Hausmeisterkosten umlegen: Was nach § 2 Nr. 14 BetrKV zulässig ist – und was nicht

Auf einen Blick: Ob Hausmeisterkosten umlagefähig sind, entscheidet sich nicht am Berufsbild, sondern an der einzelnen Tätigkeit. § 2 Nr. 14 BetrKV erlaubt die Umlage der Vergütung, der Sozialbeiträge und aller geldwerten Leistungen für den Hauswart, nimmt aber Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung ausdrücklich aus. Der BGH hat mit Urteil vom 20.02.2008 (VIII ZR 27/07) entschieden, dass ein pauschaler Abzug nicht genügt: Bestreitet der Mieter, muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden können. Formell reicht seit BGH, Urteil vom 20.01.2016 (VIII ZR 93/15) die Angabe des bereinigten Gesamtbetrags – materiell bleibt die Darlegungs- und Beweislast beim Vermieter. Wer Zeitanteile dokumentiert, Doppelerfassungen mit Gartenpflege und Hausreinigung vermeidet und das Wirtschaftlichkeitsgebot des § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB beachtet, hält die Position auch im Streitfall.

Gliederung

• Warum die Hauswartposition so häufig gekippt wird
• Hausmeisterkosten umlagefähig machen: der Prüfmaßstab des § 2 Nr. 14 BetrKV
• Nicht umlagefähig: Instandhaltung, Instandsetzung, Verwaltung
• Der Vorwegabzug: Pflicht, Höhe und Schätzung
• Rechenbeispiel: Vorwegabzug bei einem angestellten Hausmeister
• Doppelabrechnung mit Gartenpflege, Hausreinigung und Winterdienst
• Angestellter Hauswart oder Dienstleistungsunternehmen: Lohnnebenkosten und Umsatzsteuer
• Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB
• Belegprüfung und Nachweispflicht
• Formulierung im Mietvertrag
• Besonderheiten in der WEG: Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung
• § 35a EStG: haushaltsnahe Dienstleistungen und Bescheinigungspflicht
• Rechtslage & Referenzurteile, Checkliste, FAQ

Kaum eine Position der Betriebskostenabrechnung wird so zuverlässig angegriffen wie die Hauswartkosten. Der Grund ist strukturell: Der Hausmeister ist die einzige Position, bei der ein und dieselbe Person im selben Objekt regelmäßig sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Leistungen erbringt. Er kehrt den Hof – das ist Betriebskosten. Er wechselt eine defekte Türschließerfeder – das ist Instandsetzung. Er nimmt Wohnungsbesichtigungen mit Mietinteressenten vor – das ist Verwaltung. Auf der Rechnung steht am Ende trotzdem nur eine Zahl.

Die Frage, ob Hausmeisterkosten umlagefähig sind, lässt sich deshalb nie pauschal beantworten. Sie muss für jede Tätigkeit einzeln gestellt und – das ist der entscheidende Punkt für die Praxis – auch einzeln belegt werden können. Genau daran scheitern in Betriebskostenprozessen die meisten Abrechnungen: nicht am Recht, sondern an der fehlenden Aufschlüsselung.

Hinzu kommt eine zweite Fehlerquelle, die in der Verwaltungspraxis unterschätzt wird: die Doppelerfassung. Wer die Gartenpflege über eine externe Firma nach § 2 Nr. 10 BetrKV abrechnet und gleichzeitig die vollen Hausmeisterkosten umlegt, obwohl der Hausmeister ebenfalls Rasen mäht und Hecken schneidet, verlangt dieselbe Leistung zweimal. Auch das ist ein klassischer Kürzungsgrund.

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage entlang der Vorschrift des § 2 Nr. 14 BetrKV, erläutert den Vorwegabzug einschließlich der Schätzungsmöglichkeiten, zeigt an einem durchgerechneten Beispiel, wie eine belastbare Aufteilung aussieht, und geht auf die Besonderheiten in der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie auf die Bescheinigungspflicht nach § 35a EStG ein.

Der Rechtsstand ist der 23.08.2026. In diesem Bereich hat sich die Rechtslage in den vergangenen Jahren nicht verändert; die maßgeblichen Leitentscheidungen des BGH gelten unverändert fort.

Hausmeisterkosten umlagefähig machen: der Prüfmaßstab des § 2 Nr. 14 BetrKV

Wortlaut und Systematik

§ 2 Nr. 14 BetrKV definiert die Kosten für den Hauswart als die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Ergänzend bestimmt die Vorschrift, dass die Kosten für Arbeiten, die vom Hauswart ausgeführt werden, nicht zusätzlich nach den Nummern 2 bis 10 sowie 16 angesetzt werden dürfen.

