Umlaufbeschluss WEG: Textform, Absenkungsbeschluss und das BGH-Urteil 2026

Auf einen Blick: Der Umlaufbeschluss WEG ist das Instrument, mit dem eine Eigentümergemeinschaft außerhalb der Versammlung entscheiden kann – schnell, ohne Terminfindung, ohne Saalmiete. Die WEG-Reform hat ihn gleich zweifach entschärft: Seit dem 1. Dezember 2020 genügt nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG die Textform statt der früheren Schriftform, und nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG kann die Gemeinschaft für einen einzelnen, konkret bezeichneten Gegenstand vorab beschließen, dass im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreicht. Dieser sogenannte Absenkungsbeschluss hat das Umlaufverfahren aus seiner praktischen Bedeutungslosigkeit geholt, denn das gesetzliche Regelquorum – Zustimmung sämtlicher Eigentümer – ist in Gemeinschaften ab etwa zwanzig Einheiten faktisch nicht erreichbar. Mit Urteil vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25) hat der Bundesgerichtshof nun geklärt, dass der Absenkungsbeschluss selbstständig anfechtbar ist, dass seine gerichtliche Aufhebung den nachfolgenden Umlaufbeschluss nur anfechtbar und nicht nichtig macht – und dass die Klage gegen den Absenkungsbeschluss unzulässig wird, sobald der Sachbeschluss bestandskräftig ist. Für Verwaltungen und Beiräte bedeutet das: Fristen laufen doppelt, und wer nur den Absenkungsbeschluss angreift, steht am Ende mit leeren Händen da.

Gliederung

1. Was der Umlaufbeschluss ist – und was er nicht ist
2. Die gesetzliche Grundlage: § 23 Abs. 3 WEG im Wortlaut und in der Praxis
3. Textform statt Schriftform: Was seit der WEG-Reform tatsächlich zulässig ist
4. Das Allstimmigkeitsproblem und warum es den Umlaufbeschluss fast unbrauchbar machte
5. Der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG
6. Das BGH-Urteil vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25) im Detail
7. Die doppelte Fristenfalle für Anfechtungswillige
8. Wann der Umlaufbeschluss zustande kommt: Verkündung und Wirksamkeit
9. Praxisbeispiel: Aufzugsreparatur in einer Gemeinschaft mit 24 Einheiten
10. Praxisbeispiel: Der missglückte Absenkungsbeschluss
11. Grenzen: Wofür sich das Umlaufverfahren nicht eignet
12. Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG
13. Digitale Durchführung: E-Mail, Portal, elektronische Abstimmung
14. Typische Fehler und wie Verwaltungen sie vermeiden
15. Rechtslage & Referenzurteile
16. Checkliste
17. Häufige Fragen (FAQ)
18. Quellen & Rechtshinweis

Was der Umlaufbeschluss ist – und was er nicht ist

Wohnungseigentümer entscheiden im Regelfall in der Eigentümerversammlung. Das ist der gesetzliche Normalfall, und er hat gute Gründe: In der Versammlung wird beraten, es werden Argumente ausgetauscht, Anträge werden abgeändert, und der Versammlungsleiter verkündet am Ende ein Ergebnis, an dem sich alle Beteiligten orientieren können. Der Umlaufbeschluss WEG durchbricht dieses Prinzip. Er ist ein Beschluss ohne Versammlung, ohne Aussprache, ohne gemeinsamen Termin. Die Eigentümer erhalten einen ausformulierten Beschlussvorschlag und geben ihre Stimme schriftlich oder in Textform ab.

Diese Verfahrensart ist kein Ersatz für die Versammlung, sondern eine Ergänzung für Fälle, in denen eine Entscheidung zeitlich nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann und der Sachverhalt so eindeutig ist, dass Beratungsbedarf nicht besteht. Ein defekter Aufzug, eine abgelaufene Gebäudeversicherung, ein kurzfristig auslaufendes Förderprogramm, eine notwendige Nachtragsbeauftragung an einen bereits tätigen Handwerker – das sind die typischen Anwendungsfälle.

Was der Umlaufbeschluss ausdrücklich nicht ist: ein Instrument, um unbequeme Diskussionen zu vermeiden. Wer strittige Themen ins Umlaufverfahren verlagert, um die Auseinandersetzung in der Versammlung zu umgehen, riskiert nicht nur die Anfechtung, sondern beschädigt das Vertrauensverhältnis in der Gemeinschaft nachhaltig. Die Erfahrung aus der Verwaltungspraxis ist eindeutig: Umlaufbeschlüsse über kontroverse Gegenstände enden überdurchschnittlich häufig vor Gericht.

