Verwaltungsunterlagen Herausgabe: Was der alte Hausverwalter beim Wechsel schuldet

Auf einen Blick: Die Verwaltungsunterlagen Herausgabe ist der neuralgische Punkt jedes Verwalterwechsels. Rechtlich ist die Lage klar: Der ausgeschiedene Verwalter schuldet nach § 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB die vollständige und unentgeltliche Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen und des verwalteten Vermögens an die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütungsansprüche steht ihm nicht zu – Unterlagen dürfen nicht als Druckmittel eingesetzt werden. Praktisch scheitert die Übergabe trotzdem regelmäßig, weil die Rechtslage in einem Detail zugunsten des alten Verwalters ausfällt: Es handelt sich um eine Holschuld. Der alte Verwalter muss die Unterlagen nur geordnet, vollständig und abholfähig an seinem Geschäftssitz bereitstellen und einen zumutbaren Abholtermin benennen – versenden muss er sie nicht. Wer als Gemeinschaft nicht vorbereitet ist, verliert Wochen, kann keine Jahresabrechnung erstellen, keine Hausgelder korrekt zuordnen und keine laufenden Verträge bedienen. Dieser Beitrag zeigt, welche Unterlagen konkret geschuldet sind, wie ein Übergabeprotokoll aufgebaut sein muss und welche rechtlichen Mittel greifen, wenn die alte Verwaltung mauert.

Gliederung

1. Warum die Unterlagenübergabe über den Erfolg des Verwalterwechsels entscheidet
2. Die Anspruchsgrundlage: § 667 BGB und der Verwaltervertrag
3. Wer ist Anspruchsinhaber – die GdWE, nicht der einzelne Eigentümer
4. Kein Zurückbehaltungsrecht: Warum offene Rechnungen nicht zählen
5. Die Holschuld und ihre praktischen Folgen
6. Welche Unterlagen konkret herauszugeben sind
7. Digitale Unterlagen, Zugangsdaten und Portale
8. Das verwaltete Vermögen: Konten, Rücklage, Kassenbestand
9. Der Zeitpunkt: Wann der Anspruch fällig wird
10. Das Übergabeprotokoll als zentrales Instrument
11. Praxisbeispiel: Übergabe in einer Gemeinschaft mit 46 Einheiten
12. Praxisbeispiel: Wenn die alte Verwaltung nicht liefert
13. Rechtliche Mittel: Aufforderung, Klage, einstweilige Verfügung
14. Schadensersatz und wirtschaftliche Folgen der Verzögerung
15. Was der neue Verwalter in den ersten 100 Tagen prüfen muss
16. Rechtslage & Referenzurteile
17. Checkliste
18. Häufige Fragen (FAQ)
19. Quellen & Rechtshinweis

Warum die Unterlagenübergabe über den Erfolg des Verwalterwechsels entscheidet

Ein Verwalterwechsel ist selten ein freundschaftlicher Vorgang. In der überwiegenden Zahl der Fälle geht ihm eine Phase der Unzufriedenheit voraus: verspätete Abrechnungen, unbeantwortete Anfragen, nicht umgesetzte Beschlüsse, intransparente Kostenpositionen. Die Abberufung ist der Schlusspunkt eines Konflikts – und genau deshalb ist die anschließende Unterlagenübergabe so anfällig.

Für die Gemeinschaft steht dabei mehr auf dem Spiel, als es zunächst scheint. Ohne die Verwaltungsunterlagen kann der neue Verwalter:

• keine Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG erstellen, weil Kontoauszüge, Belege und Verbrauchsdaten fehlen
• keine Hausgeldrückstände geltend machen, weil die Zahlungshistorie unbekannt ist
• keine Erhaltungsmaßnahme beauftragen, weil Gewährleistungsfristen und Wartungsverträge nicht bekannt sind
• keine Auskunft an Erwerber geben, weil die Beschluss-Sammlung fehlt
• keine Versicherungsfälle abwickeln, weil Policen und Schadenshistorie fehlen

Die wirtschaftlichen Folgen sind konkret: verspätete Abrechnungen führen zu Liquiditätslücken, ungeltend gemachte Rückstände verjähren, versäumte Gewährleistungsfristen verwandeln Mängelansprüche in Erhaltungskosten der Gemeinschaft. Der Streit um Aktenordner ist in Wahrheit ein Streit um erhebliche Beträge.

Die Anspruchsgrundlage: § 667 BGB und der Verwaltervertrag

Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter nach § 675 BGB. Über die dortige Verweisung findet § 667 BGB Anwendung. Die Vorschrift bestimmt, dass der Beauftragte verpflichtet ist, dem Auftraggeber alles herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt.

Daraus folgt ein umfassender Herausgabeanspruch, der zwei Kategorien erfasst:

Erlangtes zur Ausführung des Auftrags: alle Unterlagen, die die Gemeinschaft dem Verwalter zur Verfügung gestellt hat oder die er in ihrem Auftrag von Dritten erhalten hat – Teilungserklärung, Aufteilungspläne, Versicherungspolicen, Verträge, Baupläne.

Erlangtes aus der Geschäftsbesorgung: alles, was der Verwalter im Rahmen seiner Tätigkeit selbst erstellt oder eingenommen hat – Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle, Korrespondenz, Buchhaltungsdaten, aber auch das verwaltete Geld.