In diesem einen Satz stecken die beiden zentralen Prüfschritte. Erstens: Handelt es sich um eine Tätigkeit, die dem laufenden Betrieb dient, oder um Erhaltung und Verwaltung? Zweitens: Wird dieselbe Leistung an anderer Stelle der Abrechnung bereits erfasst?

Grundvoraussetzung bleibt daneben § 556 Abs. 1 BGB: Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn die Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart ist. Ohne vertragliche Grundlage nützt die schönste Aufschlüsselung nichts.

Welche Tätigkeiten umlagefähig sind

Zur umlagefähigen Hauswarttätigkeit zählen die typischen, laufend wiederkehrenden Arbeiten des Objektbetriebs. Dazu gehören insbesondere:

• Kontrollgänge durch Haus, Keller, Dachboden, Tiefgarage und Außenanlagen
• Überwachung und Bedienung technischer Anlagen im Rahmen des laufenden Betriebs, etwa Ablesen von Zählerständen, Prüfen von Betriebsdrücken, Ein- und Ausschalten von Beleuchtung
• Bereitstellen, Reinigen und Umsetzen der Abfallbehälter sowie Kontrolle der Mülltrennung
• Schnee- und Eisbeseitigung sowie Streuen, soweit nicht gesondert abgerechnet
• Reinigung von Gemeinschaftsflächen, soweit nicht gesondert abgerechnet
• Betreuung von Handwerkern im Sinne des Aufschließens und Beaufsichtigens während der laufenden Objektbetreuung
• Entgegennahme von Mängelanzeigen und deren Weitergabe an die Verwaltung
• Kleine Ordnungsaufgaben wie Beseitigen von Sperrmüll aus Gemeinschaftsflächen oder Freihalten von Flucht- und Rettungswegen

Umlagefähig sind nicht nur der Bruttolohn, sondern auch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie geldwerte Leistungen wie eine kostenlos oder verbilligt überlassene Hausmeisterwohnung, Arbeitskleidung oder ein Dienstfahrzeug – jeweils anteilig, soweit sie auf die umlagefähige Tätigkeit entfallen.

Was ausdrücklich nicht umlagefähig ist

Nicht umlagefähig sind alle Anteile, die auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung entfallen. In der Praxis sind das vor allem:

• Reparaturen jeder Art, auch Kleinreparaturen wie das Auswechseln eines Türschlosses, das Nachziehen eines undichten Ventils oder das Ersetzen defekter Leuchtmittel, soweit es sich um Erhaltung und nicht um bloße Bedienung handelt
• Streich-, Ausbesserungs- und Verputzarbeiten
• Erneuerung von Bauteilen und technischen Komponenten
• Wohnungsbesichtigungen mit Mietinteressenten, Wohnungsübergaben und -abnahmen
• Erstellen von Abrechnungen, Führen von Listen und Schriftverkehr mit Mietern
• Kassenführung, Bearbeitung von Rechnungen, Auftragsvergabe an Handwerker
• Teilnahme an Eigentümerversammlungen oder Beiratssitzungen

Die Abgrenzung zwischen Betrieb und Erhaltung ist im Einzelfall nicht immer trennscharf. Als Faustregel gilt: Alles, was den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Anlage erhält oder wiederherstellt, ist Erhaltung. Alles, was den laufenden, regelmäßig wiederkehrenden Betrieb sicherstellt, ist Betriebskosten. Das bloße Bedienen einer Anlage bleibt Betrieb, ihre Reparatur nicht.

Der Vorwegabzug: Pflicht, Höhe und Schätzung

Die Leitentscheidung des BGH

Der BGH hat mit Urteil vom 20.02.2008 (VIII ZR 27/07) einen pauschalen Abzug von 10 Prozent für nicht umlagefähige Verwaltungsarbeiten nicht ausreichen lassen. Nach dem Leitsatz genügt bei einem pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ein schlichtes Bestreiten des Mieters; dem Vermieter obliegt es dann, die Kosten nachvollziehbar so aufzuschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können.

Für die Praxis folgt daraus eine klare Beweislastverteilung. Der Mieter muss nicht darlegen, welche Arbeiten der Hausmeister im Einzelnen ausgeführt hat – er muss die Höhe der Position lediglich bestreiten. Danach ist der Vermieter am Zug. Maßgeblich ist nach der Entscheidung der tatsächliche Zeitaufwand für die jeweiligen Arbeiten.

Das bedeutet nicht, dass jede Minute protokolliert werden müsste. Es bedeutet aber, dass eine Aufteilung nachvollziehbar begründet sein muss – etwa durch einen dokumentierten Leistungskatalog mit hinterlegten Zeitanteilen, durch Stundenaufschreibungen des Hauswarts oder durch eine vertraglich fixierte Leistungsbeschreibung mit getrennt ausgewiesenen Pauschalen.

