WEG-Selbstverwaltung: Eigentümergemeinschaft ohne Verwalter führen

Auf einen Blick: Die WEG-Selbstverwaltung ist zulässig: Das Gesetz zwingt keine Gemeinschaft, einen Verwalter zu bestellen. Fehlt ein Verwalter, wird die rechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG von den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten. Zugleich hat jeder einzelne Eigentümer nach § 18 Abs. 2 WEG einen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung – und dazu gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Ausgenommen sind Gemeinschaften mit bis zu acht Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und nicht ein Viertel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt; die Anforderungen an die Zertifizierung regelt § 26a WEG. Weigert sich die Mehrheit, kann der Anspruch über die Beschlussersetzungsklage nach § 44 WEG durchgesetzt werden. Die Pflichtaufgaben bleiben in jedem Fall bestehen: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach § 28 WEG, Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 und Abs. 8 WEG, Einladung und Leitung der Versammlung, Konto, Versicherungen und Verkehrssicherung. Für Verbindlichkeiten der Gemeinschaft haften die Eigentümer nach § 9a Abs. 4 WEG anteilig.

Gliederung

1. Was WEG-Selbstverwaltung rechtlich bedeutet
2. Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft und Vertretung nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG
3. Echte Selbstverwaltung, ehrenamtlicher Verwalter und professionelle Verwaltung im Vergleich
4. Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 Abs. 2 WEG
5. Bestellung erzwingen: Beschlussersetzungsklage nach § 44 WEG
6. Zertifizierter Verwalter und die Ausnahme für Kleinstgemeinschaften
7. Pflichtaufgaben ohne Verwalter im Überblick
8. Haftungsrisiken der Eigentümer und der handelnden Personen
9. Praxisgrenzen: Konto, Handwerkerverträge, Rechtsstreit, Mahnwesen
10. Praxisbeispiel: Sechs-Parteien-Haus – Zeitaufwand und Kostenvergleich
11. Praxisbeispiel: Zahlungsausfall ohne Verwalter
12. Digitalisierung als Teillösung und ihre Grenzen
13. Wann der Wechsel in eine professionelle Verwaltung wirtschaftlich wird

Was WEG-Selbstverwaltung rechtlich bedeutet

Der Begriff WEG-Selbstverwaltung beschreibt eine Wohnungseigentümergemeinschaft, die ihre Angelegenheiten ohne bestellten Verwalter organisiert. Das ist keine Grauzone und kein Notbehelf: Das Wohnungseigentumsgesetz kennt keine Pflicht zur Verwalterbestellung. Es geht in § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG ausdrücklich davon aus, dass ein Verwalter fehlen kann, und regelt für diesen Fall die Vertretung der Gemeinschaft.

Attraktiv ist die Selbstverwaltung vor allem für kleine Anlagen mit wenigen Einheiten, in denen sich die Eigentümer kennen, in denen der Instandhaltungsbedarf überschaubar ist und in denen mindestens eine Person über kaufmännisches Grundverständnis und Zeit verfügt. Der wirtschaftliche Anreiz liegt auf der Hand: Die Verwaltervergütung entfällt. Der Preis dafür ist weniger sichtbar – er besteht aus Arbeitszeit, aus Verantwortung und aus einem Haftungsrisiko, das im Alltag leicht unterschätzt wird.

Wichtig ist eine begriffliche Klarstellung, die in der Praxis viel Verwirrung stiftet. „Ohne Verwalter" kann zweierlei bedeuten. Entweder es ist überhaupt kein Verwalter bestellt – dann greift § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG, und die Gemeinschaft wird durch alle Eigentümer gemeinschaftlich vertreten. Oder es ist ein Eigentümer aus dem eigenen Kreis zum Verwalter bestellt worden, der die Aufgaben ehrenamtlich oder gegen eine geringe Aufwandsentschädigung übernimmt. Im zweiten Fall liegt keine verwalterlose Gemeinschaft vor: Es gibt einen Verwalter im Sinne des Gesetzes mit allen Rechten und Pflichten aus §§ 26, 27 WEG, er wird lediglich nicht gewerblich tätig. Die rechtlichen Folgen unterscheiden sich erheblich, insbesondere bei der Vertretung nach außen und bei der Haftung.

Seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, in Kraft seit dem 01.12.2020, hat sich der Rahmen für beide Varianten verändert. Die Gemeinschaft ist nach § 9a WEG rechtsfähig; sie ist Trägerin der Rechte und Pflichten, Vertragspartnerin der Dienstleister, Gläubigerin der Hausgeldforderungen und Partei im Rechtsstreit. Die Eigentümer verwalten also nicht mehr ein diffuses Sondervermögen, sondern führen die Geschäfte eines rechtsfähigen Verbands. Gleichzeitig hat der Gesetzgeber mit § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zum Regelfall ordnungsmäßiger Verwaltung erhoben – mit einer bewusst eng gefassten Ausnahme für Kleinstgemeinschaften. Wer selbst verwalten will, sollte deshalb beide Seiten kennen: die zulässige Gestaltung und den Anspruch, den jeder einzelne Miteigentümer dagegensetzen kann.

Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft und Vertretung nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG

Nach § 9a Abs. 1 WEG ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer rechtsfähig. Sie führt die Bezeichnung „Gemeinschaft der Wohnungseigentümer" mit einer bestimmenden Angabe des gemeinschaftlichen Grundstücks. Nach § 9a Abs. 2 WEG übt sie die Rechte der Eigentümer aus, die eine einheitliche Rechtsverfolgung erfordern, und nimmt die entsprechenden Pflichten wahr. Praktisch heißt das: Nicht „die Eigentümer" schließen den Wartungsvertrag, sondern die Gemeinschaft; nicht der einzelne Eigentümer klagt auf Hausgeld, sondern die Gemeinschaft.

Wer für diesen Verband handelt, regelt § 9b WEG. Im Regelfall vertritt der Verwalter die Gemeinschaft; für den Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags braucht er einen Beschluss. Fehlt ein Verwalter, greift § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG: Die Gemeinschaft wird durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten.

Das Wort „gemeinschaftlich" ist der Kern des praktischen Problems. Gemeinschaftliche Vertretung bedeutet Gesamtvertretung: Grundsätzlich müssen alle Eigentümer mitwirken, damit eine Willenserklärung für die Gemeinschaft wirksam abgegeben wird. Bei drei Parteien ist das machbar, bei zwölf wird jede Unterschriftenrunde zur Terminfrage, und bei Abwesenheit oder Erbfall steht der Vorgang still.

Der Ausweg führt über die Bevollmächtigung. Die Eigentümer können durch Beschluss eine Person – typischerweise einen Miteigentümer, den Beiratsvorsitzenden oder einen Dienstleister – ermächtigen, die Gemeinschaft in einem bestimmten Umfang zu vertreten. Für eine funktionierende Selbstverwaltung ist ein solcher Vollmachts- und Ermächtigungsbeschluss praktisch unverzichtbar. Er sollte den Umfang exakt beschreiben: Vertretung gegenüber Banken, Versorgern und Versicherern, Beauftragung von Erhaltungsmaßnahmen bis zu einer bestimmten Betragsgrenze, Führung des Zahlungsverkehrs, Entgegennahme von Erklärungen. Fehlt er, ist jedes Rechtsgeschäft angreifbar, und Vertragspartner verlangen im Zweifel die Unterschrift sämtlicher Eigentümer.

Echte Selbstverwaltung, ehrenamtlicher Verwalter und professionelle Verwaltung im Vergleich

Der Vergleich zeigt: Die verwalterlose Gemeinschaft ist rechtlich die einfachste, organisatorisch aber die anspruchsvollste Variante. Der ehrenamtliche Verwalter aus dem Eigentümerkreis löst das Vertretungsproblem, erhöht aber die persönliche Verantwortung der handelnden Person deutlich – sie unterliegt den Verwalterpflichten des § 27 WEG und genießt kein gesetzliches Haftungsprivileg. Das in § 29 Abs. 3 WEG geregelte Privileg, wonach unentgeltlich tätige Verwaltungsbeiratsmitglieder nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit haften, gilt seit dem 01.12.2020 – aber eben nur für den Beirat, nicht für den Verwalter.

Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 Abs. 2 WEG

§ 18 Abs. 2 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer einen individuellen Anspruch gegen die Gemeinschaft auf eine Verwaltung, die dem Gesetz, den Vereinbarungen und den Beschlüssen entspricht, sowie auf einen Gebrauch der Anlage, der diesem Maßstab genügt. Der Anspruch besteht unabhängig davon, ob eine Mehrheit ihn teilt – er ist gerade das Instrument der überstimmten Minderheit.

Für die Selbstverwaltung folgt daraus eine wichtige Konsequenz: Sie ist zulässig, solange die Verwaltung tatsächlich ordnungsmäßig erfolgt. Werden Jahresabrechnungen jahrelang nicht erstellt, findet keine Versammlung statt, wird die Erhaltungsrücklage nicht gebildet oder unterbleiben notwendige Erhaltungsmaßnahmen, verletzt die Gemeinschaft diesen Anspruch. Der betroffene Eigentümer kann dann konkret verlangen, was ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht – im Zweifel auch die Bestellung eines Verwalters.

§ 19 Abs. 2 WEG konkretisiert den Maßstab mit Regelbeispielen: die Aufstellung einer Hausordnung, die ordnungsmäßige Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, der Abschluss einer angemessenen Versicherung, die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage, die Festsetzung von Vorschüssen – und in Nummer 6 die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Damit ist die Verwalterbestellung gesetzlich als Regelfall ordnungsmäßiger Verwaltung ausgestaltet.

Bestellung erzwingen: Beschlussersetzungsklage nach § 44 WEG

Was geschieht, wenn ein Eigentümer die Bestellung eines Verwalters verlangt, die Mehrheit den Antrag aber ablehnt? Ein Negativbeschluss ist zwar anfechtbar, hilft aber allein nicht weiter: Die Aufhebung der Ablehnung schafft noch keine Bestellung.

