Handwerkervergabe WEG: Vergleichsangebote, Beschluss und Auftragsvergabe

Auf einen Blick: Die Handwerkervergabe WEG bewegt sich zwischen drei Normen: § 19 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 WEG macht die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums zum Regelbeispiel ordnungsmäßiger Verwaltung, § 27 WEG bestimmt, was der Verwalter ohne Beschluss beauftragen darf, und §§ 631 ff. BGB regeln den Werkvertrag, der am Ende geschlossen wird. Die jahrzehntelang gelebte "Drei-Angebote-Regel" hat der BGH mit Urteil vom 27.03.2026, Az. V ZR 7/25, aufgegeben: Es gibt keine generelle Pflicht, ab einer bestimmten Auftragshöhe drei Vergleichsangebote einzuholen. Entscheidend ist, ob die Eigentümer auf einer ausreichenden Tatsachengrundlage entscheiden konnten – gemessen an Art, Umfang, Komplexität und Dringlichkeit der Maßnahme. Ein Beschluss bleibt aber angreifbar, wenn das Unternehmen objektiv ungeeignet oder der Preis deutlich überhöht ist. Praktisch heißt das: Vergleichsangebote bleiben das beste Beweismittel, sind aber kein Selbstzweck. Nach der Vergabe entscheiden Abnahme (§ 640 BGB), Verjährung der Mängelansprüche (§ 634a BGB), Sicherheitseinbehalt und die Bauhandwerkersicherung (§ 650f BGB) über das wirtschaftliche Ergebnis. Die Anfechtungsfrist von einem Monat nach § 45 WEG zwingt zu sauberer Protokollierung. Digital getragen wird der Prozess von strukturierter Ausschreibung, systemgestütztem Angebotsvergleich, Auftrags- und Mängelverfolgung sowie einer revisionssicheren Dokumentation, die zugleich die Bescheinigung nach § 35a EStG und den Empfang von E-Rechnungen abdeckt.

Gliederung

1. Warum die Handwerkervergabe WEG das größte Anfechtungsrisiko birgt
2. Der Rechtsrahmen: Wer entscheidet über was
3. Vergleichsangebote nach dem BGH-Urteil vom 27.03.2026
4. Die Ausschreibung: Ohne Leistungsverzeichnis kein Vergleich
5. Praxisbeispiel: Flachdachsanierung in einer WEG mit 42 Einheiten
6. Angebotsvergleich, Bewertungskriterien und Musterbeschluss
7. Der Vertrag: BGB-Werkvertrag oder VOB/B
8. Abnahme, Gewährleistung und Sicherheiten
9. Rechnungsprüfung, E-Rechnung und § 35a EStG
10. Digitale Vergabe von der Ausschreibung bis zur Mängelverfolgung
11. Rechtslage, Checkliste und häufige Fragen

Warum die Handwerkervergabe WEG das größte Anfechtungsrisiko birgt

Die Handwerkervergabe WEG ist der Punkt, an dem Verwaltungspraxis und Wohnungseigentumsrecht am häufigsten kollidieren. Kein anderer Vorgang wird so regelmäßig angefochten wie der Beschluss über eine größere Erhaltungsmaßnahme – nicht, weil die Maßnahme selbst umstritten wäre, sondern weil der Weg zur Entscheidung angreifbar war. Zu wenig Information, ein unklarer Leistungsumfang, ein Angebot, das erst in der Versammlung auf den Tisch kam, ein Beschlusstext, der die Kostenobergrenze nicht nennt: Jeder dieser Punkte kann eine Maßnahme über Monate blockieren, obwohl das Dach undicht ist.

Der wirtschaftliche Hebel ist erheblich. Erhaltungsmaßnahmen sind in vielen Gemeinschaften der größte Einzelposten neben den Bewirtschaftungskosten, und anders als beim Hausgeld gibt es keinen Automatismus: Jede Beauftragung oberhalb der Bagatellgrenze braucht eine Entscheidung der Eigentümer, jede Entscheidung braucht eine Grundlage, und jede Grundlage muss im Streitfall belegbar sein. Wer hier unstrukturiert arbeitet, riskiert nicht nur die Anfechtung, sondern auch die persönliche Haftung des Verwalters, wenn er ohne Beschluss und ohne Vertretungsmacht Verträge geschlossen hat.

Mit der WEG-Reform hat sich das Kräfteverhältnis verschoben. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist Vertragspartnerin des Handwerkers, nicht mehr die einzelnen Eigentümer. Der Verwalter vertritt sie nach außen umfassend, im Innenverhältnis ist er aber weiterhin an Beschlüsse gebunden. Diese Trennung von Außenvollmacht und Innenbindung ist der Kern vieler Konflikte: Ein ohne Beschluss geschlossener Vertrag ist gegenüber dem Handwerker wirksam – der Verwalter haftet dann der Gemeinschaft gegenüber für den Schaden.

Und schließlich hat der Bundesgerichtshof im März 2026 eine Regel kassiert, die zwei Jahrzehnte lang als gesetzt galt. Die Frage "Wie viele Angebote brauche ich?" hat damit eine neue Antwort bekommen – differenzierter, aber auch anspruchsvoller in der Dokumentation. Dieser Beitrag ordnet den Rechtsrahmen, zeigt an einem durchgerechneten Beispiel, wie ein belastbarer Angebotsvergleich aussieht, liefert einen Musterbeschlusstext und beschreibt, wie sich der gesamte Prozess digital abbilden lässt.