Formelle Wirksamkeit und materielle Richtigkeit trennen

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Frage, ob eine unzureichend erläuterte Hauswartposition die gesamte Abrechnung formell unwirksam macht. Der BGH hatte mit Urteil vom 14.02.2007 (VIII ZR 1/06) verlangt, dass der Vermieter die Gesamtkosten angibt und die Abzugsbeträge offenlegt; die Mitteilung lediglich bereinigter Kosten führte danach zur formellen Unwirksamkeit.

Diese Rechtsprechung hat der BGH mit Urteil vom 20.01.2016 (VIII ZR 93/15) ausdrücklich aufgegeben. Für die formelle Ordnungsmäßigkeit genügt es nunmehr, wenn der Vermieter den Gesamtbetrag angibt, den er auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt, auch wenn er diesen Betrag zuvor um nicht umlagefähige Anteile bereinigt hat. Eine Erläuterung der Rechenschritte ist für die formelle Wirksamkeit nicht erforderlich.

Für Verwalter ist diese Unterscheidung entlastend – aber sie verschiebt das Problem nur. Denn materiell bleibt es dabei: Wird die Position bestritten, muss der Vermieter die Aufteilung darlegen und beweisen. Wer keine Erläuterung mitliefert, riskiert also nicht mehr die Unwirksamkeit der ganzen Abrechnung, wohl aber die vollständige Kürzung der Position im Prozess.

Wenn keine Zeiterfassung existiert

Fehlt jede Grundlage für eine Aufteilung, wird es schwierig. Gerichte kürzen die Position dann regelmäßig im Wege der Schätzung – häufig in einer Größenordnung, die für den Vermieter ungünstiger ausfällt als eine selbst vorgenommene, ordentlich begründete Aufteilung. Eine gerichtliche Schätzung setzt zudem voraus, dass überhaupt greifbare Anknüpfungstatsachen vorgetragen werden; ein widersprüchlicher Vortrag kann die Schätzung ausschließen.

Der praktische Rat lautet deshalb: Aufteilung nicht dem Gericht überlassen. Ein Leistungsverzeichnis mit Zeitansätzen, das einmal sauber erstellt und jährlich überprüft wird, ist der wirksamste Schutz. Bei externen Dienstleistern gehört die getrennte Ausweisung in den Vertrag und auf jede Rechnung.

Rechenbeispiel: Vorwegabzug bei einem angestellten Hausmeister

Ausgangsdaten: Wohnanlage mit 30 Wohneinheiten und 2.100 m² Wohnfläche, keine Gewerbeeinheiten. Der Hausmeister ist beim Eigentümer angestellt.

Die vertraglich vereinbarte Jahresarbeitszeit beträgt 1.560 Stunden. Daraus ergibt sich ein kalkulatorischer Stundensatz von 39.000,00 € ÷ 1.560 Std. = 25,00 € je Stunde.

Die Zeitaufschreibung des Hausmeisters ergibt folgende Verteilung:

Vorwegabzug: 7.800,00 € + 3.900,00 € + 1.950,00 € = 13.650,00 € (35 %).

Umlagefähiger Betrag: 39.000,00 € − 13.650,00 € = 25.350,00 €.

Umlage nach Wohnfläche: 25.350,00 € ÷ 2.100 m² = 12,07 € je m² und Jahr.

Für eine Wohnung mit 68 m² ergibt das 68 × 12,07 € = 820,76 € im Jahr, also rund 68,40 € im Monat.

Zum Vergleich ohne Vorwegabzug: 39.000,00 € ÷ 2.100 m² = 18,57 € je m². Für dieselbe Wohnung wären das 1.262,76 € – eine Differenz von 442,00 € pro Jahr allein bei dieser einen Wohnung. Hochgerechnet auf die Abrechnungseinheit geht es um 13.650,00 €, die im Streitfall vollständig zur Rückzahlung anstehen können.

Darstellung in der Abrechnung: Formell genügt nach BGH VIII ZR 93/15 die Angabe des bereinigten Betrags von 25.350,00 €. Empfehlenswert ist gleichwohl eine kurze Fußnote wie: „Hauswartkosten gesamt 39.000,00 €, abzüglich nicht umlagefähiger Anteile für Instandsetzung, Verwaltung und bereits unter Gartenpflege erfasster Leistungen in Höhe von 13.650,00 € (35 %), Grundlage: Zeitaufschreibung 2026." Diese eine Zeile erspart erfahrungsgemäß die Hälfte aller Rückfragen.

