Vollmacht Eigentümerversammlung: Textform, Grenzen und Zurückweisung nach § 25 Abs. 3 WEG

Auf einen Blick: Die Vollmacht zur Eigentümerversammlung ist seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) formal deutlich einfacher geworden: § 25 Abs. 3 WEG verlangt nur noch Textform nach § 126b BGB. Eine E-Mail, eine Nachricht über das Eigentümerportal oder ein Fax genügen – eine mündliche Bevollmächtigung dagegen nicht. Praktisch entscheidend ist nicht mehr die Form, sondern die Frage, wer vertreten darf: Enthält die Gemeinschaftsordnung eine Vertretungsklausel, begrenzt sie den Kreis der zulässigen Bevollmächtigten. Der BGH hat mit Urteil vom 28. Juni 2019 (V ZR 250/18) entschieden, dass solche Klauseln bei juristischen Personen ergänzend auszulegen sind. Mit Urteil vom 8. März 2024 (V ZR 80/23) stellte er zudem klar, dass Beschlüsse einer sogenannten Vertreterversammlung nicht schon deshalb nichtig sind, weil Eigentümer nur über eine Vollmacht an den Verwalter teilnehmen konnten. Fehler bei der Vollmachtsprüfung führen selten zur Nichtigkeit, sehr häufig aber zur erfolgreichen Anfechtung nach § 44 WEG.

Gliederung

1. Warum die Vollmacht der häufigste Anfechtungsgrund der Praxis ist
2. Die Formvorschrift: Textform nach § 25 Abs. 3 WEG
3. Wer darf bevollmächtigt werden – und wer nicht
4. Vertretungsklauseln in der Gemeinschaftsordnung
5. Juristische Personen als Eigentümer: das BGH-Urteil V ZR 250/18
6. Die Prüfung in der Versammlung und das Zurückweisungsrecht
7. Der Verwalter als Bevollmächtigter: Chancen und Interessenkonflikte
8. Weisungsgebundenheit, Blankovollmacht und Untervollmacht
9. Widerruf und nachträgliches Erscheinen des Eigentümers
10. Vollmacht in der virtuellen und hybriden Versammlung
11. Praxisbeispiel: 42 Einheiten, eine zurückgewiesene Vollmacht, ein gekippter Beschluss
12. Rechenbeispiel: Wie Vollmachten Mehrheiten verschieben
13. Rechtslage & Referenzurteile
14. Checkliste
15. Häufige Fragen

Warum die Vollmacht der häufigste Anfechtungsgrund der Praxis ist

Wer sich Beschlussanfechtungsverfahren in der Sache ansieht, stellt fest: Der Streit dreht sich häufig nicht um den Inhalt des Beschlusses, sondern um die Frage, ob er überhaupt ordnungsgemäß zustande gekommen ist. Und dabei steht die Vertretung in der Versammlung ganz weit oben.

Der Grund ist strukturell. In einer Eigentümerversammlung mit 40 Einheiten erscheinen typischerweise 15 bis 25 Eigentümer persönlich. Der Rest ist entweder gar nicht vertreten oder eben über eine Vollmacht. Damit hängen Beschlussfähigkeit, Mehrheiten und im Zweifel die gesamte Versammlung an einem Stapel Papier, den der Versammlungsleiter unter Zeitdruck prüfen muss. Jede falsch beurteilte Vollmacht verschiebt das Stimmergebnis – und wenn sich später herausstellt, dass ein Vertreter zu Unrecht zugelassen oder zu Unrecht abgewiesen wurde, ist der Beschluss anfechtbar, sofern sich der Fehler auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann.

Die WEG-Reform hat die formalen Anforderungen abgesenkt, das Konfliktpotenzial aber nicht beseitigt. Sie hat es nur verlagert: weg von der Frage „schriftlich oder nicht" hin zu den Fragen „wer darf" und „was ist nachzuweisen".

Die Formvorschrift: Textform nach § 25 Abs. 3 WEG

§ 25 Abs. 3 WEG bestimmt, dass eine Vollmacht zur Vertretung in der Eigentümerversammlung zu ihrer Wirksamkeit der Textform bedarf. Vor der Reform verlangten viele Gemeinschaftsordnungen Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift; abweichende Regelungen in der Teilungserklärung sind heute an der gesetzlichen Vorgabe zu messen.

Textform nach § 126b BGB setzt voraus:

• eine lesbare Erklärung,
• in der die Person des Erklärenden genannt ist,
• auf einem dauerhaften Datenträger, der es dem Empfänger ermöglicht, die Erklärung so aufzubewahren, dass sie ihm während eines angemessenen Zeitraums zugänglich ist und unverändert wiedergegeben werden kann.