Der Rechtsrahmen: Wer entscheidet über was

Erhaltung als Regelbeispiel ordnungsmäßiger Verwaltung

Nach § 19 Abs. 1 WEG beschließen die Wohnungseigentümer die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, soweit nicht Gesetz oder Vereinbarung etwas anderes bestimmen. § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG nennt die "Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums" ausdrücklich als Maßnahme, die ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Erhaltung umfasst dabei sowohl Instandhaltung – also das Bewahren des Zustands durch Wartung und Pflege – als auch Instandsetzung, also die Wiederherstellung eines beschädigten oder verschlissenen Zustands.

Beschlossen wird mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Eine qualifizierte Mehrheit ist für die Erhaltung nicht erforderlich; das unterscheidet sie von baulichen Veränderungen. Die Abgrenzung ist in der Praxis nicht immer trivial: Wird ein zweischaliges Fenster durch ein dreifach verglastes ersetzt, ist das regelmäßig noch Erhaltung in modernisierender Form, weil die alte Ausführung nicht mehr marktüblich verfügbar ist. Wird dagegen ein bisher nicht vorhandener Aufzug eingebaut, liegt eine bauliche Veränderung vor, für die andere Regeln und andere Kostenverteilungsmaßstäbe gelten.

Wichtig ist der Prüfungsmaßstab: Ordnungsmäßig ist eine Maßnahme, die dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen entspricht. Den Eigentümern steht dabei ein Ermessensspielraum zu. Das Gericht ersetzt im Anfechtungsverfahren nicht die kaufmännische Entscheidung der Gemeinschaft, sondern prüft, ob sich die getroffene Entscheidung noch im Rahmen dieses Spielraums hält.

Was der Verwalter ohne Beschluss vergeben darf

§ 27 WEG regelt, welche Maßnahmen der Verwalter eigenverantwortlich treffen darf. Erfasst sind zum einen Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, zum anderen Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Die erste Fallgruppe verlangt beide Voraussetzungen kumulativ: untergeordnete Bedeutung und keine erhebliche Verpflichtung. Ein Auftrag über 600 Euro kann in einer Gemeinschaft mit 120 Einheiten und einem Jahresbudget im hohen sechsstelligen Bereich untergeordnet sein und in einer Sechs-Parteien-Anlage erheblich. Das Gesetz nennt bewusst keine feste Grenze. Deshalb sollte jede Gemeinschaft von der Öffnungsklausel Gebrauch machen und die Befugnisse des Verwalters durch Beschluss präzisieren – etwa in Form eines jährlich neu gefassten Beschlusses, der eine Einzelauftragsgrenze und ein Jahresbudget für Kleinreparaturen festlegt.

Die zweite Fallgruppe ist die Notmaßnahme. Ein Rohrbruch, ein Sturmschaden am Dach, ein Aufzugsstillstand mit eingeschlossenen Personen: Hier darf und muss der Verwalter sofort beauftragen, ohne eine Versammlung abzuwarten. Die Grenze verläuft bei der Schadensbegrenzung. Die Notabdichtung eines Flachdachs ist gedeckt, die anschließende Komplettsanierung nicht.

Davon zu trennen ist die Vertretungsmacht nach außen. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft im Außenverhältnis grundsätzlich unbeschränkt; Beschränkungen im Innenverhältnis wirken gegenüber dem Handwerker nicht. Wer als Verwalter ohne Beschluss einen 80.000-Euro-Auftrag unterzeichnet, bindet die Gemeinschaft – und macht sich ihr gegenüber schadensersatzpflichtig.

Vergleichsangebote nach dem BGH-Urteil vom 27.03.2026

Was der BGH entschieden hat

Bis 2026 galt in weiten Teilen der Instanzrechtsprechung die sogenannte Drei-Angebote-Regel: Ab einer gewissen Auftragshöhe seien vor der Beschlussfassung über eine Erhaltungsmaßnahme regelmäßig drei Vergleichsangebote einzuholen; fehlten sie, sei der Beschluss auf Anfechtung hin für ungültig zu erklären. Diese Linie hat der V. Zivilsenat des Bundesgerichtshofs mit Urteil vom 27.03.2026, Az. V ZR 7/25, ausdrücklich aufgegeben.

Der Ausgangsfall betraf eine Wohnungseigentümergemeinschaft, die im September 2023 mehrere Erhaltungsmaßnahmen beschloss und dabei auf Vergleichsangebote verzichtete. Beauftragt wurden eine Glaserei und ein Malerbetrieb, die bereits mehrfach für die Gemeinschaft tätig gewesen waren. Der BGH hat die Beschlüsse nicht beanstandet und dazu einen neuen Maßstab formuliert.

Beschlüsse über Erhaltungsmaßnahmen müssen danach auf einer ausreichenden Tatsachengrundlage beruhen. Vergleichsangebote können diese Grundlage liefern – sie sind aber nicht das einzige Mittel und ab keiner Schwelle zwingend. Maßgeblich ist, ob die vorhandenen Informationen aus Sicht eines vernünftig und wirtschaftlich denkenden Wohnungseigentümers für die Entscheidung ausreichen. In die Bewertung fließen Art, Umfang und Komplexität der Maßnahme ein, ferner ihre Dringlichkeit, die Verfügbarkeit anderer geeigneter Unternehmen sowie vorhandene Kenntnisse der Eigentümer oder des Verwalters über den Markt und den Betrieb.