Praxisbeispiel 2: Doppelabrechnung in einer gemischten Objektbetreuung

Ausgangslage: Eine Wohnanlage mit 44 Einheiten beauftragt einen externen Hausmeisterservice zu einer Monatspauschale von 1.450,00 € netto. Parallel bestehen ein Gartenpflegevertrag über 4.800,00 € netto jährlich und ein Winterdienstvertrag über 2.200,00 € netto jährlich. Die Treppenhausreinigung erledigt der Hausmeisterservice mit.

Im Leistungsverzeichnis des Hausmeistervertrages sind unter anderem „Pflege der Außenanlagen einschließlich Rasenmähen und Heckenschnitt" sowie „Räum- und Streudienst nach Bedarf" aufgeführt. Beide Leistungen werden zusätzlich über die Fachfirmen abgerechnet.

Rechtliche Bewertung: § 2 Nr. 14 BetrKV verbietet ausdrücklich, Arbeiten des Hauswarts zusätzlich nach den Nummern 2 bis 10 anzusetzen. Umgekehrt gilt dasselbe: Wird die Gartenpflege bereits nach § 2 Nr. 10 BetrKV über die Fachfirma abgerechnet, darf der auf dieselbe Leistung entfallende Anteil der Hausmeisterpauschale nicht ein zweites Mal umgelegt werden. Für den Winterdienst gilt nach § 2 Nr. 10 BetrKV nichts anderes.

Lösung: Die Verwaltung lässt das Leistungsverzeichnis überarbeiten. Der Hausmeistervertrag wird auf die Kernbetreuung reduziert und mit einer getrennten Preisstruktur versehen: Objektbetreuung 1.080,00 € monatlich, Treppenhausreinigung 250,00 € monatlich, Kleinreparaturen 120,00 € monatlich. Gartenpflege und Winterdienst entfallen im Hausmeistervertrag vollständig.

Ergebnis in der Abrechnung:

• § 2 Nr. 14 BetrKV (Hauswart): 12 × 1.080,00 € = 12.960,00 € netto
• § 2 Nr. 9 BetrKV (Hausreinigung): 12 × 250,00 € = 3.000,00 € netto
• Nicht umlagefähig (Kleinreparaturen): 12 × 120,00 € = 1.440,00 €
• § 2 Nr. 10 BetrKV (Gartenpflege): 4.800,00 € netto über die Fachfirma
• § 2 Nr. 10 BetrKV (Winterdienst): 2.200,00 € netto über die Fachfirma

Da Wohnraumvermietung nach § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG umsatzsteuerfrei ist und der Vermieter insoweit keinen Vorsteuerabzug hat, wird jeweils der Bruttobetrag umgelegt. Die Umsatzsteuer ist also Kostenbestandteil und kein zusätzlich auszuweisender Posten.

Lehre aus dem Fall: Der Fehler lag nicht in der Abrechnung, sondern im Vertrag. Wer den Leistungskatalog des Hausmeisters nicht mit den übrigen Dienstleistungsverträgen abgleicht, produziert Doppelabrechnungen, die jede Betriebskostenprüfung zuverlässig findet.

Angestellter Hauswart oder Dienstleistungsunternehmen

Beide Modelle sind zulässig, unterscheiden sich aber in der Abrechnung erheblich.

Beim angestellten Hauswart sind neben dem Bruttolohn auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie geldwerte Vorteile umlagefähig – jeweils nur anteilig für die umlagefähige Tätigkeit. Wird eine Hausmeisterwohnung verbilligt überlassen, ist die Differenz zur ortsüblichen Miete als geldwerte Leistung anzusetzen. Umsatzsteuer fällt nicht an. Die Aufteilung muss der Vermieter selbst dokumentieren.

Beim externen Dienstleister ist die Rechnung die Abrechnungsgrundlage. Umlagefähig ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer, weil der Wohnraumvermieter nach § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG steuerfrei vermietet und deshalb keinen Vorsteuerabzug hat. Bei gewerblicher Vermietung mit Option zur Steuerpflicht nach § 9 UStG gilt das Gegenteil: Dann ist nur der Nettobetrag umlagefähig, weil die Vorsteuer erstattet wird.

Der wesentliche Vorteil des externen Modells liegt in der Möglichkeit, die Trennung schon im Vertrag anzulegen. Wer den Dienstleister verpflichtet, Objektbetreuung, Reinigung und Kleinreparaturen getrennt auszuweisen und monatlich getrennt zu fakturieren, hat den Vorwegabzug automatisch belegt – und benötigt keine nachträgliche Schätzung.

Zu beachten ist außerdem: Beauftragt der Vermieter ein verbundenes Unternehmen, etwa eine eigene Servicegesellschaft, ist besondere Sorgfalt beim Preisvergleich geboten. Solche Konstellationen werden von Mieterseite regelmäßig unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit angegriffen.

Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB

Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist bei der Abrechnung der Betriebskosten der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Der Vermieter muss also ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis im Blick behalten, wenn er Entscheidungen trifft, die sich auf die Höhe der vom Mieter zu tragenden Betriebskosten auswirken.

Der BGH hat mit Urteil vom 06.07.2011 (VIII ZR 340/10) klargestellt, dass die Darlegungs- und Beweislast für eine Verletzung dieses Grundsatzes beim Mieter liegt. Den Vermieter trifft grundsätzlich keine sekundäre Darlegungslast zu wirtschaftlichkeitsrelevanten Umständen wie etwa Preisvergleichen. Der Mieter muss vielmehr konkret vortragen, dass der Vermieter einen erheblichen Teil der Kosten hätte einsparen können. Der pauschale Verweis auf allgemeine Betriebskostenübersichten genügt dafür nach der Entscheidung nicht, weil solche Vergleiche technische, objektbezogene, witterungsbedingte und regionale Unterschiede ausblenden.

Für die Verwaltungspraxis heißt das: Die Rechtsposition ist komfortabler, als viele annehmen. Trotzdem lohnt sich eine turnusmäßige Ausschreibung der Hausmeisterleistungen alle drei bis fünf Jahre – nicht nur als Argument im Streitfall, sondern als schlichte Kostensteuerung. Dokumentierte Vergleichsangebote sind zudem gegenüber Eigentümern ein Nachweis ordnungsgemäßer Verwaltung.

Belegprüfung und Nachweispflicht

Der Mieter kann Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verlangen; dieser Anspruch folgt aus dem Abrechnungsverhältnis in Verbindung mit § 259 BGB. Er erstreckt sich auf die Rechnungen und Verträge, die der Abrechnung zugrunde liegen. Bei einem angestellten Hauswart bedeutet das: Vorzulegen sind grundsätzlich die Lohnunterlagen in geeigneter Form sowie die Grundlagen der Aufteilung.

In der Praxis bewährt sich ein Belegpaket, das folgende Bestandteile enthält:

• Arbeitsvertrag oder Dienstleistungsvertrag mit Leistungsverzeichnis
• Lohnjournal beziehungsweise Jahresrechnungen des Dienstleisters
• Nachweis der Arbeitgeberanteile und Nebenkosten
• Zeitaufschreibung oder dokumentierte Zeitanteile je Tätigkeitsgruppe
• Berechnung des Vorwegabzugs mit Stundensatz und Zuordnung
• Abgrenzungsvermerk zu Gartenpflege, Hausreinigung und Winterdienst

Datenschutzrechtlich ist zu beachten, dass personenbezogene Daten des Hauswarts nur insoweit offenzulegen sind, wie es zur Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Angaben zu Steuerklasse, Familienstand, Kinderfreibeträgen oder Nettobezügen gehören nicht dazu; sie sind vor der Einsichtnahme zu schwärzen. Der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO gilt auch hier.

Zu beachten ist außerdem die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Fristablauf sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Formulierung im Mietvertrag

Für die wirksame Umlage genügt nach ständiger Rechtsprechung die Bezugnahme auf die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Eine Auflistung sämtlicher Kostenarten ist nicht erforderlich, schafft aber Klarheit. Empfehlenswert ist eine Formulierung, die den Katalog des § 2 BetrKV in Bezug nimmt und die Position Hauswart ausdrücklich benennt.

Drei Punkte sollten im Vertrag geregelt sein:

Erstens die klare Bezugnahme auf § 2 BetrKV einschließlich Nummer 14, damit über die Umlagefähigkeit dem Grunde nach kein Streit entsteht. Zweitens ein Hinweis darauf, dass nicht umlagefähige Anteile vorab abgezogen werden – das schafft Transparenz und nimmt der Position im Streitfall die Angriffsfläche. Drittens der Umlagemaßstab: Fehlt eine Vereinbarung, gilt nach § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB der Flächenmaßstab.

Nicht empfehlenswert sind Formulierungen, die dem Vermieter erlauben, „sämtliche Kosten des Hausmeisters" umzulegen. Solche Klauseln sind angreifbar, weil sie auch nicht umlagefähige Erhaltungs- und Verwaltungsanteile erfassen würden. Zulässig und sinnvoll ist dagegen die Vereinbarung einer Umlage „nach § 2 Nr. 14 BetrKV".

Besonderheiten in der WEG

In der Wohnungseigentümergemeinschaft treffen zwei Abrechnungssysteme aufeinander, die unterschiedlichen Regeln folgen. Die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG ist eine reine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der Gemeinschaft. Sie kennt die Unterscheidung zwischen umlagefähig und nicht umlagefähig nicht – dort stehen die Hausmeisterkosten schlicht als Ausgabe.