Hier greift die Beschlussersetzungsklage nach § 44 WEG. Das Gericht kann einen Beschluss ersetzen, wenn ein solcher Beschluss zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderlich ist und die Gemeinschaft ihn nicht fasst. Praktisch bedeutet das: Der klagende Eigentümer beantragt, das Gericht möge die Bestellung eines Verwalters beschließen. Richtige Beklagte ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Für die Praxis sind drei Punkte entscheidend. Erstens sollte der Antrag zuvor in der Versammlung gestellt und abgestimmt worden sein; die Gemeinschaft muss Gelegenheit gehabt haben, selbst zu entscheiden. Zweitens ist die Anfechtungsfrist von einem Monat nach § 45 WEG zu beachten, wenn zugleich ein Negativbeschluss angegriffen wird. Drittens erleichtert ein konkreter Vorschlag – benannte Verwaltung, vorliegendes Angebot, Vertragsentwurf, Bestellzeitraum – die gerichtliche Entscheidung erheblich; nach § 26 Abs. 2 WEG ist die Bestellung auf höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre zu befristen.

Umgekehrt gilt: Eine funktionierende Selbstverwaltung, die Abrechnungen fristgerecht vorlegt, Versammlungen durchführt und Erhaltungsmaßnahmen umsetzt, wird durch eine solche Klage kaum zu Fall gebracht. Der Anspruch richtet sich auf ordnungsmäßige Verwaltung, nicht auf eine bestimmte Organisationsform.

Zertifizierter Verwalter und die Ausnahme für Kleinstgemeinschaften

Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Die Anforderungen an die Zertifizierung regelt § 26a WEG; zertifiziert ist, wer durch eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer die erforderlichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse nachgewiesen hat.

Für kleine Gemeinschaften hat der Gesetzgeber eine Ausnahme geschaffen, die genau die Selbstverwaltung im Blick hat. Die Pflicht gilt nicht für Gemeinschaften mit bis zu acht Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und nicht ein Viertel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.

Drei Voraussetzungen müssen also zusammentreffen:

• Größe: höchstens acht Sondereigentumsrechte. Maßgeblich ist die Zahl der Sondereigentumsrechte, nicht die Zahl der Eigentümer und nicht die Zahl der Wohnungen im umgangssprachlichen Sinn; auch Teileigentumseinheiten zählen mit.
• Verwalter aus dem eigenen Kreis: Ein Wohnungseigentümer muss zum Verwalter bestellt sein. Die Ausnahme greift also gerade nicht in der vollständig verwalterlosen Gemeinschaft, sondern in der Konstellation des ehrenamtlichen Eigentümerverwalters.
• Kein Quorum dagegen: Verlangt ein Viertel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, entfällt die Ausnahme. Dieses Verlangen ist an keine besondere Form gebunden, sollte aber aus Nachweisgründen schriftlich erklärt und protokolliert werden.

Die Ausnahme betrifft ausschließlich die Zertifizierung. Sie befreit nicht von den inhaltlichen Pflichten: Auch der Eigentümerverwalter einer Sechs-Parteien-Anlage schuldet Wirtschaftsplan, Abrechnung, Vermögensbericht, Versammlung und Beschluss-Sammlung.

Pflichtaufgaben ohne Verwalter im Überblick

Ohne Verwalter entfallen die Aufgaben nicht – sie wechseln nur den Adressaten. Die wichtigsten Pflichten:

Kaufmännische Pflichten

Wirtschaftsplan und Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 WEG). Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen. Ohne beschlossenen Wirtschaftsplan fehlt die Rechtsgrundlage für die Hausgeldzahlungen – ein Fehler, der sich erst bemerkbar macht, wenn ein Eigentümer nicht zahlt und die Forderung durchgesetzt werden soll.

Jahresabrechnung und Nachschüsse (§ 28 Abs. 2 und 3 WEG). Nach Ablauf des Kalenderjahres ist eine Abrechnung aufzustellen; beschlossen wird die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung beschlossener Vorschüsse. Die Aufstellungspflicht richtet sich ihrem Wortlaut nach an den Verwalter; ohne Verwalter muss die Gemeinschaft die Aufgabe selbst organisieren, weil der Anspruch der Eigentümer auf eine Abrechnung und die entsprechenden Beschlüsse davon unberührt bleibt.

Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Er stellt den Stand der Erhaltungsrücklage sowie eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens dar und ist den Eigentümern zur Verfügung zu stellen.

Organisatorische Pflichten

Einladung und Leitung der Versammlung (§ 24 WEG). Fehlt ein Verwalter, wird die Versammlung nach § 24 Abs. 3 WEG durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen. Die Einladungsfrist beträgt nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen in Textform. Den Vorsitz führt nach § 24 Abs. 5 WEG der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt – ohne Verwalter wählt die Versammlung einen Vorsitzenden. Über die Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG eine Niederschrift zu fertigen.

Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und Abs. 8 WEG). Sie enthält den Wortlaut aller Beschlüsse und der gerichtlichen Entscheidungen in wohnungseigentumsrechtlichen Verfahren. Fehlt ein Verwalter, ist nach § 24 Abs. 8 WEG der Vorsitzende der Versammlung zur Führung verpflichtet, sofern die Eigentümer nicht durch Beschluss eine andere Person bestimmen.

