Verwaltungsbeirat in der WEG: Aufgaben, Befugnisse und Haftung nach § 29 WEG

Auf einen Blick: Der Verwaltungsbeirat ist das Bindeglied zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwaltung. Seine Rechtsgrundlage ist § 29 WEG, der durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) mit Wirkung zum 01.12.2020 grundlegend neu gefasst wurde. Seither ist die Zahl der Beiratsmitglieder nicht mehr auf drei festgelegt, sondern von der Gemeinschaft frei bestimmbar; aus dem Kreis der Mitglieder werden ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt. Die Kernaufgabe beschreibt § 29 Abs. 2 WEG: Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben; Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er prüfen und mit einer Stellungnahme versehen, bevor die Versammlung darüber beschließt. Entscheidend für die Praxis ist die Haftungsprivilegierung des § 29 Abs. 3 WEG: Unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Zugleich gilt: Der Beirat vertritt die Gemeinschaft nicht nach außen – die Vertretung regelt § 9b WEG – und er kann dem Verwalter keine Weisungen erteilen.

Gliederung

1. Warum der Verwaltungsbeirat nach der WEG-Reform neu zu denken ist
2. Rechtsgrundlage und Zusammensetzung nach § 29 Abs. 1 WEG
3. Bestellung, Amtszeit und Abberufung durch Beschluss
4. Die Aufgaben im Einzelnen: Unterstützung und Überwachung
5. Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
6. Die Belegprüfung als Kernstück der Kontrolle
7. Praxisbeispiel 1: Belegprüfung deckt eine Fehlbuchung auf
8. Grenzen der Beiratstätigkeit: keine Vertretung, keine Weisung
9. Praxisbeispiel 2: Eigenmächtige Auftragsvergabe durch ein Beiratsmitglied
10. Haftung nach § 29 Abs. 3 WEG und Versicherungsschutz
11. Entlastung des Beirats und ihre Rechtsfolgen
12. Der Beirat in der virtuellen Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG
13. Rechtslage, Checkliste und häufige Fragen

Warum der Verwaltungsbeirat nach der WEG-Reform neu zu denken ist

In vielen Gemeinschaften ist der Verwaltungsbeirat ein Gremium, dessen Rolle mehr aus Gewohnheit als aus dem Gesetz abgeleitet wird. Man kennt ihn als denjenigen, der „die Abrechnung prüft" und „mit dem Verwalter spricht". Was er darf, was er muss und wofür er einsteht, wird selten präzise beantwortet – bis es zum Streit kommt. Genau dann zeigt sich, dass § 29 WEG ein sehr genau umrissenes Aufgabenprofil vorgibt und dass Überschreitungen dieses Profils erhebliche persönliche Folgen haben können.

Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz hat die Norm zum 01.12.2020 an mehreren Stellen verändert. Drei Punkte sind zentral. Erstens ist die frühere starre Vorgabe von drei Mitgliedern entfallen: Die Gemeinschaft kann heute einen Ein-Personen-Beirat ebenso bestellen wie ein fünf- oder siebenköpfiges Gremium. Zweitens hat der Gesetzgeber die Aufgabenbeschreibung geschärft und die Überwachung des Verwalters ausdrücklich als eigenständige Funktion benannt. Drittens – und praktisch am wichtigsten – wurde mit § 29 Abs. 3 WEG eine Haftungsprivilegierung eingeführt, die unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.

Diese Privilegierung ist die Antwort des Gesetzgebers auf ein praktisches Problem: Ohne sie war es zunehmend schwierig, Eigentümer für das Ehrenamt zu gewinnen, weil das Haftungsrisiko in keinem Verhältnis zur unentgeltlichen Tätigkeit stand. Wer heute in einen Beirat gewählt wird, sollte allerdings verstehen, dass die Privilegierung an eine Bedingung geknüpft ist – die Unentgeltlichkeit – und dass sie grob fahrlässiges Verhalten gerade nicht deckt.

Für die Gemeinschaft selbst ist der Beirat mehr als ein Kontrollorgan. Er ist der einzige dauerhaft handlungsfähige Ansprechpartner zwischen zwei Versammlungen, er kennt die Historie der Anlage und er kann die Verwaltung fachlich fordern, ohne selbst in die operative Verantwortung zu geraten. Wo das Zusammenspiel funktioniert, sinken Beschlussanfechtungen, weil Beschlussvorlagen bereits vor der Versammlung geprüft und geschärft werden. Wo es nicht funktioniert, entsteht ein Vakuum, das entweder die Verwaltung ausfüllt – dann fehlt die Kontrolle – oder einzelne Eigentümer, die ohne Mandat handeln. Beides ist für die Gemeinschaft teuer.

Dieser Beitrag ordnet die Rolle des Beirats entlang des Gesetzeswortlauts ein, beschreibt die Prüfungspflichten konkret und zeigt an zwei Rechenbeispielen, wie eine Belegprüfung praktisch abläuft und wie eine Haftungsprüfung bei eigenmächtigem Handeln aussieht.

Rechtsgrundlage und Zusammensetzung nach § 29 Abs. 1 WEG

§ 29 Abs. 1 WEG regelt die personelle Seite des Gremiums. Die Wohnungseigentümer können durch Beschluss einen Verwaltungsbeirat bestellen. Ein Zwang dazu besteht nicht: Eine Gemeinschaft ohne Beirat ist rechtlich einwandfrei organisiert, verzichtet aber auf ein Kontrollorgan. Wird ein Beirat bestellt, bestimmt die Gemeinschaft zugleich seine Größe. Die vor der Reform geltende Festlegung auf einen Vorsitzenden und zwei Beisitzer ist entfallen.