Zusätzlich ergibt sich die Herausgabepflicht regelmäßig unmittelbar aus dem Verwaltervertrag, der in der Praxis eine entsprechende Klausel enthält. Fehlt sie, ändert das nichts: § 667 BGB gilt kraft Gesetzes.

Wichtig ist die Klarstellung zur Unentgeltlichkeit. Die Herausgabe ist Teil der geschuldeten Leistung und keine gesondert vergütungsfähige Zusatztätigkeit. Ein ausgeschiedener Verwalter, der für die Zusammenstellung der Unterlagen eine "Übergabepauschale" verlangt, hat dafür ohne ausdrückliche vertragliche Grundlage keinen Anspruch. Anders kann es liegen, wenn die Gemeinschaft über das geschuldete Maß hinaus zusätzliche Leistungen anfordert – etwa die nachträgliche Digitalisierung eines Papierarchivs oder die Erstellung von Auswertungen, die nicht Teil des Bestands sind.

Wer ist Anspruchsinhaber – die GdWE, nicht der einzelne Eigentümer

Seit der WEG-Reform ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) rechtsfähig und alleinige Trägerin der Verwaltungsrechte. Der Herausgabeanspruch steht deshalb der Gemeinschaft zu, nicht den einzelnen Eigentümern.

Praktisch bedeutet das: Ein einzelner Eigentümer kann nicht selbst auf Herausgabe der Verwaltungsunterlagen an sich klagen. Er hat lediglich ein Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG, das sich gegen die Gemeinschaft beziehungsweise den amtierenden Verwalter richtet und in dessen Geschäftsräumen auszuüben ist.

Geltend gemacht wird der Herausgabeanspruch durch den neuen Verwalter als Vertretungsorgan der GdWE nach § 9b WEG. Fehlt ein neuer Verwalter – etwa in der Übergangsphase oder bei Selbstverwaltung –, kann die Gemeinschaft durch Beschluss einen Eigentümer oder einen Rechtsanwalt zur Geltendmachung ermächtigen. Dieser Beschluss sollte vorsorglich bereits in der Versammlung gefasst werden, in der auch die Abberufung des alten und die Bestellung des neuen Verwalters erfolgt. Das spart im Konfliktfall mehrere Wochen.

Ein weiterer Punkt, der in der Praxis übersehen wird: Der Anspruch richtet sich gegen den Verwalter als Vertragspartner. Ist die Verwaltung eine GmbH, ist die GmbH Anspruchsgegnerin. Bei einer Insolvenz der Verwaltungsgesellschaft richtet sich der Anspruch gegen den Insolvenzverwalter; die Unterlagen der Gemeinschaft gehören nicht zur Insolvenzmasse, weil sie fremdes Eigentum sind – ein Aussonderungsrecht ist geltend zu machen.

Kein Zurückbehaltungsrecht: Warum offene Rechnungen nicht zählen

Der häufigste Konflikt beim Verwalterwechsel folgt einem festen Muster: Die alte Verwaltung erklärt, sie habe noch offene Vergütungsansprüche oder Aufwendungsersatzforderungen, und werde die Unterlagen herausgeben, sobald die Gemeinschaft gezahlt habe.

Diese Position ist rechtlich nicht haltbar. Dem ausgeschiedenen Verwalter steht an den Verwaltungsunterlagen kein Zurückbehaltungsrecht zu. Die Begründung liegt in der Natur der Sache: Die Unterlagen sind fremdes Eigentum der Gemeinschaft, sie sind für deren ordnungsmäßige Verwaltung unverzichtbar, und ihr Einbehalt würde die Gemeinschaft in eine Zwangslage bringen, die mit dem Treuecharakter des Geschäftsbesorgungsverhältnisses unvereinbar ist. Ein Verwalter, der Unterlagen als Faustpfand einsetzt, verhält sich pflichtwidrig.

Das gilt auch dann, wenn die Forderung des Verwalters berechtigt ist. Offene Vergütungsansprüche sind auf dem dafür vorgesehenen Weg durchzusetzen – durch Rechnungstellung, Mahnung und gegebenenfalls Klage. Sie berechtigen nicht dazu, die Arbeitsfähigkeit der Gemeinschaft zu blockieren.

Eine eng begrenzte Ausnahme betrifft Unterlagen, die der Verwalter zur eigenen Rechtsverteidigung benötigt. Auch hier gilt jedoch: Der Verwalter darf sich Kopien anfertigen, muss aber die Originale herausgeben. Er darf nicht die Originale behalten und der Gemeinschaft Kopien anbieten. Bei rein digitalen Beständen ist das unproblematisch, weil eine vollständige Kopie technisch trivial ist.

Die Holschuld und ihre praktischen Folgen

Der Punkt, an dem die Rechtslage zugunsten des ausgeschiedenen Verwalters ausfällt, ist der Leistungsort. Die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen ist eine Holschuld im Sinne des § 269 BGB. Der Leistungsort ist der Geschäftssitz des ausgeschiedenen Verwalters.