Die gesetzliche Grundlage: § 23 Abs. 3 WEG im Wortlaut und in der Praxis

§ 23 Abs. 3 WEG regelt das Umlaufverfahren in zwei Sätzen, die für die Praxis kaum unterschiedlicher sein könnten. Satz 1 bestimmt, dass auch ohne Versammlung ein Beschluss gültig ist, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Satz 2 eröffnet die Möglichkeit, dass die Wohnungseigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.

Der Unterschied ist fundamental. Satz 1 verlangt Allstimmigkeit – nicht Einstimmigkeit der Abstimmenden, sondern die Zustimmung sämtlicher im Grundbuch eingetragener Eigentümer. Wer nicht antwortet, stimmt nicht zu. Wer im Urlaub ist, stimmt nicht zu. Wer die E-Mail übersieht, stimmt nicht zu. Ein einziger nicht erreichter Eigentümer lässt den Beschluss scheitern.

Satz 2 dagegen erlaubt es, dieses Quorum abzusenken. Dazu bedarf es allerdings eines vorgeschalteten Beschlusses in der Versammlung – des Absenkungsbeschlusses. Die Gemeinschaft entscheidet also in der Versammlung mit einfacher Mehrheit, dass über einen bestimmten, konkret zu bezeichnenden Gegenstand anschließend im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit entschieden werden darf.

Diese Zweistufigkeit ist der Kern der Systematik – und die Quelle nahezu aller Rechtsstreitigkeiten. Denn nun existieren zwei Beschlüsse: der Absenkungsbeschluss über das Verfahren und der spätere Umlaufbeschluss über die Sache. Beide sind Beschlüsse im Rechtssinne, beide sind grundsätzlich anfechtbar, beide unterliegen eigenen Fristen.

Textform statt Schriftform: Was seit der WEG-Reform tatsächlich zulässig ist

Vor dem Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes am 1. Dezember 2020 verlangte das Gesetz für die Zustimmung zum Umlaufbeschluss die Schriftform nach § 126 BGB. Das bedeutete: eigenhändige Unterschrift auf Papier, im Original. Eine gescannte Unterschrift genügte nicht, eine E-Mail schon gar nicht. In einer Gemeinschaft mit vierzig Einheiten mussten vierzig unterschriebene Rückläufe eingehen – postalisch, fristgerecht, vollständig.

Seit der Reform genügt die Textform nach § 126b BGB. Erforderlich ist eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, abgegeben auf einem dauerhaften Datenträger. Zulässig sind damit:

• E-Mail mit erkennbarem Absender und namentlicher Nennung
• Telefax
• Brief ohne eigenhändige Unterschrift
• Nachricht über ein Eigentümerportal mit persönlichem Zugang
• Erklärung über ein Abstimmungstool, sofern die Person eindeutig zuordenbar ist

Nicht ausreichend ist eine mündliche Zustimmung am Telefon, auch wenn die Verwaltung sie protokolliert. Ebenso wenig genügt eine Sprachnachricht, weil es an der Lesbarkeit fehlt. Bei Nachrichten über Messenger-Dienste ist Vorsicht geboten: Solange der Absender eindeutig identifizierbar und die Nachricht dauerhaft speicherbar ist, spricht viel für die Wahrung der Textform – ein belastbarer Nachweis im Streitfall ist der Chatverlauf aber nur eingeschränkt.

Die Verwaltung sollte deshalb aus reinem Selbstschutz einen definierten Rückkanal vorgeben und in der Beschlussaufforderung ausdrücklich benennen. Wer alle Stimmen über ein Portal einsammelt, hat im Streitfall eine sauber protokollierte, zeitgestempelte Datenlage. Wer Rückmeldungen über fünf verschiedene Kanäle akzeptiert, hat ein Beweisproblem.

Das Allstimmigkeitsproblem und warum es den Umlaufbeschluss fast unbrauchbar machte

Die Textformerleichterung allein hätte das Umlaufverfahren nicht gerettet. Das eigentliche Hindernis war und ist das Allstimmigkeitserfordernis des § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG.

Rechnen wir das durch. In einer Gemeinschaft mit zwölf Einheiten und aktiven, erreichbaren Eigentümern liegt die Rücklaufquote bei einer klaren, unstrittigen Frage erfahrungsgemäß zwischen achtzig und hundert Prozent. Die Chance auf Allstimmigkeit besteht. In einer Gemeinschaft mit vierzig Einheiten, darunter mehrere Kapitalanleger mit Wohnsitz im Ausland, zwei Erbengemeinschaften und drei Einheiten in laufenden Eigentumsübergängen, ist die Vollständigkeit praktisch nicht herstellbar – unabhängig davon, ob jemand inhaltlich widerspricht.