Eine eigenhändige Unterschrift ist ausdrücklich nicht erforderlich. Damit genügen in der Praxis:

• eine E-Mail des Eigentümers an den Verwalter,
• ein Telefax,
• eine über das digitale Eigentümerportal abgegebene Erklärung,
• ein Messenger-Nachricht, sofern der Erklärende erkennbar ist,
• selbstverständlich weiterhin das klassische unterschriebene Formular.

Nicht ausreichend ist die rein mündliche oder telefonische Bevollmächtigung. Wer in der Versammlung erklärt, Herr Müller aus Wohnung 12 habe ihn eben am Telefon bevollmächtigt, kann kein Stimmrecht ausüben.

Praktisch wichtig: Die Textform betrifft die Erteilung der Vollmacht, nicht zwingend deren Nachweis in der Versammlung. Beides ist streng zu unterscheiden – ein Punkt, an dem in der Praxis viel schiefgeht und auf den weiter unten ausführlich eingegangen wird.

Wer darf bevollmächtigt werden – und wer nicht

Der gesetzliche Ausgangspunkt ist liberal: Ohne abweichende Regelung kann jede geschäftsfähige Person bevollmächtigt werden. Der Ehepartner, ein anderer Eigentümer, der Mieter, ein Rechtsanwalt, der Verwalter, ein Nachbar, ein Familienmitglied – die Auswahl ist frei.

Diese Freiheit hat einen erkennbaren Nachteil. Die Eigentümerversammlung ist nichtöffentlich; sie dient dem internen Austausch über Angelegenheiten, die die Eigentümer teils sehr persönlich betreffen, etwa Hausgeldrückstände einzelner Miteigentümer. Wenn beliebige Dritte über Vollmachten Zugang erhalten, kollidiert das mit dem berechtigten Interesse an Vertraulichkeit. Genau deshalb enthalten sehr viele Gemeinschaftsordnungen eine Beschränkung.

Gesetzliche Vertretung ist von der Vollmachtsproblematik zu unterscheiden. Bei minderjährigen Eigentümern handeln die Eltern kraft Gesetzes, bei betreuten Personen der Betreuer im Rahmen seines Aufgabenkreises, bei einer GmbH der Geschäftsführer als Organ. Diese Personen benötigen keine Vollmacht, sondern weisen ihre Vertretungsmacht nach – etwa durch Handelsregisterauszug oder Betreuerausweis. Vertretungsklauseln in der Gemeinschaftsordnung können die organschaftliche Vertretung nicht ausschließen.

Bei Miteigentum mehrerer Personen an einer Einheit – etwa Eheleuten als Bruchteilseigentümern – ist das Stimmrecht einheitlich auszuüben. Die Miteigentümer müssen sich intern einigen; kommt keine Einigung zustande, gilt die Stimme als nicht abgegeben. In der Praxis bevollmächtigt üblicherweise ein Miteigentümer den anderen.

Vertretungsklauseln in der Gemeinschaftsordnung

Die klassische Klausel lautet sinngemäß: „Ein Wohnungseigentümer kann sich in der Versammlung nur durch seinen Ehegatten, einen anderen Wohnungseigentümer oder den Verwalter vertreten lassen."

Solche Klauseln sind grundsätzlich zulässig. Sie dürfen die Vertretung aber nicht praktisch unmöglich machen. Die Rechtsprechung hat dazu mehrere Leitlinien entwickelt:

Restriktive Auslegung ist geboten. Da die Klausel ein Recht des Eigentümers einschränkt, ist sie im Zweifel eng auszulegen. Sie darf nicht dazu führen, dass ein Eigentümer faktisch von der Willensbildung ausgeschlossen wird.

Unpraktikable Klauseln erfordern ergänzende Auslegung. Ist der Eigentümer ledig, wohnt weit entfernt, kennt keinen anderen Eigentümer und will gerade nicht den Verwalter bevollmächtigen, läuft die Klausel leer. In dieser Konstellation ist regelmäßig eine erweiternde Auslegung geboten – etwa auf nahe Angehörige oder einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Berufsträger wie einen Rechtsanwalt.

Bevollmächtigung eines Rechtsanwalts. Wenn ein Eigentümer aus konkretem Anlass rechtlich beraten wird, spricht viel dafür, dass die Vertretung durch den Rechtsanwalt zuzulassen ist, auch wenn die Klausel ihn nicht ausdrücklich nennt. Der Anwalt unterliegt der Verschwiegenheitspflicht; das Schutzinteresse der Klausel ist damit gewahrt.