Aus dem Kreis der Mitglieder werden ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt. Bei einem Beirat mit nur einem Mitglied ist diese Person zugleich Vorsitzende; ein Stellvertreter entfällt naturgemäß. Bei größeren Gremien empfiehlt es sich, die Bestimmung des Vorsitzes ausdrücklich in den Bestellungsbeschluss aufzunehmen, weil an den Vorsitz eine praktisch bedeutsame Funktion geknüpft ist: Nach § 24 Abs. 3 WEG kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats – oder sein Stellvertreter – die Eigentümerversammlung einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert.

Mitglied des Beirats kann grundsätzlich nur ein Wohnungseigentümer sein. Bei mehreren Eigentümern einer Einheit ist die Bestellung eines von ihnen möglich; bei juristischen Personen als Eigentümerin kommt eine vertretungsberechtigte natürliche Person in Betracht. Der Verwalter selbst kann dem Beirat nicht angehören, weil er sich sonst selbst überwachen würde – die Kontrollfunktion des § 29 Abs. 2 WEG liefe leer.

Gemeinschaftsordnung und abweichende Regelungen

Die Gemeinschaftsordnung kann Einzelheiten abweichend regeln, etwa eine feste Mitgliederzahl, eine bestimmte Amtszeit oder zusätzliche Berichtspflichten. Solche Regelungen gehen dem dispositiven Gesetzesrecht vor. Vor jeder Bestellung sollte deshalb die Gemeinschaftsordnung gelesen werden – nicht zuletzt, weil ein Beschluss, der einer bestehenden Regelung widerspricht, anfechtbar ist. Nicht abdingbar ist dagegen die Haftungsprivilegierung zulasten der Beiratsmitglieder: Eine Verschärfung des Haftungsmaßstabs für unentgeltlich Tätige durch schlichten Mehrheitsbeschluss wäre mit der gesetzgeberischen Wertung des § 29 Abs. 3 WEG nicht vereinbar.

Bestellung, Amtszeit und Abberufung durch Beschluss

Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Der Beschluss sollte die Personen namentlich benennen, die Funktionen zuweisen und die Amtszeit bestimmen. Das Gesetz sieht keine gesetzliche Höchstdauer vor; in der Praxis hat sich eine Bestellung für zwei bis drei Jahre bewährt, weil sie einerseits Kontinuität sichert und andererseits eine regelmäßige Bestätigung durch die Gemeinschaft erzwingt. Ohne Befristung läuft die Bestellung bis zur Abberufung oder Amtsniederlegung.

Die Abberufung ist ebenfalls durch einfachen Mehrheitsbeschluss möglich und bedarf keines wichtigen Grundes. Das ergibt sich aus der Natur des Amtes als jederzeit widerrufliches Vertrauensamt. Umgekehrt kann jedes Mitglied sein Amt jederzeit niederlegen; eine Frist besteht nicht, wobei eine Niederlegung zur Unzeit – etwa unmittelbar vor der Abrechnungsprüfung – aus Rücksicht auf die Gemeinschaft vermieden werden sollte.

Praktisch bedeutsam ist die Frage, was gilt, wenn der Beirat unvollständig wird, etwa weil ein Mitglied seine Einheit verkauft und damit die Eigentümerstellung verliert. Das Amt endet in diesem Fall automatisch. Die verbleibenden Mitglieder bleiben handlungsfähig; eine Nachwahl ist möglich, aber nicht zwingend, solange die Gemeinschaft keine Mindestzahl beschlossen hat. Sinkt die Zahl auf null, fehlt der Gemeinschaft das Kontrollorgan, und die Einberufungsbefugnis nach § 24 Abs. 3 WEG steht niemandem mehr zu – ein Zustand, der spätestens auf der nächsten Versammlung behoben werden sollte.

Vergütung: Aufwandsentschädigung oder Entgelt?

Die Gemeinschaft kann dem Beirat eine Vergütung zubilligen. Hier beginnt eine Weichenstellung mit erheblichen Folgen, denn § 29 Abs. 3 WEG knüpft die Haftungsprivilegierung an die Unentgeltlichkeit. Ein reiner Auslagenersatz – Fahrtkosten, Porto, Kopien gegen Nachweis – lässt die Unentgeltlichkeit unberührt, weil er keine Gegenleistung für die Tätigkeit darstellt, sondern nur einen Vermögensnachteil ausgleicht. Eine pauschale Jahresvergütung, die erkennbar den Zeitaufwand honoriert, ist dagegen Entgelt und führt aus der Privilegierung heraus.

Eine höchstrichterliche Entscheidung zu der Frage, ab welcher Höhe eine Pauschale in Entgelt umschlägt, liegt nicht vor; maßgeblich ist der Gesetzeswortlaut und die Auslegung im Einzelfall. Wer die Privilegierung sichern will, sollte deshalb im Beschluss ausdrücklich von Auslagenersatz gegen Nachweis sprechen und auf pauschale Beträge verzichten. Wird bewusst eine Vergütung gewährt, sollte parallel über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung entschieden werden.

Die Aufgaben im Einzelnen: Unterstützung und Überwachung

§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG beschreibt die Doppelfunktion: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Diese beiden Verben stehen in einem Spannungsverhältnis, das die Arbeit des Gremiums prägt.

