Schlechte Hausverwaltung: 13 Warnzeichen und was Eigentümer tun

Auf einen Blick: Eine schlechte Hausverwaltung erkennt man nicht am Tonfall, sondern an prüfbaren Pflichtverstößen. Der Maßstab steht im Gesetz: Jeder Wohnungseigentümer kann nach § 18 Abs. 2 WEG eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen und nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Der Verwalter muss nach § 28 Abs. 1 WEG den Wirtschaftsplan aufstellen, nach § 28 Abs. 2 WEG die Jahresabrechnung erstellen und nach § 28 Abs. 4 WEG zusätzlich einen Vermögensbericht anfertigen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen. Er hat nach § 24 Abs. 1 WEG mindestens einmal jährlich eine Versammlung einzuberufen und nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG die Beschluss-Sammlung zu führen. Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss er sie nach § 24 Abs. 2 WEG einberufen. Seit der WEG-Reform ist die Konsequenz unkompliziert: Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit und ohne wichtigen Grund abberufen werden, der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach, und abweichende Klauseln sind nach § 26 Abs. 5 WEG unwirksam – auch in Altverträgen (BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az. V ZR 65/21). Umgekehrt gilt: Hausgeld darf nicht einbehalten werden (BGH, Urteil vom 14.11.2025, Az. V ZR 190/24).

Gliederung

1. Woran Eigentümer eine schlechte Hausverwaltung erkennen
2. Der gesetzliche Maßstab: was eine Verwaltung schuldet
3. Warnzeichen 1 bis 4: Abrechnung, Vermögensbericht, Beschluss-Sammlung, Kommunikation
4. Warnzeichen 5 bis 8: Belegeinsicht, Gemeinschaftsgelder, Beschlussumsetzung, Erhaltung
5. Warnzeichen 9 bis 13: Angebote, Sondervergütungen, Erreichbarkeit, Fluktuation, Versammlung
6. Der Vier-Punkte-Test: wie Eigentümer systematisch prüfen
7. Eskalationsstufe 1 und 2: Verwaltungsbeirat und Fristsetzung
8. Eskalationsstufe 3: außerordentliche Versammlung nach § 24 Abs. 2 WEG
9. Eskalationsstufe 4 und 5: Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG und Vertragsende
10. Eskalationsstufe 6: Gericht, Beschlussersetzung und Notverwalter
11. Schadensersatz, Entlastung und Verjährung
12. Übergabe der Verwaltungsunterlagen und das Zurückbehaltungsrecht
13. Was Eigentümer nicht tun sollten: Hausgeld einbehalten
14. Zwei Fälle aus der Praxis mit Zeitachse und Beispielrechnung
15. Der saubere Verwalterwechsel in Kurzform, Rechtslage, Checkliste und FAQ

Woran Eigentümer eine schlechte Hausverwaltung erkennen

Der Verdacht auf eine schlechte Hausverwaltung entsteht selten aus einem einzelnen Vorfall. Er wächst aus einer Sammlung kleiner Beobachtungen: Die Jahresabrechnung kommt im Oktober statt im April. Auf die dritte E-Mail antwortet niemand. Der beschlossene Anstrich des Treppenhauses ist zwei Jahre später immer noch nicht ausgeschrieben. Die Rücklage soll laut Abrechnung 84.000 Euro betragen, der Kontoauszug zeigt 61.000 Euro, und niemand erklärt die Differenz. Für sich genommen lässt sich jeder dieser Punkte wegdiskutieren. Zusammen ergeben sie ein Muster.

Genau hier liegt das praktische Problem. Eigentümergemeinschaften diskutieren die Verwalterfrage meist emotional – „unzufrieden", „arrogant", „reagiert nicht" –, und in der Versammlung steht dann Aussage gegen Aussage. Wer die Verwaltung wechseln oder ihr Verhalten korrigieren will, braucht deshalb keine Stimmung, sondern Belege: konkrete Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz, konkrete Termine, konkrete Dokumente, die vorliegen oder eben nicht vorliegen.

Die gute Nachricht ist, dass das Wohnungseigentumsgesetz in der Fassung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG), in Kraft seit dem 01.12.2020, diesen Prüfmaßstab ziemlich präzise vorgibt. Es benennt die Dokumente, die zu erstellen sind, die Fristen, die einzuhalten sind, und die Rechte, die jeder einzelne Eigentümer hat. Und es hat die schärfste Konsequenz erheblich vereinfacht: Die Abberufung des Verwalters setzt seit der Reform keinen wichtigen Grund mehr voraus.

Dieser Beitrag beschreibt zunächst den gesetzlichen Maßstab, dann dreizehn Warnzeichen, die sich objektiv nachweisen lassen, anschließend ein systematisches Prüfverfahren in vier Schritten und schließlich sechs Eskalationsstufen – vom Gespräch mit dem Verwaltungsbeirat bis zur gerichtlichen Bestellung eines Verwalters. Ergänzt wird das um die Themen Schadensersatz und Verjährung, die Übergabe der Verwaltungsunterlagen und die Frage, was Eigentümer besser unterlassen. Zwei ausführliche Praxisbeispiele mit Zeitachse und vereinfachten Beispielrechnungen zeigen, wie sich die Schritte in der Realität aneinanderfügen.

Eine Vorbemerkung zur Fairness: Nicht jede Verzögerung ist eine Pflichtverletzung. Eine Verwaltung, die einen Wasserschaden über drei Wohnungen abwickelt, eine Heizungserneuerung ausschreibt und gleichzeitig zwei Eigentümerwechsel bearbeitet, arbeitet unter Last. Der Unterschied zwischen einer belasteten und einer schlechten Verwaltung liegt nicht in der Geschwindigkeit, sondern in der Nachvollziehbarkeit: Wer informiert, dokumentiert und Termine zusagt, arbeitet ordnungsmäßig, auch wenn es dauert. Wer schweigt, ausweicht und Unterlagen nicht herausgibt, tut es nicht.

Der gesetzliche Maßstab: was eine Verwaltung schuldet

Bevor Warnzeichen bewertet werden können, muss der Bezugspunkt feststehen. Er ergibt sich aus mehreren Normen, die zusammen gelesen werden müssen.

Der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 WEG

§ 18 Abs. 1 WEG weist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) zu. Nach § 18 Abs. 2 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft eine Verwaltung und Benutzung verlangen, die dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen entspricht und, soweit solche bestehen, den gesetzlichen Regelungen, Vereinbarungen und Beschlüssen. Ordnungsmäßige Verwaltung ist damit kein Gefallen, sondern eine einklagbare Leistung. Anspruchsgegner ist seit der Reform die Gemeinschaft, nicht der Verwalter persönlich und nicht die anderen Eigentümer: Der Verwalter ist Organ der GdWE und handelt für sie. Wer eine fehlende Jahresabrechnung durchsetzen will, klagt daher gegen die Gemeinschaft, die dann intern ihren Verwalter in die Pflicht nimmt.

§ 18 Abs. 4 WEG ergänzt das um ein starkes Kontrollrecht: Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen – ohne Zustimmung der Mehrheit, ohne Beschluss und ohne Begründung.

Die Pflichten des Verwalters nach §§ 27, 28 und 24 WEG

§ 27 Abs. 1 WEG bestimmt, welche Maßnahmen der Verwalter ohne gesonderten Beschluss treffen darf und muss: solche von untergeordneter Bedeutung, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, sowie solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer diese Rechte und Pflichten durch Beschluss einschränken oder erweitern – der übliche Weg, um Wertgrenzen für Aufträge festzulegen.

§ 28 WEG enthält die kaufmännischen Kernpflichten: Wirtschaftsplan für jedes Kalenderjahr als Grundlage des Vorschussbeschlusses (Absatz 1), Jahresabrechnung als Abrechnung über den Wirtschaftsplan nach Ablauf des Kalenderjahres (Absatz 2) sowie – zusätzlich und eigenständig – der Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, der jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen ist (Absatz 4).

§ 24 WEG regelt Versammlung und Dokumentation: mindestens eine Versammlung im Jahr (Absatz 1), Einberufungspflicht auf Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer (Absatz 2), Einberufung durch den Beiratsvorsitzenden bei fehlendem oder pflichtwidrig untätigem Verwalter (Absatz 3), Textform und eine Frist von in der Regel mindestens drei Wochen (Absatz 4), unverzügliche Niederschrift (Absatz 6) sowie die Führung der Beschluss-Sammlung (Absätze 7 und 8).

Hinzu kommt die schuldrechtliche Ebene: Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des § 675 BGB, aus dem über die §§ 666, 667 BGB Auskunfts-, Rechenschafts- und Herausgabepflichten folgen. Und § 19 Abs. 2 WEG zählt zur ordnungsmäßigen Verwaltung unter anderem die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Nr. 2), eine angemessene Versicherung (Nr. 3), die angemessene Erhaltungsrücklage (Nr. 4) und die Bestellung eines zertifizierten Verwalters im Sinne des § 26a WEG (Nr. 6).