Änderung der Klausel. Seit der WEG-Reform kann die Gemeinschaftsordnung durch Vereinbarung geändert werden; für eine Änderung durch Beschluss bedarf es einer Öffnungsklausel oder einer gesetzlichen Beschlusskompetenz. Wer eine zeitgemäße Regelung will, sollte die Klausel im Rahmen einer ohnehin anstehenden Anpassung der Gemeinschaftsordnung mitbehandeln.

Juristische Personen als Eigentümer: das BGH-Urteil V ZR 250/18

Vertretungsklauseln sind erkennbar auf natürliche Personen zugeschnitten. Was gilt, wenn eine GmbH, eine AG oder eine Genossenschaft Eigentümerin ist? Der Bundesgerichtshof hat diese Frage mit Urteil vom 28. Juni 2019 – V ZR 250/18 entschieden.

Der Sachverhalt: Eine Teilungserklärung beschränkte die Vertretung auf Ehegatten, andere Wohnungseigentümer und den Verwalter. Eine juristische Person als Eigentümerin wollte sich durch einen Mitarbeiter vertreten lassen, der nicht ihr Organvertreter war – und zwar durch einen Mitarbeiter einer konzernzugehörigen Tochtergesellschaft, die mit der Verwaltung der Sondereigentumseinheiten betraut war.

Der BGH entschied: Die Vertretungsregelung ist für juristische Personen lückenhaft, weil sie ersichtlich auf natürliche Personen zugeschnitten ist. Diese Lücke ist durch ergänzende Vertragsauslegung zu schließen. Im Ergebnis ist die Klausel regelmäßig dahin auszulegen, dass sich eine juristische Person nicht nur durch ihre Organvertreter, sondern auch durch einen ihrer Mitarbeiter vertreten lassen kann – und darüber hinaus auch durch einen Mitarbeiter einer konzernzugehörigen Tochtergesellschaft, wenn diese mit der Verwaltung der betreffenden Sondereigentumseinheiten befasst ist.

Für die Verwaltungspraxis folgt daraus: Erscheint ein Mitarbeiter einer eigentümerseitigen Gesellschaft mit einer Vollmacht, ist er auch bei enger Vertretungsklausel grundsätzlich zuzulassen. Der Versammlungsleiter sollte sich die Konzernzugehörigkeit und den Verwaltungsauftrag allerdings darlegen lassen und dies protokollieren.

Die Prüfung in der Versammlung und das Zurückweisungsrecht

Hier liegt der praktisch heikelste Punkt. Zu unterscheiden sind zwei Ebenen:

Ebene 1 – Wirksamkeit der Bevollmächtigung. Sie richtet sich nach §§ 164 ff. BGB in Verbindung mit § 25 Abs. 3 WEG. Die Vollmacht wird durch empfangsbedürftige Willenserklärung gegenüber dem Bevollmächtigten (Innenvollmacht) oder gegenüber dem Dritten (Außenvollmacht) erteilt, § 167 Abs. 1 BGB. Erforderlich ist Textform.

Ebene 2 – Nachweis in der Versammlung. Davon zu trennen ist die Frage, ob der Versammlungsleiter den Vertreter zulassen muss, wenn dieser die Vollmacht nicht vorlegen kann. Nach § 174 BGB kann ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter vornimmt, zurückgewiesen werden, wenn er keine Vollmachtsurkunde vorlegt – es sei denn, der Vollmachtgeber hat den Erklärungsempfänger von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt.

Die Stimmabgabe ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Die ganz überwiegende Auffassung bejaht deshalb ein Zurückweisungsrecht des Versammlungsleiters in entsprechender Anwendung des § 174 BGB, wenn kein Nachweis der Bevollmächtigung vorgelegt wird.

Damit ergeben sich klare Handlungsregeln:

• Legt der Vertreter eine Vollmacht in Textform vor – ausgedruckte E-Mail, Formular, Portalausdruck –, ist er zuzulassen.
• Hat der Eigentümer die Vollmacht direkt gegenüber dem Verwalter angezeigt, etwa per E-Mail vorab, entfällt das Zurückweisungsrecht nach § 174 Satz 2 BGB. Der Verwalter ist informiert; der Vertreter muss nichts mehr vorlegen.
• Kann der Vertreter nichts vorlegen und liegt auch keine vorherige Anzeige vor, darf der Versammlungsleiter zurückweisen. Er muss es nicht – aber wenn er zulässt und die Vollmacht tatsächlich nicht bestand, sind die betroffenen Beschlüsse anfechtbar.
• Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, praktisch also sofort bei Eintritt in die Versammlung und vor der ersten Abstimmung. Wer einen Vertreter über zwei Tagesordnungspunkte hinweg mitstimmen lässt und ihn erst beim dritten zurückweist, handelt widersprüchlich.