Genau hier liegt der Kern des Problems: Beim Umlaufbeschluss nach Satz 1 zählt Schweigen als Ablehnung. Es gibt keine Enthaltung, die neutral wirkt. Wer nichts tut, blockiert. Deshalb wurde das Verfahren vor der Reform überwiegend nur in Zweier- und Dreier-Gemeinschaften genutzt.

Der Absenkungsbeschluss hat diese Blockade aufgelöst. Er verschiebt die Anforderung von "alle müssen zustimmen" auf "die Mehrheit der Abgegebenen entscheidet" – und macht das Umlaufverfahren damit erstmals auch für große Gemeinschaften nutzbar.

Der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG

Der Absenkungsbeschluss ist ein Beschluss über das Verfahren, nicht über die Sache. Er wird in der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit gefasst und legt fest, dass über einen bestimmten Gegenstand anschließend im Umlaufverfahren mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden werden kann.

Drei Anforderungen sind dabei zwingend zu beachten.

Erstens: Der Gegenstand muss konkret bezeichnet sein. Das Gesetz spricht von "einem einzelnen Gegenstand". Ein pauschaler Absenkungsbeschluss – "für alle künftigen Umlaufbeschlüsse genügt die einfache Mehrheit" – ist unwirksam. Die Gemeinschaft kann sich das Quorum nicht generell und auf Vorrat absenken. Zulässig ist dagegen eine hinreichend bestimmte Umschreibung, etwa: "Für die Beschlussfassung über die Vergabe der Sanierung der Kellerabdichtung an einen der drei in der Versammlung vorgestellten Anbieter genügt im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen."

Zweitens: Der Absenkungsbeschluss muss zeitlich vorgehen. Er ist die Voraussetzung für das abgesenkte Quorum, nicht dessen nachträgliche Heilung. Wer erst einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit fasst und ihn danach durch einen Absenkungsbeschluss legitimieren will, hat einen anfechtbaren Beschluss produziert.

Drittens: Der Absenkungsbeschluss verbraucht sich mit der Sachentscheidung. Er gilt für den benannten Gegenstand – und nur für diesen. Scheitert der Umlaufbeschluss inhaltlich, kann über denselben Gegenstand erneut im Umlaufverfahren abgestimmt werden, solange der Absenkungsbeschluss nicht auf einen einmaligen Vorgang beschränkt wurde. Für einen neuen, anderen Gegenstand braucht es einen neuen Absenkungsbeschluss.

Praktisch bewährt hat sich, den Absenkungsbeschluss auf der Tagesordnung der ordentlichen Versammlung mitzuführen, wenn absehbar ist, dass im Laufe des Wirtschaftsjahres eine Entscheidung ansteht, die nicht bis zur nächsten Versammlung warten kann. Beispiel: Die Gemeinschaft beauftragt einen Sachverständigen mit einem Gutachten zur Fassade. Das Ergebnis liegt erst im Herbst vor, die Versammlung war im Frühjahr. Der in der Frühjahrsversammlung gefasste Absenkungsbeschluss über "die Beauftragung der im Gutachten empfohlenen Sofortmaßnahmen bis zu einem Volumen von 30.000 Euro" ermöglicht die schnelle Reaktion, ohne eine außerordentliche Versammlung einberufen zu müssen.

Das BGH-Urteil vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25) im Detail

Bis 2026 war umstritten, ob der Absenkungsbeschluss überhaupt selbstständig angreifbar ist. Die eine Auffassung sah in ihm einen bloßen Verfahrensbeschluss ohne eigene Regelungswirkung, dessen Fehler allenfalls inzident bei der Anfechtung des Sachbeschlusses zu prüfen seien. Die Gegenauffassung hielt ihn für einen vollwertigen Beschluss mit eigener Anfechtbarkeit.

Der Bundesgerichtshof hat die Frage mit Urteil vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25) entschieden. Die Kernaussagen:

Der Absenkungsbeschluss ist mit der Beschlussmängelklage angreifbar. Er ist kein bloßer Geschäftsordnungsbeschluss, sondern entfaltet Rechtswirkung für das nachfolgende Umlaufverfahren. Damit unterliegt er der Anfechtung nach den §§ 44, 45 WEG.

Die gerichtliche Aufhebung des Absenkungsbeschlusses macht den nachfolgenden Umlaufbeschluss nur anfechtbar, nicht nichtig. Das ist die praktisch bedeutsamste Aussage. Wird der Absenkungsbeschluss für ungültig erklärt, fällt der darauf gestützte Umlaufbeschluss nicht automatisch mit. Er ist lediglich mit dem Mangel behaftet, dass das erforderliche Quorum nicht abgesenkt werden durfte – und dieser Mangel führt zur Anfechtbarkeit, nicht zur Nichtigkeit. Dasselbe gilt, wenn der Absenkungsbeschluss von vornherein nichtig war.