Warnzeichen 1 bis 4: Abrechnung, Vermögensbericht, Beschluss-Sammlung, Kommunikation

Warnzeichen 1: Die Jahresabrechnung kommt zu spät oder gar nicht

Das WEG nennt für die Jahresabrechnung keine ausdrückliche Kalenderfrist. Das bedeutet nicht, dass es keine gibt. Die Pflicht der Gemeinschaft, über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse zu beschließen, entsteht nach Ablauf des Wirtschaftsjahres; ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht es, die dafür nötige Abrechnung so rechtzeitig vorzulegen, dass in der ordentlichen Versammlung des Folgejahres darüber beschlossen werden kann. In der Praxis wird ein Zeitraum von drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres als angemessen angesehen; viele Verwalterverträge nennen ausdrücklich sechs Monate.

Kritisch wird es, wenn zwei Dinge zusammenkommen: Die Abrechnung fehlt, und es gibt keine belastbare Terminzusage. Eine Verwaltung, die im März schreibt, die Abrechnung komme wegen einer verspäteten Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters erst im Juli, arbeitet transparent. Eine Verwaltung, die zwei Jahre lang auf Nachfragen mit „ist in Arbeit" antwortet, verletzt ihre Pflichten.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24, zudem eine Frage geklärt, die bei Rückständen regelmäßig auftaucht: Wechselt die Verwaltung zum Jahresende, ist grundsätzlich der neue, aktuell bestellte Verwalter für die Erstellung der Jahresabrechnung des abgelaufenen Jahres zuständig, weil die Pflicht der Gemeinschaft erst mit dem 1. Januar des Folgejahres entsteht. Für Gemeinschaften mit Abrechnungsrückständen ist das eine wichtige Information: Der Wechsel führt nicht dazu, dass alte Abrechnungen unerledigt liegen bleiben – die neue Verwaltung muss sie nachholen, was in Angebot und Vertrag ausdrücklich berücksichtigt werden sollte.

Warnzeichen 2: Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG fehlt

Der Vermögensbericht ist die wichtigste Neuerung der Reform im Rechnungswesen – und zugleich die am häufigsten übergangene. Er ist kein Teil der Jahresabrechnung, sondern ein eigenständiges Dokument. Er weist den Stand der Erhaltungsrücklage und weiterer beschlossener Rücklagen aus sowie eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens: Bankguthaben, offene Hausgeldforderungen, Verbindlichkeiten, Guthaben bei Versorgern, gegebenenfalls Darlehen der Gemeinschaft.

Sein praktischer Wert liegt in der Vermögensbetrachtung. Die Jahresabrechnung zeigt Einnahmen und Ausgaben eines Jahres; der Vermögensbericht zeigt, was am Stichtag tatsächlich vorhanden ist. Genau diese Zahl brauchen Eigentümer, um zu beurteilen, ob eine geplante Sanierung finanziert ist, ob Hausgeldrückstände auflaufen und ob die Rücklage rechnerisch und real übereinstimmt.

Wird der Vermögensbericht nicht erstellt oder nicht jedem Eigentümer zur Verfügung gestellt, ist das ein klarer Gesetzesverstoß. Er hat auch Folgen für die Entlastung: Das Landgericht Frankfurt am Main hat mit Urteil vom 09.11.2023, Az. 2-13 S 3/23, entschieden, dass die Entlastung des Verwalters ordnungsmäßiger Verwaltung widerspricht, wenn kein ordnungsgemäßer Vermögensbericht vorliegt; die Übersendung von Abrechnungsunterlagen ersetzt den Bericht nicht. Ein Entlastungsbeschluss, der trotzdem gefasst wird, ist anfechtbar.

Warnzeichen 3: Es gibt keine geführte Beschluss-Sammlung

Nach § 24 Abs. 7 WEG ist eine Beschluss-Sammlung zu führen. Sie enthält den Wortlaut der in Versammlungen verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, den Wortlaut schriftlicher Beschlüsse sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen aus Verfahren nach § 43 WEG, jeweils fortlaufend eingetragen und nummeriert. Anfechtungen und Aufhebungen sind anzumerken, Eintragungen und Vermerke unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG ist jedem Eigentümer – oder einem von ihm ermächtigten Dritten – auf Verlangen Einsicht zu geben. Nach Absatz 8 ist die Führung Sache des Verwalters.

Die Beschluss-Sammlung ist der beste Einzelindikator für die Sorgfalt einer Verwaltung, weil sie sich in fünf Minuten prüfen lässt. Wer sie anfordert und stattdessen einen Stapel Protokollkopien erhält, hat bereits eine Antwort: Protokolle sind keine Beschluss-Sammlung. Fehlt die Sammlung, ist zudem jeder Käufer im Objekt betroffen – ihm fehlt die einzige geordnete Quelle für die bindenden Beschlüsse der Gemeinschaft.

Warnzeichen 4: Anfragen bleiben unbeantwortet

Kommunikationsversagen ist der häufigste Anlass für Unzufriedenheit und zugleich der am schwersten zu belegende. Deshalb ist die Dokumentation entscheidend: Anfragen in Textform stellen, durchnummerieren, datieren und eine konkrete Frist nennen. Aus „die antworten nie" wird so „auf die Anfragen vom 04.03., 21.03. und 11.04. zum Stand der Dachrinnensanierung liegt bis heute keine Antwort vor".

Rechtlich lässt sich Kommunikation über zwei Wege fassen: Aus dem Geschäftsbesorgungsverhältnis nach § 675 BGB in Verbindung mit § 666 BGB folgt eine Auskunfts- und Benachrichtigungspflicht gegenüber der Gemeinschaft, und ein Einsichtsverlangen nach § 18 Abs. 4 WEG ist ein Anspruch, dessen Nichtbeantwortung unmittelbar ein Pflichtverstoß ist. Wer Schweigen belegen will, stützt seine Anfragen deshalb bewusst auf einen gesetzlichen Anspruch.

Warnzeichen 5 bis 8: Belegeinsicht, Gemeinschaftsgelder, Beschlussumsetzung, Erhaltung

Warnzeichen 5: Die Belegeinsicht wird verweigert oder erschwert

Die Belegprüfung ist der Kern der Kontrolle. § 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Eigentümer den Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Der Bundesgerichtshof hat schon mit Urteil vom 11.02.2011, Az. V ZR 66/10, die praktischen Konturen beschrieben: Die Einsicht ist grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters zu gewähren; dort können Eigentümer auf eigene Kosten Kopien fertigen oder fertigen lassen. Ein Anspruch auf Übersendung sämtlicher Unterlagen besteht grundsätzlich nicht. Das Einsichtsrecht besteht auch nach Genehmigung der Abrechnung und nach Entlastung fort, weil es gerade der Kontrolle der Verwaltertätigkeit dient.

Verweigerung zeigt sich selten offen. Typische Erschwerungsmuster sind: Termine werden nur zu unpassenden Zeiten angeboten, die Einsicht wird auf zwei Stunden begrenzt, digitale Belege werden „aus Datenschutzgründen" nicht gezeigt, oder es wird eine Gebühr für die Einsicht selbst verlangt. Zulässig ist eine Kostenerstattung für angefertigte Kopien; unzulässig ist ein Entgelt dafür, dass ein gesetzlicher Anspruch überhaupt erfüllt wird.

Wer eine Belegprüfung anmeldet, sollte sie schriftlich mit zwei bis drei Terminvorschlägen und einer konkreten Liste beantragen: Kontoauszüge der Gemeinschaftskonten des Wirtschaftsjahres, Rechnungen ab einem bestimmten Betrag, Versicherungspolicen, Wartungsverträge, Nachweis der Rücklagenanlage, Hausgeldrückstandsliste, Beschluss-Sammlung.

Warnzeichen 6: Gemeinschaftsgelder werden vermischt oder liegen nicht auf einem Konto der GdWE

Seit der Reform ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer rechtsfähig. Sie kann und soll eigene Konten führen. Ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht es, dass Hausgelder und Rücklagen auf einem Konto liegen, das auf den Namen der GdWE lautet und über das der Verwalter lediglich verfügungsbefugt ist. Ein auf den Namen des Verwalters geführtes Treuhandkonto genügt diesem Standard nicht: Bei Pfändungen gegen den Verwalter müsste die Gemeinschaft Drittwiderspruchsklage nach § 771 ZPO erheben, und in dessen Insolvenz hinge das Aussonderungsrecht nach § 47 InsO an einem Nachweis, der bei vermischten Beständen kaum zu führen ist.

Rechtlich stützt sich das Trennungsgebot auf das Geschäftsbesorgungsverhältnis nach § 675 BGB in Verbindung mit § 667 BGB – der Beauftragte hat herauszugeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt – sowie auf den Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 Abs. 2 und § 19 Abs. 1 WEG.

Prüfbar ist das leicht. Der Kontoauszug muss als Kontoinhaber die Gemeinschaft ausweisen, üblicherweise mit der Objektbezeichnung. Steht dort der Name des Verwaltungsunternehmens mit einem Zusatz wie „Treuhandkonto", ist Handlungsbedarf gegeben. Ein Sammelkonto, auf dem die Mittel mehrerer Gemeinschaften liegen, ist das deutlichste Warnzeichen dieser Kategorie – hier ist die Rücklage einer Gemeinschaft praktisch nicht mehr individualisierbar.