Die sicherste Lösung ist organisatorisch, nicht juristisch: Der Verwalter sollte mit der Einladung ein Vollmachtsformular versenden und die Eigentümer bitten, erteilte Vollmachten vorab per E-Mail anzuzeigen. Dann ist die Ebene-2-Problematik in aller Regel erledigt.

Der Verwalter als Bevollmächtigter: Chancen und Interessenkonflikte

Die Bevollmächtigung des Verwalters ist verbreitet und in vielen Gemeinschaftsordnungen sogar ausdrücklich vorgesehen. Sie sichert Beschlussfähigkeit und Handlungsfähigkeit – und sie birgt strukturelle Interessenkonflikte.

Unproblematisch ist die Verwaltervollmacht bei sachlichen Tagesordnungspunkten: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Erhaltungsmaßnahmen, Auftragsvergaben an Dritte.

Problematisch wird sie, wenn der Verwalter in eigener Sache betroffen ist:

• Wiederbestellung des Verwalters: Der Verwalter stimmt hier über seinen eigenen Vertrag mit ab. Ein gesetzliches Stimmverbot besteht für den bevollmächtigten Verwalter nicht ohne Weiteres, weil er fremde Stimmrechte ausübt. Ordnungsgemäß ist es gleichwohl, wenn er sich der Stimme enthält oder nur nach ausdrücklicher Weisung abstimmt.
• Entlastung des Verwalters: Gleiche Problematik. Hier ist eine Stimmausübung ohne konkrete Weisung besonders angreifbar.
• Geltendmachung von Ansprüchen gegen den Verwalter: Nach § 25 Abs. 4 WEG ist ein Wohnungseigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen, wenn die Beschlussfassung die Vornahme eines auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bezüglichen Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits gegen ihn betrifft. Diese Wertung ist auf den bevollmächtigten Verwalter zu übertragen, soweit es um Ansprüche gegen ihn selbst geht.

Die saubere Lösung: weisungsgebundene Vollmacht. Das Vollmachtsformular sollte für jeden Tagesordnungspunkt ein Feld für Ja, Nein und Enthaltung vorsehen. Damit ist der Verwalter gebunden, der Eigentümerwille bleibt gewahrt und der Konflikt entschärft.

Weisungsgebundenheit, Blankovollmacht und Untervollmacht

Weisungsgebundene Vollmacht. Der Eigentümer erteilt Vollmacht und gibt zugleich vor, wie abzustimmen ist. Weisungswidrige Stimmabgabe ist im Außenverhältnis dennoch wirksam – die Vollmacht besteht ja –, begründet aber Schadensersatzansprüche im Innenverhältnis. Der Beschluss selbst wird dadurch nicht anfechtbar.

Blankovollmacht. Eine Vollmacht ohne Weisung ist zulässig. Sie überträgt dem Bevollmächtigten das Ermessen. Riskant wird sie, wenn Tagesordnungspunkte behandelt werden, die der Eigentümer bei Erteilung nicht absehen konnte – etwa Beschlüsse zu einem in der Versammlung neu gestellten Antrag. Eigentümer sollten deshalb wenigstens zu den kostenrelevanten Punkten eine Weisung erteilen.

Untervollmacht. Ob der Bevollmächtigte seinerseits einen Dritten bevollmächtigen darf, hängt vom Inhalt der Vollmacht ab. Ohne ausdrückliche Gestattung ist die Erteilung einer Untervollmacht im Zweifel unzulässig, weil die Auswahl des Vertreters auf einem persönlichen Vertrauensverhältnis beruht. Wer Untervollmacht zulassen will, muss das im Formular ausdrücklich vorsehen.

Mehrere Bevollmächtigte. Ein Eigentümer kann mehrere Personen bevollmächtigen. Erscheinen sie gleichzeitig, darf das Stimmrecht für die betreffende Einheit nur einheitlich ausgeübt werden. Widersprüchliche Stimmabgaben führen dazu, dass die Stimme als nicht abgegeben gilt.

Anzahl der Vollmachten je Vertreter. Das Gesetz begrenzt nicht, wie viele Eigentümer eine Person vertreten darf. Eine Gemeinschaftsordnung kann eine Höchstzahl festlegen – etwa „höchstens drei Vollmachten je Vertreter". Solche Klauseln sind zulässig, sollten aber daraufhin geprüft werden, ob sie die Vertretung nicht praktisch vereiteln.