Der vermietende Eigentümer kann diese Zahl nicht ungeprüft in seine Betriebskostenabrechnung übernehmen. Er muss erstens den auf ihn entfallenden Anteil ermitteln, zweitens die nicht umlagefähigen Anteile herausrechnen und drittens gegebenenfalls von der Verteilung nach Miteigentumsanteilen auf den mietvertraglich vereinbarten Maßstab – meist Wohnfläche – umstellen. Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist niemals umlagefähig.

Praktisch sollte die WEG-Verwaltung deshalb eine gesonderte Aufstellung der umlagefähigen Kosten bereitstellen, die vermietende Eigentümer als Grundlage für ihre Betriebskostenabrechnung nutzen können. Rechtlich geschuldet ist eine solche Aufstellung nicht zwingend; als Serviceleistung ist sie in professionell geführten Gemeinschaften jedoch Standard und erspart allen Beteiligten erheblichen Aufwand.

Ein weiterer Unterschied betrifft den Abrechnungszeitpunkt. Die Frist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB läuft für den vermietenden Eigentümer unabhängig davon, wann die WEG-Jahresabrechnung beschlossen wird. Verzögert sich der Beschluss, muss der Eigentümer notfalls auf Grundlage der Einzelabrechnung oder plausibler Schätzwerte abrechnen, um die Ausschlussfrist zu wahren.

§ 35a EStG: haushaltsnahe Dienstleistungen und Bescheinigungspflicht

Nach § 35a Abs. 2 EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer für haushaltsnahe Dienstleistungen um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 4.000 Euro im Jahr. Für Handwerkerleistungen sieht § 35a Abs. 3 EStG eine Ermäßigung von 20 Prozent, höchstens 1.200 Euro, vor. Begünstigt sind ausschließlich Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer – Materialkosten sind ausgenommen.

Der BFH hat mit Urteil vom 20.04.2023 (VI R 24/20) entschieden, dass Mieter die Steuerermäßigung nach § 35a EStG auch dann in Anspruch nehmen können, wenn sie die Verträge mit den Leistungserbringern nicht selbst abgeschlossen haben. Streitgegenstand waren unter anderem Treppenhausreinigung, Schneeräumdienst, Gartenpflege und Prüfung von Rauchwarnmeldern, die dem Mieter über die Nebenkostenabrechnung berechnet wurden. Als Nachweis genügt danach in der Regel die Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung beziehungsweise eine entsprechende Bescheinigung, sofern sie die wesentlichen Angaben enthält.

Eine gesetzliche Pflicht des Vermieters, eine gesonderte Bescheinigung auszustellen, besteht nicht ausdrücklich. In der Praxis ist die Aufschlüsselung dennoch faktisch geschuldet, weil der Mieter die Ermäßigung sonst nicht geltend machen kann und der Vermieter aus dem Mietverhältnis zur Rücksichtnahme verpflichtet ist. Professionelle Verwaltungen liefern die Aufstellung ohnehin automatisch mit der Abrechnung aus – das reduziert Rückfragen und ist ein spürbarer Servicevorteil.

Anschluss an das Rechenbeispiel: Von den umlagefähigen 25.350,00 € Hausmeisterkosten handelt es sich vollständig um Arbeitskosten. Für die 68-m²-Wohnung entfallen darauf 820,76 €. Die Steuerermäßigung nach § 35a Abs. 2 EStG beträgt 20 Prozent, also 164,15 € – vorausgesetzt, der Höchstbetrag ist nicht durch andere Leistungen ausgeschöpft. Zusätzlich können die Anteile für Gartenpflege, Hausreinigung und Winterdienst bescheinigt werden.

Wichtig für die Bescheinigung: Barzahlungen sind nach § 35a Abs. 5 Satz 3 EStG nicht begünstigt. Wer den Hausmeister bar entlohnt, nimmt den Mietern die Steuerermäßigung – ein vermeidbarer Nachteil.

Rechtslage & Referenzurteile

Maßgebliche Vorschriften

• § 2 Nr. 14 BetrKV – Kosten für den Hauswart, Ausschluss von Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung, Verbot der zusätzlichen Ansetzung nach den Nummern 2 bis 10 und 16
• § 2 Nr. 9 BetrKV – Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• § 2 Nr. 10 BetrKV – Kosten der Gartenpflege; § 2 Nr. 8 BetrKV – Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• § 1 Abs. 2 BetrKV – Ausschluss von Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten
• § 556 Abs. 1 BGB – Vereinbarung der Umlage; § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB – Wirtschaftlichkeitsgebot; § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB – Abrechnungsfrist
• § 556a Abs. 1 BGB – Umlagemaßstab; § 259 BGB – Rechenschaftslegung und Belegeinsicht
• § 28 Abs. 2 WEG – Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft
• § 4 Nr. 12 Buchst. a, § 9 UStG – Steuerfreiheit der Wohnraumvermietung und Option
• § 35a Abs. 2, 3 und 5 EStG – haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen, unbare Zahlung