Die Klage gegen den Absenkungsbeschluss wird unzulässig, sobald der Umlaufbeschluss über den bezeichneten Gegenstand bestandskräftig geworden ist. Das Rechtsschutzbedürfnis entfällt. Wer den Absenkungsbeschluss angreift, aber die Anfechtungsfrist für den Sachbeschluss verstreichen lässt, verliert am Ende beides: Der Sachbeschluss steht, und die Klage gegen den Absenkungsbeschluss wird als unzulässig abgewiesen.

In derselben Entscheidung hat der Senat zudem bestätigt, dass auch in einer nur aus zwei Mitgliedern bestehenden Gemeinschaft bauliche Veränderungen einen vorherigen Beschluss voraussetzen – eine Klarstellung, die für Zweier-Gemeinschaften erhebliche praktische Bedeutung hat.

Die doppelte Fristenfalle für Anfechtungswillige

Aus dem Urteil folgt eine Regel, die jeder Beirat und jeder anfechtungswillige Eigentümer kennen muss: Beide Beschlüsse müssen fristgerecht angegriffen werden.

Die Anfechtungsfrist beträgt nach § 45 Satz 1 WEG einen Monat ab Beschlussfassung, die Begründungsfrist zwei Monate. Für den Absenkungsbeschluss läuft die Frist ab der Versammlung. Für den Umlaufbeschluss läuft sie ab dessen Zustandekommen beziehungsweise Verkündung.

Wer nur den Absenkungsbeschluss anficht, weil er ihn für den eigentlichen Fehler hält, produziert genau die Konstellation, die der BGH beschrieben hat: Der Umlaufbeschluss wird nach Ablauf der Monatsfrist bestandskräftig, und mit dieser Bestandskraft entfällt das Rechtsschutzbedürfnis für die laufende Klage gegen den Absenkungsbeschluss. Das Verfahren endet mit einer Klageabweisung – bei voller Kostenlast.

Die praktische Konsequenz für die Verwaltung: In der Beschlussaufforderung zum Umlaufverfahren sollte ausdrücklich auf den zugrunde liegenden Absenkungsbeschluss mit Datum und Tagesordnungspunkt verwiesen werden. Das schafft Transparenz und verhindert die spätere Behauptung, das abgesenkte Quorum sei nicht erkennbar gewesen.

Wann der Umlaufbeschluss zustande kommt: Verkündung und Wirksamkeit

Anders als in der Versammlung gibt es beim Umlaufverfahren keinen Versammlungsleiter, der ein Ergebnis verkündet. Das wirft die Frage auf, wann der Beschluss existiert und ab wann die Anfechtungsfrist läuft.

Der Bundesgerichtshof hat für die Versammlung mit Urteil vom 10. November 2023 (V ZR 51/23) klargestellt, dass der Verkündung des Beschlussergebnisses durch den Versammlungsleiter konstitutive und inhaltsfixierende Bedeutung zukommt – bei unterbliebener oder fehlerhafter Verkündung kommt die Kombination aus Anfechtungs- und Beschlussfeststellungsklage in Betracht. Diese Grundgedanken lassen sich auf das Umlaufverfahren übertragen: Es bedarf einer erkennbaren Feststellung des Abstimmungsergebnisses.

Für die Praxis heißt das: Die Verwaltung muss nach Ablauf der Rücklauffrist das Ergebnis feststellen und den Eigentümern mitteilen. Diese Mitteilung – üblicherweise per E-Mail oder Portalnachricht an alle Eigentümer – tritt funktional an die Stelle der Verkündung. Sie sollte enthalten:

• Wortlaut des Beschlussantrags
• Zahl der abgegebenen Stimmen, aufgeschlüsselt nach Ja, Nein, Enthaltung
• Feststellung, ob der Beschluss zustande gekommen ist
• Hinweis auf den zugrunde liegenden Absenkungsbeschluss
• Datum der Feststellung

Ohne diese Feststellung schwebt das Verfahren in der Luft: Niemand weiß, ob der Beschluss gilt, und niemand kann die Anfechtungsfrist sicher berechnen. Das ist ein vermeidbares Haftungsrisiko für die Verwaltung.

Praxisbeispiel: Aufzugsreparatur in einer Gemeinschaft mit 24 Einheiten

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft mit 24 Einheiten in einem sechsgeschossigen Gebäude hält im April ihre ordentliche Versammlung ab. Der Verwaltungsbeirat weist darauf hin, dass die Aufzugsanlage aus dem Baujahr 2001 stammt und die letzte Prüfung Hinweise auf einen bevorstehenden Ausfall der Steuerung enthielt. Ein konkreter Schaden liegt noch nicht vor, ein Angebot noch nicht.