Widerruf und nachträgliches Erscheinen des Eigentümers

Die Vollmacht ist nach § 168 Satz 2 BGB grundsätzlich frei widerruflich, sofern nichts anderes bestimmt ist. Der Widerruf kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber dem Verwalter erklärt werden und ist an keine Form gebunden – auch wenn die Erteilung Textform erfordert.

Praktisch bedeutsam ist der konkludente Widerruf durch Erscheinen: Betritt der Eigentümer während der Versammlung den Raum und meldet sich zu Wort, liegt darin regelmäßig ein Widerruf der erteilten Vollmacht. Ab diesem Zeitpunkt übt er sein Stimmrecht selbst aus. Bereits abgegebene Stimmen des Vertreters bleiben wirksam; sie werden nicht rückwirkend beseitigt.

Der Versammlungsleiter sollte den Zeitpunkt des Eintreffens und des Widerrufs protokollieren. Fehlt diese Dokumentation, entsteht später Streit darüber, welche Beschlüsse mit welcher Stimmenzahl gefasst wurden.

Zu beachten: Eine unwiderrufliche Vollmacht ist zwar theoretisch möglich, in der Eigentümerversammlung aber problematisch, weil sie den Eigentümer dauerhaft von der eigenen Stimmrechtsausübung ausschließt. Sie sollte in der Praxis nicht verwendet werden.

Vollmacht in der virtuellen und hybriden Versammlung

Seit dem 17. Oktober 2024 können die Wohnungseigentümer nach § 23 Abs. 1a WEG mit qualifizierter Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren rein virtuell stattfinden. Die Vollmachtsproblematik verschwindet dadurch nicht – sie verändert nur ihre Gestalt.

Nachweis in der virtuellen Versammlung. Ein physisches Vorlegen der Vollmacht ist nicht möglich. Der Nachweis muss daher vorab erfolgen, in der Regel per E-Mail oder über das Eigentümerportal. Verwaltungen sollten in der Einladung eine Frist setzen – etwa 24 oder 48 Stunden vor Versammlungsbeginn – und darauf hinweisen, dass später eingehende Vollmachten nur berücksichtigt werden können, soweit die technische Zuschaltung des Vertreters noch möglich ist.

Identität und Zugang. Der Vertreter benötigt einen eigenen Zugang. Verwaltungen sollten personalisierte Zugangsdaten vergeben und diese nicht weiterreichen lassen, damit Teilnehmerliste und Stimmrechtsausübung nachvollziehbar bleiben.

Hybride Versammlung. Nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG kann beschlossen werden, dass Eigentümer auch online teilnehmen dürfen, während die Präsenzversammlung stattfindet. Hier gilt beides parallel: Vor-Ort-Vertreter legen die Vollmacht vor, Online-Vertreter weisen sie vorab nach.

Das BGH-Urteil vom 8. März 2024 – V ZR 80/23 ist in diesem Zusammenhang aufschlussreich. Dort hatte ein Verwalter während der Pandemie zu einer „schriftlichen" Versammlung geladen und die Eigentümer gebeten, ihm Vollmacht und Weisung zu erteilen. Fünf von 24 Eigentümern taten dies; die Kläger nicht. In der Versammlung war nur der Verwalter anwesend und fasste mit den Vollmachtsstimmen mehrere Beschlüsse. Der BGH entschied, dass die so gefassten Beschlüsse nicht nichtig sind, allein weil die Eigentümer nur über eine Vollmacht an den Verwalter teilnehmen konnten. Zugleich betonte er, dass eine Eigentümerversammlung im Grundsatz eine Zusammenkunft voraussetzt; ob die reine Vertreterlösung anfechtbar gewesen wäre, ließ er offen. Für die Praxis heißt das: Die Vollmachtslösung rettet die Beschlüsse vor der Nichtigkeit, sie ersetzt aber keine ordnungsgemäß durchgeführte Versammlung.

Praxisbeispiel: 42 Einheiten, eine zurückgewiesene Vollmacht, ein gekippter Beschluss

Eine Gemeinschaft mit 42 Einheiten beschließt über eine Fassadensanierung mit einem Volumen von 680.000 Euro, finanziert über eine Sonderumlage. Die Gemeinschaftsordnung enthält die klassische Klausel: Vertretung nur durch Ehegatte, anderen Eigentümer oder Verwalter.