Unterstützung bedeutet Mitwirkung ohne Entscheidungsbefugnis. Der Beirat berät die Verwaltung bei der Vorbereitung von Maßnahmen, hilft bei der Priorisierung von Erhaltungsaufgaben, kennt die baulichen Besonderheiten der Anlage und die Historie zurückliegender Beschlüsse. Er kann bei der Einholung von Angeboten mitwirken, Ortstermine begleiten und Beschlussvorlagen mitentwickeln. Der Beirat ersetzt dabei nicht das Fachwissen der Verwaltung, sondern liefert die Perspektive derjenigen, die in der Anlage leben oder investiert sind.

Überwachung bedeutet Kontrolle mit dem Ziel, der Versammlung eine informierte Entscheidung zu ermöglichen. Der Beirat prüft, ob die Verwaltung Beschlüsse umgesetzt hat, ob Aufträge im beschlossenen Rahmen vergeben wurden, ob die Erhaltungsrücklage bestimmungsgemäß verwendet wird und ob die Kontenführung ordnungsgemäß erfolgt. Stellt er Abweichungen fest, ist seine Handlungsoption nicht die Anweisung, sondern die Information: Er berichtet der Versammlung und schlägt gegebenenfalls Beschlüsse vor.

Typische Aufgabenfelder in der Jahresroutine

• Vorbereitung der Tagesordnung gemeinsam mit der Verwaltung, insbesondere bei strittigen Punkten
• Prüfung des Wirtschaftsplans auf Plausibilität der Ansätze und auf Zuführung zur Erhaltungsrücklage
• Prüfung der Jahresabrechnung einschließlich Belegprüfung vor der Versammlung
• Abgabe einer schriftlichen Stellungnahme zu beiden Zahlenwerken
• Begleitung größerer Erhaltungsmaßnahmen von der Angebotseinholung bis zur Abnahme
• Ansprechpartner für Eigentümer bei Konflikten mit der Verwaltung
• Mitwirkung bei der Vorbereitung eines Verwalterwechsels und der Angebotsauswertung
• Kontrolle der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG auf Vollständigkeit

Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG verpflichtet den Beirat, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, bevor die Versammlung über sie beschließt. Der zeitliche Bezugspunkt ist entscheidend: Die Prüfung muss vor der Beschlussfassung erfolgen, weil sie der Versammlung als Entscheidungsgrundlage dienen soll. Eine Prüfung im Anschluss an die Versammlung erfüllt den Zweck der Norm nicht.

Seit dem WEMoG ist Beschlussgegenstand nach § 28 WEG nicht mehr das Zahlenwerk als solches, sondern die daraus folgende Zahlungspflicht: die Vorschüsse aufgrund des Wirtschaftsplans sowie die Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse aufgrund der Jahresabrechnung. Für den Beirat ändert das die Prüfungsrichtung nicht, wohl aber die Formulierung seiner Stellungnahme: Sie sollte sich darauf beziehen, ob die Abrechnungsspitze rechnerisch nachvollziehbar und sachlich begründet ist.

Die Stellungnahme ist keine Testatserteilung im Sinne einer Wirtschaftsprüfung. Der Beirat schuldet keine lückenlose Prüfung jedes Belegs, sondern eine sorgfältige, stichprobenartige und risikoorientierte Durchsicht. Sie sollte in einem kurzen Dokument münden, das den Prüfungsumfang benennt, festgestellte Auffälligkeiten beschreibt und eine Empfehlung ausspricht. Genau diese Dokumentation schützt die Beiratsmitglieder auch haftungsrechtlich, weil sie belegt, was tatsächlich geprüft wurde.

Prüfungsschwerpunkte im Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan ist eine Prognose. Zu prüfen ist deshalb vor allem die Plausibilität: Sind die Ansätze aus dem Vorjahr fortgeschrieben oder an bekannte Kostensteigerungen angepasst? Sind vertraglich bekannte Erhöhungen – etwa bei Versicherungsprämien, Wartungsverträgen oder Hausmeisterleistungen – berücksichtigt? Ist die Zuführung zur Erhaltungsrücklage angemessen bemessen und mit dem Zustand der Anlage begründbar? Sind Positionen enthalten, die auf einem Beschluss beruhen, der noch nicht gefasst wurde?

Prüfungsschwerpunkte in der Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung ist eine Ist-Rechnung nach Zu- und Abflüssen. Zu prüfen sind die Anfangs- und Endbestände der Konten und ihre Übereinstimmung mit den Kontoauszügen, die Vollständigkeit der Einnahmen einschließlich Hausgeldzahlungen, die korrekte Anwendung der Verteilungsschlüssel, die getrennte Darstellung der Erhaltungsrücklage sowie die Abgrenzung zwischen Kosten des Gemeinschaftseigentums und individuell zurechenbaren Positionen. Auffällig sind typischerweise Positionen, die im Vorjahresvergleich stark abweichen, ohne dass ein Anlass erkennbar wäre.

Die Belegprüfung als Kernstück der Kontrolle

Die Belegprüfung ist das Instrument, mit dem der Beirat die Aussagen der Abrechnung an der Realität misst. Sie findet üblicherweise als Termin in den Räumen der Verwaltung oder – zunehmend – über einen digitalen Zugang zum Belegarchiv statt. Der Anspruch auf Einsicht folgt aus der Überwachungsaufgabe des § 29 Abs. 2 WEG; die Verwaltung hat die Unterlagen bereitzustellen.