Zugleich hat der BGH die Gegenprobe benannt: Ein Beschluss kann auch dann gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung verstoßen, wenn Angebote vorlagen – nämlich dann, wenn das beauftragte Unternehmen objektiv ungeeignet ist oder der vereinbarte Preis deutlich überhöht ist.

Was das für die Praxis bedeutet

Die Entscheidung entlastet Gemeinschaften und Verwaltungen von einem Formalismus, sie ersetzt ihn aber durch eine Begründungspflicht. Wer früher drei Angebote vorlegte, war formal auf der sicheren Seite. Wer heute nur ein Angebot vorlegt, muss erklären können, warum das genügt.

Praktisch führt das zu einer Fallgruppenbildung. Bei kleinen, standardisierten und wiederkehrenden Leistungen – Malerarbeiten im Treppenhaus, Austausch einer Umwälzpumpe, Reparatur einer Gegensprechanlage – reicht regelmäßig ein Angebot eines bewährten Betriebs, ergänzt um die Erfahrung aus früheren Aufträgen. Bei technisch komplexen oder hochpreisigen Maßnahmen – Dach, Fassade, Heizungsanlage, Aufzug, Schadstoffsanierung – bleibt der Marktvergleich das Mittel der Wahl, weil sich die Angemessenheit des Preises anders kaum belegen lässt. Bei echter Dringlichkeit genügt die Dokumentation der Eilbedürftigkeit.

Für die Versammlung heißt das: Der Verwalter sollte in der Beschlussvorlage nicht nur die Angebote nennen, sondern auch die Informationsgrundlage beschreiben. Ein Satz wie "Es wurden drei Betriebe angefragt; zwei haben aufgrund Auslastung abgesagt, das vorliegende Angebot entspricht der Kostenschätzung des Sachverständigen vom 14.05.2026" ist mehr wert als drei kommentarlos beigefügte PDF-Dateien.

Wann Vergleichsangebote weiterhin unverzichtbar sind

Trotz der neuen Rechtsprechung bleibt der Angebotsvergleich in mehreren Konstellationen faktisch Pflicht. Erstens, wenn der Verwalter selbst oder ein naher Angehöriger wirtschaftlich mit dem Betrieb verbunden ist – hier ist Transparenz die einzige Verteidigungslinie. Zweitens, wenn eine Sonderumlage erhoben wird und die Belastung der Eigentümer spürbar ist. Drittens, wenn die Maßnahme aus der Erhaltungsrücklage finanziert wird und deren Auszehrung droht. Viertens, wenn in der Gemeinschaft bereits Konflikte bestehen und mit einer Anfechtung zu rechnen ist. Und fünftens, wenn keinerlei Erfahrungswerte für die Preisbildung vorliegen.

Umgekehrt kann eine Gemeinschaft den Verzicht auf Vergleichsangebote auch bewusst beschließen. Nach der neuen Linie ist ein solcher Beschluss nicht per se ordnungswidrig – er muss aber sachlich getragen sein und darf nicht dazu führen, dass ein offensichtlich überhöhter Preis akzeptiert wird.

Die Ausschreibung: Ohne Leistungsverzeichnis kein Vergleich

Der häufigste Fehler beim Angebotsvergleich ist nicht die Zahl der Angebote, sondern ihre Unvergleichbarkeit. Wer drei Betriebe formlos um "ein Angebot für die Dachsanierung" bittet, erhält drei unterschiedliche Leistungsumfänge, drei unterschiedliche Dämmstärken und drei unterschiedliche Annahmen zum Untergrund. Der reine Preisvergleich ist dann wertlos und im Anfechtungsverfahren sogar schädlich, weil er Sorgfalt suggeriert, die nicht vorlag.

Ein tragfähiges Leistungsverzeichnis beschreibt mindestens: Bestand und Voruntersuchung, den geforderten Zielzustand mit Bezug auf einschlägige technische Regeln, Positionen mit Mengen und Einheiten, Umgang mit Bauschutt und Schadstoffen, Gerüst und Baustelleneinrichtung, Zugangs- und Arbeitszeiten, Anforderungen an Nachunternehmer, Ausführungszeitraum mit Vertragsstrafenregelung, Zahlungsplan, Gewährleistungsdauer sowie den Umgang mit Nachträgen. Ergänzend sollten Eignungsnachweise verlangt werden: Handwerksrolleneintrag, Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Referenzen vergleichbarer Objekte.

Erst diese Grundlage macht Angebote vergleichbar – und erst dann lässt sich die vom BGH geforderte "ausreichende Tatsachengrundlage" wirklich belegen. Bei größeren Maßnahmen lohnt es sich, das Leistungsverzeichnis durch einen Architekten oder Sachverständigen erstellen zu lassen; die Kosten dafür sind ihrerseits Teil der Erhaltungsmaßnahme und beschlussfähig.