Eigentümerin der Einheiten 7 und 8 ist eine GmbH. Zur Versammlung erscheint eine Mitarbeiterin, die nicht Geschäftsführerin ist, mit einer per E-Mail übermittelten Vollmacht der Geschäftsführung. Der Versammlungsleiter weist sie zurück – die Klausel nenne nur Ehegatte, Eigentümer oder Verwalter.

Der Beschluss über die Sonderumlage wird mit 19 Ja- zu 17 Nein-Stimmen gefasst. Die GmbH ficht an. Sie beruft sich auf die BGH-Entscheidung V ZR 250/18: Die Vertretungsklausel sei für juristische Personen lückenhaft und ergänzend dahin auszulegen, dass auch eine Vertretung durch Mitarbeiter zulässig ist.

Das Gericht folgt dieser Argumentation. Die Zurückweisung war rechtswidrig; die GmbH hätte mit zwei Stimmen gegen den Beschluss stimmen können. Damit ist nicht auszuschließen, dass der Fehler das Ergebnis beeinflusst hat – bei 19 zu 17 hätte das Ergebnis bei 19 zu 19 zur Ablehnung geführt. Der Beschluss wird für ungültig erklärt.

Die Folgekosten sind erheblich: Die Sanierung verzögert sich um mindestens eine Versammlungsperiode, die Gemeinschaft trägt die Verfahrenskosten, und ein bereits eingeholtes Angebot mit Preisbindung läuft aus. Der eigentliche Fehler kostete den Versammlungsleiter fünf Minuten Prüfung.

Rechenbeispiel: Wie Vollmachten Mehrheiten verschieben

Angenommen, eine Gemeinschaft hat 30 Einheiten. Es gilt das Kopfprinzip, jede Einheit hat eine Stimme. Zur Versammlung erscheinen 14 Eigentümer persönlich, 9 weitere sind über Vollmacht vertreten, 7 sind nicht vertreten.

Bei einem einfachen Mehrheitsbeschluss zählen nur die abgegebenen Stimmen; Enthaltungen bleiben außer Betracht. Werden 3 Enthaltungen abgegeben, entscheiden 20 Stimmen – die einfache Mehrheit liegt bei 11.

Die 9 Vollmachtsstimmen machen damit 45 Prozent der abgegebenen Stimmen aus. Vereint eine einzelne Person mehrere Vollmachten auf sich – etwa der Verwalter mit 6 Vollmachten –, kontrolliert sie allein 30 Prozent der abgegebenen Stimmen. Bei einem Beschluss über die eigene Wiederbestellung ist das eine Konstellation, die jede Gemeinschaft vermeiden sollte.

Für qualifizierte Mehrheiten – etwa die Dreiviertelmehrheit nach § 23 Abs. 1a WEG für die virtuelle Versammlung – verschiebt sich das Bild zusätzlich, weil dort auf die abgegebenen Stimmen abgestellt wird und wenige Vollmachtsstimmen den Ausschlag geben können.

Die Konsequenz für die Praxis: Vollmachtsstimmen sind kein Randphänomen, sondern in vielen Gemeinschaften der Faktor, der über Mehrheiten entscheidet. Ihre saubere Erfassung ist deshalb keine Formalie.

Rechtslage & Referenzurteile

§ 25 Abs. 3 WEG. Die Vollmacht zur Vertretung in der Eigentümerversammlung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Die Vorschrift wurde durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) mit Wirkung zum 1. Dezember 2020 neu gefasst und hat das zuvor teils geltende Schriftformerfordernis abgelöst.

§ 126b BGB. Definiert die Textform: lesbare Erklärung, Nennung der Person des Erklärenden, dauerhafter Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich.

§§ 164 ff., 167, 168, 174 BGB. Allgemeines Stellvertretungsrecht. § 167 Abs. 1 BGB regelt die Erteilung, § 168 BGB Erlöschen und Widerruf, § 174 BGB das Zurückweisungsrecht bei fehlender Vorlage der Vollmachtsurkunde.

§ 25 Abs. 4 WEG. Stimmrechtsausschluss, wenn die Beschlussfassung ein Rechtsgeschäft mit dem betreffenden Eigentümer oder die Einleitung beziehungsweise Erledigung eines Rechtsstreits gegen ihn betrifft.

§ 23 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 1a WEG. Grundlage für hybride beziehungsweise rein virtuelle Eigentümerversammlungen. Die Möglichkeit der rein virtuellen Versammlung besteht seit dem 17. Oktober 2024 und setzt einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen voraus, befristet auf höchstens drei Jahre.

§ 44 WEG. Beschlussklage. Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben und innerhalb von zwei Monaten zu begründen. Fehler bei der Vollmachtsprüfung führen zur Ungültigerklärung, wenn sich der Fehler auf das Beschlussergebnis ausgewirkt haben kann.

