Hausverwaltung finden: So gehen Sie bei der Verwaltersuche richtig vor

Auf einen Blick: Die Wahl der richtigen Verwaltung entscheidet über Werterhalt, Abrechnungsqualität und das Klima in der Eigentümergemeinschaft. Wer eine Hausverwaltung finden will, sollte systematisch vorgehen: Anforderungen definieren, mehrere Angebote einholen und vergleichen sowie Qualifikation und Versicherungsschutz prüfen. Seit 2024 spielt dabei der zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG eine zentrale Rolle.

Gliederung

• Einleitung: Warum die Verwaltersuche strategisch angehen?
• Schritt 1: Anforderungen und Leistungsumfang klären
• Schritt 2: Qualifikation und Seriosität prüfen
• Schritt 3: Angebote einholen und richtig vergleichen
• Praxisbeispiel: Drei Angebote im Direktvergleich
• Rechtslage & Referenzurteile
• Checkliste
• Häufige Fragen (FAQ)
• Quellen & Rechtshinweis

Einleitung: Warum die Verwaltersuche strategisch angehen?

Eine gute Hausverwaltung finden Sie nicht über Nacht und schon gar nicht allein über den Preis. Die Verwaltung ist das organisatorische und kaufmännische Rückgrat einer Immobilie: Sie kümmert sich um Abrechnungen, Instandhaltung, Versicherungen, Beschlussumsetzung und die Kommunikation zwischen den Eigentümern. Fehler in diesen Bereichen kosten am Ende deutlich mehr als ein paar Euro Honorardifferenz pro Einheit. Deshalb lohnt es sich, die Verwaltersuche als strukturierten Auswahlprozess zu begreifen, der mit klaren Anforderungen beginnt und mit einem transparenten Vertrag endet.

Schritt 1: Anforderungen und Leistungsumfang klären

Bevor Sie den Markt sondieren, sollten Sie wissen, was Sie eigentlich brauchen. Eine kleine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) mit fünf Einheiten hat ganz andere Bedürfnisse als ein Objekt mit 80 Wohnungen und mehreren Gewerbeeinheiten.

Klären Sie vorab unter anderem:

• Objektgröße und -art: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung (SE-Verwaltung) oder beides?
• Erwartete Erreichbarkeit: Feste Ansprechpartner, Sprechzeiten, Notfallregelung bei Rohrbruch oder Heizungsausfall.
• Digitalisierung: Wird ein Eigentümerportal mit Zugriff auf Beschlüsse, Abrechnungen und Belegen gewünscht?
• Anstehende Projekte: Größere Sanierungen erfordern technische Kompetenz und Erfahrung im Projektmanagement.

Je präziser Ihr Anforderungsprofil, desto vergleichbarer werden später die Angebote.

Schritt 2: Qualifikation und Seriosität prüfen

Der Verwalterberuf ist in Deutschland erlaubnispflichtig (§ 34c GewO), aber die fachlichen Anforderungen sind seit der WEG-Reform deutlich gestiegen. Achten Sie bei der Verwaltersuche auf folgende Punkte:

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

Seit dem 1. Dezember 2023 gehört es zur ordnungsmäßigen Verwaltung im Sinne von § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen. Als zertifiziert gilt, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) eine Prüfung über die erforderlichen Fachkenntnisse abgelegt hat (§ 26a WEG). Für sogenannte Bestandsverwalter, die am Stichtag 1. Dezember 2020 bereits tätig waren, galt eine Übergangsfrist (§ 48 Abs. 4 WEG), die am 1. Juni 2024 endete. Seitdem entfaltet das Erfordernis seine volle Wirkung.

Versicherungsschutz und Verbandsmitgliedschaft

Eine seriöse Verwaltung weist eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung nach. Eine Mitgliedschaft in Berufsverbänden (etwa VDIV/DDIV oder IVD) ist ein weiteres Indiz für Professionalität, da diese Verbände an Qualitätsstandards gebunden sind.

Referenzen

Lassen Sie sich Referenzobjekte in Ihrer Größenordnung nennen. Erfahrung mit vergleichbaren Liegenschaften ist oft aussagekräftiger als die reine Unternehmensgröße.

Schritt 3: Angebote einholen und richtig vergleichen

Holen Sie mindestens drei Angebote ein. Wichtig: Vergleichen Sie nicht nur die monatliche Grundgebühr pro Einheit, sondern die voraussichtlichen Gesamtkosten pro Jahr.

Achten Sie besonders auf Sonderhonorare – also Leistungen, die zusätzlich zur Grundgebühr berechnet werden (z. B. Teilnahme an Sonder-Eigentümerversammlungen, Mahnwesen, Begleitung von Baumaßnahmen). Solche Positionen können die jährlichen Kosten spürbar erhöhen. Ein Anbieter mit niedriger Grundgebühr, aber zahlreichen Sonderhonoraren kann am Ende teurer sein als ein Anbieter mit höherer Grundgebühr und umfangreichem Leistungspaket.

Prüfen Sie den Verwaltervertrag außerdem auf: Leistungsumfang (Grund- vs. Sonderleistungen), Vergütung, Laufzeit, Kündigungsmodalitäten, Haftung und die Regelungen zur Verwaltung der Erhaltungsrücklage.