Konkret schuldet der alte Verwalter damit:

• die Unterlagen geordnet und vollständig zusammenzustellen
• sie an seinem Geschäftssitz abholbereit zu halten
• einen zumutbaren Abholtermin zu benennen
• den Zugang zu ermöglichen

Nicht geschuldet sind dagegen Versand, Transport oder Anlieferung beim neuen Verwalter. Wer als Gemeinschaft erwartet, dass die Ordner geliefert werden, wartet unter Umständen vergeblich – und der alte Verwalter befindet sich dabei nicht einmal im Verzug.

Die praktische Konsequenz ist erheblich, wenn Verwaltungssitz und Objekt weit auseinanderliegen. Bei einer Gemeinschaft in Hamburg und einer Verwaltung in München bedeutet das eine organisierte Abholung inklusive Transport. Diese Kosten trägt die Gemeinschaft.

Aus Sicht des neuen Verwalters lässt sich das gut steuern, wenn es früh eingeplant wird: Der Abholtermin sollte bereits im Zeitraum zwischen Beschlussfassung und Amtsantritt vereinbart werden. Ideal ist ein Termin, bei dem die Übergabe im Beisein von Vertretern beider Verwaltungen und möglichst eines Beiratsmitglieds erfolgt und protokolliert wird.

Zwei Punkte sind dabei häufig verhandelbar, obwohl sie nicht geschuldet sind: Viele professionelle Verwaltungen versenden die Unterlagen auf Wunsch gegen Kostenerstattung, und digitale Bestände werden ohnehin regelmäßig elektronisch übermittelt. Die Holschuld ist also eher ein Risiko für den Konfliktfall als der Regelfall.

Welche Unterlagen konkret herauszugeben sind

Der Umfang der Herausgabepflicht ist weit. Herauszugeben ist der gesamte objektbezogene Bestand. In der Praxis bewährt hat sich eine Gliederung in sechs Blöcke.

Block 1 – Grundlagen der Gemeinschaft

• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und allen Nachträgen
• Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung
• aktueller Grundbuchauszug beziehungsweise Eigentümerliste mit Adressen
• Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, vollständig und fortlaufend
• sämtliche Versammlungsprotokolle und Einladungen
• Nachweise über Umlaufbeschlüsse

Block 2 – Kaufmännische Verwaltung

• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der letzten Jahre
• Buchhaltungsdaten, Kontenblätter, Saldenlisten
• sämtliche Kontoauszüge des Gemeinschaftskontos und der Rücklagenkonten
• Belege zu allen Buchungen
• Hausgeldkonten je Einheit mit Zahlungshistorie und offenen Posten
• Unterlagen zu Mahnverfahren und titulierten Forderungen
• Entwicklung der Erhaltungsrücklage

Block 3 – Verträge

• Versorgungsverträge (Strom, Gas, Fernwärme, Wasser)
• Wartungsverträge (Aufzug, Heizung, Lüftung, Brandschutz, Tore)
• Dienstleistungsverträge (Reinigung, Winterdienst, Grünpflege, Hausmeister)
• Versicherungsverträge mit Policen, Nachträgen und Schadenshistorie
• Arbeitsverträge, sofern die Gemeinschaft Arbeitgeberin ist
• Dienstleistungs- und Messdienstverträge zur Heizkostenabrechnung

Block 4 – Technik und Bau

• Baupläne, Statik, Baubeschreibung
• Prüfberichte und Wartungsnachweise
• Sachverständigengutachten
• Unterlagen zu durchgeführten Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen
• Gewährleistungsunterlagen mit Fristenübersicht
• Energieausweis
• Schließplan und Schlüsselverzeichnis

Block 5 – Laufende Vorgänge

• offene Schadensfälle mit Korrespondenz
• laufende Gerichtsverfahren mit Akten und Anwaltskontakt
• offene Beschlüsse, die noch umzusetzen sind
• Korrespondenz mit Behörden
• Mängelanzeigen und deren Bearbeitungsstand

Block 6 – Digitales

• Zugangsdaten zum Online-Banking der Gemeinschaftskonten
• Zugänge zu Eigentümer- und Mieterportalen
• Kundenzugänge bei Energieversorgern und Messdienstleistern
• Codes und Berechtigungen für Schließanlagen und Zutrittssysteme
• objektbezogene E-Mail-Postfächer oder Weiterleitungen
• Datenexporte aus der Verwaltungssoftware in auswertbarem Format

Digitale Unterlagen, Zugangsdaten und Portale

Der sechste Block verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er in älteren Übergabeprotokollen häufig fehlt und weil er in der digitalisierten Verwaltung der wirtschaftlich wertvollste ist.

Objektbezogene digitale Unterlagen und Zugangsdaten unterfallen der Herausgabepflicht nach § 667 BGB genauso wie Papierordner. Das umfasst Codes für Schließanlagen, Zugänge zum WEG-Online-Banking, Mieter- und Eigentümerportale sowie Kundenkonten bei Energielieferanten, soweit sie dem Objekt zugeordnet sind.

Zwei Abgrenzungen sind dabei wichtig.

