaltenden hinzukommt. Fehlt eine geregelte Vertretung, ist die Gemeinschaft handlungsunfähig – Zahlungen bleiben liegen, Fristen laufen ab.

Fachliche Grenze

Heizkostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung, CO2-Kostenaufteilung, Umsatzsteuerfragen, Bauvertragsrecht, Arbeitgeberpflichten bei einem angestellten Hausmeister, Vergabe und Nachtragsmanagement bei Sanierungen: Diese Themen lassen sich nicht durch ein Softwaremodul kompensieren. Sie erfordern entweder eigene Fachkenntnis oder eingekaufte Beratung – und Letztere verschiebt die Kostenrechnung der Selbstverwaltung spürbar.

Praxisbeispiel: Zwölf Einheiten in Selbstverwaltung

Eine Gemeinschaft mit zwölf Einheiten in einem Objekt Baujahr 1978 verwaltet sich seit drei Jahren selbst. Ein Miteigentümer führt Buchhaltung und Zahlungsverkehr, eine zweite Eigentümerin organisiert die Versammlung. Für das abgelaufene Wirtschaftsjahr wurde der Aufwand strukturiert erfasst.

Laufender Aufwand über zwölf Monate (erfasste Stunden):

• Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Belegablage: rund 6 Stunden je Monat, in Summe etwa 72 Stunden
• Jahresabrechnung, Einzelabrechnungen und Vermögensbericht: etwa 30 Stunden
• Wirtschaftsplan für das Folgejahr: etwa 8 Stunden
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung inklusive Protokoll und Beschluss-Sammlung: etwa 20 Stunden
• Handwerkerkoordination, Angebotseinholung, Schadensbearbeitung, Versicherungsfälle: etwa 35 Stunden
• Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern: etwa 25 Stunden

Summe: rund 190 Stunden pro Jahr, also etwa 16 Stunden im Monat – verteilt auf zwei Personen, aber mit deutlichen Spitzen im Abrechnungs- und Versammlungsquartal.

Kostenseite, kalkulatorisch bewertet: Bewertet man die Eigenleistung nur mit einem angenommenen kalkulatorischen Ansatz von 30 Euro je Stunde – ein Wert, der weder eine Vergütung noch einen Marktpreis darstellt, sondern nur die Opportunitätskosten sichtbar macht –, entspricht der Aufwand rund 5.700 Euro pro Jahr. Hinzu kommen direkte Sachkosten: Softwarelizenz, Vermögensschadenhaftpflicht für die selbstverwaltenden Personen, Portokosten, Raummiete für die Versammlung, gegebenenfalls externe Heizkostenabrechnung sowie anlassbezogene Rechts- oder Steuerberatung. Diese Sachkosten variieren nach Anbieter, Region und Objekt so stark, dass jede pauschale Zahl irreführend wäre; sie sind vor der Entscheidung konkret einzuholen.

Auswertung: Vor Einführung einer Fachlösung lag der Aufwand nach Angaben der Gemeinschaft rund ein Drittel höher, vor allem durch manuelle Abstimmarbeit zwischen Tabelle, Kontoauszug und Belegordner. Die Software hat den Aufwand also gesenkt, aber nicht in eine andere Größenordnung überführt. Entscheidend wurde ein anderer Punkt: Als der bisher buchhaltungsführende Eigentümer im vierten Jahr aus beruflichen Gründen ausschied, fand sich niemand mit vergleichbarer Belastbarkeit. Die Gemeinschaft beschloss den Wechsel in eine professionelle Verwaltung – nicht wegen der Kosten, sondern wegen des Personenrisikos.

Der Übergang zur professionellen Verwaltung

Wird der Wechsel beschlossen, entscheidet die Qualität der Übergabe über den Aufwand der ersten Monate. Bewährt hat sich eine Übergabemappe mit: aktueller Eigentümerliste samt Miteigentumsanteilen, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung nebst Änderungen, vollständiger Beschluss-Sammlung, Protokollen der letzten Jahre, Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen, Kontoauszügen und Salden zum Stichtag, Rücklagenentwicklung, offenen Posten je Einheit, laufenden Verträgen (Versicherung, Wartung, Energie, Reinigung), Wartungs- und Prüfnachweisen, Bauakten und Gewährleistungsfristen sowie einer Aufstellung offener Vorgänge und Rechtsstreitigkeiten.