Verifizierte Referenzentscheidungen

• BGH, Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 27/07: Nimmt der Vermieter bei den Kosten des Hauswarts einen pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten vor, genügt ein schlichtes Bestreiten des Mieters. Dem Vermieter obliegt es dann, die Kosten nachvollziehbar so aufzuschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können. Maßgeblich ist der tatsächliche Zeitaufwand. Dieselbe Entscheidung erklärt die Abrechnung nach dem Abflussprinzip für grundsätzlich zulässig. (Vorinstanzen: AG Schöneberg, Urteil vom 01.12.2005 – 2 C 623/04; LG Berlin, Urteil vom 01.12.2006 – 63 S 113/06)
• BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15: Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Betriebskostenabrechnung genügt die Angabe des Gesamtbetrags, den der Vermieter auf die Wohnungsmieter der Abrechnungseinheit umlegt, auch wenn dieser Betrag zuvor um nicht umlagefähige Anteile bereinigt wurde. Eine Erläuterung der Rechenschritte ist nicht erforderlich. Der Senat gibt seine frühere gegenteilige Rechtsprechung ausdrücklich auf.
• BGH, Urteil vom 14.02.2007 – VIII ZR 1/06: Frühere Rechtsprechung, wonach die Angabe lediglich bereinigter Gesamtkosten zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung führte; durch VIII ZR 93/15 überholt. Die materielle Darlegungs- und Beweislast des Vermieters für die Richtigkeit des Abzugs bleibt unberührt.
• BGH, Urteil vom 08.03.2006 – VIII ZR 78/05: Bei gemischt genutzten Abrechnungseinheiten ist ein Vorwegabzug für Gewerbeflächen nicht erforderlich, wenn die gewerbliche Nutzung keine erhebliche Mehrbelastung der Wohnraummieter verursacht. Die Darlegungs- und Beweislast für eine erhebliche Mehrbelastung trägt der Mieter.
• BGH, Urteil vom 06.07.2011 – VIII ZR 340/10: Die Darlegungs- und Beweislast für eine Verletzung des Wirtschaftlichkeitsgebots liegt beim Mieter. Den Vermieter trifft grundsätzlich keine sekundäre Darlegungslast zu Preisvergleichen; allgemeine Betriebskostenübersichten haben insoweit nur begrenzte Aussagekraft.
• BGH, Urteil vom 10.11.2021 – VIII ZR 107/20: Die Kosten der Fällung eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums gehören zu den umlagefähigen Kosten der Gartenpflege nach § 2 Nr. 10 BetrKV; die Entfernung abgestorbener Pflanzen unterliegt einem typischen Turnus.
• BFH, Urteil vom 20.04.2023 – VI R 24/20: Mieter können die Steuerermäßigung nach § 35a EStG für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen auch dann beanspruchen, wenn sie die Verträge mit den Leistungserbringern nicht selbst geschlossen haben; die Nebenkostenabrechnung oder eine entsprechende Bescheinigung genügt regelmäßig als Nachweis.

Checkliste

• [ ] Die Umlage der Betriebskosten ist im Mietvertrag wirksam vereinbart und nimmt auf § 2 BetrKV einschließlich Nummer 14 Bezug.
• [ ] Für den Hauswart existiert ein schriftliches Leistungsverzeichnis, das umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten trennt.
• [ ] Die Zeitanteile je Tätigkeitsgruppe sind dokumentiert und werden jährlich überprüft.
• [ ] Der Vorwegabzug für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung und Verwaltung ist rechnerisch nachvollziehbar hergeleitet, nicht pauschal geschätzt.
• [ ] Ein Abgleich mit Gartenpflege (§ 2 Nr. 10), Hausreinigung (§ 2 Nr. 9), Straßenreinigung und Winterdienst schließt Doppelabrechnungen aus.
• [ ] Bei externen Dienstleistern weist der Vertrag Objektbetreuung, Reinigung und Kleinreparaturen getrennt aus und die Rechnungen folgen dieser Struktur.
• [ ] Beim angestellten Hauswart sind Arbeitgeberanteile, Berufsgenossenschaft, Umlagen und geldwerte Leistungen anteilig erfasst.
• [ ] Umsatzsteuer wird korrekt behandelt: Bruttoumlage bei steuerfreier Wohnraumvermietung, Nettoumlage bei Option zur Steuerpflicht.
• [ ] Die Abrechnung enthält eine kurze Fußnote zum Vorwegabzug, auch wenn sie formell nicht erforderlich ist.
• [ ] Ein vollständiges Belegpaket für die Einsichtnahme liegt bereit, personenbezogene Daten sind datenschutzkonform geschwärzt.
• [ ] Die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB wird eingehalten, auch wenn die WEG-Jahresabrechnung noch aussteht.
• [ ] Vermietende Eigentümer erhalten von der WEG-Verwaltung eine gesonderte Aufstellung der umlagefähigen Kostenanteile.
• [ ] Die Hausmeisterleistungen werden turnusmäßig ausgeschrieben und Vergleichsangebote dokumentiert.
• [ ] Eine Aufstellung nach § 35a EStG wird der Abrechnung beigefügt; Barzahlungen an den Hausmeister werden vermieden.