Sinnvoll ist ein risikoorientierter Ansatz: vollständige Prüfung aller Positionen oberhalb eines festgelegten Betrags, Stichproben bei kleineren Positionen und gezielte Prüfung aller Positionen, die gegenüber dem Vorjahr auffällig abweichen. Zu jedem geprüften Beleg sollte festgehalten werden, ob Rechnungssteller, Leistungszeitraum, Betrag und Zuordnung zur Kostenposition zusammenpassen und ob die Zahlung dem Beleg entspricht.

Praxisbeispiel 1: Belegprüfung deckt eine Fehlbuchung in der Jahresabrechnung auf

Alle Zahlen sind frei gewählte Beispielwerte zur Veranschaulichung des Rechenwegs.

Eine Gemeinschaft mit 20 Einheiten und 10.000 Miteigentumsanteilen legt die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr vor. Die Position „Hausreinigung und Winterdienst" ist mit 21.600 Euro ausgewiesen; im Vorjahr betrug sie 14.400 Euro. Der Beirat nimmt die Abweichung von 7.200 Euro zum Anlass für eine vollständige Prüfung dieser Position.

Bei der Durchsicht der Belege findet der Beirat dreizehn Monatsrechnungen des Dienstleisters über je 1.200 Euro statt der erwarteten zwölf. Die dreizehnte Rechnung betrifft den Dezember des Vorjahres, wurde aber erst im Januar des Abrechnungsjahres gezahlt – das ist bei einer Abrechnung nach Zu- und Abflüssen korrekt. Rechnerisch: 13 × 1.200 Euro = 15.600 Euro. Damit sind 21.600 − 15.600 = 6.000 Euro nicht erklärt.

Die weitere Prüfung ergibt, dass eine Rechnung über 6.000 Euro für die Reinigung und Versiegelung des Treppenhausbodens dieser Position zugeordnet wurde. Es handelt sich der Sache nach um eine Erhaltungsmaßnahme am Gemeinschaftseigentum, für die ein Beschluss vorlag und die aus der Erhaltungsrücklage zu finanzieren war. Die Buchung in den laufenden Betriebskosten führt zu zwei Fehlern: Die Rücklage wird nicht entlastet, obwohl der Beschluss die Entnahme vorsah, und die laufenden Kosten sind um 6.000 Euro zu hoch angesetzt.

Die Auswirkung auf die einzelne Einheit: Bei einer Wohnung mit 500/10.000 Miteigentumsanteilen entfallen auf sie 500 / 10.000 = 5 Prozent der nach Miteigentumsanteilen verteilten Kosten. 5 Prozent von 6.000 Euro sind 300 Euro. Diese 300 Euro wären zu Unrecht als laufende Kosten in die Abrechnungsspitze eingeflossen, obwohl sie aus der bereits angesparten Rücklage zu decken waren – die Eigentümerin hätte den Betrag also faktisch zweimal getragen.

Der Beirat vermerkt den Sachverhalt in seiner Stellungnahme und fordert die Verwaltung zur Korrektur vor der Versammlung auf. Die Verwaltung bucht um: Die Position „Hausreinigung und Winterdienst" reduziert sich auf 15.600 Euro, die Entnahme aus der Erhaltungsrücklage über 6.000 Euro wird gesondert ausgewiesen. Die Versammlung beschließt anschließend über die korrigierte Abrechnungsspitze. Hätte der Beirat die Abweichung nicht aufgegriffen, wäre die Abrechnung voraussichtlich beschlossen worden und nur noch binnen eines Monats nach § 45 WEG angreifbar gewesen.

Grenzen der Beiratstätigkeit: keine Vertretung, keine Weisung

So weit die Kontrollaufgabe reicht, so eng sind die Handlungsbefugnisse. Der Beirat ist ein Organ der internen Willensbildung, kein Vertretungsorgan.

Keine Vertretungsmacht nach außen. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird nach § 9b Abs. 1 WEG durch den Verwalter vertreten. Fehlt ein Verwalter, wird sie nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG von den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten – nicht durch den Beirat und auch nicht durch dessen Vorsitzenden. Ein Beiratsmitglied, das einen Vertrag im Namen der Gemeinschaft unterzeichnet, handelt daher als Vertreter ohne Vertretungsmacht.

Keine Weisungsbefugnis gegenüber der Verwaltung. Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters ergeben sich aus § 27 WEG und aus Beschlüssen der Versammlung. Weisungen kann nur die Gemeinschaft durch Beschluss erteilen. Ein Beiratsbeschluss oder eine Aufforderung des Vorsitzenden begründet keine Pflicht der Verwaltung. Verweigert die Verwaltung eine für richtig gehaltene Maßnahme, bleibt dem Beirat der Weg über die Versammlung – notfalls über eine Einberufung nach § 24 Abs. 3 WEG, wenn deren Voraussetzungen vorliegen.

Keine Entscheidung über Ausgaben. Der Beirat kann keine Ausgaben freigeben, die nicht durch Beschluss oder durch die Befugnisse der Verwaltung gedeckt sind. Verbreitet, aber missverständlich sind Beschlüsse, die der Verwaltung Aufträge „im Einvernehmen mit dem Beirat" bis zu einer bestimmten Höhe gestatten. Solche Klauseln sind zulässig, verlagern aber keine Entscheidungskompetenz auf den Beirat; sie machen dessen Zustimmung lediglich zur internen Voraussetzung für das Handeln der Verwaltung.