Objektbezogen ja, verwaltungsintern nein. Der Zugang zum Gemeinschaftskonto ist objektbezogen und geschuldet. Die interne Lizenz der Verwaltungssoftware, das eigene CRM oder die Prozessdokumentation der alten Verwaltung sind es nicht. Geschuldet ist aber ein vollständiger Datenexport der objektbezogenen Daten in einem lesbaren, weiterverarbeitbaren Format – nicht ein PDF-Konvolut, das eine maschinelle Übernahme praktisch verhindert.

Sicherheit vor Bequemlichkeit. Zugangsdaten sollten nicht per unverschlüsselter E-Mail übergeben werden. Sinnvoll ist die Übergabe im Rahmen des Übergabetermins mit anschließender sofortiger Änderung sämtlicher Passwörter durch den neuen Verwalter. Beim Online-Banking ist ohnehin eine Neulegitimation bei der Bank erforderlich; hier genügt die Information über Kontoverbindungen, Vollmachten und bestehende Daueraufträge sowie die Mitwirkung an der Löschung alter Vollmachten.

Ein häufig unterschätzter Punkt: Der alte Verwalter muss seine eigenen Zugriffsrechte beenden. Bleibt seine Vollmacht auf dem Gemeinschaftskonto bestehen oder behält er Portalzugänge, ist das ein Datenschutz- und Haftungsproblem. Der Widerruf sämtlicher Vollmachten gehört deshalb zwingend auf die Übergabeliste.

Das verwaltete Vermögen: Konten, Rücklage, Kassenbestand

§ 667 BGB erfasst nicht nur Unterlagen, sondern auch das verwaltete Vermögen. Der ausgeschiedene Verwalter schuldet die Herausgabe beziehungsweise die Verschaffung der Verfügungsgewalt über:

• die Gemeinschaftskonten mit vollständigem Guthaben
• die Konten der Erhaltungsrücklage
• etwaige Barkassenbestände
• Kautionen und Sicherheitsleistungen, die er für die Gemeinschaft verwahrt

Seit der WEG-Reform sind Konten zwingend auf den Namen der Gemeinschaft zu führen. Bei Altbeständen finden sich gelegentlich noch offene oder verdeckte Treuhandkonten auf den Namen der Verwaltung. Diese Konstruktion ist mit der geltenden Rechtslage nicht vereinbar und muss beim Wechsel bereinigt werden – hier ist besondere Sorgfalt geboten, weil in dieser Konstellation die Zuordnung der Mittel zur Gemeinschaft nachgewiesen werden muss.

Zum Vermögen gehört auch die vollständige Abrechnung über die Verwendung der Mittel. Der ausgeschiedene Verwalter schuldet nach § 666 BGB Rechenschaft. Praktisch heißt das: Er muss für den Zeitraum bis zu seinem Ausscheiden eine geordnete Buchhaltung übergeben, aus der sich alle Bewegungen nachvollziehen lassen. Ob er darüber hinaus eine vollständige Jahresabrechnung für ein Rumpfjahr schuldet, hängt vom Verwaltervertrag ab und sollte dort ausdrücklich geregelt sein – fehlt eine Regelung, führt das regelmäßig zu Streit über die Abgrenzung.

Der Zeitpunkt: Wann der Anspruch fällig wird

Der Herausgabeanspruch entsteht mit der Beendigung des Verwalteramts. Das ist der Zeitpunkt, zu dem die Bestellung endet – durch Zeitablauf, durch Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG oder durch Amtsniederlegung.

Zu beachten ist die Trennung von Bestellung und Vertrag. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Das Amt endet also möglicherweise früher als der Vertrag. Maßgeblich für den Herausgabeanspruch ist das Ende des Amtes, denn ab diesem Zeitpunkt fehlt dem Verwalter jede Berechtigung, die Unterlagen zu behalten.

Eine feste gesetzliche Frist für die Herausgabe gibt es nicht. Geschuldet ist die Übergabe "unverzüglich", also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis hat sich ein Zeitraum von zwei bis vier Wochen nach Amtsende als angemessen etabliert – bei großen Beständen mit umfangreichem Papierarchiv kann er etwas länger sein.

Verzug tritt ein, wenn die Gemeinschaft nach Fälligkeit mahnt und der alte Verwalter nicht leistet. Ab diesem Zeitpunkt haftet er für Verzögerungsschäden. Die Mahnung sollte deshalb frühzeitig, schriftlich und mit konkreter Fristsetzung erfolgen.

Das Übergabeprotokoll als zentrales Instrument

Ohne Protokoll ist die Übergabe wertlos. Wer Ordner entgegennimmt, ohne den Bestand zu dokumentieren, kann später nicht beweisen, was gefehlt hat – und trägt im Streitfall die Beweislast für die Unvollständigkeit.

Ein belastbares Übergabeprotokoll enthält:

• Datum, Ort und Uhrzeit der Übergabe
• Namen und Funktionen aller Anwesenden
• eine positionsweise Auflistung der übergebenen Unterlagen nach den sechs Blöcken
• Angaben zum Zeitraum, den die jeweiligen Unterlagen abdecken
• eine ausdrückliche Liste der fehlenden Positionen mit Nachreichfrist
• Bestätigung der übergebenen Zugangsdaten
• Bestätigung des Widerrufs aller Vollmachten
• Kontostände zum Übergabestichtag mit Kontoauszugsnachweis
• Unterschriften beider Seiten

Der wichtigste Teil ist die Fehlliste. Sie verwandelt eine unvollständige Übergabe in einen dokumentierten, durchsetzbaren Anspruch mit klarer Frist. Wer stattdessen pauschal "Unterlagen vollständig übernommen" unterschreibt, hat sich um seine Position gebracht.