Praxisbeispiel: Flachdachsanierung in einer WEG mit 42 Einheiten

Ausgangslage

Eine Wohnanlage aus dem Jahr 1978 mit 42 Einheiten in drei Gebäuderiegeln hat wiederkehrende Feuchteschäden in den Wohnungen des obersten Geschosses. Ein Sachverständiger stellt fest, dass die bituminöse Abdichtung des Flachdachs am Ende ihrer Nutzungsdauer ist und die vorhandene Dämmung stellenweise durchfeuchtet. Empfohlen wird eine Komplettsanierung mit Rückbau bis auf die Betondecke, neuer Dampfsperre, 22 Zentimeter Wärmedämmung und zweilagiger Bitumenabdichtung. Die Kostenschätzung liegt bei 128.000 Euro brutto.

Der Verwalter erstellt auf Basis des Gutachtens ein Leistungsverzeichnis und fragt fünf Dachdeckerbetriebe an. Zwei sagen wegen Auslastung ab, drei geben ein Angebot ab. Die Angebote werden vier Wochen vor der Versammlung über das Eigentümerportal bereitgestellt, zusammen mit dem Gutachten und einer tabellarischen Auswertung.

Angebotsvergleich

Bewertungskriterien und Auswertung

Das preislich günstigste Angebot C ist bei genauer Betrachtung das teuerste. Rechnet man Gerüst und die nicht kalkulierte Entsorgung hinzu, liegt es bereits bei rund 132.000 Euro – bei deutlich geringerer Dämmstärke, einlagiger Abdichtung, Weiterverwendung der Attikaanschlüsse und einer auf zwei Jahre verkürzten Gewährleistung. Hinzu kommen fehlende Referenzen, ein fehlender Versicherungsnachweis und eine 50-Prozent-Vorauszahlung, die das Insolvenzrisiko vollständig auf die Gemeinschaft verlagert. Angebot C ist damit nicht das günstigste, sondern schlicht nicht vergleichbar – und im Sinne der BGH-Rechtsprechung ein Anhaltspunkt für objektive Ungeeignetheit.

Zwischen A und B entscheidet die technische Bewertung. Beide erfüllen das Leistungsverzeichnis vollständig. Angebot A bietet zwei Zentimeter mehr Dämmung und eine beschieferte Oberlage mit längerer Standzeit, kostet aber 16.500 Euro mehr. Der Verwalter empfiehlt Angebot B: Der U-Wert von 0,15 W/(m²K) erfüllt die Anforderungen komfortabel, der Mehrwert der Zusatzdämmung steht in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zum Mehrpreis, und der frühere Ausführungsstart reduziert das Risiko weiterer Feuchteschäden über den Winter.

Sinnvoll ist eine gewichtete Bewertungsmatrix, die vor Öffnung der Angebote festgelegt wird – etwa Preis 40 Prozent, technische Ausführungsqualität 25 Prozent, Gewährleistung und Sicherheiten 15 Prozent, Termin 10 Prozent, Eignung und Referenzen 10 Prozent. Diese Vorabfestlegung ist der wirksamste Schutz gegen den Vorwurf, das Ergebnis sei nachträglich passend gemacht worden.

Musterbeschlusstext

TOP 7 – Sanierung der Flachdächer der Gebäude A, B und C

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beschließt die vollständige Sanierung der Flachdächer der Gebäude A, B und C entsprechend dem Leistungsverzeichnis vom 12.06.2026, das auf dem Gutachten des Sachverständigen [Name] vom 14.05.2026 beruht. Beide Unterlagen waren der Einladung beigefügt und sind Bestandteil dieses Beschlusses.

Der Auftrag wird an die Firma [Name, Anschrift] auf Grundlage ihres Angebots Nr. [XXX] vom 03.06.2026 zum Preis von 132.400,00 Euro brutto vergeben. Die Gesamtkosten der Maßnahme einschließlich Baubegleitung und unvorhergesehener Leistungen werden auf 145.000,00 Euro brutto begrenzt. Über eine Überschreitung dieser Obergrenze entscheidet die Eigentümerversammlung.

Die Verwaltung wird beauftragt und bevollmächtigt, den Werkvertrag nach den §§ 631 ff. BGB abzuschließen, die Maßnahme zu betreuen, Abschlagszahlungen entsprechend dem Baufortschritt freizugeben, die Abnahme unter Hinzuziehung des Sachverständigen durchzuführen und Mängelansprüche geltend zu machen.

Es wird ein Sicherheitseinbehalt in Höhe von 5 Prozent der Netto-Abrechnungssumme vereinbart, der für die Dauer der Verjährungsfrist für Mängelansprüche einbehalten und auf Verlangen des Auftragnehmers gegen eine unbefristete, selbstschuldnerische Bürgschaft eines in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstituts abgelöst werden kann.

Die Finanzierung erfolgt in Höhe von 95.000,00 Euro aus der Erhaltungsrücklage. Der verbleibende Betrag wird durch eine Sonderumlage in Höhe von 50.000,00 Euro aufgebracht, die nach Miteigentumsanteilen umgelegt und in zwei Raten zum 01.09.2026 und 01.11.2026 fällig gestellt wird.

Die Verwaltung wird beauftragt, den Eigentümern nach Abschluss der Maßnahme eine Bescheinigung über die nach § 35a EStG begünstigten Lohn- und Fahrtkostenanteile zur Verfügung zu stellen.

Der Text erfüllt die wesentlichen Anforderungen: Er bezeichnet die Maßnahme bestimmt, benennt Auftragnehmer und Angebot, deckelt die Kosten, regelt Vollmacht, Sicherheiten, Finanzierung und die steuerliche Nachweisführung. Ein Beschluss ohne Kostenobergrenze ist der häufigste Anfechtungsgrund überhaupt.