Praxisbeispiel 2: Eigenmächtige Auftragsvergabe durch ein Beiratsmitglied

Alle Zahlen sind frei gewählte Beispielwerte zur Veranschaulichung.

Nach einem Starkregen dringt Wasser über einen verstopften Dachablauf in das oberste Geschoss ein. Der Beiratsvorsitzende erreicht die Verwaltung nicht und beauftragt selbst einen Dachdecker mit der Notreinigung. Kosten: 1.450 Euro brutto. Er unterzeichnet den Auftrag „für die WEG Musterstraße 1".

Im zweiten Schritt lässt er ohne weitere Rücksprache die gesamte Dachentwässerung erneuern. Kosten: 34.000 Euro brutto. Ein Beschluss liegt nicht vor, Vergleichsangebote wurden nicht eingeholt, die Erhaltungsrücklage beträgt zu diesem Zeitpunkt 22.000 Euro.

Prüfung Schritt 1 – Vertretungsmacht. Der Vorsitzende hat keine Vertretungsmacht; sie folgt aus § 9b WEG und steht der Verwaltung zu. Er handelt als Vertreter ohne Vertretungsmacht. Die Gemeinschaft kann den Vertrag genehmigen. Für die Notreinigung über 1.450 Euro wird sie das regelmäßig tun, weil die Maßnahme zur Schadensabwehr erforderlich war und die Kosten weit unterhalb des zu erwartenden Folgeschadens liegen. Wird genehmigt, wirkt der Vertrag für und gegen die Gemeinschaft; ein Schaden entsteht nicht, und eine Haftung des Vorsitzenden scheidet aus.

Prüfung Schritt 2 – Genehmigung verweigert. Die Erneuerung der Dachentwässerung über 34.000 Euro ist keine Notmaßnahme, sondern eine planbare Erhaltungsmaßnahme, über die die Versammlung nach § 19 Abs. 1 WEG zu beschließen hat. Die Gemeinschaft verweigert die Genehmigung. Damit haftet der Vorsitzende dem Dachdecker nach den Grundsätzen über den Vertreter ohne Vertretungsmacht persönlich – gegenüber dem Vertragspartner, nicht gegenüber der Gemeinschaft.

Prüfung Schritt 3 – Schaden der Gemeinschaft. Genehmigt die Gemeinschaft dagegen, weil die Arbeiten bereits ausgeführt und nicht rückgängig zu machen sind, stellt sich die Frage nach einem Ersatzanspruch gegen den Vorsitzenden. Der Schaden ist die Differenz zwischen dem gezahlten Preis und dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer Angebotseinholung angefallen wäre. Liegt das günstigste vergleichbare Angebot bei 27.500 Euro, beträgt der Schaden 34.000 − 27.500 = 6.500 Euro. Hinzu kommt die Frage, ob die Maßnahme in diesem Umfang überhaupt erforderlich war.

Prüfung Schritt 4 – Haftungsmaßstab. Ist der Vorsitzende unentgeltlich tätig, haftet er nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Grobe Fahrlässigkeit liegt vor, wenn die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schwerem Maße verletzt wird – wenn also naheliegende Überlegungen nicht angestellt werden. Dass ein Auftrag über 34.000 Euro ohne Beschluss, ohne Vergleichsangebote und ohne Deckung in der Rücklage nicht vom Beiratsmandat gedeckt ist, drängt sich auf. Eine Bewertung als grob fahrlässig liegt daher nahe; die abschließende Beurteilung obliegt dem Gericht anhand aller Umstände des Einzelfalls.

Prüfung Schritt 5 – Gegenprobe. Anders liegt es bei der Notreinigung: Hier war schnelles Handeln zur Schadensabwehr geboten, die Verwaltung nicht erreichbar und der Betrag überschaubar. Selbst wenn man einen Sorgfaltsverstoß annähme, wäre er allenfalls leicht fahrlässig – und damit von § 29 Abs. 3 WEG gedeckt. Das zeigt, wie stark die Privilegierung wirkt, solange sich das Handeln im Rahmen des Erforderlichen hält.

Haftung nach § 29 Abs. 3 WEG und Versicherungsschutz

§ 29 Abs. 3 WEG bestimmt: Sind die Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Die Vorschrift gilt seit dem 01.12.2020 und ist die zentrale Absicherung des Ehrenamts.

Der Anwendungsbereich betrifft die Haftung gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und gegenüber den einzelnen Eigentümern für Schäden aus der Beiratstätigkeit. Erfasst sind etwa eine nachlässig durchgeführte Prüfung, die einen erkennbaren Abrechnungsfehler übersieht, oder eine falsche Auskunft, auf die die Gemeinschaft vertraut. Nicht erfasst ist die Haftung gegenüber Dritten aus eigenem rechtsgeschäftlichem Handeln, wie Praxisbeispiel 2 zeigt: Wer als Vertreter ohne Vertretungsmacht auftritt, haftet dem Vertragspartner unabhängig von § 29 Abs. 3 WEG.

Abgrenzung entgeltliche Tätigkeit. Wird eine Vergütung gezahlt, entfällt die Privilegierung, und es gilt der allgemeine Sorgfaltsmaßstab – also Haftung auch für einfache Fahrlässigkeit. Die Grenze verläuft zwischen dem Ersatz nachgewiesener Auslagen, der unschädlich ist, und einer Vergütung für die Tätigkeit als solche. Wer eine Aufwandspauschale beschließt, sollte sich der Konsequenz bewusst sein und sie gegen den Vorteil abwägen.