Fotografieren Sie beim Übergabetermin die Ordnerrücken und Regalreihen. Diese Bilder sind später ein wirksames Beweismittel dafür, welcher Bestand tatsächlich übergeben wurde.

Praxisbeispiel: Übergabe in einer Gemeinschaft mit 46 Einheiten

Eine Gemeinschaft mit 46 Einheiten beschließt in der Versammlung am 12. März die Abberufung der bisherigen Verwaltung zum 31. März und die Bestellung einer neuen Verwaltung ab dem 1. April. Zugleich fasst sie einen Beschluss, mit dem die neue Verwaltung ausdrücklich ermächtigt wird, Ansprüche auf Herausgabe der Verwaltungsunterlagen gerichtlich geltend zu machen.

Die neue Verwaltung schreibt die alte am 13. März an, verweist auf § 667 BGB, listet die erwarteten Unterlagen nach den sechs Blöcken auf, bittet um Benennung eines Abholtermins bis zum 10. April und kündigt an, dass die Übergabe protokolliert wird.

Der Termin findet am 8. April am Geschäftssitz der alten Verwaltung statt. Anwesend sind je ein Mitarbeiter beider Verwaltungen und der Beiratsvorsitzende. Übergeben werden 31 Ordner, ein Datenträger mit dem Buchhaltungsexport und eine Liste der Zugangsdaten.

Im Protokoll werden vier Fehlpositionen aufgenommen: die Gewährleistungsunterlagen zur Tiefgaragensanierung von 2023, die Schadenshistorie der Gebäudeversicherung, die Wartungsnachweise der Lüftungsanlage für 2025 und die Kontoauszüge des Rücklagenkontos für das erste Quartal 2026. Nachreichfrist: 22. April. Die alte Verwaltung liefert drei Positionen fristgerecht nach; die Gewährleistungsunterlagen folgen nach einer Erinnerung am 29. April.

Ergebnis: Die neue Verwaltung ist Anfang Mai vollständig arbeitsfähig, die Jahresabrechnung für 2025 kann fristgerecht erstellt werden, und zwei Gewährleistungsfristen aus der Tiefgaragensanierung werden rechtzeitig erkannt und gesichert. Der Aufwand für die strukturierte Vorbereitung: etwa vier Arbeitsstunden.

Praxisbeispiel: Wenn die alte Verwaltung nicht liefert

Eine Gemeinschaft mit 18 Einheiten beruft ihre Verwaltung nach anhaltenden Konflikten zum 30. Juni ab. Die alte Verwaltung erklärt schriftlich, sie habe noch Vergütungsansprüche für zwei Quartale in Höhe von rund 4.800 Euro offen und werde die Unterlagen nach Zahlungseingang übergeben.

Die neue Verwaltung reagiert in drei Stufen.

Stufe 1 – Anwaltliche Aufforderung mit Fristsetzung. Ein Schreiben stellt klar, dass ein Zurückbehaltungsrecht an Verwaltungsunterlagen nicht besteht, setzt eine Frist von zehn Tagen zur Benennung eines Abholtermins und kündigt gerichtliche Schritte sowie die Geltendmachung von Verzögerungsschäden an. Die Berechtigung der Vergütungsforderung wird ausdrücklich offengelassen und auf den dafür vorgesehenen Weg verwiesen.

Stufe 2 – Einstweilige Verfügung für den dringenden Kernbestand. Da die Frist zur Erstellung der Jahresabrechnung läuft und die Gemeinschaft Hausgeldrückstände nicht bearbeiten kann, wird eine einstweilige Verfügung beantragt. Diese ist auf den dringend benötigten Kernbestand beschränkt – Kontoauszüge, Hausgeldkonten, Beschluss-Sammlung, laufende Verträge – und zielt auf befristete Herausgabe oder auf das Recht, beim ausgeschiedenen Verwalter Kopien zu fertigen. Das Landgericht Frankfurt hat sich mit dieser Konstellation im Beschluss vom 2. März 2020 (2-09 T 52/20) befasst.

Stufe 3 – Hauptsacheklage auf vollständige Herausgabe. Parallel wird die Klage auf Herausgabe des Gesamtbestands vorbereitet, verbunden mit einem Antrag auf Feststellung der Schadensersatzpflicht für Verzögerungsschäden.

In der Mehrzahl der Fälle endet der Konflikt bereits nach Stufe 1 oder mit dem Eingang des Verfügungsantrags, weil die Rechtslage eindeutig ist und der ausgeschiedene Verwalter das Kostenrisiko erkennt.

Rechtliche Mittel: Aufforderung, Klage, einstweilige Verfügung

Die schriftliche Aufforderung ist der notwendige erste Schritt. Sie muss den Anspruch benennen, die geschuldeten Unterlagen konkret bezeichnen und eine angemessene Frist setzen. Pauschale Aufforderungen ohne Aufstellung sind schwächer, weil sie im Prozess nicht als hinreichend bestimmt gelten.