Die Versammlung fasst unter TOP 9 folgenden Absenkungsbeschluss:

"Für die Beschlussfassung über die Beauftragung der Erneuerung der Aufzugssteuerung einschließlich erforderlicher Nebenarbeiten bis zu einem Gesamtbetrag von 42.000 Euro brutto genügt im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Verwaltung wird beauftragt, hierzu Angebote einzuholen und den Eigentümern mit dem Beschlussantrag zur Verfügung zu stellen."

Im September fällt die Steuerung aus. Die Verwaltung holt zwei Angebote ein, versendet am 14. September den Beschlussantrag nebst Angeboten per E-Mail und Portalnachricht mit Rücklauffrist bis zum 28. September. Bis zum Fristablauf gehen 19 Stimmen ein: 16 Ja, 2 Nein, 1 Enthaltung. Fünf Eigentümer antworten nicht.

Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG wäre der Beschluss gescheitert – fünf fehlende Zustimmungen. Auf Grundlage des Absenkungsbeschlusses ist er wirksam gefasst: Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen liegt vor. Die Verwaltung stellt das Ergebnis am 29. September fest, teilt es allen Eigentümern mit, trägt den Beschluss in die Beschluss-Sammlung ein und beauftragt den Aufzugsbauer. Die Anlage läuft nach elf Tagen wieder.

Ohne Absenkungsbeschluss hätte die Verwaltung eine außerordentliche Versammlung einberufen müssen. Bei einer Ladungsfrist von drei Wochen nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG, zuzüglich Raumsuche und Terminfindung, wäre der Aufzug rund sechs Wochen ausgefallen – in einem Sechsgeschosser mit mehreren älteren Bewohnern ein erheblicher Nutzungsausfall, der die Gemeinschaft zusätzlich Geld und Nerven gekostet hätte.

Praxisbeispiel: Der missglückte Absenkungsbeschluss

Eine andere Gemeinschaft, 31 Einheiten, fasst in der Versammlung folgenden Beschluss:

"Für Umlaufbeschlüsse genügt künftig die Mehrheit der abgegebenen Stimmen."

Diese Formulierung ist unwirksam. § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG erlaubt die Absenkung nur "für einen einzelnen Gegenstand". Eine generelle Absenkung auf Vorrat übersteigt die Beschlusskompetenz und ist deshalb nichtig, nicht nur anfechtbar.

Ein halbes Jahr später stützt die Verwaltung darauf einen Umlaufbeschluss über die Vergabe der Malerarbeiten im Treppenhaus für 18.500 Euro. Von 31 Eigentümern stimmen 14 ab, davon 9 mit Ja. Der Beschluss wird als gefasst festgestellt.

Ein Eigentümer ficht innerhalb der Monatsfrist den Umlaufbeschluss an. Nach den Grundsätzen des BGH-Urteils V ZR 190/25 führt die Nichtigkeit des Absenkungsbeschlusses zur Anfechtbarkeit des Sachbeschlusses. Da fristgerecht angefochten wurde, wird der Beschluss für ungültig erklärt. Die Malerarbeiten sind zu diesem Zeitpunkt bereits ausgeführt und bezahlt – die Gemeinschaft steht vor der unangenehmen Frage, wie die aufgewendeten Mittel behandelt werden und ob die Verwaltung wegen Verletzung ihrer Pflichten aus § 27 WEG in Anspruch genommen werden kann.

Der Fehler wäre durch eine einzige zusätzliche Zeile vermeidbar gewesen: die konkrete Bezeichnung des Gegenstands im Absenkungsbeschluss.

Grenzen: Wofür sich das Umlaufverfahren nicht eignet

Nicht jeder Gegenstand gehört ins Umlaufverfahren. Ungeeignet sind insbesondere:

Beschlüsse mit Beratungsbedarf. Wo Alternativen abzuwägen sind, wo Rückfragen an Fachplaner entstehen, wo einzelne Eigentümer erhebliche Einwände haben, führt das Umlaufverfahren zu schlechteren Entscheidungen. Die schriftliche Beschlussvorlage kann eine Aussprache nicht ersetzen.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan. Diese gehören nach der gesetzlichen Systematik in die Versammlung, weil das Einsichts- und Erläuterungsrecht der Eigentümer sonst leerläuft. Ein Umlaufbeschluss über die Abrechnung ist zwar nicht per se nichtig, entspricht aber regelmäßig nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist damit anfechtbar.