Ebenso wichtig ist der Abgleich zwischen Buchwert und Kontostand: Weicht der in der Abrechnung ausgewiesene Rücklagenbestand vom tatsächlichen Kontostand am Stichtag ab, muss die Differenz durch offene Forderungen, Festgeldanlagen oder Abgrenzungen vollständig erklärbar sein. Ist sie es nicht, gehört das auf die Tagesordnung.

Warnzeichen 7: Beschlüsse werden nicht umgesetzt

Ein Beschluss ist keine Absichtserklärung. Er verpflichtet die Gemeinschaft und über sie den Verwalter zur Umsetzung. Bleibt die Umsetzung aus, entsteht doppelter Schaden: Der beschlossene Zweck wird nicht erreicht, und die Beschlussfassung selbst verliert ihre disziplinierende Wirkung – Eigentümer erleben, dass Abstimmen folgenlos ist.

Zur Haftungsverteilung hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 08.06.2018, Az. V ZR 125/17, zur bis zum 30.11.2020 geltenden Fassung des WEG entschieden, dass die Pflicht zur Durchführung von Beschlüssen den Verwalter trifft und nicht die übrigen Wohnungseigentümer; Pflichtverletzungen des Verwalters bei der Beschlussdurchführung begründen daher keine Schadensersatzansprüche einzelner Eigentümer gegen die anderen Eigentümer. Nach neuem Recht ist die Struktur verändert – Anspruchsgegner des einzelnen Eigentümers ist die Gemeinschaft nach § 18 Abs. 2 WEG, die ihrerseits beim Verwalter Regress nehmen kann –, die Grundaussage bleibt jedoch: Die Umsetzung ist Verwalteraufgabe, nicht Privatsache der Nachbarn.

Praktisch hilft eine einfache Maßnahme: eine Umsetzungsliste. Jeder Beschluss wird mit laufender Nummer, Datum, verantwortlicher Stelle, Zieltermin und Status geführt, und der Verwalter berichtet in jeder Versammlung über den Stand. Weigert sich eine Verwaltung, eine solche Liste zu führen oder vorzulegen, ist das für sich genommen aussagekräftig.

Warnzeichen 8: Die Erhaltung wird verschleppt

§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG zählt die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums ausdrücklich zu dem, was ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Verschleppung folgt einem typischen Muster: Ein Schaden wird gemeldet, ein Handwerker schaut ihn an, ein Angebot wird angekündigt, und dann passiert monatelang nichts – bis der Punkt in der nächsten Versammlung erneut auf der Tagesordnung steht, diesmal mit höheren Kosten.

Der wirtschaftliche Schaden entsteht dabei weniger durch die Reparatur selbst als durch Folgeschäden: Eine undichte Dachrinne führt zu durchfeuchtetem Mauerwerk, ein defekter Rückstauverschluss zu einem Kellerschaden, eine verschobene Fassadensanierung zu Frostschäden am Putz. Auch versicherungsrechtlich ist Verschleppung riskant, weil Obliegenheiten zur Schadenminderung verletzt werden können. Prüfbar ist das über eine einfache Frage: Wie viele Schadens- und Erhaltungsvorgänge sind offen, und seit wann? Eine Verwaltung mit funktionierender Vorgangssteuerung kann diese Liste per Knopfdruck erzeugen – wer sie nicht liefert, hat die Frage bereits beantwortet.

Warnzeichen 9 bis 13: Angebote, Sondervergütungen, Erreichbarkeit, Fluktuation, Versammlung

Warnzeichen 9: Es gibt keine Vergleichsangebote

Bei Aufträgen von erheblichem Umfang gehört die Einholung von Alternativangeboten zur Vorbereitung einer sachgerechten Entscheidung. Für die Verwalterbestellung hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 01.04.2011, Az. V ZR 96/10, differenziert: Vor der Bestellung eines neuen Verwalters sind grundsätzlich Angebote mehrerer Verwalter einzuholen und den Eigentümern zugänglich zu machen; vor der Wiederbestellung des amtierenden Verwalters besteht diese Pflicht grundsätzlich nicht – es sei denn, ein erheblicher Teil der Eigentümer ist mit dessen Arbeit unzufrieden. Genau dieser Ausnahmefall ist bei einer als schlecht empfundenen Verwaltung der Regelfall: Wer vor der Wiederbestellung Vergleichsangebote verlangt, steht auf gutem Grund.

Für Bau- und Erhaltungsmaßnahmen gilt derselbe Gedanke aus der Perspektive der ordnungsmäßigen Verwaltung. Drei Angebote sind kein Gesetz, aber ein bewährter Standard, der die Ermessensausübung der Eigentümer dokumentiert. Wichtig ist die Vergleichbarkeit: Angebote auf Grundlage eines einheitlichen Leistungsverzeichnisses sind aussagekräftig, drei formfreie Kostenschätzungen mit unterschiedlichem Leistungsumfang sind es nicht. Wenn eine Verwaltung über Jahre stets dieselbe Firma beauftragt und Alternativangebote nicht beibringt, gehört die Frage nach wirtschaftlichen Verflechtungen auf den Tisch.

Warnzeichen 10: Sondervergütungen ohne tragfähige Grundlage

Verwalterverträge enthalten neben der Grundvergütung häufig Zusatzentgelte: für Mahnungen, für die Teilnahme an außerordentlichen Versammlungen, für die Betreuung von Baumaßnahmen, für Eigentümerwechsel, für die Erteilung von Verwalterzustimmungen. Solche Positionen sind nicht per se unzulässig – problematisch werden sie, wenn sie unbegrenzt sind oder in der Summe zu einer Vergütung führen, die deutlich über dem Üblichen liegt.

Der Bundesgerichtshof hat mit Versäumnisurteil vom 05.07.2019, Az. V ZR 278/17, einen Beschluss über den Abschluss eines Verwaltervertrags für ungültig erklärt, der unter anderem eine Vergütung von 20 Euro netto je Mahnung ohne Obergrenze vorsah. Die Entscheidung formuliert den Maßstab: Wird die Vergütung nicht als Pauschale, sondern in Preisbestandteile und Teilentgelte zerlegt, überschreiten die Eigentümer ihren Ermessensspielraum nicht schon dann, wenn einzelne Teilentgelte über dem Üblichen liegen – wohl aber, wenn die zu erwartende Gesamtvergütung deutlich über den üblichen Sätzen liegt und dafür keine gewichtigen sachlichen Gründe bestehen.

Ein häufiger Sonderfall ist die Vergütung für die Betreuung von Erhaltungsmaßnahmen, oft als Prozentsatz der Bausumme. Auch hier gilt: ohne Obergrenze und ohne klare Abgrenzung zur ohnehin geschuldeten Grundleistung ist die Klausel angreifbar. Für Eigentümer ist die praktische Konsequenz einfach – vor der Bestellung den Vertragsentwurf lesen und Sondervergütungen zusammenrechnen, statt nur die monatliche Pauschale je Einheit zu vergleichen.

Warnzeichen 11: Kein erreichbarer Ansprechpartner und keine Vertretungsregelung

Eine Verwaltung ohne benannten Objektbetreuer, ohne feste Sprechzeiten, ohne Vertretungsregelung im Urlaubsfall und ohne funktionierende Notfallnummer für Havarien erfüllt ihre Aufgaben nicht verlässlich – bei einem Rohrbruch am Freitagabend entscheidet die Erreichbarkeit über die Schadenhöhe. Prüfbar sind vier Punkte: ein namentlich benannter Ansprechpartner, eine dokumentierte Vertretungsregelung, eine tatsächlich rund um die Uhr besetzte Notfallnummer und eine Reaktionszusage in Textform, etwa Rückmeldung innerhalb von zwei Werktagen. Alle vier lassen sich in den Verwaltervertrag aufnehmen; wer sie nicht verbindlich zusagen will, sagt damit etwas über seine Arbeitsweise.

Warnzeichen 12: Hohe Fluktuation der Ansprechpartner

Wenn innerhalb von zwei Jahren vier verschiedene Sachbearbeiter zuständig waren, geht Wissen verloren: Vorgänge müssen neu erklärt werden, Zusagen sind nicht bekannt, Fristen verstreichen unbemerkt. Fluktuation ist kein Rechtsverstoß, aber ein starker Frühindikator für Überlastung, unklare Prozesse oder wirtschaftliche Probleme des Unternehmens. Was dagegen hilft, ist eine Dokumentation, die unabhängig von Personen funktioniert – eine vollständige digitale Objektakte, eine gepflegte Beschluss-Sammlung, eine Umsetzungsliste und ein Fristenkalender. Die bessere Frage lautet deshalb nicht, wer zuständig ist, sondern welche Systeme die Zuständigkeit überdauern.

Warnzeichen 13: Keine Versammlung im Kalenderjahr oder mangelhafte Einberufung

Nach § 24 Abs. 1 WEG ist mindestens einmal jährlich eine Versammlung einzuberufen. Bleibt sie aus, kann die Gemeinschaft weder über Wirtschaftsplan noch über Abrechnung beschließen, und die gesamte Beschlussfassung kommt zum Erliegen. Auch die Form ist prüfbar: Einberufung in Textform, Frist von in der Regel mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG, hinreichend bestimmte Tagesordnung, damit sich jeder Eigentümer auf die Beschlussgegenstände vorbereiten und entscheiden kann, ob er teilnimmt.