Häufige Fragen (FAQ)

Sind Hausmeisterkosten immer umlagefähig?

Nein. Umlagefähig ist nur der Anteil, der auf die laufende Hauswarttätigkeit im Sinne des § 2 Nr. 14 BetrKV entfällt. Anteile für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung sind ausgenommen und müssen vorab abgezogen werden. Zusätzlich muss die Umlage im Mietvertrag vereinbart sein.

Reicht ein pauschaler Abzug von zehn Prozent?

Nach der Entscheidung des BGH vom 20.02.2008 (VIII ZR 27/07) nicht, sobald der Mieter die Position bestreitet. Dann muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln, wobei es auf den tatsächlichen Zeitaufwand ankommt. Ein Pauschalsatz ohne Herleitung ist im Prozess regelmäßig nicht haltbar.

Muss ich den Vorwegabzug in der Abrechnung erläutern?

Für die formelle Wirksamkeit nicht: Nach BGH, Urteil vom 20.01.2016 (VIII ZR 93/15), genügt die Angabe des bereinigten Gesamtbetrags. Materiell müssen Sie die Aufteilung aber darlegen und beweisen können, wenn der Mieter sie bestreitet. Eine kurze Erläuterung in der Abrechnung ist deshalb praktisch sinnvoll.

Darf der Hausmeister Kleinreparaturen abrechnen?

Der Hausmeister darf Kleinreparaturen ausführen – die dafür angefallenen Kosten sind aber keine Betriebskosten und müssen aus der umlagefähigen Position herausgerechnet werden. Das gilt unabhängig davon, ob eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag steht; diese betrifft nur Reparaturen an Gegenständen im unmittelbaren Zugriff des Mieters.

Was gilt bei Gartenpflege durch den Hausmeister?

Sie darf nur einmal abgerechnet werden. Mäht der Hausmeister den Rasen und wird zusätzlich eine Gartenbaufirma nach § 2 Nr. 10 BetrKV abgerechnet, liegt eine Doppelerfassung vor. § 2 Nr. 14 BetrKV verbietet ausdrücklich, Arbeiten des Hauswarts zusätzlich nach den Nummern 2 bis 10 anzusetzen.

Wie rechne ich Hausmeisterkosten in einer WEG-Wohnung ab?

Sie übernehmen nicht die Zahl aus der WEG-Jahresabrechnung, sondern ermitteln Ihren Anteil, ziehen die nicht umlagefähigen Bestandteile ab und stellen gegebenenfalls vom Verteilerschlüssel nach Miteigentumsanteilen auf den mietvertraglich vereinbarten Maßstab um. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage sind nie umlagefähig.

Muss ich eine Bescheinigung nach § 35a EStG ausstellen?

Eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung besteht nicht, in der Praxis ist die Aufschlüsselung aber Standard und aus dem mietvertraglichen Rücksichtnahmegebot faktisch geschuldet. Der BFH hat mit Urteil vom 20.04.2023 (VI R 24/20) bestätigt, dass Mieter die Ermäßigung auch ohne eigenen Vertrag mit dem Dienstleister beanspruchen können und die Nebenkostenabrechnung als Nachweis genügen kann.

Quellen & Rechtshinweis

• Betriebskostenverordnung (BetrKV), insbesondere § 1 Abs. 2 und § 2 Nr. 8, 9, 10, 14
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 259, 556, 556a
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere § 28
• Umsatzsteuergesetz (UStG), insbesondere § 4 Nr. 12 Buchst. a und § 9
• Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere § 35a Abs. 2, 3 und 5
• Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5 Abs. 1 lit. c (Datenminimierung)
• Entscheidungen des Bundesgerichtshofs: VIII ZR 27/07, VIII ZR 93/15, VIII ZR 1/06, VIII ZR 78/05, VIII ZR 340/10, VIII ZR 107/20
• Entscheidung des Bundesfinanzhofs: VI R 24/20

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

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