BGH, Urteil vom 28. Juni 2019 – V ZR 250/18. Eine Bestimmung der Teilungserklärung, die die Vertretung in der Eigentümerversammlung auf Ehegatten, andere Wohnungseigentümer und den Verwalter beschränkt, ist bei juristischen Personen als Eigentümerinnen lückenhaft, weil sie erkennbar auf natürliche Personen zugeschnitten ist. Die Lücke ist durch ergänzende Vertragsauslegung zu schließen. Die Klausel ist regelmäßig dahin auszulegen, dass sich die juristische Person nicht nur durch Organvertreter, sondern auch durch einen Mitarbeiter vertreten lassen kann – und zwar auch durch einen Mitarbeiter einer konzernzugehörigen Tochtergesellschaft, die mit der Verwaltung der Sondereigentumseinheiten betraut ist.

BGH, Urteil vom 8. März 2024 – V ZR 80/23. Während der Corona-Pandemie gefasste Beschlüsse einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sind nicht allein deshalb nichtig, weil die Wohnungseigentümer nur durch Erteilung einer Vollmacht an den Verwalter an der Versammlung teilnehmen konnten. Der Verwalter hatte zu einer „schriftlichen" Versammlung geladen und um Vollmacht nebst Weisung gebeten; fünf von 24 Eigentümern erteilten Vollmacht, in der Versammlung war nur der Verwalter anwesend. Der BGH betonte zugleich, dass eine Eigentümerversammlung im Grundsatz eine Zusammenkunft voraussetzt, und ließ offen, ob die reine Vertreterlösung anfechtbar gewesen wäre.

Checkliste

Vor der Versammlung

• [ ] Vertretungsklausel in Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung prüfen und ihren genauen Wortlaut bereithalten
• [ ] Vollmachtsformular mit der Einladung versenden – mit Weisungsfeldern (Ja/Nein/Enthaltung) je Tagesordnungspunkt
• [ ] Eigentümer bitten, erteilte Vollmachten vorab per E-Mail oder Portal anzuzeigen (entschärft § 174 BGB)
• [ ] Bei virtueller oder hybrider Versammlung: Nachweisfrist von 24–48 Stunden vorab setzen
• [ ] Eingegangene Vollmachten in einer Vollmachtsliste erfassen: Einheit, Vollmachtgeber, Bevollmächtigter, Datum, Weisung ja/nein

Zu Beginn der Versammlung

• [ ] Teilnehmerliste führen und Vertretungsverhältnisse ausdrücklich vermerken
• [ ] Vollmachten auf Textform, Vollmachtgeber, Reichweite und Datum prüfen
• [ ] Bei juristischen Personen: Organstellung oder Mitarbeitereigenschaft und Verwaltungsauftrag klären
• [ ] Etwaige Zurückweisung unverzüglich und vor der ersten Abstimmung erklären und protokollieren
• [ ] Beschlussfähigkeit unter Einbeziehung der Vollmachtsstimmen feststellen

Während der Versammlung

• [ ] Bei nachträglichem Erscheinen des Eigentümers: Zeitpunkt und Widerruf protokollieren
• [ ] Bei mehreren Bevollmächtigten einer Einheit auf einheitliche Stimmabgabe achten
• [ ] Bei Beschlüssen zu Verwalterwiederbestellung, Entlastung oder Ansprüchen gegen den Verwalter: Weisungsbindung dokumentieren oder Enthaltung
• [ ] Stimmergebnisse getrennt nach Ja, Nein, Enthaltung festhalten

Nach der Versammlung

• [ ] Vollmachtsliste als Anlage zum Protokoll nehmen
• [ ] Vollmachten revisionssicher archivieren
• [ ] Bei streitigen Zurückweisungen: Begründung schriftlich festhalten für ein mögliches Anfechtungsverfahren

Häufige Fragen (FAQ)

Reicht eine E-Mail als Vollmacht für die Eigentümerversammlung?

Ja. § 25 Abs. 3 WEG verlangt Textform nach § 126b BGB, und eine E-Mail erfüllt diese Anforderung, sofern der Vollmachtgeber erkennbar ist. Eine eigenhändige Unterschrift oder ein eingescanntes Formular sind nicht erforderlich. Anders liegt es bei einer rein mündlichen oder telefonischen Bevollmächtigung – die ist unwirksam.

Darf der Verwalter unbegrenzt viele Vollmachten annehmen?