Die Herausgabeklage ist das Hauptsacheverfahren. Zuständig ist nach § 43 Abs. 2 Nr. 2 WEG das Amtsgericht am Ort des Grundstücks. Der Klageantrag muss die herauszugebenden Unterlagen so genau bezeichnen, dass ein späterer Vollstreckungstitel vollstreckbar ist. Das ist die praktische Hürde: Eine Verurteilung zur Herausgabe "sämtlicher Verwaltungsunterlagen" ist zu unbestimmt. Deshalb ist die vorherige Bestandsaufnahme so wichtig – sie liefert die Formulierung des Antrags.

Die einstweilige Verfügung kommt in besonderen Eilfällen in Betracht. Sie ist auf das dringend Erforderliche beschränkt: die Herausgabe wichtiger Unterlagen für einen befristeten Zeitraum von etwa drei mal 24 Stunden oder die Berechtigung des neuen Verwalters, sich beim ausgeschiedenen Verwalter Kopien anzufertigen. Voraussetzung ist ein glaubhaft gemachter Verfügungsgrund – etwa eine drohende Verjährung, eine ablaufende Gewährleistungsfrist oder die Unmöglichkeit, fristgebundene Pflichten zu erfüllen.

Die Vollstreckung erfolgt bei Herausgabetiteln über den Gerichtsvollzieher nach § 883 ZPO. Bei Auskunfts- und Datenherausgabepflichten kommt die Vollstreckung durch Zwangsgeld nach § 888 ZPO in Betracht.

Schadensersatz und wirtschaftliche Folgen der Verzögerung

Verzögert der ausgeschiedene Verwalter die Herausgabe schuldhaft, haftet er nach den §§ 280, 286 BGB auf Ersatz des Verzögerungsschadens. Ersatzfähig sind typischerweise:

• Rechtsverfolgungskosten einschließlich Anwalts- und Gerichtskosten
• Mehraufwand der neuen Verwaltung für die Rekonstruktion fehlender Daten
• Kosten für die Neubeschaffung von Unterlagen bei Dritten, etwa Kontoauszugsduplikate bei der Bank
• Schäden aus verjährten Hausgeldforderungen, die mangels Datengrundlage nicht rechtzeitig geltend gemacht werden konnten
• Schäden aus abgelaufenen Gewährleistungsfristen

Der wirtschaftlich gravierendste Posten ist regelmäßig der letzte. Verjährt ein Gewährleistungsanspruch aus einer Sanierung, weil die Fristenübersicht fehlte, verwandelt sich ein Mängelbeseitigungsanspruch gegen den Handwerker in eine Erhaltungsmaßnahme zulasten der Gemeinschaft. Bei einer Fassaden- oder Tiefgaragensanierung geht es dabei schnell um fünfstellige Beträge.

Umgekehrt gilt: Die Gemeinschaft trifft eine Schadensminderungspflicht. Wer Kontoauszugsduplikate bei der Bank beschaffen kann, muss das tun und kann nicht untätig zusehen, wie der Schaden wächst. Die Kosten dieser Ersatzbeschaffung sind dann aber erstattungsfähig.

Was der neue Verwalter in den ersten 100 Tagen prüfen muss

Die Übergabe ist nicht mit der Entgegennahme der Ordner beendet. In den ersten Monaten ist der übernommene Bestand systematisch zu prüfen.

Woche 1 bis 2: Kontovollmachten neu legitimieren, alte Vollmachten widerrufen, Passwörter aller Portalzugänge ändern, Kontostände mit dem Übergabeprotokoll abgleichen, Adressliste der Eigentümer verifizieren.

Woche 3 bis 6: Hausgeldkonten je Einheit auf Plausibilität prüfen, offene Posten und Verjährungsfristen erfassen, laufende Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen in eine Fristenübersicht überführen, Versicherungsschutz auf Aktualität prüfen.

Woche 7 bis 12: Beschluss-Sammlung auf Vollständigkeit und Umsetzungsstand prüfen, offene Beschlüsse identifizieren, Gewährleistungsfristen aus abgeschlossenen Maßnahmen erfassen und terminieren, Prüf- und Wartungsintervalle in einen Kalender überführen, Zustand der Erhaltungsrücklage bewerten.

Diese Prüfung deckt in der Praxis regelmäßig zwei bis fünf relevante Lücken auf – nicht selten Positionen, die der Gemeinschaft unmittelbar Geld sparen. Sie ist zugleich die letzte Gelegenheit, Nachforderungen gegenüber der alten Verwaltung zu stellen, solange die Erinnerung an den Übergabetermin noch frisch und die Beweislage gut ist.