Verwalterbestellung und -abberufung. Auch hier spricht das Bedürfnis nach Aussprache und Kandidatenvorstellung klar gegen das Umlaufverfahren.

Bauliche Veränderungen mit erheblicher Kostenwirkung. Nach § 20 WEG bedürfen bauliche Veränderungen eines Beschlusses; das ist im Umlaufverfahren grundsätzlich möglich. Bei erheblichen Maßnahmen mit Kostenverteilungsfragen nach § 21 WEG ist die Versammlung aber der sachgerechte Ort.

Geeignet sind dagegen: eilige Erhaltungsmaßnahmen, Nachtragsbeauftragungen im bereits beschlossenen Rahmen, Zustimmungen zu Verträgen mit auslaufenden Fristen, Genehmigungen einzelner Rechnungen, Verfahrensentscheidungen ohne Konfliktpotenzial.

Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG

Umlaufbeschlüsse sind vollwertige Beschlüsse und deshalb nach § 24 Abs. 7 WEG in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen. Die Eintragung hat unverzüglich nach der Beschlussfassung zu erfolgen und muss den Wortlaut des Beschlusses, das Datum und eine fortlaufende Nummer enthalten.

Diese Pflicht wird in der Praxis häufig übersehen, weil Umlaufbeschlüsse nicht in einem Versammlungsprotokoll auftauchen. Die Folge ist eine lückenhafte Beschluss-Sammlung – mit unmittelbaren Konsequenzen: Erwerber, die sich vor dem Kauf über die Beschlusslage informieren, erhalten ein unvollständiges Bild. Ein neuer Verwalter übernimmt eine unklare Ausgangslage. Und die Gemeinschaft verliert den Überblick darüber, welche Regelungen tatsächlich gelten.

Nach § 24 Abs. 8 WEG haftet der Verwalter für Schäden, die durch eine unterlassene oder unrichtige Führung der Beschluss-Sammlung entstehen. Bei digitaler Verwaltung sollte die Eintragung deshalb als fester, nicht überspringbarer Schritt im Workflow "Umlaufbeschluss abschließen" hinterlegt sein.

Digitale Durchführung: E-Mail, Portal, elektronische Abstimmung

Das Umlaufverfahren ist der Beschlussweg, der sich am besten digitalisieren lässt – und zugleich derjenige, bei dem schlechte Prozesse am teuersten werden.

Ein sauber aufgesetzter digitaler Umlaufbeschluss sieht so aus:

1. Versand über einen definierten Kanal an alle Eigentümer, mit Lesebestätigung oder Zustellnachweis im Portal
2. Beschlussvorlage mit vollständigem Antragstext, Anlagen, Kostenübersicht, Verweis auf den Absenkungsbeschluss und klar benannter Rücklauffrist
3. Rücklauf über einen einzigen, eindeutig identifizierbaren Kanal
4. Erinnerung einige Tage vor Fristablauf an alle, die noch nicht abgestimmt haben
5. Auszählung mit dokumentiertem Zeitstempel je Stimme
6. Ergebnisfeststellung und Versand an alle Eigentümer
7. Eintragung in die Beschluss-Sammlung
8. Ablage der Rückläufe revisionssicher

Der Erinnerungsschritt ist wirtschaftlich der wichtigste. Die Rücklaufquote steigt in der Praxis deutlich, wenn drei Tage vor Fristablauf eine gezielte Erinnerung an die Nichtabstimmenden geht. Bei einem Verfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG entscheidet genau dieser Schritt über Erfolg oder Scheitern.

Zu beachten ist die datenschutzrechtliche Seite: Das Abstimmungsverhalten einzelner Eigentümer ist ein personenbezogenes Datum. Eine namentliche Auflistung "wer wie gestimmt hat" gehört nicht in eine Rundmail an alle. Mitgeteilt wird das aggregierte Ergebnis; die Einzelstimmen bleiben bei der Verwaltung und stehen im Rahmen des Einsichtsrechts nach § 18 Abs. 4 WEG zur Verfügung.

Typische Fehler und wie Verwaltungen sie vermeiden

Fehler 1: Absenkungsbeschluss zu unbestimmt. Vermeidung durch konkrete Bezeichnung des Gegenstands mit Kostenobergrenze.

Fehler 2: Rücklauffrist zu kurz. Zwei Wochen sind das praktische Minimum, drei Wochen die sichere Wahl. Bei kürzeren Fristen häufen sich verspätete Stimmen, deren Behandlung streitanfällig ist.

Fehler 3: Verspätete Stimmen werden mitgezählt. Nach Fristablauf eingehende Stimmen sind nicht zu berücksichtigen. Wer sie doch mitzählt, weil sie das Ergebnis "richtiger" machen, produziert einen anfechtbaren Beschluss.