Der Vertrag: BGB-Werkvertrag oder VOB/B

Nach dem Beschluss folgt der Vertragsschluss. Grundlage ist regelmäßig der Werkvertrag nach den §§ 631 ff. BGB: Der Unternehmer schuldet die Herstellung des versprochenen Werks, der Besteller die Vergütung. Handelt es sich um die Herstellung, Wiederherstellung oder den Umbau eines Bauwerks oder eines wesentlichen Teils davon, greifen ergänzend die Vorschriften über den Bauvertrag mit Regelungen zum Anordnungsrecht und zur Vergütungsanpassung.

Die VOB/B kann als Vertragsgrundlage vereinbart werden, ist aber kein Gesetz, sondern ein vorformuliertes Klauselwerk und damit AGB. Sie muss ausdrücklich einbezogen werden. Gegenüber Verbrauchern unterliegen ihre Klauseln auch dann der Inhaltskontrolle, wenn die VOB/B "als Ganzes" vereinbart wurde – einzelne Regelungen können unwirksam sein, und es ist im Vorhinein oft schwer zu erkennen, welche. Für Wohnungseigentümergemeinschaften, die überwiegend aus Verbrauchern bestehen, entsteht dadurch Rechtsunsicherheit ohne erkennbaren Vorteil. Vorzugswürdig ist deshalb in aller Regel ein sauber ausformulierter BGB-Werkvertrag, der einzelne bewährte Mechanismen der VOB/B – etwa Aufmaßregelungen oder Stundenlohnnachweise – individuell übernimmt.

Unabhängig vom gewählten Regime sollten im Vertrag stehen: Leistungsumfang mit Verweis auf das Leistungsverzeichnis, Vergütungsart (Pauschalpreis oder Einheitspreis), Ausführungsfristen mit Vertragsstrafe, Zahlungsplan, Sicherheitseinbehalt, Gewährleistungsdauer, Regelung zu Nachträgen mit Schriftformerfordernis, Kündigungsrechte sowie die Benennung der bauleitenden Person auf beiden Seiten.

Abnahme, Gewährleistung und Sicherheiten

Die Abnahme nach § 640 BGB ist der zentrale Wendepunkt des Bauvorhabens. Mit ihr wird die Vergütung fällig, die Beweislast für Mängel geht auf die Gemeinschaft über, die Gefahr geht über, und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt. Deshalb darf die Abnahme nie beiläufig erfolgen. Sie sollte förmlich, mit Protokoll, unter Hinzuziehung des Sachverständigen und unter ausdrücklichem Vorbehalt aller festgestellten Mängel und einer etwaigen Vertragsstrafe stattfinden. Zu beachten ist die fiktive Abnahme: Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert der Besteller sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Eine unbeantwortete Aufforderung kann also dieselbe Wirkung entfalten wie eine Unterschrift.

Für die Verjährung der Mängelansprüche gilt § 634a BGB. Bei einem Bauwerk und bei Arbeiten, deren Erfolg in der Erbringung von Planungs- oder Überwachungsleistungen dafür besteht, beträgt die Frist fünf Jahre ab Abnahme. Bei sonstigen Werken sind es zwei Jahre. Die Einordnung entscheidet über Jahre an Sicherheit – umso wichtiger ist es, im Vertrag ausdrücklich fünf Jahre zu vereinbaren, wenn eine bauwerksbezogene Leistung vorliegt oder die Abgrenzung zweifelhaft ist. Ein praktischer Hinweis: Die Frist sollte im Verwaltungssystem mit Vorlauf hinterlegt werden, damit rund sechs Monate vor Ablauf eine Schlussbegehung erfolgt.

Der Sicherheitseinbehalt schützt die Gemeinschaft davor, den vollen Werklohn zu zahlen, bevor die Mängelfreiheit über die Zeit belegt ist. Üblich sind fünf Prozent der Netto-Abrechnungssumme für die Dauer der Verjährungsfrist, ablösbar durch eine Bürgschaft. Hier ist Sorgfalt geboten: Ein Einbehalt ohne Ablösungsmöglichkeit kann unwirksam sein, und der einbehaltene Betrag darf nicht einfach im Gemeinschaftsvermögen untergehen, sondern muss buchhalterisch getrennt geführt werden.

Umgekehrt hat der Unternehmer nach § 650f BGB einen Anspruch auf Bauhandwerkersicherung. Er kann vom Besteller Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung einschließlich dazugehöriger Nebenforderungen verlangen und die Leistung verweigern, wenn sie nicht gestellt wird. Der Anspruch entsteht mit Vertragsschluss und besteht auch nach Abnahme fort; die üblichen Kosten der Sicherheit bis zu zwei Prozent jährlich hat der Unternehmer zu erstatten. Für die Gemeinschaft heißt das: Bei größeren Aufträgen sollte die Frage der Sicherheitsstellung schon in der Beschlussvorlage bedacht und die Verwaltung entsprechend bevollmächtigt werden. Wer auf ein solches Verlangen unvorbereitet reagiert, riskiert einen Baustillstand mitten in der Ausführung.