Tatsächliche Pflichten und Sicherungspflichten

Bankkonto der Gemeinschaft. Das Konto muss auf die rechtsfähige Gemeinschaft lauten. Die Vermischung mit Privatvermögen ist unzulässig und im Streitfall kaum zu heilen.

Versicherungen (§ 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört der Abschluss einer angemessenen Versicherung, insbesondere gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden sowie einer Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung.

Verkehrssicherungspflichten. Für Gehwege, Beleuchtung, Winterdienst, Baumkontrolle, Spielgeräte und Dachlast trifft die Gemeinschaft die Verkehrssicherungspflicht; Verstöße begründen Schadensersatzansprüche nach § 823 BGB. Die Übertragung auf Dienstleister ist möglich, entbindet aber nicht von Auswahl und Überwachung.

Erhaltung und Rücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 und Nr. 4 WEG). Die ordnungsmäßige Erhaltung des Gemeinschaftseigentums und die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehören zu den Kernpflichten – gerade sie werden in Selbstverwaltungen häufig aufgeschoben.

Haftungsrisiken der Eigentümer und der handelnden Personen

Zwei Ebenen sind zu unterscheiden.

Außenhaftung gegenüber Gläubigern

Schuldnerin ist zunächst die Gemeinschaft mit ihrem Verwaltungsvermögen. Nach § 9a Abs. 4 WEG haftet daneben jeder Wohnungseigentümer einem Gläubiger nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils. Die Haftung ist also anteilig, nicht gesamtschuldnerisch – aber sie besteht, und sie trifft auch den Eigentümer, der gegen die Maßnahme gestimmt hat. Reicht das Gemeinschaftsvermögen nicht, greift der Handwerker unmittelbar auf die Eigentümer durch.

Innenhaftung der handelnden Person

Wer als Eigentümerverwalter oder als bevollmächtigter Eigentümer handelt, schuldet der Gemeinschaft sorgfältiges Handeln. Wird die Gebäudeversicherung nicht rechtzeitig angepasst und bleibt ein Wasserschaden deshalb unversichert, wird eine Frist zur Mängelrüge versäumt oder verjähren Hausgeldforderungen, kommen Schadensersatzansprüche in Betracht. Ein gesetzliches Haftungsprivileg besteht für den Verwalter – anders als nach § 29 Abs. 3 WEG für unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder – nicht. Wer die Aufgabe übernimmt, sollte deshalb eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung prüfen und einen Entlastungsbeschluss der Versammlung anstreben.

Hinzu kommen Risiken, die kein Versicherungsschutz auffängt: der Verlust der Nachweisbarkeit. Werden Belege privat abgelegt, Beschlüsse nicht gesammelt und Kontoauszüge nicht archiviert, lässt sich Jahre später weder eine Abrechnung noch eine Forderung belegen. Beim Wechsel der handelnden Person oder beim Verkauf einer Einheit wird das regelmäßig zum Problem.

Praxisgrenzen: Konto, Handwerkerverträge, Rechtsstreit, Mahnwesen

Bankkonto. Kreditinstitute verlangen einen Nachweis der Vertretungsberechtigung. Ohne Verwalter existiert kein Bestellungsbeschluss, auf den verwiesen werden könnte; nachzuweisen ist die gemeinschaftliche Vertretung nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG nebst Vollmachtsbeschluss. Erforderlich sind in der Praxis Teilungserklärung, aktueller Nachweis der Eigentümer, Protokoll mit Vollmachtsbeschluss und Legitimation der verfügungsberechtigten Person. Änderungen im Eigentümerbestand müssen nachgeführt werden.

Handwerkerverträge. Vertragspartnerin ist die Gemeinschaft. Der Auftrag sollte auf einem Beschluss beruhen, der Leistung, Angebot, Auftragssumme und Finanzierung benennt, und die vertretungsberechtigte Person ausdrücklich bezeichnen. Fehlt beides, riskiert die Gemeinschaft Streit über die Wirksamkeit des Vertrags – und die handelnde Person eine Haftung als Vertreter ohne Vertretungsmacht.

Rechtsstreit. Partei ist die Gemeinschaft, vertreten durch alle Eigentümer gemeinschaftlich. Zustellungen müssen an sämtliche Eigentümer erfolgen, solange kein Zustellungsbevollmächtigter benannt ist. Das verzögert Verfahren und verursacht Kosten. Ein Beschluss, der eine Person zur Prozessführung und Entgegennahme von Zustellungen ermächtigt, gehört deshalb in jede selbstverwaltete Gemeinschaft.

Mahnwesen bei Hausgeldrückständen. Der Ablauf ist formal anspruchsvoll: beschlossener Wirtschaftsplan als Anspruchsgrundlage, Fälligkeit, Mahnung, Verzug nach §§ 286, 288 BGB, Titulierung, Vollstreckung. Hinzu kommt die persönliche Komponente: In einer kleinen Gemeinschaft muss der Nachbar den Nachbarn mahnen. Erfahrungsgemäß ist das der Punkt, an dem Selbstverwaltungen am häufigsten scheitern – nicht aus rechtlicher Unkenntnis, sondern aus Konfliktscheu.