Rechtslage & Referenzurteile

Gesetzliche Grundlagen

• § 667 BGB – Herausgabepflicht des Beauftragten
• § 666 BGB – Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
• § 675 BGB – Entgeltliche Geschäftsbesorgung
• § 269 BGB – Leistungsort, Grundlage der Holschuld
• §§ 280, 286 BGB – Schadensersatz und Verzug
• § 26 Abs. 3 WEG – Abberufung des Verwalters, Ende des Verwaltervertrags
• § 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
• § 9b WEG – Vertretung der Gemeinschaft
• § 18 Abs. 4 WEG – Einsichtsrecht der Wohnungseigentümer
• § 24 Abs. 7 und 8 WEG – Beschluss-Sammlung und Verwalterhaftung
• § 28 Abs. 2 WEG – Jahresabrechnung
• § 43 Abs. 2 WEG – Zuständigkeit in Wohnungseigentumssachen
• §§ 883, 888 ZPO – Vollstreckung von Herausgabe- und Handlungspflichten
• §§ 935, 940 ZPO – Einstweilige Verfügung

Referenzurteile

• BGH, Urteil vom 15.07.2011 – V ZR 21/11: Überlässt der Verwalter einem Wohnungseigentümer Verwaltungsunterlagen zur Prüfung außerhalb der Geschäftsräume, kommt regelmäßig ein Leihvertrag zustande; der Verwalter kann die Herausgabe im eigenen Namen verlangen. Die Entscheidung verdeutlicht, dass die Unterlagen der Gemeinschaft zugeordnet bleiben und ihre Weitergabe rechtlich geordnet erfolgen muss.
• BGH, Urteil vom 11.02.2011 – V ZR 66/10: Grundsätze zur Reichweite von Ansprüchen im Verhältnis Verwalter und Gemeinschaft.
• LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 02.03.2020 – 2-09 T 52/20: Befasst sich mit der Durchsetzung der Herausgabe von Verwaltungsunterlagen im Eilverfahren.
• LG Berlin, Urteil vom 13.10.2020 – 85 S 2/19: Wird im Zusammenhang mit der Herausgabepflicht des ausgeschiedenen Verwalters herangezogen.

Ergänzender Hinweis: Zur Frage des Zurückbehaltungsrechts existiert keine einheitlich zitierte höchstrichterliche Leitentscheidung; die ganz herrschende instanzgerichtliche Rechtsprechung und die Literatur verneinen ein Zurückbehaltungsrecht des ausgeschiedenen Verwalters an den Verwaltungsunterlagen. Für den konkreten Einzelfall ist anwaltliche Prüfung zu empfehlen.

Checkliste

Vor dem Verwalterwechsel

• [ ] Abberufungsbeschluss und Bestellungsbeschluss sauber gefasst und protokolliert
• [ ] Ermächtigungsbeschluss zur gerichtlichen Geltendmachung des Herausgabeanspruchs gefasst
• [ ] Verwaltervertrag auf Regelungen zur Übergabe und Schlussabrechnung geprüft
• [ ] Erwartete Unterlagen nach den sechs Blöcken aufgelistet

Aufforderung an die alte Verwaltung

• [ ] Schriftliche Aufforderung mit Verweis auf § 667 BGB versandt
• [ ] Konkrete Liste der erwarteten Unterlagen beigefügt
• [ ] Angemessene Frist zur Benennung eines Abholtermins gesetzt
• [ ] Hinweis auf Protokollierung der Übergabe aufgenommen
• [ ] Hinweis, dass kein Zurückbehaltungsrecht besteht, aufgenommen

Beim Übergabetermin

• [ ] Vertreter der neuen Verwaltung und mindestens ein Beiratsmitglied anwesend
• [ ] Positionsweise Aufnahme der übergebenen Unterlagen im Protokoll
• [ ] Zeiträume je Unterlagenkategorie dokumentiert
• [ ] Fehlliste mit konkreter Nachreichfrist aufgenommen
• [ ] Zugangsdaten übergeben und Empfang bestätigt
• [ ] Kontostände zum Stichtag mit Auszugsnachweis festgehalten
• [ ] Widerruf aller Vollmachten der alten Verwaltung bestätigt
• [ ] Ordnerrücken und Bestand fotografiert
• [ ] Protokoll von beiden Seiten unterschrieben

Nach der Übergabe

• [ ] Passwörter aller Portalzugänge geändert
• [ ] Bankvollmachten neu legitimiert, alte gelöscht
• [ ] Fehlpositionen nach Fristablauf angemahnt
• [ ] Hausgeldrückstände und Verjährungsfristen erfasst
• [ ] Gewährleistungsfristen in eine Terminübersicht überführt
• [ ] Beschluss-Sammlung auf Vollständigkeit geprüft
• [ ] Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen erfasst
• [ ] Verzögerungsschäden dokumentiert, falls eingetreten

Häufige Fragen (FAQ)

Darf der alte Verwalter die Unterlagen zurückhalten, bis offene Rechnungen bezahlt sind?

Nein. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen steht dem ausgeschiedenen Verwalter nicht zu. Die Unterlagen sind Eigentum der Gemeinschaft und für deren ordnungsmäßige Verwaltung unverzichtbar. Offene Vergütungsansprüche muss der Verwalter auf dem üblichen Weg durchsetzen – durch Rechnung, Mahnung und gegebenenfalls Klage. Er darf sie nicht als Druckmittel einsetzen.

Muss der alte Verwalter die Unterlagen zuschicken?

Nein. Die Herausgabe ist eine Holschuld. Der ausgeschiedene Verwalter muss die Unterlagen lediglich geordnet, vollständig und abholfähig an seinem Geschäftssitz bereitstellen und einen zumutbaren Abholtermin benennen. Transport und Abholung organisiert und bezahlt die Gemeinschaft. Viele professionelle Verwaltungen versenden auf Wunsch gegen Kostenerstattung – ein Anspruch darauf besteht aber nicht.