Rechnungsprüfung, E-Rechnung und § 35a EStG

Die Rechnungsprüfung ist Kernaufgabe der Verwaltung und läuft auf drei Ebenen: sachlich (wurde die Leistung so erbracht?), rechnerisch (stimmen Mengen, Einheitspreise, Nachlässe, Umsatzsteuer?) und vertraglich (entspricht die Abrechnung dem Vertrag, sind Abschläge korrekt verrechnet, ist der Einbehalt abgesetzt?). Bei Einheitspreisverträgen gehört das geprüfte Aufmaß dazu, bei Stundenlohnarbeiten der gegengezeichnete Stundenzettel. Nachträge ohne vorherige schriftliche Beauftragung sind konsequent zurückzuweisen.

Bei der E-Rechnung ist die Empfangsseite bereits scharf: Inländische Unternehmen müssen seit dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können; eine Übergangsfrist besteht dafür nicht. Für den Versand gelten gestaffelte Fristen – ab dem 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 für alle übrigen. Für Verwaltungen heißt das praktisch: Handwerkerrechnungen kommen zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD-Datensatz, und die Buchhaltung muss sie strukturiert einlesen, prüfen und revisionssicher archivieren können. Der Vorteil liegt auf der Hand – die Zuordnung zu Objekt, Kostenkonto und Auftrag lässt sich automatisieren.

Steuerlich relevant ist § 35a EStG. Für Handwerkerleistungen im Haushalt gewährt die Vorschrift eine Steuerermäßigung von 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen, höchstens 1.200 Euro im Jahr; für haushaltsnahe Dienstleistungen gilt ein eigener, höherer Höchstbetrag. Begünstigt sind ausschließlich Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer, nicht das Material. Voraussetzung sind eine Rechnung und die unbare Zahlung. In der Wohnungseigentümergemeinschaft tritt an die Stelle der Einzelrechnung die Jahresabrechnung oder eine gesonderte Bescheinigung der Verwaltung, in der die begünstigten Beträge nach Leistungsart getrennt ausgewiesen und anteilig auf den einzelnen Eigentümer heruntergerechnet sind. Wer die Trennung schon bei der Rechnungserfassung vornimmt, spart am Jahresende erheblichen Aufwand – und verschafft den Eigentümern einen echten, bezifferbaren Vorteil.

Digitale Vergabe von der Ausschreibung bis zur Mängelverfolgung

Genau hier setzt die Digitalisierung an. Der Vergabeprozess besteht aus einer Kette von Nachweisen, und jede Lücke in dieser Kette ist ein Risiko. Ein durchgängig digital geführter Prozess schließt sie.

Am Anfang steht die strukturierte Ausschreibung: Leistungsverzeichnisse werden aus Textbausteinen und Vorpositionen zusammengestellt, an ausgewählte Betriebe versendet und mit Rückfrist versehen. Rückfragen und Antworten laufen über einen gemeinsamen Kanal, sodass alle Bieter denselben Informationsstand haben – ein Punkt, der bei späteren Nachtragsstreitigkeiten zählt.

Es folgt der systemgestützte Angebotsvergleich: Angebote werden positionsweise gegenübergestellt, Abweichungen vom Leistungsverzeichnis markiert, Bewertungskriterien mit ihrer Gewichtung hinterlegt und das Ergebnis als Auswertung erzeugt, die unverändert in die Beschlussvorlage übernommen werden kann. Über das Eigentümerportal erhalten alle Eigentümer vor der Versammlung Zugriff auf Gutachten, Leistungsverzeichnis, Angebote und Auswertung – das ist die belastbarste Form, die vom BGH geforderte ausreichende Tatsachengrundlage zu dokumentieren.

Nach der Beschlussfassung übernimmt die Auftragsverfolgung: Der Beschluss wird mit Beschluss-Sammlung, Vertrag, Terminplan, Zahlungsplan und Budget verknüpft. Abschlagsrechnungen werden gegen den Baufortschritt geprüft, freigegebene Beträge laufen gegen die Kostenobergrenze, und eine Überschreitung wird sichtbar, bevor sie eintritt. Nachträge erhalten einen eigenen Freigabeworkflow.

Den Abschluss bildet die Mängel- und Fristenverfolgung. Abnahmeprotokoll und Mängelliste werden mit Fotos und Fristen erfasst, Nachbesserungen nachverfolgt, der Sicherheitseinbehalt bis zur Freigabe geführt und der Ablauf der Verjährungsfrist nach § 634a BGB mit Vorlauf terminiert. Alle Dokumente liegen im digitalen Objektakt und stehen bei einem späteren Schaden, bei einem Eigentümerwechsel oder bei einem Verwalterwechsel sofort zur Verfügung. Das ist der eigentliche Kern der Technologieverwaltung: nicht die Ablösung der fachlichen Entscheidung, sondern ihre lückenlose Nachweisbarkeit.

Rechtslage & Referenzurteile

§ 19 Abs. 1 WEG – Die Wohnungseigentümer beschließen die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, soweit Gesetz oder Vereinbarung nichts anderes bestimmen.

§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG – Die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums ist Regelbeispiel einer Maßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung; Beschlussfassung mit einfacher Mehrheit.

§ 27 WEG – Der Verwalter darf Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, sowie Maßnahmen zur Fristwahrung oder Nachteilsabwendung. Die Befugnisse können durch Beschluss erweitert oder eingeschränkt werden.

§ 45 WEG – Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben und innerhalb von zwei Monaten zu begründen. Es handelt sich um eine Ausschlussfrist.