Praxisbeispiel 1: Sechs-Parteien-Haus – Zeitaufwand und Kostenvergleich

Beispielhafte Annahmen: Ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen, Baujahr 1998, 480 m² Wohnfläche, kein Aufzug, kleine Gartenfläche, ein Eigentümer ist zum Verwalter bestellt und arbeitet ehrenamtlich.

Zeitaufwand pro Jahr (geschätzt):

Sachkosten der Selbstverwaltung: Verwaltungssoftware 180 Euro, Porto und Druck 120 Euro, Kontoführung 90 Euro – zusammen 390 Euro jährlich.

Vergleichsrechnung: Eine professionelle Verwaltung kostet in diesem Beispiel 28 Euro netto je Einheit und Monat. Das ergibt 6 × 28 × 12 = 2.016 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 2.399,04 Euro brutto, also rund 400 Euro je Einheit und Jahr oder rund 33 Euro monatlich.

Bewertung: Rein zahlungswirksam spart die Gemeinschaft rund 2.009 Euro jährlich (2.399 Euro abzüglich 390 Euro Sachkosten). Bewertet man die 100 Stunden Eigenleistung mit 25 Euro je Stunde, entstehen kalkulatorische Kosten von 2.500 Euro; die Gesamtkosten der Selbstverwaltung liegen dann bei 2.890 Euro und damit über den Kosten der externen Verwaltung. Die Selbstverwaltung rechnet sich in diesem Beispiel nur, wenn die eingesetzte Zeit nicht als Kosten empfunden wird – und solange keine größere Maßnahme ansteht, die den Aufwand vervielfacht.

Praxisbeispiel 2: Zahlungsausfall eines Eigentümers ohne Verwalter

Beispielhafte Annahmen: Dieselbe Gemeinschaft mit sechs Einheiten. Das beschlossene Hausgeld beträgt 260 Euro monatlich je Einheit, insgesamt 18.720 Euro jährlich. Ein Eigentümer stellt ab März die Zahlungen ein.

Schadensverlauf: Bis Dezember summiert sich der Rückstand auf 10 × 260 = 2.600 Euro. Das Konto der Gemeinschaft deckt die laufenden Kosten für Heizung, Versicherung und Reinigung nicht mehr vollständig.

Ablauf der Anspruchsdurchsetzung:

1. Anspruchsgrundlage sichern. Die Forderung beruht auf dem Beschluss über die Vorschüsse nach § 28 Abs. 1 WEG. Ohne wirksam beschlossenen Wirtschaftsplan gibt es keine durchsetzbare Forderung – der erste Prüfschritt betrifft daher das eigene Beschlussmaterial.
2. Mahnen und Verzug begründen. Schriftliche Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung; ab Verzug sind Verzugszinsen nach §§ 286, 288 BGB geschuldet.
3. Gerichtliche Geltendmachung beschließen. Gläubigerin ist die Gemeinschaft. Da sie ohne Verwalter durch alle Eigentümer gemeinschaftlich vertreten wird, ist ein Beschluss erforderlich, der einen Eigentümer oder eine Rechtsanwaltskanzlei zur Prozessführung ermächtigt. Der betroffene Eigentümer ist bei diesem Beschluss vom Stimmrecht ausgeschlossen, soweit es um die Einleitung eines Rechtsstreits gegen ihn geht.
4. Titel erwirken und vollstrecken. Mahnverfahren oder Klage, anschließend Zwangsvollstreckung. Gerichts- und Anwaltskosten sind vom Schuldner zu erstatten, müssen aber vorfinanziert werden.
5. Liquiditätslücke schließen. Um die laufenden Kosten zu decken, beschließt die Versammlung eine Sonderumlage über 2.600 Euro. Auf die fünf zahlenden Eigentümer entfallen je 520 Euro, die sie vorstrecken, bis die Forderung beigetrieben ist.

Zusätzliche Sicherungsebene: Kommt es zur Zwangsversteigerung, genießen Hausgeldrückstände nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 ZVG ein Vorrecht in Höhe von bis zu 5 Prozent des festgesetzten Verkehrswerts. Bei einem Verkehrswert von 300.000 Euro wären das bis zu 15.000 Euro, die vorrangig vor den Grundpfandrechten befriedigt werden – vorausgesetzt, die Gemeinschaft meldet ihre Ansprüche rechtzeitig und formgerecht an. Bei erheblichen und anhaltenden Rückständen kommt außerdem die Entziehung des Wohnungseigentums nach § 17 WEG in Betracht.

Erkenntnis: Der wirtschaftliche Schaden entsteht nicht durch den Rückstand allein, sondern durch Verzögerung. Jeder Monat ohne Beschluss und Titel verlängert die Vorfinanzierung durch die übrigen Eigentümer und erhöht das Ausfallrisiko.

Digitalisierung als Teillösung und ihre Grenzen

Verwaltungssoftware für kleine Gemeinschaften hat die Selbstverwaltung spürbar erleichtert. Sinnvoll unterstützen lassen sich vor allem: die Buchung von Zahlungsein- und -ausgängen mit automatischem Kontoabgleich, die Erstellung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Einzelabrechnungen mit hinterlegten Verteilungsschlüsseln, die revisionssichere Belegablage, die digitale Beschluss-Sammlung, Einladungs- und Protokollvorlagen sowie die Abwicklung von Umlaufbeschlüssen in Textform nach § 23 Abs. 3 WEG. Auch die rein virtuelle Versammlung ist möglich, wenn die Gemeinschaft den Ermächtigungsbeschluss nach § 23 Abs. 1a WEG gefasst hat, der seit dem 17.10.2024 zur Verfügung steht.