Praxisbeispiel: Drei Angebote im Direktvergleich

Eine WEG mit 20 Einheiten holt drei Angebote ein:

• Anbieter A: 23 EUR/Einheit/Monat, aber Eigentümerportal, Mahnwesen und die Begleitung der geplanten Dachsanierung kosten extra.
• Anbieter B: 31 EUR/Einheit/Monat, dafür Portal und Mahnwesen inklusive; Baubegleitung als prozentuales Sonderhonorar.
• Anbieter C: 28 EUR/Einheit/Monat, mittlerer Leistungsumfang, zertifizierter Verwalter mit Referenzen aus zwei vergleichbaren Objekten.

Erst die Hochrechnung auf das Gesamtjahr inklusive der geplanten Sanierung zeigt, dass Anbieter A trotz niedrigster Grundgebühr nicht der günstigste ist. Die Gemeinschaft entscheidet sich für Anbieter C, weil das Verhältnis aus transparenten Kosten, Qualifikation und Referenzen am stimmigsten ist.

Rechtslage & Referenzurteile

Die Verwaltersuche bewegt sich in einem klaren rechtlichen Rahmen:

• § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Jeder einzelne Eigentümer kann dies grundsätzlich verlangen.
• § 26a WEG: Definiert den zertifizierten Verwalter als Person, die vor der IHK eine entsprechende Prüfung bestanden hat. Die Einzelheiten regelt die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV).
• § 48 Abs. 4 WEG: Übergangsregelung für Bestandsverwalter; die Schutzfrist endete am 1. Juni 2024.

Ausnahmen vom Zertifizierungserfordernis: Bei kleinen Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Eigentümer zum Verwalter bestellt ist und nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt, kann nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG auf die Zertifizierung verzichtet werden.

Hinweis: Da es sich um ein praxisorientiertes Auswahlthema ohne eindeutig einschlägige Leiturteile handelt, verzichten wir bewusst auf die Nennung einzelner Aktenzeichen und verweisen auf die genannten gesetzlichen Vorschriften.

Checkliste

• [ ] Anforderungsprofil erstellt (Objektgröße, Leistungsumfang, Digitalisierung)
• [ ] Mindestens drei Angebote eingeholt
• [ ] Grundgebühr und Sonderhonorare auf Jahresbasis verglichen
• [ ] Zertifizierung nach § 26a WEG geprüft (bzw. zulässige Ausnahme)
• [ ] Vermögensschadenhaftpflicht nachgewiesen
• [ ] Referenzen in vergleichbarer Größenordnung eingeholt
• [ ] Erreichbarkeit und Notfallregelung geklärt
• [ ] Verwaltervertrag auf Laufzeit, Kündigung und Haftung geprüft
• [ ] Regelungen zur Erhaltungsrücklage transparent dokumentiert

Häufige Fragen (FAQ)

Wie finde ich eine gute Hausverwaltung?
Definieren Sie zuerst Ihre Anforderungen, holen Sie mehrere Angebote ein und vergleichen Sie Qualifikation, Versicherungsschutz, Referenzen und Gesamtkosten – nicht nur den Basispreis.

Muss die Hausverwaltung zertifiziert sein?
Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Für kleine Gemeinschaften gelten Ausnahmen.

Was ist mit Verwaltern, die schon lange tätig sind?
Für Bestandsverwalter galt eine Übergangsfrist nach § 48 Abs. 4 WEG. Diese endete am 1. Juni 2024; seitdem gilt das Zertifizierungserfordernis ohne diese Schutzwirkung.

Wie viele Angebote sollte ich vergleichen?
Mindestens drei. So lassen sich Leistungsumfang und Preis-Leistungs-Verhältnis realistisch einordnen.

Worauf muss ich beim Angebotsvergleich besonders achten?
Auf die Sonderhonorare. Leistungen außerhalb der Grundgebühr können die Jahreskosten deutlich erhöhen und machen scheinbar günstige Angebote teuer.

Kann ein einzelner Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen?
Grundsätzlich ja: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, soweit keine Ausnahme greift.

Quellen & Rechtshinweis

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG): § 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a, § 48 Abs. 4 – gesetze-im-internet.de
• Gewerbeordnung (GewO): § 34c
• Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV)
• Industrie- und Handelskammern (IHK): Informationen zur Prüfung des zertifizierten Verwalters

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Über EXTRA Immobilien – Ihre Technologieverwaltung

Bei der EXTRA Immobilien Gruppe verbinden wir moderne Immobilienverwaltung mit digitaler Technologie. Ob verwaltung-allgemein, WEG- und Mietverwaltung, Gewerbe oder der Verkauf Ihrer Immobilie – wir betreuen Eigentümer:innen und Investor:innen in Deutschland persönlich, transparent und effizient. Gerade bei Themen rund um hausverwaltung finden profitieren Sie von klaren Prozessen, schneller Erreichbarkeit und einem Team, das Verwaltung neu denkt.

Warum EXTRA Immobilien die richtige Wahl ist:

• Digitale, transparente Verwaltung mit festem, persönlichem Ansprechpartner
• Spezialisiert auf WEG-, Miet- und Gewerbeverwaltung sowie den Immobilienverkauf
• Kurze Reaktionszeiten und nachvollziehbare, verständliche Abrechnungen
• Aktuelles Fachwissen zur Rechtslage – von der WEG-Reform bis zu neuen Energievorgaben

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Daniel Mathiesen, EXTRA Immobilien Gruppe – persönlich und direkt für Sie erreichbar. Wir nehmen uns Zeit für Ihre Immobilie und finden die passende Lösung für Ihre Situation.

👉 Jetzt Angebot abholen

Sichern Sie sich Ihr kostenloses, unverbindliches Angebot für die Verwaltung oder den Verkauf Ihrer Immobilie.
Jetzt Angebot anfragen →