§§ 631 ff. BGB – Werkvertragsrecht als Grundlage der Beauftragung; ergänzend die Vorschriften zum Bauvertrag.

§ 640 BGB – Abnahme; Fälligkeit der Vergütung, Beweislastumkehr, Beginn der Verjährung; fiktive Abnahme bei Fristsetzung ohne Mängelrüge.

§ 634a BGB – Verjährung der Mängelansprüche: fünf Jahre bei Bauwerken, zwei Jahre bei sonstigen Werken.

§ 650f BGB – Bauhandwerkersicherung: Anspruch des Unternehmers auf Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung, Leistungsverweigerungsrecht, Kostenerstattung bis zwei Prozent jährlich.

§ 35a EStG – Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen im Haushalt in Höhe von 20 Prozent der Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten, höchstens 1.200 Euro jährlich; Nachweis in der WEG über Jahresabrechnung oder Verwalterbescheinigung.

BGH, Urteil vom 27.03.2026, Az. V ZR 7/25 – Keine generelle Pflicht der Wohnungseigentümer zur Einholung von Vergleichsangeboten vor der Beschlussfassung über eine Erhaltungsmaßnahme. Maßgeblich ist, ob die vorhandenen Informationen aus Sicht eines vernünftig und wirtschaftlich denkenden Wohnungseigentümers unter Berücksichtigung von Art, Dringlichkeit und weiteren Umständen des Einzelfalls für die Entscheidung ausreichen. Die sogenannte Drei-Angebote-Regel der Instanzrechtsprechung wird ausdrücklich aufgegeben. Ein Beschluss kann gleichwohl ordnungswidrig sein, wenn das Unternehmen objektiv ungeeignet oder der Preis deutlich überhöht ist.

Checkliste

• [ ] Zustand technisch feststellen lassen (Begehung, Gutachten, Fotodokumentation)
• [ ] Abgrenzung prüfen: Erhaltung oder bauliche Veränderung?
• [ ] Prüfen, ob § 27 WEG trägt oder ein Beschluss erforderlich ist
• [ ] Beschluss über Verwalterbefugnisse und Kleinauftragsgrenze aktuell halten
• [ ] Leistungsverzeichnis erstellen, bei Großmaßnahmen fachlich begleiten lassen
• [ ] Bewertungskriterien mit Gewichtung vor Angebotsöffnung festlegen
• [ ] Ausreichend Betriebe anfragen; Absagen dokumentieren
• [ ] Eignungsnachweise einfordern: Versicherung, Referenzen, Handwerksrolle
• [ ] Angebote positionsweise vergleichen, Abweichungen sichtbar machen
• [ ] Unterlagen mit der Einladung bereitstellen, nicht erst in der Versammlung
• [ ] Beschluss mit Kostenobergrenze, Vollmacht und Finanzierung formulieren
• [ ] Sicherheitseinbehalt und Ablösungsmöglichkeit im Beschluss verankern
• [ ] Beschluss unverzüglich in die Beschluss-Sammlung aufnehmen
• [ ] BGB-Werkvertrag schriftlich schließen; VOB/B nur nach Prüfung
• [ ] Ausführungsfristen und Vertragsstrafe vereinbaren
• [ ] Nachträge nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe
• [ ] Abschlagszahlungen gegen Baufortschritt und Budget prüfen
• [ ] Förmliche Abnahme mit Protokoll und Mängelvorbehalt durchführen
• [ ] Vertragsstrafe bei Abnahme ausdrücklich vorbehalten
• [ ] Verjährungsfrist nach § 634a BGB mit Vorlauf terminieren
• [ ] Schlussrechnung sachlich, rechnerisch und vertraglich prüfen
• [ ] Lohn- und Fahrtkostenanteile für § 35a EStG getrennt erfassen
• [ ] E-Rechnungen strukturiert empfangen und revisionssicher archivieren
• [ ] Alle Unterlagen im digitalen Objektakt ablegen

Häufige Fragen (FAQ)

Müssen bei der Handwerkervergabe WEG noch drei Angebote eingeholt werden?

Nein, eine generelle Pflicht dazu besteht nach dem Urteil des BGH vom 27.03.2026, Az. V ZR 7/25, nicht. Maßgeblich ist, ob die Eigentümer auf einer ausreichenden Tatsachengrundlage entscheiden konnten. Bei komplexen oder hochpreisigen Maßnahmen bleibt der Angebotsvergleich in der Praxis dennoch das überzeugendste Mittel, um die Angemessenheit von Leistung und Preis zu belegen.

Kann die Gemeinschaft den Verzicht auf Vergleichsangebote beschließen?

Ein solcher Beschluss ist nach der neuen Rechtsprechung nicht von vornherein ordnungswidrig, muss aber sachlich begründet sein – etwa durch langjährige gute Erfahrungen mit dem Betrieb, durch Dringlichkeit oder durch eine begrenzte Zahl geeigneter Anbieter. Er schützt nicht davor, dass ein Beschluss angreifbar wird, wenn das Unternehmen ungeeignet oder der Preis deutlich überhöht ist. Die Begründung gehört ins Protokoll.

Bis zu welchem Betrag darf der Verwalter ohne Beschluss beauftragen?