Häufige Mängel sind zu kurze Ladungsfristen, Sammelpunkte wie „Verschiedenes", unter denen dennoch Beschlüsse gefasst werden, fehlende Beschlussanträge im Wortlaut oder Einladungen, die Beschlussvorlagen zu Kostenpositionen ohne Zahlen enthalten. Solche Mängel machen Beschlüsse anfechtbar – und die Anfechtung ist fristgebunden: Nach § 45 WEG muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden.

Der Vier-Punkte-Test: wie Eigentümer systematisch prüfen

Ein Verdacht wird zur belastbaren Grundlage, wenn er strukturiert geprüft wird. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Schritten, das ohne juristische Vorkenntnisse und ohne Anwalt durchführbar ist.

Schritt 1 – Frist-Check. Es wird eine einfache Tabelle über die letzten drei Wirtschaftsjahre geführt: Wann endete das Wirtschaftsjahr, wann lag die Jahresabrechnung vor, wann wurde darüber beschlossen, wann lag der Wirtschaftsplan für das Folgejahr vor, wann fand die ordentliche Versammlung statt, wann wurde der Vermögensbericht zur Verfügung gestellt. Schon diese Übersicht trennt die belastete von der schlechten Verwaltung.

Schritt 2 – Vermögensbericht und Kontenabgleich. Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG wird angefordert und mit den Kontoauszügen zum Stichtag verglichen. Geprüft wird: Lautet das Konto auf die GdWE? Stimmt der ausgewiesene Rücklagenbestand mit dem Kontostand überein, und sind Abweichungen erklärt? Sind Festgeld- oder Tagesgeldanlagen nachgewiesen? Wie hoch sind die offenen Hausgeldforderungen, und wie haben sie sich entwickelt?

Schritt 3 – Beschluss-Sammlung gegen Protokolle. Die Beschluss-Sammlung wird angefordert und stichprobenartig gegen die Versammlungsprotokolle der letzten drei Jahre abgeglichen. Sind alle Beschlüsse eingetragen, fortlaufend nummeriert, mit Ort und Datum versehen? Sind Anfechtungen vermerkt? Ist die Sammlung aktuell?

Schritt 4 – Belegeinsicht mit Stichprobe. Es wird ein Termin zur Belegeinsicht nach § 18 Abs. 4 WEG beantragt und vorab eine Stichprobenliste übermittelt: alle Rechnungen über einem festen Betrag, sämtliche Positionen einer auffälligen Kostenart, alle Belege zu Sondervergütungen des Verwalters, der Nachweis der Versicherungsprämien und die Hausgeldrückstandsliste.

Das Ergebnis dieser vier Schritte ist eine Faktenlage, die sich in der Versammlung vortragen lässt – und die Grundlage für jede weitere Eskalation.

Eskalationsstufe 1 und 2: Verwaltungsbeirat und Fristsetzung

Stufe 1: Den Verwaltungsbeirat einschalten

Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben; Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen, bevor die Versammlung über sie beschließt, vom Beirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. Der Beirat ist damit das naheliegende erste Eskalationsorgan – nicht als Gegner der Verwaltung, sondern als das dafür vorgesehene Kontrollgremium.

Sinnvoll ist ein strukturiertes Gespräch mit vorbereiteter Punkteliste, schriftlichem Ergebnisvermerk und konkreten Zusagen mit Terminen. Viele Konflikte lösen sich auf dieser Stufe, weil sie auf Kapazitätsproblemen und nicht auf Unwillen beruhen. Existiert kein Beirat, sollte seine Wahl auf die nächste Tagesordnung – § 29 Abs. 1 WEG lässt die Zahl der Mitglieder durch Beschluss bestimmen. Für ehrenamtlich, also unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder begrenzt § 29 Abs. 3 WEG die Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Stufe 2: Fristsetzung in Textform

Bleiben Zusagen aus, folgt die formale Fristsetzung. Sie sollte in Textform erfolgen, jeden offenen Punkt einzeln benennen, die jeweilige Rechtsgrundlage angeben, eine konkrete kalendarische Frist setzen und die nächste Stufe ankündigen. Eine Formulierung wie „wir bitten um baldige Erledigung" ist wertlos; „bis zum 30.09.2026" ist verwertbar.

Angemessene Fristen richten sich nach der Aufgabe. Für die Einsicht in die Beschluss-Sammlung oder die Übersendung des Vermögensberichts genügen zwei bis drei Wochen. Für die Erstellung einer offenen Jahresabrechnung ist eine Frist von sechs bis acht Wochen realistisch, sofern die Buchhaltung vorliegt. Für die Beauftragung einer beschlossenen Maßnahme kommt es auf den Umfang an.

Die Fristsetzung ist auch aus einem zweiten Grund wichtig: Sie ist Voraussetzung für Verzug nach § 286 BGB und damit für einen Verzugsschaden. Und sie schafft die Dokumentation, auf die sich ein späterer Abberufungsantrag oder eine Klage stützt.

Eskalationsstufe 3: Außerordentliche Versammlung nach § 24 Abs. 2 WEG

Reagiert die Verwaltung nicht, ist die Versammlung das entscheidende Instrument – denn nur dort können Beschlüsse gefasst werden. Auf die nächste ordentliche Versammlung zu warten, kostet oft Monate. § 24 Abs. 2 WEG eröffnet den kürzeren Weg: Die Versammlung muss vom Verwalter einberufen werden, wenn dies in Textform unter Angabe des Zweckes und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.

Drei Punkte sind dabei zu beachten. Erstens die Zählweise: Maßgeblich ist die Zahl der Wohnungseigentümer, nicht die der Einheiten oder Miteigentumsanteile. Gehört einer Person mehrere Einheiten, zählt sie grundsätzlich einmal. Bei 40 Eigentümern sind „mehr als ein Viertel" folglich mindestens elf Personen. Zweitens die Form: Textform genügt, eine Unterschriftenliste per Scan oder eine gemeinsame E-Mail mit namentlicher Auflistung reicht aus. Drittens der Inhalt: Zweck und Gründe müssen angegeben werden, und es empfiehlt sich, die gewünschten Tagesordnungspunkte samt Beschlussanträgen im Wortlaut mitzuliefern – das nimmt der Verwaltung die Möglichkeit, Anträge inhaltlich zu verwässern.

Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig oder fehlt ein Verwalter, greift § 24 Abs. 3 WEG: Dann kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden. Diese Vorschrift ist der Schlüssel für handlungsunfähige Gemeinschaften – sie verhindert, dass ein untätiger Verwalter die Gemeinschaft blockieren kann, indem er schlicht nicht einlädt.

Auch die selbst einberufene Versammlung muss die Formalien einhalten: Textform, Ladungsfrist von in der Regel mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG, hinreichend bestimmte Tagesordnung. Ein Formfehler an dieser Stelle macht gerade den Beschluss angreifbar, auf den es ankommt.

Eskalationsstufe 4 und 5: Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG und Vertragsende

Stufe 4: Die Abberufung

§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG ist der Kern der Reform an dieser Stelle: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein wichtiger Grund ist nicht erforderlich und muss nicht dargelegt werden. Es genügt ein Beschluss mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen in einer ordnungsgemäß einberufenen Versammlung; ein Anwesenheitsquorum kennt das Gesetz seit der Reform nicht mehr. Nach § 26 Abs. 5 WEG sind Abweichungen von den Absätzen 1 bis 3 unzulässig – Klauseln in Gemeinschaftsordnungen oder Verwalterverträgen, die eine Abberufung erschweren, gehen ins Leere.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 25.02.2022, Az. V ZR 65/21, bestätigt, dass diese Regelung auch für Bestimmungen gilt, die in vor dem 01.12.2020 geschlossenen Verwalterverträgen oder in der Gemeinschaftsordnung enthalten sind. Zugleich hat er den Maßstab für den einzelnen Eigentümer geschärft: Ein Anspruch darauf, dass die Gemeinschaft die Abberufung beschließt, besteht nur, wenn die Ablehnung der Abberufung objektiv nicht vertretbar erscheint. Dieselbe Linie hatte der Senat bereits mit Urteil vom 10.02.2012, Az. V ZR 105/11, formuliert: Den Eigentümern steht ein Ermessensspielraum zu; überschreiten sie ihn, weil sie – etwa aus Bequemlichkeit – massive Pflichtverletzungen hinnehmen wollen, muss das Gericht die Abberufung im Interesse der Minderheit anordnen.

Für die Praxis heißt das: Die Mehrheit entscheidet frei; wer als Einzelner gegen eine Mehrheit vorgehen will, braucht dokumentierte, gravierende Pflichtverstöße. Umso wichtiger ist die Vorarbeit aus dem Vier-Punkte-Test.

Zwei Formalien sind entscheidend. Erstens muss der Tagesordnungspunkt die Abberufung ausdrücklich benennen; „Bericht der Verwaltung" trägt keinen Abberufungsbeschluss. Zweitens sollten Abberufung, Kündigung des Verwaltervertrags und Bestellung des Nachfolgers als getrennte Beschlüsse gefasst werden, damit die Unwirksamkeit eines Punktes nicht die anderen mitreißt. Eine Gemeinschaft ohne Verwalter ist im Zahlungsverkehr und in der Schadensabwicklung weitgehend handlungsunfähig – die Nachfolge sollte deshalb in derselben Versammlung geregelt werden.