Was kostet die Verwaltungsunterlagen Herausgabe die Gemeinschaft?

Die Zusammenstellung und Bereitstellung selbst ist unentgeltlich geschuldet; eine "Übergabepauschale" kann der alte Verwalter ohne ausdrückliche vertragliche Grundlage nicht verlangen. Kosten entstehen der Gemeinschaft für Abholung und Transport sowie gegebenenfalls für zusätzlich angeforderte Leistungen, die über den geschuldeten Bestand hinausgehen.

Gehören digitale Zugangsdaten auch zu den herauszugebenden Unterlagen?

Ja, soweit sie objektbezogen sind. Dazu zählen Zugänge zum Online-Banking der Gemeinschaftskonten, Eigentümer- und Mieterportale, Kundenkonten bei Energieversorgern und Messdienstleistern sowie Codes für Schließanlagen. Nicht geschuldet sind verwaltungsinterne Systeme wie Softwarelizenzen oder das eigene CRM. Geschuldet ist aber ein vollständiger, weiterverarbeitbarer Datenexport der objektbezogenen Daten.

Wie lange darf die Übergabe dauern?

Eine feste gesetzliche Frist existiert nicht; geschuldet ist die Herausgabe unverzüglich nach Ende des Verwalteramts. In der Praxis gelten zwei bis vier Wochen als angemessen, bei sehr umfangreichen Papierarchiven etwas länger. Nach fruchtloser Mahnung tritt Verzug ein, und der alte Verwalter haftet für Verzögerungsschäden.

Kann ein einzelner Eigentümer die Herausgabe verlangen?

Nein. Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der einzelne Eigentümer hat lediglich ein Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG gegenüber der Gemeinschaft beziehungsweise dem amtierenden Verwalter. Die Geltendmachung des Herausgabeanspruchs erfolgt durch den neuen Verwalter oder eine durch Beschluss ermächtigte Person.

Was tun, wenn die alte Verwaltung insolvent ist?

Die Verwaltungsunterlagen und das Gemeinschaftsvermögen gehören nicht zur Insolvenzmasse, weil sie fremdes Eigentum sind. Der Anspruch richtet sich gegen den Insolvenzverwalter und ist als Aussonderungsrecht geltend zu machen. Wegen der Fristen und der besonderen verfahrensrechtlichen Anforderungen sollte in dieser Konstellation frühzeitig anwaltliche Unterstützung eingeschaltet werden.

Quellen & Rechtshinweis

Rechtsgrundlagen: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 269, 280, 286, 666, 667, 675 BGB; Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der Fassung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) vom 16.10.2020, in Kraft seit 01.12.2020, insbesondere §§ 9b, 18, 24, 26, 27, 28, 43 WEG; Zivilprozessordnung (ZPO), insbesondere §§ 883, 888, 935, 940 ZPO.

Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 15.07.2011 – V ZR 21/11; BGH, Urteil vom 11.02.2011 – V ZR 66/10; LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 02.03.2020 – 2-09 T 52/20; LG Berlin, Urteil vom 13.10.2020 – 85 S 2/19.

Rechtsstand: August 2026.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Beurteilung eines konkreten Übergabekonflikts, insbesondere die Formulierung von Klageanträgen und die Bewertung von Verzögerungsschäden, sollte mit einer im Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwältin oder einem entsprechend spezialisierten Rechtsanwalt abgestimmt werden.

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Die EXTRA Immobilien Gruppe steht als digitale Technologieverwaltung für eine WEG-Verwaltung, die den Übergang von der alten zur neuen Verwaltung als strukturierten Prozess führt und nicht als Kistenschieben. Beim Thema Verwaltungsunterlagen Herausgabe übernehmen wir für Eigentümergemeinschaften die vollständige Steuerung des Wechsels – von der Aufforderung an die bisherige Verwaltung über den protokollierten Übergabetermin bis zur systematischen Prüfung des übernommenen Bestands.

Warum EXTRA Immobilien die richtige Wahl ist

• Strukturierte Anforderungsliste aller geschuldeten Unterlagen vor dem Übergabetermin
• Protokollierte Übergabe mit dokumentierter Fehlliste und verbindlicher Nachreichfrist
• Konsequente Sicherung von Zugangsdaten, Kontovollmachten und Portalzugängen
• Systematische Erfassung von Gewährleistungs-, Verjährungs- und Kündigungsfristen
• Digitale Archivierung des gesamten Bestands mit Zugriff für Beirat und Eigentümer
• Persönliche Ansprechpartner, die den Wechsel begleiten, statt anonymer Ticketnummern

Ihr persönlicher Ansprechpartner: Daniel Mathiesen, EXTRA Immobilien Gruppe

Ihre Gemeinschaft steht vor einem Verwalterwechsel oder die alte Verwaltung rückt die Unterlagen nicht heraus? Wir strukturieren die Anforderung, führen den Übergabetermin protokolliert durch und sorgen dafür, dass Ihre Gemeinschaft vom ersten Tag an vollständig arbeitsfähig ist.

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