Fehler 4: Kein Ergebnisversand. Ohne Feststellung und Mitteilung fehlt der Bezugspunkt für die Anfechtungsfrist.

Fehler 5: Beschlussantrag unklar formuliert. Im Umlaufverfahren gibt es keine Möglichkeit zur Nachfrage oder Antragsänderung. Der Text muss aus sich heraus verständlich und abstimmungsreif sein.

Fehler 6: Beschluss-Sammlung nicht gepflegt. Führt zu Haftungsrisiken nach § 24 Abs. 8 WEG.

Fehler 7: Umlaufverfahren als Konfliktvermeidungsstrategie. Der teuerste Fehler von allen.

Rechtslage & Referenzurteile

Gesetzliche Grundlagen

• § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG – Umlaufbeschluss, Zustimmung aller Eigentümer in Textform
• § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG – Absenkungsbeschluss für einen einzelnen Gegenstand
• § 23 Abs. 4 WEG – Nichtigkeit und Anfechtbarkeit von Beschlüssen
• § 126b BGB – Textform
• § 24 Abs. 7 und 8 WEG – Beschluss-Sammlung und Verwalterhaftung
• § 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
• §§ 44, 45 WEG – Beschlussklagen, Anfechtungs- und Begründungsfrist
• § 18 Abs. 4 WEG – Einsichtsrecht der Wohnungseigentümer
• § 20 WEG – Bauliche Veränderungen

Referenzurteile

• BGH, Urteil vom 17.07.2026 – V ZR 190/25: Der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG ist selbstständig mit der Beschlussmängelklage angreifbar. Seine gerichtliche Ungültigerklärung führt – ebenso wie seine Nichtigkeit – lediglich zur Anfechtbarkeit des nachfolgend im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit gefassten Beschlusses. Die Klage gegen den Absenkungsbeschluss wird mangels Rechtsschutzbedürfnisses unzulässig, sobald der Umlaufbeschluss über den bezeichneten Gegenstand bestandskräftig ist. Ferner: Auch in einer Zweier-Gemeinschaft sind bauliche Veränderungen nur mit vorherigem Beschluss zulässig.
• BGH, Urteil vom 10.11.2023 – V ZR 51/23: Der Verkündung des Beschlussergebnisses kommt konstitutive und inhaltsfixierende Bedeutung zu; bei unterbliebener oder fehlerhafter Verkündung schützt die Kombination aus Anfechtungs- und Beschlussfeststellungsklage.
• BGH, Urteil vom 24.04.2026 – V ZR 102/24: Wohnungseigentümer müssen vor der Beauftragung von Erhaltungsmaßnahmen nicht generell mehrere Vergleichsangebote einholen; maßgeblich ist, ob die vorhandenen Informationen angesichts Art, Dringlichkeit und Umständen der Maßnahme aus Sicht eines vernünftig und wirtschaftlich denkenden Eigentümers für die Entscheidung ausreichen. Diese Maßstäbe gelten auch für Beschlüsse im Umlaufverfahren.
• BGH, Urteil vom 17.07.2026 – V ZR 162/25: Wohnungseigentümer können grundsätzlich die Zustimmung zum Einbau eines Klima-Splitgeräts auf dem eigenen Balkon verlangen; gegen Lärmbelästigungen im Betrieb kann die Gemeinschaft gesondert vorgehen.

Checkliste

Vor dem Absenkungsbeschluss

• [ ] Ist absehbar, dass vor der nächsten Versammlung eine Entscheidung ansteht?
• [ ] Ist der Gegenstand konkret genug beschreibbar (Maßnahme, Umfang, Kostenobergrenze)?
• [ ] Ist der Gegenstand für ein Umlaufverfahren geeignet oder besteht Beratungsbedarf?
• [ ] Steht der Absenkungsbeschluss als eigener Tagesordnungspunkt auf der Einladung?

Beim Absenkungsbeschluss

• [ ] Gegenstand konkret und einzeln bezeichnet, keine Pauschalabsenkung
• [ ] Kostenobergrenze oder sonstige Begrenzung aufgenommen
• [ ] Beschluss ordnungsgemäß verkündet und protokolliert
• [ ] Eintragung in die Beschluss-Sammlung erfolgt

Beim Umlaufverfahren

• [ ] Beschlussantrag vollständig, verständlich und abstimmungsreif formuliert
• [ ] Alle Anlagen (Angebote, Pläne, Kostenübersicht) beigefügt
• [ ] Verweis auf den Absenkungsbeschluss mit Datum und TOP enthalten
• [ ] Rücklauffrist von mindestens zwei, besser drei Wochen gesetzt
• [ ] Rückkanal eindeutig benannt, Textform gewahrt
• [ ] Versand an sämtliche Eigentümer, aktuelle Adressliste geprüft
• [ ] Erinnerung an Nichtabstimmende vor Fristablauf versandt