Das Gesetz enthält keine Obergrenze. Eine Gemeinschaftsordnung kann eine Höchstzahl festlegen. Unabhängig davon sollte der Verwalter bei einer hohen Zahl von Vollmachten stets auf weisungsgebundene Vollmachten drängen und sich bei Beschlüssen in eigener Sache – Wiederbestellung, Entlastung, Ansprüche gegen ihn – zurückhalten. Alles andere lädt zur Anfechtung ein.

Was tun, wenn die Gemeinschaftsordnung nur Ehegatte, Eigentümer oder Verwalter zulässt und keiner davon infrage kommt?

Solche Klauseln sind restriktiv auszulegen und dürfen die Vertretung nicht praktisch unmöglich machen. Ist der Eigentümer ledig, ortsfern und will den Verwalter nicht bevollmächtigen, ist regelmäßig eine erweiternde Auslegung geboten – etwa auf nahe Angehörige oder einen Rechtsanwalt, der ohnehin der Verschwiegenheitspflicht unterliegt. Bei juristischen Personen greift zusätzlich die vom BGH in V ZR 250/18 entwickelte ergänzende Auslegung.

Kann ein Mieter den Eigentümer in der Versammlung vertreten?

Ohne einschränkende Vertretungsklausel ja, denn dann ist die Auswahl des Bevollmächtigten frei. Enthält die Gemeinschaftsordnung eine Klausel, die den Kreis auf Ehegatte, Eigentümer und Verwalter begrenzt, ist der Mieter regelmäßig nicht vertretungsberechtigt – gerade weil die Nichtöffentlichkeit der Versammlung geschützt werden soll.

Was passiert, wenn ein Vertreter zu Unrecht zurückgewiesen wurde?

Die in seiner Abwesenheit gefassten Beschlüsse sind anfechtbar, wenn nicht auszuschließen ist, dass sich der Fehler auf das Ergebnis ausgewirkt hat. Bei knappen Mehrheiten ist das praktisch immer der Fall. Nichtig sind die Beschlüsse dagegen in aller Regel nicht – sie bleiben wirksam, wenn niemand innerhalb eines Monats nach § 44 WEG Klage erhebt.

Kann eine erteilte Vollmacht widerrufen werden?

Ja, nach § 168 Satz 2 BGB grundsätzlich jederzeit und formlos. Der Widerruf kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber dem Verwalter erklärt werden. Erscheint der Eigentümer während der Versammlung, liegt darin regelmäßig ein konkludenter Widerruf; bereits abgegebene Stimmen des Vertreters bleiben aber wirksam.

Muss der Bevollmächtigte den Weisungen des Eigentümers folgen?

Im Innenverhältnis ja – bei Verstoß macht er sich schadensersatzpflichtig. Im Außenverhältnis ist eine weisungswidrige Stimmabgabe jedoch wirksam, weil die Vollmacht besteht. Der Beschluss wird durch die Weisungsverletzung nicht anfechtbar. Wer sicher sein will, sollte die Vollmacht ausdrücklich auf bestimmte Tagesordnungspunkte begrenzen.

Quellen & Rechtshinweis

Rechtsgrundlagen: Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere § 23 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 1a (hybride und virtuelle Versammlung), § 24 (Einberufung und Leitung), § 25 Abs. 3 und Abs. 4 (Vollmacht, Stimmrechtsausschluss), § 44 (Beschlussklage); Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), §§ 126b, 164 ff., 167, 168, 174; Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) vom 16. Oktober 2020, in Kraft seit 1. Dezember 2020; Gesetz zur Ermöglichung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen, in Kraft seit 17. Oktober 2024.

Rechtsprechung: BGH, Urteil vom 28. Juni 2019 – V ZR 250/18 (ergänzende Auslegung von Vertretungsklauseln bei juristischen Personen); BGH, Urteil vom 8. März 2024 – V ZR 80/23 (Nichtigkeit von in einer Vertreterversammlung gefassten Beschlüssen während der Corona-Pandemie).

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Darstellung gibt den Rechtsstand August 2026 wieder. Da Vertretungsklauseln in Teilungserklärungen sehr unterschiedlich formuliert sind und ihre Auslegung vom Einzelfall abhängt, sollte vor einer Zurückweisung in der Versammlung oder vor Erhebung einer Anfechtungsklage anwaltlicher Rat eingeholt werden.

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• Strukturierte Versammlungsleitung mit dokumentierter Teilnehmer- und Vollmachtsliste als Protokollanlage
• Zurückhaltung bei Beschlüssen in eigener Sache: Wiederbestellung und Entlastung nur nach ausdrücklicher Weisung
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