Stufe 5: Kündigung des Verwaltervertrags und Vertragsende

Abberufung und Vertrag sind zwei Ebenen. Das Amt endet mit dem Abberufungsbeschluss sofort, sofern der Beschluss nichts anderes bestimmt. Der Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB besteht zunächst fort, endet aber nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese sechs Monate sind eine gesetzliche Höchstgrenze, keine Mindestwartezeit: Kürzere vertragliche Kündigungsfristen bleiben wirksam, längere sind es nicht.

Praktisch bedeutet das, dass die Gemeinschaft in der Regel noch bis zu sechs Monate Vergütung schuldet, ohne dass der abberufene Verwalter noch tätig ist – ein Umstand, der in der Kalkulation eines Wechsels zu berücksichtigen ist. Liegt ein wichtiger Grund vor, kommt eine außerordentliche Kündigung nach § 314 BGB in Betracht, die den Vergütungsanspruch früher beendet; sie setzt allerdings eine belastbare Dokumentation der Pflichtverletzungen und regelmäßig eine erfolglose Abmahnung voraus.

Eskalationsstufe 6: Gericht, Beschlussersetzung und Notverwalter

Wenn die Mehrheit blockiert oder gar keine Beschlussfassung zustande kommt, bleibt der gerichtliche Weg. § 44 WEG kennt drei Beschlussklagen: die Anfechtungsklage gegen einen gefassten Beschluss, die Nichtigkeitsklage und die Beschlussersetzungsklage, mit der das Gericht einen Beschluss ersetzt, den die Eigentümer hätten fassen müssen. Klagegegner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Zuständig ist nach § 43 Abs. 2 Nr. 2 WEG ausschließlich das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, und zwar für Streitigkeiten über die Rechte und Pflichten zwischen der Gemeinschaft und den Wohnungseigentümern; für Streitigkeiten über Rechte und Pflichten des Verwalters einschließlich Ansprüchen eines Wohnungseigentümers gegen den Verwalter gilt Nummer 3 derselben Vorschrift.

Für die Anfechtung gelten die kurzen Fristen des § 45 WEG: Erhebung innerhalb eines Monats, Begründung innerhalb von zwei Monaten, jeweils ab der Beschlussfassung. Diese Fristen sind der häufigste Grund, aus dem berechtigte Einwände scheitern. Wer nach einer Versammlung überlegt, ob ein Beschluss – etwa über die Wiederbestellung eines mangelhaft arbeitenden Verwalters oder über dessen Entlastung – angreifbar ist, sollte diese Prüfung innerhalb weniger Tage einleiten, nicht innerhalb weniger Wochen.

Fehlt ein Verwalter vollständig, kann über die Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG die Bestellung eines Verwalters durch das Gericht erreicht werden. Die Rechtsprechung verlangt dafür regelmäßig zweierlei: eine vorherige Befassung der Eigentümerversammlung mit dem Thema, weil sonst das Rechtsschutzbedürfnis fehlt, und eine ausreichende Tatsachengrundlage für die Ermessensentscheidung des Gerichts – in der Praxis werden mehrere geeignete, zur Amtsübernahme bereite Kandidaten mit den jeweiligen Vertragsbedingungen benannt. In besonders dringenden Fällen kommt die Bestellung im Wege der einstweiligen Verfügung nach §§ 935 ff. ZPO in Betracht; sie setzt neben dem Verfügungsanspruch einen besonderen Verfügungsgrund, also echte Eilbedürftigkeit voraus.

Der umgangssprachliche „Notverwalter" ist damit kein eigenes Rechtsinstitut, sondern die gerichtlich veranlasste Bestellung eines Verwalters in einer Gemeinschaft, die selbst nicht mehr handlungsfähig ist. Der Aufwand ist erheblich – deshalb ist es fast immer klüger, den Nachfolger vor der Abberufung zu suchen.

Schadensersatz, Entlastung und Verjährung

Pflichtverletzungen können Schadensersatzansprüche auslösen. Grundlage ist § 280 Abs. 1 BGB in Verbindung mit dem Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB. Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, weil der Vertrag mit ihr besteht; sie macht den Anspruch geltend, üblicherweise nach einem entsprechenden Beschluss.

Typische Konstellationen sind ein Folgeschaden aus verschleppter Erhaltung, der Verlust eines Versicherungsanspruchs durch verspätete Schadensmeldung, der Verfall einer Forderung gegen einen säumigen Eigentümer durch unterlassene Verjährungshemmung oder unnötige Mehrkosten durch die Beauftragung ohne Vergleichsangebote. Der Nachweis ist anspruchsvoll: Es braucht die Pflichtverletzung, den Schaden, die Kausalität und – praktisch am schwierigsten – die Bezifferung. Ein Sachverständigengutachten ist häufig unvermeidlich.

Ein oft unterschätzter Punkt ist die Entlastung. Der Entlastungsbeschluss wirkt wie ein negatives Schuldanerkenntnis: Ansprüche, die bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren, können danach regelmäßig nicht mehr geltend gemacht werden. Solange offene Fragen bestehen – fehlende Belege, ungeklärte Kontodifferenzen, ein nicht vorgelegter Vermögensbericht – sollte über die Entlastung nicht abgestimmt oder sie abgelehnt werden. Das Landgericht Frankfurt am Main hat mit Urteil vom 09.11.2023, Az. 2-13 S 3/23, klargestellt, dass eine Entlastung ohne ordnungsgemäßen Vermögensbericht nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht.

Für die Verjährung gilt die regelmäßige Frist der §§ 195, 199 BGB: drei Jahre, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Bei einer Verwaltung, die Informationen zurückhält, verschiebt sich der Kenntniszeitpunkt oft nach hinten – ein weiterer Grund, die Belegeinsicht konsequent auszuüben, denn mit ihr beginnt die Kenntnis.

Übergabe der Verwaltungsunterlagen und das Zurückbehaltungsrecht

Der kritischste Moment eines Wechsels ist die Übergabe. Der ausgeschiedene Verwalter schuldet der Gemeinschaft nach § 675 BGB in Verbindung mit § 667 BGB die Herausgabe alles dessen, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat, und nach § 666 BGB Rechenschaft. Konkret gehören dazu insbesondere:

• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan, Grundbuchauszüge, Eigentümerverzeichnis
• sämtliche Versammlungsprotokolle und die vollständige Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und die zugehörigen Buchhaltungsdaten
• Kontounterlagen, Nachweise über Rücklagenanlagen, Rückstandslisten, offene Forderungen
• Versicherungspolicen und Schadenakten, Wartungs-, Versorgungs- und Dienstleistungsverträge
• technische Unterlagen, Prüfbücher, Wartungsnachweise, Energieausweis, Schlüssel und Zutrittsmedien
• laufende Vorgänge mit Sachstand: Mängel, Schäden, Gerichtsverfahren, Mahnverfahren

Die Herausgabe hat vollständig zu erfolgen, unabhängig von der Archivierungsform. Bei digital geführten Beständen umfasst sie auch die Mitwirkung gegenüber Drittdienstleistern – etwa die Freigabe von Daten aus einer Verwaltungssoftware – sowie die Übergabe in einem auswertbaren Format. Eine Übergabe, die aus einem Karton Papier und einer PDF-Sammlung ohne Buchhaltungsdaten besteht, erfüllt den Anspruch regelmäßig nicht.

Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen steht dem ausgeschiedenen Verwalter im Regelfall nicht zu: Weder offene Vergütungsansprüche noch das Bedürfnis, Unterlagen für die eigene Rechtsverteidigung zu behalten, rechtfertigen es, der Gemeinschaft ihre eigenen Unterlagen vorzuenthalten. Bewährt hat sich ein förmliches Übergabeprotokoll, das den Bestand positionsweise erfasst und Fehlstellen ausdrücklich benennt – es ist die Grundlage für einen Herausgabeanspruch und für Schadensersatz wegen des Rekonstruktionsaufwands.

Ebenso wichtig sind die Konten: Bankvollmachten des alten Verwalters widerrufen, neue Verfügungsberechtigungen einrichten, Lastschriftmandate und Daueraufträge übernehmen, Zahlungsflüsse der Übergangsphase mit Stichtag abgrenzen. Lautet das Konto bereits auf die GdWE, ist das ein Formalvorgang; lautet es auf den Verwalter, wird es aufwendig – ein weiterer Grund, dieses Warnzeichen früh ernst zu nehmen.

Was Eigentümer nicht tun sollten: Hausgeld einbehalten

Die naheliegendste Reaktion auf eine schlechte Hausverwaltung ist zugleich die gefährlichste: die Zahlung des Hausgeldes einzustellen, bis die Abrechnung vorliegt. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 14.11.2025, Az. V ZR 190/24, entschieden, dass einem Wohnungseigentümer gegenüber der Gemeinschaft grundsätzlich kein Zurückbehaltungsrecht an den beschlossenen Vorschüssen nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG zusteht – auch dann nicht, wenn seit Jahren keine Jahresabrechnungen erstellt wurden und die Gemeinschaft zur Erstellung bereits rechtskräftig verurteilt ist.