Die Grenzen liegen dort, wo Software Fachkunde und Verantwortung nicht ersetzen kann. Kein Programm entscheidet, ob eine Maßnahme Erhaltung oder bauliche Veränderung ist, ob ein Verteilungsschlüssel der Gemeinschaftsordnung entspricht, ob ein Beschluss von einer Kompetenznorm gedeckt ist oder ob ein Angebot technisch vollständig ist. Kein Programm mahnt einen Nachbarn, führt einen Rechtsstreit oder erkennt einen versteckten Baumangel. Die Software senkt den Aufwand für Routine – sie senkt nicht das Haftungsrisiko für Fehlentscheidungen.

Wann der Wechsel in eine professionelle Verwaltung wirtschaftlich wird

Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, aber es gibt belastbare Indikatoren. Ein Wechsel drängt sich auf, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

• Die Anlage hat mehr als acht Sondereigentumsrechte; die Ausnahme des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG greift dann ohnehin nicht.
• Eine größere Erhaltungsmaßnahme steht an – Dach, Fassade, Heizungsanlage, Leitungsnetz – mit Ausschreibung, Vergabe, Bauüberwachung, Gewährleistungsverfolgung und Finanzierung.
• Es bestehen Hausgeldrückstände, ein Anfechtungsverfahren läuft oder ein Nutzungskonflikt eskaliert.
• Abrechnungen liegen nicht innerhalb angemessener Frist vor oder wurden bereits erfolgreich angefochten.
• Die verwaltende Person will oder kann nicht mehr, und es findet sich kein Nachfolger.
• Ein Viertel der Eigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.
• Regulatorische Anforderungen binden Kapazität, etwa die Umstellung auf fernablesbare Zähler nach der Heizkostenverordnung, die bis zum 31.12.2026 abzuschließen ist, oder Nachweispflichten nach dem Gebäudeenergiegesetz.

Wirtschaftlich betrachtet ist die Verwaltervergütung der kleinere Faktor. Entscheidend sind vermiedene Fehlerkosten: eine unterlassene Mängelrüge, eine nicht angepasste Versicherungssumme, eine verjährte Forderung, eine angreifbare Abrechnung oder eine unwirksame Beschlussfassung kosten regelmäßig ein Vielfaches der Jahresvergütung. Der Wechsel sollte deshalb nicht erst dann geprüft werden, wenn die Selbstverwaltung bereits gescheitert ist.

Rechtslage & Referenzurteile

Die WEG-Selbstverwaltung stützt sich auf den Umstand, dass das Wohnungseigentumsgesetz keine Pflicht zur Verwalterbestellung kennt. Die Gemeinschaft ist nach § 9a Abs. 1 WEG rechtsfähig; § 9a Abs. 2 WEG regelt ihre Ausübungsbefugnis, § 9a Abs. 4 WEG die anteilige Haftung der Eigentümer gegenüber Gläubigern. Die Vertretung ohne Verwalter folgt aus § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG: Fehlt ein Verwalter, wird die Gemeinschaft durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung ergibt sich aus § 18 Abs. 2 WEG, konkretisiert durch die Regelbeispiele des § 19 Abs. 2 WEG – darunter Nummer 3 (angemessene Versicherung), Nummer 4 (Erhaltungsrücklage) und Nummer 6 (Bestellung eines zertifizierten Verwalters mit der Ausnahme für Gemeinschaften bis zu acht Sondereigentumsrechten). Die Zertifizierung regelt § 26a WEG, Bestellung und Abberufung § 26 WEG, die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters § 27 WEG. Versammlung, Einberufung ohne Verwalter, Frist, Vorsitz, Niederschrift und Beschluss-Sammlung folgen aus § 24 WEG, insbesondere Absatz 3, Absatz 4, Absatz 5, Absatz 6, Absatz 7 und Absatz 8. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht ergeben sich aus § 28 WEG. Die Beschlussersetzungsklage steht in § 44 WEG, die Anfechtungsfrist von einem Monat in § 45 WEG. Für die Beiratshaftung gilt § 29 Abs. 3 WEG: Unentgeltlich tätige Verwaltungsbeiratsmitglieder haften seit dem 01.12.2020 nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Ergänzend heranzuziehen sind §§ 286, 288 BGB für den Verzug, § 823 BGB für die Verkehrssicherung, § 17 WEG für die Entziehung des Wohnungseigentums und § 10 Abs. 1 Nr. 2 ZVG für das Vorrecht von Hausgeldforderungen in der Zwangsversteigerung.

Zu den hier behandelten Detailfragen der verwalterlosen Gemeinschaft – etwa zur Reichweite eines Vollmachtsbeschlusses nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG oder zu den Anforderungen an die Führung der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 8 WEG – liegt keine höchstrichterliche Entscheidung vor; maßgeblich ist der Gesetzeswortlaut.