Das Gesetz nennt keine Zahl. § 27 WEG verlangt, dass die Maßnahme von untergeordneter Bedeutung ist und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führt – beides gemessen an der konkreten Gemeinschaft. Rechtssicherheit schafft nur ein Beschluss, der eine Einzelauftragsgrenze und gegebenenfalls ein Jahresbudget festlegt. Ohne einen solchen Beschluss bleibt die Bewertung im Streitfall offen.

Was passiert, wenn der Verwalter ohne Beschluss beauftragt?

Der Vertrag mit dem Handwerker ist im Außenverhältnis wirksam, weil die Vertretungsmacht des Verwalters nach außen nicht beschränkt ist. Im Innenverhältnis verletzt der Verwalter jedoch seine Pflichten und haftet der Gemeinschaft auf Schadensersatz. Bei wiederholten Verstößen kommt zudem die Abberufung in Betracht.

Sollte für Handwerkeraufträge in der WEG die VOB/B vereinbart werden?

In der Regel nicht. Die VOB/B ist ein AGB-Klauselwerk und muss ausdrücklich einbezogen werden. Gegenüber Verbrauchern unterliegen ihre Klauseln auch bei Vereinbarung "als Ganzes" der Inhaltskontrolle, sodass unklar bleibt, welche Regelungen tatsächlich gelten. Ein sorgfältig ausformulierter BGB-Werkvertrag ist für Wohnungseigentümergemeinschaften meist die sicherere Wahl.

Wie lange haftet der Handwerker für Mängel?

Bei Bauwerken und den zugehörigen Planungs- und Überwachungsleistungen beträgt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche nach § 634a BGB fünf Jahre ab Abnahme, bei sonstigen Werken zwei Jahre. Weil die Einordnung im Einzelfall streitig sein kann, sollte die fünfjährige Frist bei bauwerksbezogenen Leistungen ausdrücklich im Vertrag vereinbart werden.

Wie profitieren Eigentümer steuerlich von Handwerkerleistungen der WEG?

Über § 35a EStG lassen sich 20 Prozent der Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten steuermindernd geltend machen, höchstens 1.200 Euro jährlich. Materialkosten sind nicht begünstigt. In der Wohnungseigentümergemeinschaft ersetzt die Jahresabrechnung oder eine gesonderte Verwalterbescheinigung die Einzelrechnung – Voraussetzung ist, dass die begünstigten Anteile nach Leistungsart getrennt und auf den einzelnen Eigentümer heruntergerechnet ausgewiesen werden. Die Zahlung muss unbar erfolgt sein.

Quellen & Rechtshinweis

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere §§ 19, 27, 45
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 631 ff., 640, 634a, 650f
• Einkommensteuergesetz (EStG), § 35a
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 27.03.2026, Az. V ZR 7/25, nebst Pressemitteilung des Bundesgerichtshofs
• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B (VOB/B)
• Umsatzsteuergesetz und Wachstumschancengesetz zu den Fristen der E-Rechnung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand August 2026 wieder. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für die rechtliche Bewertung einer konkreten Maßnahme, eines Beschlusstextes oder eines Werkvertrags wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.

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Die EXTRA Immobilien Gruppe verwaltet Wohnungseigentum und Mietobjekte in Deutschland und versteht sich als Technologieverwaltung: Fachliche Entscheidungen treffen Menschen, die Nachweisführung übernimmt das System. Gerade die Handwerkervergabe WEG zeigt, was Digitalisierung im Verwalteralltag konkret bedeutet – strukturierte Ausschreibungen statt formloser Anfragen, positionsweise Angebotsvergleiche statt reiner Preislisten, Beschlussvorlagen, die die Entscheidungsgrundlage sichtbar machen, und eine Auftrags-, Mängel- und Fristenverfolgung, die nach der Abnahme nicht endet. So bleiben Beschlüsse belastbar, Budgets kontrollierbar und Gewährleistungsrechte durchsetzbar.

Warum EXTRA Immobilien die richtige Wahl ist

• Strukturierte Ausschreibung und digitaler Angebotsvergleich mit vorab festgelegten Bewertungskriterien
• Beschlussvorlagen mit Kostenobergrenze, Vollmachtsregelung und dokumentierter Entscheidungsgrundlage
• Lückenlose Auftrags- und Budgetverfolgung inklusive Nachtrags- und Freigabeworkflow
• Mängel- und Fristenmanagement mit Terminierung der Verjährung nach § 634a BGB und Steuerung des Sicherheitseinbehalts
• Digitaler Objektakt mit revisionssicherer Ablage aller Vergabe-, Vertrags- und Abnahmeunterlagen
• Rechnungsprüfung mit E-Rechnungsfähigkeit und getrennter Erfassung der nach § 35a EStG begünstigten Anteile
• Eigentümerportal mit rechtzeitigem Zugriff auf Gutachten, Leistungsverzeichnisse, Angebote und Auswertungen

Ihr persönlicher Ansprechpartner: Daniel Mathiesen, EXTRA Immobilien Gruppe

Sie planen eine größere Erhaltungsmaßnahme, sind unsicher bei der Beschlussformulierung oder möchten Ihren Vergabeprozess digital aufstellen? Daniel Mathiesen und das Team der EXTRA Immobilien Gruppe begleiten Sie von der Ausschreibung über den Beschluss bis zur Abnahme und Fristenüberwachung – transparent, dokumentiert und nachvollziehbar für jeden Eigentümer.

👉 Jetzt Angebot abholen: https://www.extraimmobilien.com/Forms/Angebot-formular.html