Versicherungsschutz. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Verwaltungsbeirat – häufig als D&O-Versicherung für Beiräte angeboten – deckt Ansprüche wegen fahrlässig verursachter Vermögensschäden ab. Sinnvoll ist sie in drei Konstellationen: bei entgeltlicher Tätigkeit, weil dann bereits einfache Fahrlässigkeit haftungsbegründend wirkt; bei großen Gemeinschaften mit hohen Rücklagen und umfangreichen Maßnahmen, weil dort auch grob fahrlässige Fehler existenzbedrohende Beträge erreichen können; und generell, weil der Versicherer typischerweise auch die Abwehr unbegründeter Ansprüche übernimmt. Die Prämie kann als Kosten der Verwaltung von der Gemeinschaft getragen werden, wenn dies beschlossen wird. Vor Abschluss ist zu klären, ob die Police Vorsatz ausschließt – das ist die Regel –, ob sie rückwirkenden Versicherungsschutz für frühere Amtsperioden bietet und ob sie auch nach dem Ausscheiden noch für Nachmeldungen greift.

Entlastung des Beirats und ihre Rechtsfolgen

Die Entlastung ist ein Beschluss der Versammlung, mit dem sie die Tätigkeit des Beirats für einen abgelaufenen Zeitraum billigt. Ihre Rechtsfolge ist ein negatives Schuldanerkenntnis: Die Gemeinschaft verzichtet auf Ersatzansprüche, die ihr bei sorgfältiger Prüfung der vorgelegten Unterlagen erkennbar waren. Auf Ansprüche wegen Sachverhalten, die bei der Beschlussfassung nicht bekannt und auch nicht erkennbar waren, erstreckt sich die Entlastung nicht.

Daraus folgt eine doppelte Konsequenz. Für den Beirat schafft die Entlastung Rechtssicherheit für das, was offengelegt wurde – aber nur dafür. Für die Gemeinschaft bedeutet sie, dass eine Entlastung nicht erteilt werden sollte, solange Sachverhalte ungeklärt sind. Bestehen konkrete Anhaltspunkte für Pflichtverletzungen, wäre ein Entlastungsbeschluss regelmäßig nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend und damit nach § 45 WEG anfechtbar.

Eine Pflicht zur Entlastung besteht nicht; ebenso wenig gibt es einen Anspruch des Beirats darauf. Wird die Entlastung verweigert, hat das für sich genommen keine unmittelbare Rechtsfolge – es entsteht kein Anspruch, sondern lediglich keine Verzichtswirkung. Sinnvoll ist es, Entlastungsbeschlüsse für Verwaltung und Beirat getrennt zu fassen und abzustimmen, weil die Sachverhalte auseinanderfallen können. Beiratsmitglieder sind bei der Abstimmung über ihre eigene Entlastung vom Stimmrecht ausgeschlossen, soweit es um die Beurteilung ihres eigenen Verhaltens geht.

Der Beirat in der virtuellen Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG

Seit dem 17.10.2024 kann die Gemeinschaft nach § 23 Abs. 1a WEG mit qualifizierter Mehrheit beschließen, dass Eigentümerversammlungen rein virtuell durchgeführt werden. Für den Verwaltungsbeirat ergeben sich daraus drei praktische Konsequenzen.

Erstens verschiebt sich die inhaltliche Arbeit nach vorn. In einer virtuellen Versammlung sind spontane Rückfragen zu Zahlen schwerer zu klären als im Präsenztermin. Die Stellungnahme des Beirats zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollte deshalb schriftlich und rechtzeitig mit der Einladung versandt werden, damit sie in der Versammlung nur noch erläutert werden muss.

Zweitens gewinnt die Belegprüfung an Bedeutung als eigenständiger Termin. Sie kann digital erfolgen, wenn die Verwaltung einen Zugang zum Belegarchiv bereitstellt. Der Beirat sollte darauf achten, dass der Zugang rechtzeitig vor der Versammlung eingerichtet wird und die Belege vollständig und lesbar hinterlegt sind.

Drittens ist der Ermächtigungsbeschluss selbst ein Gegenstand, den der Beirat kritisch begleiten sollte. Er sollte die technischen Anforderungen an die Teilnahme, den Umgang mit technischen Störungen und den Geltungszeitraum regeln. Zu unterscheiden ist die rein virtuelle Versammlung von der hybriden Versammlung mit zusätzlicher Online-Zuschaltung, die keinen Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG voraussetzt.

Rechtslage & Referenzurteile

Die Rechtsstellung des Verwaltungsbeirats folgt aus § 29 WEG in der Fassung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG), in Kraft seit dem 01.12.2020. § 29 Abs. 1 WEG regelt Bestellung und Zusammensetzung: Die Gemeinschaft bestimmt die Zahl der Mitglieder durch Beschluss frei; aus deren Kreis werden ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt. § 29 Abs. 2 Satz 1 WEG weist dem Beirat die Unterstützung und die Überwachung des Verwalters bei der Durchführung seiner Aufgaben zu. § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG verpflichtet ihn, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, bevor die Versammlung darüber beschließt. § 29 Abs. 3 WEG beschränkt die Haftung unentgeltlich tätiger Mitglieder auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Ergänzend sind heranzuziehen: § 9b Abs. 1 WEG für die Vertretung der Gemeinschaft durch den Verwalter, mit der Regelung in Satz 2, dass die Gemeinschaft ohne Verwalter von den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten wird; § 27 WEG für Aufgaben und Befugnisse des Verwalters; § 28 WEG für Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung sowie Vorschüsse und Nachschüsse; § 19 Abs. 1 WEG als Kompetenzgrundlage für Beschlüsse über die ordnungsmäßige Verwaltung; § 24 Abs. 3 WEG für die Einberufungsbefugnis des Beiratsvorsitzenden bei fehlendem oder pflichtwidrig untätigem Verwalter; § 24 Abs. 7 WEG für die Beschluss-Sammlung; § 23 Abs. 1a WEG für die virtuelle Eigentümerversammlung, anwendbar seit dem 17.10.2024; sowie § 45 WEG für die Anfechtungsfrist von einem Monat.