Für angrenzende Fragen, die auch selbstverwaltete Gemeinschaften unmittelbar betreffen, ist die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zur Kostenverteilung zu beachten:

• BGH, Urteil vom 15.11.2024, Az. V ZR 239/23: Die Beschlusskompetenz aus § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG erfasst auch die Beendigung einer in der Gemeinschaftsordnung vereinbarten Kostenbefreiung. Auch eine kleine Gemeinschaft kann daher überholte Freistellungen mit einfacher Mehrheit korrigieren.
• BGH, Urteile vom 22.03.2024, Az. V ZR 81/23 und Az. V ZR 87/23: Entscheidungen zur Kostenverteilung bei Erhaltungsmaßnahmen – relevant, sobald eine selbstverwaltete Gemeinschaft eine größere Maßnahme beschließt.

Der Rahmen beruht auf dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit dem 01.12.2020; die rein virtuelle Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1a WEG steht seit dem 17.10.2024 zur Verfügung.

Checkliste

• [ ] Klären, ob überhaupt kein Verwalter bestellt ist oder ein Eigentümerverwalter nach § 26 WEG
• [ ] Vollmachts- und Ermächtigungsbeschluss zur Vertretung nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG fassen
• [ ] Umfang der Vollmacht schriftlich festlegen: Betragsgrenzen, Bank, Verträge, Zustellungen
• [ ] Konto ausschließlich auf die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer führen
• [ ] Wirtschaftsplan jährlich beschließen – ohne ihn keine durchsetzbare Hausgeldforderung
• [ ] Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG fristgerecht erstellen
• [ ] Versammlung nach § 24 Abs. 3 WEG ordnungsgemäß einberufen, Dreiwochenfrist beachten
• [ ] Versammlungsvorsitz wählen und Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG erstellen
• [ ] Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 8 WEG führen und Zuständigkeit ausdrücklich beschließen
• [ ] Versicherungsschutz jährlich auf Angemessenheit und Summenanpassung prüfen
• [ ] Verkehrssicherungspflichten schriftlich zuweisen und Erfüllung dokumentieren
• [ ] Erhaltungsrücklage angemessen ansammeln und getrennt ausweisen
• [ ] Hausgeldrückstände ab dem zweiten Monat konsequent und dokumentiert verfolgen
• [ ] Prüfen, ob die Ausnahme des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG tatsächlich vorliegt

Häufige Fragen (FAQ)

Ist eine WEG ohne Verwalter überhaupt zulässig?
Ja. Das Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet keine Gemeinschaft zur Bestellung eines Verwalters; es geht in § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG ausdrücklich davon aus, dass ein Verwalter fehlen kann, und ordnet für diesen Fall die gemeinschaftliche Vertretung durch alle Wohnungseigentümer an. Zulässig ist die Selbstverwaltung allerdings nur, solange die Verwaltung ordnungsmäßig erfolgt. Jeder einzelne Eigentümer hat nach § 18 Abs. 2 WEG einen Anspruch darauf, dass Abrechnungen erstellt, Versammlungen durchgeführt, Rücklagen gebildet und Erhaltungsmaßnahmen umgesetzt werden. Wird dieser Anspruch dauerhaft verletzt, kann die Bestellung eines Verwalters verlangt und notfalls gerichtlich durchgesetzt werden.

Wer vertritt die Gemeinschaft, wenn kein Verwalter bestellt ist?
Nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich. Das bedeutet Gesamtvertretung: Grundsätzlich müssen alle mitwirken, damit eine Erklärung für die Gemeinschaft wirksam wird. Praktisch ist das nur in sehr kleinen Anlagen handhabbar. Deshalb sollte die Versammlung eine Person – etwa einen Miteigentümer oder den Beiratsvorsitzenden – durch Beschluss bevollmächtigen und den Umfang der Vollmacht genau festlegen: Vertretung gegenüber Bank, Versicherern und Versorgern, Beauftragung von Maßnahmen bis zu einer Betragsgrenze, Führung des Zahlungsverkehrs und Entgegennahme von Zustellungen.

Wann darf eine Gemeinschaft auf einen zertifizierten Verwalter verzichten?
Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Die Ausnahme greift nur, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Die Gemeinschaft hat höchstens acht Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer ist zum Verwalter bestellt, und nicht ein Viertel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Die Anforderungen an die Zertifizierung ergeben sich aus § 26a WEG. Die Ausnahme betrifft ausschließlich die Qualifikation: Von den inhaltlichen Pflichten – Wirtschaftsplan, Abrechnung, Vermögensbericht, Versammlung, Beschluss-Sammlung – befreit sie nicht.

Wie erzwinge ich die Bestellung eines Verwalters gegen die Mehrheit?
Über die Beschlussersetzungsklage nach § 44 WEG. Lehnt die Versammlung die Bestellung ab, hilft die bloße Anfechtung des Negativbeschlusses nicht weiter, weil dadurch noch kein Verwalter bestellt wird. Das Gericht kann den fehlenden Beschluss ersetzen, wenn er zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderlich ist. Beklagte ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Vorher sollte ein entsprechender Antrag in der Versammlung gestellt und abgestimmt worden sein; die Erfolgsaussichten steigen erheblich, wenn ein konkreter Verwaltervorschlag mit Angebot, Vertragsentwurf und Bestellzeitraum vorliegt. Die Monatsfrist des § 45 WEG ist zu beachten.