Eine Technologieverwaltung setzt an genau dieser Stelle an: Die Daten werden nicht in ein geschlossenes System überführt, sondern in eine strukturierte Umgebung, in der die Gemeinschaft weiterhin Einsicht in Belege, Beschlüsse und Kontenstände hat. Der Unterschied zur Selbstverwaltung liegt dann nicht in der Transparenz – die bleibt –, sondern in der Verlagerung von Haftung, Vertretung und Fachwissen auf einen Dienstleister mit Berufshaftpflicht und Prozesssicherheit.

Rechtslage & Referenzurteile

Gesetzliche Grundlagen (Stand August 2026):

• § 28 WEG – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht; Beschlussgegenstand sind die Vorschüsse beziehungsweise die Nachschüsse und Anpassungen; der Vermögensbericht nach Absatz 4 weist Rücklagenstand und wesentliches Gemeinschaftsvermögen aus und ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen.
• § 24 WEG – Einberufung, Vorsitz, Niederschrift; Absätze 7 und 8 regeln Inhalt und Führung der Beschluss-Sammlung sowie die Zuständigkeit bei fehlendem Verwalter.
• § 23 Abs. 1a WEG – Beschluss über rein virtuelle Versammlungen mit Drei-Viertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Geltung für höchstens drei Jahre; bis 31.12.2028 zusätzlich jährlich eine Präsenzversammlung.
• § 19 und § 21 WEG – ordnungsmäßige Verwaltung und Beschlusskompetenzen der Gemeinschaft.
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung mit gesetzlich vorgegebenen Mindestinhalten bei Einsatz externer IT- und Cloud-Dienstleister.
• GoBD in der Neufassung vom 14. Juli 2025 sowie Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO; Buchungsbelege acht Jahre (Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025), Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen weiterhin zehn Jahre.
• E-Rechnung: Empfangspflicht seit 01.01.2025; gestaffelte Ausstellungspflichten ab 2027 (Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) und vollständig ab 01.01.2028; zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931.
• EU-KI-Verordnung: Transparenzpflichten nach Art. 50 seit 2. August 2026; KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 bereits seit Februar 2025.

Verifizierte Referenzentscheidungen:

• BGH, Urteil vom 11.04.2025 – V ZR 96/24: Der Beschluss über Nachschüsse beziehungsweise die Anpassung beschlossener Vorschüsse kann teilweise angefochten werden; die Abrechnungsspitze ist das Rechenergebnis der anteilig verteilten Kostenpositionen.
• BGH, Entscheidung vom 25.10.2023 – V ZB 9/23: Ein Beschluss über den Wirtschaftsplan ist dahin auszulegen, dass die Eigentümer nur die Höhe der Vorschüsse festlegen wollen, wie es § 28 Abs. 1 WEG seit der Reform vorsieht.
• BGH, Urteil vom 21.07.2023 – V ZR 215/21: Bestellt sich ein Mehrheitseigentümer, der kein professioneller Verwalter ist, gegen den Willen der Minderheit selbst zum Verwalter, entspricht dies in der Regel nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn ein professioneller Verwalter zur Verfügung steht.
• BGH, Entscheidung vom 02.06.2005 – V ZB 32/05: Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist teilrechtsfähig und kann selbst Inhaberin eines Bankkontos sein – Grundlage des heutigen Trennungsgebots und der Praxis des offenen Fremdgeldkontos.

Weitere Aktenzeichen werden hier bewusst nicht genannt, soweit sie nicht verifiziert werden konnten.

Checkliste

• [ ] Beschluss über die Selbstverwaltung und die Aufgabenverteilung liegt schriftlich vor
• [ ] Konto lautet auf die Gemeinschaft; keine Vermischung mit Privatvermögen
• [ ] Erhaltungsrücklage separat geführt und mit dem Vermögensbericht abgestimmt
• [ ] Wirtschaftsplan fristgerecht aufgestellt, Beschluss über Vorschüsse gefasst
• [ ] Jahresabrechnung erstellt, Beschluss über Nachschüsse und Vorschussanpassungen korrekt formuliert
• [ ] Vermögensbericht erstellt und allen Eigentümern zur Verfügung gestellt
• [ ] Beschluss-Sammlung fortlaufend nummeriert, aktuell und vollständig
• [ ] Einladungsfrist und Tagesordnung dokumentiert, Zugang nachweisbar
• [ ] Bei virtueller Versammlung: qualifizierter Beschluss vorhanden, Befristung beachtet, jährliche Präsenzversammlung bis 2028 eingeplant
• [ ] Belegarchiv GoBD-konform, Aufbewahrungsfristen hinterlegt
• [ ] Empfang strukturierter E-Rechnungen technisch sichergestellt
• [ ] AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit allen IT-Dienstleistern geschlossen
• [ ] KI-Funktionen der Software identifiziert, gekennzeichnet und Nutzer eingewiesen
• [ ] Vermögensschadenhaftpflicht für die selbstverwaltenden Personen geprüft
• [ ] Vertretungsregelung für Urlaub, Krankheit und Ausscheiden festgelegt
• [ ] Vollständiger Datenexport aus der Software jederzeit möglich