Die Begründung ist wirtschaftlich einleuchtend: Ein Zurückbehaltungsrecht würde die Liquidität und damit die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft gefährden. Würde jeder Eigentümer wegen fehlender Abrechnungen zurückhalten, könnten Versorgerrechnungen und Versicherungsprämien nicht mehr bezahlt werden – mit Folgen wie Versorgungssperren, Verlust des Versicherungsschutzes und Verzugszinsen, die alle Eigentümer treffen, auch die zahlenden.

Wer Hausgeld einbehält, erreicht deshalb regelmäßig das Gegenteil: Er wird auf Zahlung verklagt, trägt die Kosten, verliert Zeit und schwächt seine Position in der Sache. Der richtige Weg führt über die Instrumente dieses Beitrags – Fristsetzung, Versammlung, Beschluss, notfalls Klage auf Erstellung der Abrechnung gegen die Gemeinschaft.

Zwei Fälle aus der Praxis

Praxisbeispiel 1: Zwei Jahre ohne Jahresabrechnung in einer WEG mit 36 Einheiten

Eine Wohnanlage mit 36 Einheiten und 2.700 Quadratmetern Wohnfläche zahlt ein monatliches Hausgeld von durchschnittlich 4,20 Euro je Quadratmeter, davon 0,90 Euro Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Das ergibt ein jährliches Hausgeldaufkommen von 2.700 × 4,20 € × 12 = 136.080 Euro, davon 2.700 × 0,90 € × 12 = 29.160 Euro Rücklagenzuführung. Sämtliche Zahlen dieses Beispiels sind vereinfacht und dienen ausschließlich der Veranschaulichung.

Die Abrechnungen für die Wirtschaftsjahre 2023 und 2024 liegen im Frühjahr 2026 nicht vor. Der Wirtschaftsplan wurde zuletzt für 2024 beschlossen und seither fortgeschrieben. Einen Vermögensbericht hat es nie gegeben. Der Verwaltungsbeirat führt den Vier-Punkte-Test durch und stellt fest:

Der Kontenabgleich verschärft das Bild: Die letzte belastbare Rücklagenangabe stammt aus der Abrechnung 2022 mit 118.400 Euro. Rechnerisch müssten nach drei weiteren Jahren Zuführung 118.400 € + 3 × 29.160 € = 205.880 Euro vorhanden sein, abzüglich beschlossener Entnahmen von 46.000 Euro für die Erneuerung der Hauseingangstüren also rund 159.880 Euro. Der vom Beirat angeforderte Kontoauszug zum 31.12.2025 weist 121.300 Euro aus. Die Differenz von rund 38.580 Euro ist ungeklärt.

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

Die neue Verwaltung erstellt die offenen Abrechnungen. Das ist nicht nur vertraglich vereinbart, sondern entspricht auch der Zuständigkeitsverteilung, die der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24, für den Verwalterwechsel formuliert hat.

Zur Größenordnung der Kosten – wiederum als vereinfachte Beispielrechnung: Für die Nachbearbeitung zweier Wirtschaftsjahre einschließlich Kontenklärung vereinbart die Gemeinschaft ein Zusatzhonorar von 4.800 Euro. Parallel läuft die Vergütung des abberufenen Verwalters bis zum Vertragsende weiter: bei 26,00 Euro netto je Einheit und Monat sind das 36 × 26,00 € × 6 = 5.616 Euro netto. Der Wechsel kostet die Gemeinschaft also rund 10.400 Euro zuzüglich Umsatzsteuer – gemessen an einer ungeklärten Kontodifferenz von rund 38.580 Euro und an drei Jahren ohne belastbares Rechenwerk eine vertretbare Investition. Ergibt die Aufarbeitung, dass Mittel zweckwidrig verwendet wurden, kommen Ansprüche nach § 280 Abs. 1 BGB in Betracht; für sie gilt die Regelverjährung der §§ 195, 199 BGB.

Praxisbeispiel 2: Verweigerte Belegeinsicht und Abberufung in einer außerordentlichen Versammlung

Eine Gemeinschaft mit 18 Einheiten beschließt im Mai 2025 die Sanierung der Tiefgaragenabdichtung mit einem Kostenrahmen von 180.000 Euro, finanziert durch eine Sonderumlage. Zwei Eigentümer wundern sich, dass nur ein einziges Angebot vorgelegt wurde und dass die Verwaltung eine Baubetreuungspauschale von 4 Prozent der Bausumme – also 7.200 Euro – abrechnen will, für die sich im Verwaltervertrag keine Grundlage findet.

Sie beantragen im September 2025 in Textform einen Termin zur Belegeinsicht nach § 18 Abs. 4 WEG und benennen konkret: sämtliche Angebote zur Tiefgaragensanierung, den Verwaltervertrag nebst Anlagen, alle Rechnungen über 2.000 Euro der Jahre 2023 bis 2025, die Kontoauszüge des Rücklagenkontos sowie die Beschluss-Sammlung. Die Verwaltung antwortet, eine Einsicht sei „nach der Abrechnungsphase" möglich, nennt aber keinen Termin. Auf zwei Erinnerungen erfolgt keine Reaktion.

Der weitere Ablauf:

Zwei rechtliche Punkte dieses Falls sind bemerkenswert. Erstens die Belegeinsicht: Der Anspruch aus § 18 Abs. 4 WEG besteht unabhängig von Genehmigung und Entlastung; nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zum Einsichtsrecht – Urteil vom 11.02.2011, Az. V ZR 66/10 – ist er grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters zu erfüllen, mit der Möglichkeit, auf eigene Kosten Kopien zu fertigen. Eine Vertröstung ohne Terminangabe erfüllt ihn nicht.

Zweitens die Sondervergütung: Eine Baubetreuungspauschale ohne vertragliche Grundlage ist schlicht nicht geschuldet. Selbst wenn sie im Vertrag stünde, wäre sie an dem Maßstab zu messen, den der Bundesgerichtshof mit Versäumnisurteil vom 05.07.2019, Az. V ZR 278/17, aufgestellt hat: Teilentgelte ohne Obergrenze und eine zu erwartende Gesamtvergütung deutlich über dem Üblichen ohne gewichtige sachliche Gründe überschreiten den Ermessensspielraum der Eigentümer.

Die vereinfachte Beispielrechnung: Die zurückgeforderte Pauschale beträgt 7.200 Euro. Die Ausschreibung der Sanierung durch die neue Verwaltung auf Grundlage eines einheitlichen Leistungsverzeichnisses ergibt drei vergleichbare Angebote zwischen 164.000 und 191.000 Euro; beauftragt wird für 164.000 Euro, also 16.000 Euro unter dem ursprünglich vorgelegten Einzelangebot. Bei 18 Einheiten entspricht die Ersparnis aus beiden Positionen zusammen (7.200 € + 16.000 € = 23.200 €) im Schnitt rund 1.289 Euro je Einheit. Die Kosten der außerordentlichen Versammlung – Raummiete, Protokoll, anteilige Beratung – veranschlagt die Gemeinschaft mit 1.900 Euro.

Der saubere Verwalterwechsel in Kurzform

Wer aus den Warnzeichen die Konsequenz zieht, sollte den Wechsel in dieser Reihenfolge organisieren – ausführlich behandelt ihn ein eigener Beitrag, hier die Fristenlogik in Kürze:

1. Vorbereitung ohne Zeitdruck. Drei bis vier Angebote einholen, Vertragsentwürfe einschließlich sämtlicher Sondervergütungen vergleichen, Zertifizierung nach § 26a WEG prüfen, Referenzobjekte ansprechen.
2. Tagesordnung sauber formulieren. Getrennte Beschlussanträge im Wortlaut: Abberufung, Kündigung, Bestellung des Nachfolgers mit Bestellungszeitraum, Zustimmung zum Verwaltervertrag, Ermächtigung zur Unterzeichnung.
3. Bestellungsdauer beachten. Nach § 26 Abs. 2 WEG höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre; eine Wiederbestellung ist frühestens ein Jahr vor Ablauf möglich und bedarf eines erneuten Beschlusses.
4. Übergangsphase planen. Amtsende sofort, Vertragsende spätestens sechs Monate später nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG; Doppelvergütung einkalkulieren.
5. Übergabe protokollieren. Positionsweises Übergabeprotokoll, Fehlstellen benennen, Bankvollmachten und Zahlungsverkehr mit Stichtag umstellen, Zählerstände und laufende Vorgänge übernehmen.
6. Erstes Jahr nachhalten. Abrechnungstermine, Vermögensbericht, Beschluss-Sammlung und Umsetzungsliste in der ersten Versammlung ausdrücklich abfragen.