Wer führt die Beschluss-Sammlung ohne Verwalter?
Nach § 24 Abs. 8 WEG ist der Vorsitzende der Versammlung zur Führung der Beschluss-Sammlung verpflichtet, wenn ein Verwalter fehlt – es sei denn, die Wohnungseigentümer bestimmen durch Beschluss eine andere Person. Aufzunehmen sind der Wortlaut aller in der Versammlung verkündeten Beschlüsse und aller Umlaufbeschlüsse mit Ort und Datum sowie der Wortlaut gerichtlicher Entscheidungen in wohnungseigentumsrechtlichen Verfahren. Die Sammlung ist fortlaufend zu nummerieren und auf dem aktuellen Stand zu halten. Sie ist in der Praxis das wichtigste Dokument beim Eigentümerwechsel, weil Kaufinteressenten daraus die tatsächliche Beschlusslage entnehmen.

Welche Haftungsrisiken trägt ein selbstverwaltender Eigentümer?
Zwei Ebenen sind zu unterscheiden. Gegenüber Gläubigern der Gemeinschaft haftet jeder Wohnungseigentümer nach § 9a Abs. 4 WEG anteilig nach seinem Miteigentumsanteil, unabhängig von seinem Abstimmungsverhalten. Gegenüber der Gemeinschaft haftet zusätzlich, wer die Verwaltung tatsächlich führt: Versäumte Fristen, unterlassene Mängelrügen, verjährte Hausgeldforderungen oder ein unzureichender Versicherungsschutz können Schadensersatzansprüche auslösen. Ein gesetzliches Haftungsprivileg besteht für den Verwalter nicht; § 29 Abs. 3 WEG begrenzt die Haftung nur für unentgeltlich tätige Mitglieder des Verwaltungsbeirats auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Ab welcher Größe lohnt sich eine professionelle Verwaltung?
Eine feste Grenze gibt es nicht, aber deutliche Indikatoren. Ab neun Sondereigentumsrechten entfällt die Ausnahme des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ohnehin. Unabhängig von der Größe spricht für den Wechsel, wenn eine größere Erhaltungsmaßnahme mit Ausschreibung und Bauüberwachung ansteht, wenn Hausgeldrückstände oder Rechtsstreitigkeiten bestehen, wenn Abrechnungen nicht fristgerecht vorliegen oder wenn die verwaltende Person ausfällt. Wirtschaftlich entscheidet nicht die Vergütung, sondern das Fehlerrisiko: Eine verjährte Forderung, ein unzureichender Versicherungsschutz oder eine angreifbare Abrechnung kosten regelmäßig ein Vielfaches der Jahresvergütung.

Quellen & Rechtshinweis

Zitierte Normen: § 9a WEG (Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft, Ausübungsbefugnis, anteilige Haftung nach Absatz 4), § 9b Abs. 1 WEG (Vertretung, ohne Verwalter durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich nach Satz 2), § 17 WEG (Entziehung des Wohnungseigentums), § 18 Abs. 2 WEG (Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung), § 19 Abs. 2 WEG (Regelbeispiele, insbesondere Nummer 3, Nummer 4 und Nummer 6), § 23 Abs. 1a und Abs. 3 WEG (virtuelle Versammlung, Umlaufbeschluss), § 24 WEG (Einberufung nach Absatz 3, Frist nach Absatz 4, Vorsitz nach Absatz 5, Niederschrift nach Absatz 6, Beschluss-Sammlung nach Absatz 7 und Absatz 8), § 26 WEG (Bestellung und Abberufung), § 26a WEG (zertifizierter Verwalter), § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse), § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht), § 29 Abs. 3 WEG (Haftung unentgeltlich tätiger Beiratsmitglieder), § 44 WEG (Beschlussklagen, Beschlussersetzung) und § 45 WEG (Anfechtungsfrist) sowie §§ 286, 288 BGB (Verzug und Verzugszinsen), § 823 BGB (Verkehrssicherungspflicht) und § 10 Abs. 1 Nr. 2 ZVG (Vorrecht für Hausgeldforderungen). Grundlage der aktuellen Fassung ist das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit dem 01.12.2020; die rein virtuelle Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1a WEG steht seit dem 17.10.2024 zur Verfügung. Die Nachrüst- und Austauschpflicht auf fernablesbare Zähler nach der Heizkostenverordnung ist bis zum 31.12.2026 zu erfüllen. Zitierte Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 15.11.2024, Az. V ZR 239/23; BGH, Urteile vom 22.03.2024, Az. V ZR 81/23 und Az. V ZR 87/23.

Rechtsstand: August 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Angaben in den Praxisbeispielen sind vereinfacht, beruhen auf angenommenen Werten und dienen nur der Veranschaulichung; die tatsächlichen Kosten, Zeitaufwände und Rechtsfolgen richten sich nach dem Einzelfall sowie nach Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlusslage. Für eine verbindliche Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Beraterin oder einen fachkundigen Berater.

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