Zu den in diesem Beitrag behandelten Detailfragen – insbesondere zur Abgrenzung zwischen unschädlichem Auslagenersatz und haftungsschädlichem Entgelt im Sinne des § 29 Abs. 3 WEG – liegt eine höchstrichterliche Entscheidung nicht vor; maßgeblich ist der Gesetzeswortlaut und seine Auslegung im Einzelfall. Für die Auslegung von Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung gilt der Grundsatz der objektiven Auslegung; der BGH hat diesen Maßstab unter anderem im Verfahren V ZR 254/17 zugrunde gelegt. Da Regelungen zum Beirat häufig in der Gemeinschaftsordnung enthalten sind, ist dieser Auslegungsmaßstab auch hier von Bedeutung: Maßgeblich ist der Wortlaut und Sinn, wie er sich für einen unbefangenen Betrachter aus der Eintragung ergibt – nicht die Vorstellung der Beteiligten.

Checkliste

• [ ] Bestellungsbeschluss mit Namen, Funktionen (Vorsitz, Stellvertretung) und Amtszeit fassen
• [ ] Gemeinschaftsordnung vor der Bestellung auf abweichende Regelungen zum Beirat prüfen
• [ ] Auf pauschale Vergütungen verzichten, um die Privilegierung des § 29 Abs. 3 WEG zu erhalten
• [ ] Auslagenersatz ausdrücklich als Erstattung gegen Nachweis beschließen
• [ ] Über eine Vermögensschadenhaftpflicht für den Beirat entscheiden und Deckungsumfang prüfen
• [ ] Belegprüfungstermin frühzeitig und vor der Versammlung mit der Verwaltung vereinbaren
• [ ] Prüfungsumfang risikoorientiert festlegen: alle Großpositionen, Stichproben im Übrigen
• [ ] Auffällige Abweichungen zum Vorjahr gezielt aufklären und dokumentieren
• [ ] Schriftliche Stellungnahme zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung erstellen und versenden
• [ ] Keine Verträge im Namen der Gemeinschaft unterzeichnen – Vertretung liegt nach § 9b WEG beim Verwalter
• [ ] Keine Weisungen an die Verwaltung erteilen, sondern Beschlussvorlagen für die Versammlung erarbeiten
• [ ] Umsetzung gefasster Beschlüsse nachhalten und der Versammlung berichten
• [ ] Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG stichprobenartig auf Vollständigkeit prüfen
• [ ] Entlastung von Verwaltung und Beirat getrennt beschließen; bei offenen Sachverhalten zurückstellen

Häufige Fragen (FAQ)

Muss jede Eigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat haben?
Nein. § 29 Abs. 1 WEG sieht vor, dass die Wohnungseigentümer einen Verwaltungsbeirat bestellen können – eine Pflicht besteht nicht. Eine Gemeinschaft ohne Beirat ist rechtlich einwandfrei organisiert. Sie verzichtet damit allerdings auf ihr einziges dauerhaft handlungsfähiges Kontrollorgan zwischen zwei Versammlungen und auf die vorgeschaltete Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Auch die Einberufungsbefugnis nach § 24 Abs. 3 WEG, die dem Beiratsvorsitzenden bei fehlendem oder untätigem Verwalter zusteht, läuft dann leer. In größeren Anlagen und bei umfangreichen Erhaltungsmaßnahmen ist ein Beirat deshalb faktisch schwer verzichtbar.

Wie viele Mitglieder muss der Verwaltungsbeirat haben?
Seit dem WEMoG vom 01.12.2020 gibt das Gesetz keine feste Zahl mehr vor. Die Gemeinschaft bestimmt die Größe durch Beschluss – möglich ist ein Beirat mit einer einzigen Person ebenso wie ein Gremium mit fünf oder mehr Mitgliedern. Aus dem Kreis der Mitglieder werden ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt; bei einem Ein-Personen-Beirat entfällt die Stellvertretung. Die Gemeinschaftsordnung kann abweichende Vorgaben enthalten, etwa eine feste Mitgliederzahl. Diese gehen dem dispositiven Gesetzesrecht vor und sollten vor jeder Bestellung geprüft werden, weil ein widersprechender Beschluss anfechtbar wäre.

Wofür haftet ein Beiratsmitglied konkret?
Nach § 29 Abs. 3 WEG haften unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Einfache Fahrlässigkeit – etwa ein bei sorgfältiger Prüfung übersehener kleinerer Abrechnungsfehler – löst keine Haftung aus. Grobe Fahrlässigkeit setzt eine besonders schwere Verletzung der erforderlichen Sorgfalt voraus, etwa das vollständige Unterlassen einer geschuldeten Prüfung. Wichtig ist die Abgrenzung: Die Privilegierung betrifft die Haftung gegenüber der Gemeinschaft und den Eigentümern. Wer im Namen der Gemeinschaft ohne Vertretungsmacht Verträge schließt, haftet dem Vertragspartner nach den allgemeinen Regeln über den Vertreter ohne Vertretungsmacht – unabhängig von § 29 Abs. 3 WEG.