Rechtslage & Referenzurteile

Für die Beurteilung einer schlechten Hausverwaltung sind folgende Normen maßgeblich:

• § 18 WEG: Verwaltung durch die Gemeinschaft (Absatz 1), Anspruch jedes Eigentümers auf ordnungsmäßige Verwaltung nach billigem Ermessen (Absatz 2), Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (Absatz 4).
• § 19 WEG: Regelung der Verwaltung durch Beschluss; zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehören insbesondere die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Absatz 2 Nr. 2), eine angemessene Versicherung (Nr. 3), die angemessene Erhaltungsrücklage (Nr. 4) und die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (Nr. 6).
• § 24 WEG: mindestens eine Versammlung im Jahr (Absatz 1); Einberufungspflicht auf Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen (Absatz 2); Einberufung durch den Beiratsvorsitzenden, dessen Vertreter oder einen ermächtigten Eigentümer bei fehlendem oder pflichtwidrig untätigem Verwalter (Absatz 3); Textform und Ladungsfrist von in der Regel drei Wochen (Absatz 4); unverzügliche Niederschrift (Absatz 6); Beschluss-Sammlung mit Einsichtsrecht, geführt vom Verwalter (Absätze 7 und 8).
• § 26 WEG: Bestellung und Abberufung durch Beschluss (Absatz 1); Höchstdauer fünf Jahre, Erstbestellung drei Jahre, Wiederbestellung frühestens ein Jahr vor Ablauf (Absatz 2); jederzeitige Abberufung, Vertragsende spätestens sechs Monate danach (Absatz 3); Unabdingbarkeit der Absätze 1 bis 3 (Absatz 5).
• § 26a WEG: zertifizierter Verwalter, Nachweis vor einer Industrie- und Handelskammer. § 27 WEG: Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung sowie fristwahrende und nachteilsabwendende Maßnahmen, durch Beschluss erweiter- oder beschränkbar.
• § 28 WEG: Wirtschaftsplan (Absatz 1), Jahresabrechnung (Absatz 2), Fälligkeitsregelungen (Absatz 3), Vermögensbericht mit Rücklagenstand und wesentlichem Gemeinschaftsvermögen, jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen (Absatz 4). § 29 WEG: Verwaltungsbeirat, Überwachung des Verwalters, Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, Haftungsbegrenzung unentgeltlich Tätiger.
• § 43 Abs. 2 WEG: ausschließliche Zuständigkeit des Gerichts am Ort des Grundstücks, nach Nummer 2 für Streitigkeiten zwischen Gemeinschaft und Wohnungseigentümern, nach Nummer 3 für Rechte und Pflichten des Verwalters. § 44 WEG: Beschlussklagen einschließlich Beschlussersetzungsklage. § 45 WEG: Anfechtung binnen eines Monats, Begründung binnen zwei Monaten.
• BGB: § 675 (entgeltliche Geschäftsbesorgung) mit §§ 666, 667 (Auskunft, Rechenschaft, Herausgabe), § 280 Abs. 1 (Schadensersatz), § 286 (Verzug), § 314 (außerordentliche Kündigung), §§ 195, 199 (dreijährige Regelverjährung).

Verifizierte Rechtsprechung:

• BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az. V ZR 65/21: Die jederzeitige Abberufbarkeit nach § 26 Abs. 3 WEG gilt auch für Bestimmungen in vor dem 01.12.2020 geschlossenen Verwalterverträgen und Gemeinschaftsordnungen; ein einzelner Wohnungseigentümer hat einen Anspruch auf Abberufung nur, wenn deren Ablehnung objektiv nicht vertretbar erscheint.
• BGH, Urteil vom 10.02.2012, Az. V ZR 105/11: Den Wohnungseigentümern steht bei der Entscheidung über die Abberufung ein Ermessensspielraum zu; wird er überschritten, weil die Ablehnung objektiv nicht vertretbar ist, hat das Gericht die Abberufung im Interesse der Minderheit anzuordnen.
• BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az. V ZR 66/10: Das Recht des Wohnungseigentümers auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen ist grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters auszuüben; dort können auf eigene Kosten Kopien gefertigt werden. Das Einsichtsrecht besteht auch nach Genehmigung der Abrechnung und nach Entlastung fort.
• BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az. V ZR 96/10: Vor der Beschlussfassung über die Bestellung eines neuen Verwalters sind grundsätzlich Angebote mehrerer Verwalter einzuholen; vor der Wiederbestellung des amtierenden Verwalters besteht diese Pflicht grundsätzlich nicht, wohl aber bei Unzufriedenheit erheblicher Teile der Eigentümerschaft mit dessen Arbeit.
• BGH, Versäumnisurteil vom 05.07.2019, Az. V ZR 278/17: Ein Beschluss über den Abschluss eines Verwaltervertrags widerspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn Sondervergütungen ohne Obergrenze vorgesehen sind; maßgeblich ist, ob die zu erwartende Gesamtvergütung deutlich über den üblichen Sätzen liegt, ohne dass gewichtige sachliche Gründe bestehen.
• BGH, Urteil vom 08.06.2018, Az. V ZR 125/17: Zur bis zum 30.11.2020 geltenden Fassung des WEG: Die Pflicht zur Durchführung von Beschlüssen trifft den Verwalter; Pflichtverletzungen bei der Beschlussdurchführung begründen keine Schadensersatzansprüche einzelner Eigentümer gegen die übrigen Wohnungseigentümer.
• BGH, Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24: Wechselt die Verwaltung zum Jahresende, ist der neue, aktuell bestellte Verwalter für die Erstellung der Jahresabrechnung des abgelaufenen Wirtschaftsjahres zuständig; die Pflicht der Gemeinschaft entsteht erst mit dem 1. Januar des Folgejahres.
• BGH, Urteil vom 14.11.2025, Az. V ZR 190/24: Einem Wohnungseigentümer steht gegenüber der Gemeinschaft grundsätzlich kein Zurückbehaltungsrecht an den beschlossenen Vorschüssen zu, auch nicht wegen seit Jahren fehlender Jahresabrechnungen.
• LG Frankfurt am Main, Urteil vom 09.11.2023, Az. 2-13 S 3/23: Ohne ordnungsgemäßen Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG entspricht die Entlastung des Verwalters nicht ordnungsmäßiger Verwaltung; die Übersendung von Abrechnungsunterlagen ersetzt den Vermögensbericht nicht.

Checkliste

Bestandsaufnahme – die Fakten sichern

• [ ] Frist-Tabelle über drei Wirtschaftsjahre anlegen: Abrechnung, Beschluss, Wirtschaftsplan, Versammlung, Vermögensbericht
• [ ] Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG für die letzten Jahre anfordern
• [ ] Kontoinhaber der Gemeinschaftskonten prüfen: lautet das Konto auf die GdWE?
• [ ] Rücklagenbestand laut Abrechnung mit dem Kontostand zum Stichtag abgleichen und Differenzen erklären lassen
• [ ] Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG anfordern und gegen die Protokolle abgleichen
• [ ] Hausgeldrückstände und deren Entwicklung erfragen, Beitreibungsstand dokumentieren
• [ ] Offene Erhaltungs- und Schadensvorgänge mit Meldedatum auflisten lassen
• [ ] Verwaltervertrag auf Sondervergütungen prüfen und Gesamtvergütung hochrechnen
• [ ] Zertifizierung nach § 26a WEG nachweisen lassen

Kontrolle ausüben

• [ ] Belegeinsicht nach § 18 Abs. 4 WEG schriftlich mit Terminvorschlägen und Unterlagenliste beantragen
• [ ] Stichprobe festlegen: alle Rechnungen über einem Schwellenbetrag, eine auffällige Kostenart vollständig
• [ ] Versicherungspolicen, Wartungs- und Dienstleistungsverträge einsehen
• [ ] Prüfergebnis in einem Vermerk mit Datum und Beteiligten festhalten

Eskalieren

• [ ] Punkteliste mit dem Verwaltungsbeirat abstimmen, Ergebnisvermerk erstellen
• [ ] Fristsetzung in Textform mit kalendarischem Datum, Rechtsgrundlage und Ankündigung der nächsten Stufe
• [ ] Einberufungsverlangen nach § 24 Abs. 2 WEG vorbereiten: mehr als ein Viertel der Eigentümer, Textform, Zweck und Gründe
• [ ] Beschlussanträge im Wortlaut formulieren, getrennt nach Abberufung, Kündigung, Neubestellung
• [ ] Bei Untätigkeit des Verwalters Einberufung nach § 24 Abs. 3 WEG durch den Beiratsvorsitzenden vorbereiten
• [ ] Ladungsfrist von in der Regel drei Wochen und Textform einhalten
• [ ] Entlastung nur beschließen, wenn alle Unterlagen vollständig geprüft sind

Wechsel und Übergabe

• [ ] Drei bis vier Angebote einholen, Vertragsentwürfe vollständig vergleichen
• [ ] Bestellungszeitraum nach § 26 Abs. 2 WEG im Beschluss festlegen
• [ ] Sechsmonatsfrist des § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG und mögliche Doppelvergütung einkalkulieren
• [ ] Positionsweises Übergabeprotokoll erstellen, Fehlstellen ausdrücklich benennen
• [ ] Digitale Buchhaltungsdaten in auswertbarem Format einfordern
• [ ] Bankvollmachten widerrufen, Zahlungsverkehr mit Stichtag umstellen
• [ ] Anfechtungsfristen nach § 45 WEG im Kalender führen: ein Monat Klage, zwei Monate Begründung
• [ ] Hausgeld weiterzahlen – kein Zurückbehaltungsrecht

Häufige Fragen (FAQ)

Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?

Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine ausdrückliche Kalenderfrist. § 28 Abs. 2 WEG verpflichtet den Verwalter, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen, damit die Eigentümer über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließen können. Ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht es, die Abrechnung so rechtzeitig vorzulegen, dass in der ordentlichen Versammlung des Folgejahres darüber beschlossen werden kann; in der Praxis gelten drei bis sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres als angemessen, und viele Verwalterverträge nennen sechs Monate ausdrücklich. Entscheidend für die Bewertung ist weniger eine einzelne Verspätung als das Muster: Wer eine Verzögerung begründet und einen belastbaren Termin nennt, arbeitet nachvollziehbar. Wer über Jahre keine Abrechnung vorlegt, verletzt seine Pflichten – dann greifen Fristsetzung, Versammlung und Abberufung.

Können wir den Verwalter abberufen, ohne einen wichtigen Grund zu haben?

Ja. § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG bestimmt seit der WEG-Reform, dass der Verwalter jederzeit abberufen werden kann. Ein wichtiger Grund muss weder vorliegen noch benannt werden; es genügt ein Beschluss mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen in einer ordnungsgemäß einberufenen Versammlung. Abweichende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung oder im Verwaltervertrag sind nach § 26 Abs. 5 WEG unwirksam – auch dann, wenn sie aus der Zeit vor dem 01.12.2020 stammen (BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az. V ZR 65/21). Zu beachten ist die zweite Ebene: Der Verwaltervertrag endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG erst spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sodass die Vergütung in dieser Übergangszeit weiterlaufen kann. Der Nachfolger sollte deshalb in derselben Versammlung bestellt werden.

Was können wir tun, wenn die Verwaltung die Belegeinsicht verweigert?

§ 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer den Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen – ohne Beschluss, ohne Begründung und unabhängig davon, ob die Abrechnung bereits genehmigt oder Entlastung erteilt wurde. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 11.02.2011, Az. V ZR 66/10) ist die Einsicht grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters zu gewähren; dort dürfen auf eigene Kosten Kopien gefertigt werden. Ein Anspruch auf Übersendung sämtlicher Unterlagen besteht regelmäßig nicht. Wird die Einsicht verweigert oder ohne Terminangabe vertröstet, sollte das Verlangen in Textform mit Unterlagenliste und Fristsetzung wiederholt werden. Bleibt es folgenlos, ist der Anspruch gerichtlich durchsetzbar; zuständig ist nach § 43 Abs. 2 WEG ausschließlich das Gericht am Ort des Grundstücks.

Wie erzwingen wir eine außerordentliche Eigentümerversammlung?

Über § 24 Abs. 2 WEG. Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform unter Angabe des Zweckes und der Gründe eine Versammlung, muss der Verwalter sie einberufen. Gezählt werden Personen, nicht Einheiten oder Miteigentumsanteile; bei 24 Eigentümern sind das mindestens sieben. Sinnvoll ist es, die gewünschten Tagesordnungspunkte samt Beschlussanträgen im Wortlaut beizufügen. Kommt der Verwalter dem Verlangen nicht nach oder fehlt ein Verwalter, kann die Versammlung nach § 24 Abs. 3 WEG durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden. Auch die selbst einberufene Versammlung muss die Formalien wahren: Textform und eine Ladungsfrist von in der Regel mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG, dazu eine hinreichend bestimmte Tagesordnung.

Dürfen wir das Hausgeld kürzen, solange keine Abrechnung vorliegt?

Nein. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 14.11.2025, Az. V ZR 190/24, entschieden, dass einem Wohnungseigentümer gegenüber der Gemeinschaft grundsätzlich kein Zurückbehaltungsrecht an den beschlossenen Vorschüssen zusteht – selbst dann nicht, wenn über Jahre keine Jahresabrechnungen erstellt wurden und die Gemeinschaft dazu bereits rechtskräftig verurteilt ist. Der Grund liegt in der Liquidität: Würden Eigentümer Vorschüsse einbehalten, könnte die Gemeinschaft Versorger, Versicherer und Dienstleister nicht mehr bezahlen, was zu Versorgungssperren, Deckungsverlust und Verzugszinsen zu Lasten aller führen würde. Wer kürzt, riskiert eine Zahlungsklage samt Kosten und schwächt seine Position in der Sache. Der wirksame Weg führt über Fristsetzung, Versammlung, Abberufung und – wo nötig – Klage auf Erstellung der Abrechnung gegen die Gemeinschaft.

Muss der alte Verwalter die Unterlagen herausgeben, wenn noch Vergütung offen ist?

Ja. Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB; über § 667 BGB schuldet der Verwalter die Herausgabe alles dessen, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat, und über § 666 BGB Rechenschaft. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen besteht im Regelfall nicht – weder wegen offener Vergütungsansprüche noch mit der Begründung, die Unterlagen würden für die eigene Rechtsverteidigung benötigt. Die Herausgabe umfasst Papier- und Datenbestände einschließlich der Mitwirkung gegenüber Softwareanbietern, damit Buchhaltungsdaten in auswertbarer Form übergehen. Bewährt hat sich ein positionsweises Übergabeprotokoll, das Fehlstellen ausdrücklich benennt. Es ist die Grundlage für einen Herausgabeanspruch und für Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB, wenn Unterlagen aufwendig rekonstruiert werden müssen.

Haben wir Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter?

Ja, unter den Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG in Verbindung mit § 26a WEG. Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer nachgewiesen hat, über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse zu verfügen. Der Anspruch ist ein Baustein ordnungsmäßiger Verwaltung, kein Selbstzweck: Er zielt darauf, dass die Person, die Wirtschaftspläne aufstellt, Versammlungen leitet und Erhaltungsmaßnahmen steuert, dafür qualifiziert ist. Für kleine Anlagen sieht das Gesetz eine Ausnahme vor, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Vor jeder Bestellung sollte der Nachweis angefordert und zur Akte genommen werden.

Quellen & Rechtshinweis

Zitierte Normen: § 18 WEG (Verwaltung und Benutzung, Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach Absatz 2, Einsichtsrecht nach Absatz 4), § 19 WEG (Regelung der Verwaltung durch Beschluss, insbesondere Absatz 2 Nr. 2, 3, 4 und 6), § 24 WEG (Einberufung, Vorsitz, Niederschrift, Beschluss-Sammlung nach den Absätzen 7 und 8), § 25 WEG (Beschlussfassung), § 26 WEG (Bestellung und Abberufung des Verwalters, jederzeitige Abberufung nach Absatz 3, Unabdingbarkeit nach Absatz 5), § 26a WEG (zertifizierter Verwalter), § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters), § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht nach Absatz 4), § 29 WEG (Verwaltungsbeirat), § 43 WEG (Zuständigkeit, insbesondere Absatz 2 Nr. 2 und Nr. 3), § 44 WEG (Beschlussklagen einschließlich Beschlussersetzungsklage), § 45 WEG (Fristen der Anfechtungsklage) sowie §§ 195, 199, 280, 286, 314, 666, 667, 675 BGB, § 771 ZPO, §§ 935 ff. ZPO und § 47 InsO. Grundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz in der Fassung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) vom 16.10.2020, in Kraft seit dem 01.12.2020.

Zitierte Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 11.02.2011, Az. V ZR 66/10; BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az. V ZR 96/10; BGH, Urteil vom 10.02.2012, Az. V ZR 105/11; BGH, Urteil vom 08.06.2018, Az. V ZR 125/17; BGH, Versäumnisurteil vom 05.07.2019, Az. V ZR 278/17; BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az. V ZR 65/21; LG Frankfurt am Main, Urteil vom 09.11.2023, Az. 2-13 S 3/23; BGH, Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24; BGH, Urteil vom 14.11.2025, Az. V ZR 190/24.

Rechtsstand: August 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Sämtliche Rechenbeispiele sind vereinfacht und dienen ausschließlich der Veranschaulichung; Beträge, Verteilungsschlüssel, Vergütungssätze und Fristen richten sich im Einzelfall nach Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag und den tatsächlichen Verhältnissen der Anlage. Für eine verbindliche Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Beraterin oder einen fachkundigen Berater.

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Warum EXTRA Immobilien die richtige Wahl ist:

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• Belegeinsicht nach § 18 Abs. 4 WEG digital vorbereitet, ergänzt um Vor-Ort-Termine
• Gemeinschaftskonten auf den Namen der GdWE, klare Trennung der Bestände, dokumentierter Kontenabgleich
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Ihr persönlicher Ansprechpartner: Daniel Mathiesen, EXTRA Immobilien Gruppe

Ihre Gemeinschaft wartet seit Monaten auf die Abrechnung, bekommt keine Belegeinsicht oder überlegt, die Verwaltung zu wechseln? Wir sichten die Ausgangslage, benennen die offenen Pflichten entlang der einschlägigen Vorschriften und zeigen Ihnen, wie eine geordnete Übernahme mit Blick auf die Sechsmonatsfrist des § 26 Abs. 3 WEG abläuft. Sprechen Sie uns an, bevor die nächste Versammlung ohne Beschlussgrundlage stattfindet.

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