Häufige Fragen (FAQ)

Ist Software für die WEG-Selbstverwaltung gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Werkzeug vor, sondern ein Ergebnis: prüffähige Abrechnung, ordnungsgemäßer Vermögensbericht, geführte Beschluss-Sammlung, revisionssichere Belegablage. In der Praxis ist es allerdings kaum realistisch, diese Anforderungen dauerhaft ohne Fachsoftware zu erfüllen – insbesondere die Unveränderbarkeit von Buchungen und die GoBD-konforme Archivierung lassen sich mit Tabellenkalkulation nicht sauber abbilden.

Reicht eine Tabellenkalkulation für eine kleine Gemeinschaft aus?

Für die reine Rechenoperation vielleicht, für die Nachweisführung nicht. Tabellen sind nachträglich veränderbar, protokollieren keine Änderungshistorie und verknüpfen Belege nicht revisionssicher mit Buchungen. Spätestens bei einer Anfechtung, einem Eigentümerwechsel oder einer Betriebsprüfungssituation wird das zum Problem.

Wer führt die Beschluss-Sammlung, wenn kein Verwalter bestellt ist?

Nach § 24 Abs. 8 WEG der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung, sofern die Eigentümer nicht durch Stimmenmehrheit eine andere Person damit beauftragt haben. Diese Zuständigkeit sollte ausdrücklich beschlossen und in der Sammlung selbst dokumentiert werden.

Darf die Gemeinschaft in Selbstverwaltung rein virtuell tagen?

Ja, wenn ein Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG mit Drei-Viertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst wurde. Er gilt höchstens drei Jahre, und bis zum 31.12.2028 muss zusätzlich einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden. Die Technik muss eine der Präsenzversammlung vergleichbare Teilnahme und Rechteausübung ermöglichen.

Muss die WEG E-Rechnungen empfangen können?

Die Empfangsfähigkeit für strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 gilt seit dem 1. Januar 2025 für inländische Unternehmen. Eine WEG tritt gegenüber Handwerkern und Dienstleistern regelmäßig als Leistungsempfängerin auf und sollte deshalb organisatorisch und technisch darauf eingerichtet sein. Ob und ab wann die Gemeinschaft selbst ausstellungspflichtig ist, hängt von ihrer umsatzsteuerlichen Einordnung ab und gehört mit dem Steuerberater geklärt.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter?

In aller Regel ja. Sobald personenbezogene Daten in einer Cloud-Lösung verarbeitet werden, liegt eine Auftragsverarbeitung vor, für die Art. 28 DSGVO einen Vertrag mit definierten Mindestinhalten fordert. Fehlt er, ist das ein eigenständiger Verstoß – unabhängig davon, ob je ein Datenschutzvorfall eintritt.

Ab welcher Größe lohnt sich die Selbstverwaltung nicht mehr?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Belastbarer ist ein Risikotest: Gibt es eine geregelte Vertretung? Steht eine größere Sanierung an? Bestehen Zahlungsrückstände oder Rechtsstreitigkeiten? Ist die fachliche Tiefe für Heizkosten-, Umsatzsteuer- und Bauthemen vorhanden? Wird eine dieser Fragen verneint, überwiegen die Risiken den ersparten Verwalterhonorar-Anteil meist deutlich.

Quellen & Rechtshinweis

Rechtliche Grundlagen: Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere §§ 19, 21, 23 Abs. 1a, 24 und 28; Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere Art. 28; Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung zu Aufbewahrungspflichten; GoBD in der Neufassung vom 14.07.2025; Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes zur E-Rechnung; Verordnung (EU) über künstliche Intelligenz. Herangezogene Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 11.04.2025 – V ZR 96/24; BGH, Entscheidung vom 25.10.2023 – V ZB 9/23; BGH, Urteil vom 21.07.2023 – V ZR 215/21; BGH, Entscheidung vom 02.06.2005 – V ZB 32/05.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand August 2026 wieder. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzeslage, Fristen und Rechtsprechung können sich ändern; für konkrete Entscheidungen ist eine individuelle Prüfung erforderlich.

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