Verliert der Beirat die Haftungsprivilegierung durch eine Aufwandsentschädigung?
Das hängt von der Ausgestaltung ab. Der Ersatz nachgewiesener Auslagen – Fahrtkosten, Porto, Kopien – gleicht nur einen konkreten Vermögensnachteil aus und lässt die Unentgeltlichkeit unberührt. Eine pauschale Jahresvergütung, die erkennbar den Zeitaufwand honoriert, ist dagegen ein Entgelt für die Tätigkeit und führt aus der Privilegierung des § 29 Abs. 3 WEG heraus; es gilt dann der allgemeine Sorgfaltsmaßstab einschließlich einfacher Fahrlässigkeit. Eine höchstrichterliche Entscheidung zur genauen Grenzziehung liegt nicht vor; maßgeblich ist der Gesetzeswortlaut. Wer die Privilegierung sichern will, sollte den Beschluss ausdrücklich auf Auslagenersatz gegen Nachweis beschränken.

Darf der Beirat Aufträge an Handwerker vergeben?
Grundsätzlich nicht. Die Gemeinschaft wird nach § 9b Abs. 1 WEG durch den Verwalter vertreten; dem Beirat fehlt die Vertretungsmacht nach außen. Unterzeichnet ein Beiratsmitglied dennoch einen Vertrag, handelt es als Vertreter ohne Vertretungsmacht. Die Gemeinschaft kann den Vertrag genehmigen – dann wirkt er für und gegen sie – oder die Genehmigung verweigern, mit der Folge einer persönlichen Haftung gegenüber dem Vertragspartner. Auch Beschlüsse, die Aufträge „im Einvernehmen mit dem Beirat" gestatten, ändern daran nichts: Sie machen die Zustimmung des Beirats zur internen Voraussetzung für das Handeln der Verwaltung, verleihen ihm aber keine eigene Vertretungsmacht.

Was bewirkt die Entlastung des Verwaltungsbeirats?
Die Entlastung ist ein Beschluss, mit dem die Versammlung die Tätigkeit des Beirats für einen abgelaufenen Zeitraum billigt. Rechtlich wirkt sie als negatives Schuldanerkenntnis: Die Gemeinschaft verzichtet auf Ersatzansprüche, die bei sorgfältiger Prüfung der vorgelegten Unterlagen erkennbar waren. Nicht erfasst sind Ansprüche wegen Sachverhalten, die bei der Beschlussfassung weder bekannt noch erkennbar waren. Bestehen konkrete Anhaltspunkte für Pflichtverletzungen, entspricht ein Entlastungsbeschluss regelmäßig nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist binnen eines Monats nach § 45 WEG anfechtbar. Entlastungen für Verwaltung und Beirat sollten getrennt beschlossen werden.

Welche Rolle hat der Beirat bei einer virtuellen Eigentümerversammlung?
Die Aufgaben ändern sich nicht, wohl aber der Zeitpunkt ihrer Erfüllung. Da spontane Rückfragen zu Zahlen in einer rein virtuellen Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG schwerer zu klären sind, sollte die Stellungnahme des Beirats zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung schriftlich und gemeinsam mit der Einladung versandt werden. Die Belegprüfung gewinnt als eigenständiger, gegebenenfalls digital durchgeführter Termin an Bedeutung; der Zugang zum Belegarchiv sollte rechtzeitig eingerichtet sein. Zudem sollte der Beirat den Ermächtigungsbeschluss selbst kritisch begleiten – insbesondere hinsichtlich der technischen Anforderungen, des Umgangs mit Störungen und des Geltungszeitraums.

Quellen & Rechtshinweis

Zitierte Normen: § 29 WEG (Verwaltungsbeirat – Absatz 1 Bestellung und Zusammensetzung, Absatz 2 Satz 1 Unterstützung und Überwachung des Verwalters, Absatz 2 Satz 2 Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung, Absatz 3 Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit bei unentgeltlicher Tätigkeit), § 9b WEG (Vertretung der Gemeinschaft, Absatz 1 Satz 2 gemeinschaftliche Vertretung ohne Verwalter), § 19 Abs. 1 WEG (Beschlüsse über die ordnungsmäßige Verwaltung), § 23 Abs. 1a WEG (virtuelle Eigentümerversammlung, anwendbar seit dem 17.10.2024), § 24 Abs. 3 WEG (Einberufung durch den Beiratsvorsitzenden), § 24 Abs. 7 WEG (Beschluss-Sammlung), § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters), § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vorschüsse und Nachschüsse) sowie § 45 WEG (Anfechtungsfrist von einem Monat). Grundlage der aktuellen Fassung ist das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit dem 01.12.2020. Zitierte Rechtsprechung: BGH, V ZR 254/17, zum Grundsatz der objektiven Auslegung von Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung.

Rechtsstand: August 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Zahlen in den Praxisbeispielen sind frei gewählte Beispielwerte und dienen ausschließlich der Veranschaulichung des Rechenwegs; die Beurteilung im Einzelfall richtet sich nach Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und den konkreten Umständen. Für eine verbindliche Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Beraterin oder einen fachkundigen Berater.

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