Nach Fristablauf

• [ ] Nur fristgerecht eingegangene Stimmen ausgewertet
• [ ] Ergebnis festgestellt und dokumentiert
• [ ] Ergebnismitteilung an alle Eigentümer versandt
• [ ] Eintragung in die Beschluss-Sammlung vorgenommen
• [ ] Rückläufe revisionssicher archiviert
• [ ] Anfechtungsfrist notiert und Umsetzung erst danach oder mit Risikohinweis begonnen

Häufige Fragen (FAQ)

Genügt beim Umlaufbeschluss WEG wirklich eine einfache E-Mail?

Ja, sofern die Textform nach § 126b BGB gewahrt ist. Die Erklärung muss lesbar sein, die Person des Erklärenden muss genannt sein, und sie muss auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Eine E-Mail vom bekannten Absender mit klarer Zustimmung erfüllt diese Anforderungen. Eine eigenhändige Unterschrift ist seit der WEG-Reform nicht mehr erforderlich.

Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht antwortet?

Beim Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG scheitert der Beschluss, weil die Zustimmung sämtlicher Eigentümer fehlt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Liegt dagegen ein wirksamer Absenkungsbeschluss vor, zählen nur die abgegebenen Stimmen – Nichtantwortende bleiben unberücksichtigt und blockieren nicht.

Kann die Gemeinschaft das Quorum ein für alle Mal absenken?

Nein. § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG erlaubt die Absenkung ausdrücklich nur "für einen einzelnen Gegenstand". Ein pauschaler Beschluss, wonach künftig für alle Umlaufbeschlüsse die einfache Mehrheit genügt, überschreitet die Beschlusskompetenz und ist nichtig. Für jeden Gegenstand braucht es einen eigenen Absenkungsbeschluss.

Ab wann läuft die Anfechtungsfrist beim Umlaufbeschluss?

Ab dem Zustandekommen des Beschlusses, praktisch also ab der Feststellung und Mitteilung des Ergebnisses durch die Verwaltung. Deshalb ist die dokumentierte Ergebnisfeststellung so wichtig: Ohne sie lässt sich der Fristbeginn nicht sicher bestimmen, was für alle Beteiligten Rechtsunsicherheit bedeutet.

Muss ich sowohl den Absenkungsbeschluss als auch den Umlaufbeschluss anfechten?

Ja, wenn Sie das Ergebnis verhindern wollen. Nach dem BGH-Urteil vom 17. Juli 2026 wird die Klage gegen den Absenkungsbeschluss unzulässig, sobald der Umlaufbeschluss bestandskräftig geworden ist. Wer nur den Absenkungsbeschluss angreift und die Frist für den Sachbeschluss verstreichen lässt, verliert das Verfahren und trägt die Kosten.

Dürfen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan im Umlaufverfahren beschlossen werden?

Rechtlich ist es nicht per se ausgeschlossen, praktisch aber nicht zu empfehlen. Beide Gegenstände setzen Erläuterung und Rückfragemöglichkeit voraus. Ein entsprechender Umlaufbeschluss entspricht regelmäßig nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist damit anfechtbar. Diese Themen gehören in die Versammlung.

Muss ein Umlaufbeschluss in die Beschluss-Sammlung?

Ja. Umlaufbeschlüsse sind vollwertige Beschlüsse und nach § 24 Abs. 7 WEG unverzüglich mit Wortlaut, Datum und fortlaufender Nummer einzutragen. Unterbleibt die Eintragung, haftet der Verwalter nach § 24 Abs. 8 WEG für daraus entstehende Schäden.

Quellen & Rechtshinweis

Rechtsgrundlagen: Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der Fassung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) vom 16.10.2020, in Kraft seit 01.12.2020, insbesondere §§ 18, 20, 23, 24, 27, 44, 45 WEG; Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 126, 126b BGB.

Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 17.07.2026 – V ZR 190/25; BGH, Urteil vom 17.07.2026 – V ZR 162/25; BGH, Urteil vom 24.04.2026 – V ZR 102/24; BGH, Urteil vom 10.11.2023 – V ZR 51/23.

Rechtsstand: August 2026.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Bewertung eines konkreten Einzelfalls, insbesondere die Formulierung von Absenkungs- und Umlaufbeschlüssen sowie die Beurteilung von Anfechtungsrisiken, sollte mit einer im Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwältin oder einem entsprechend spezialisierten Rechtsanwalt abgestimmt werden.

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