Umlaufbeschluss in der WEG: Textform, Mehrheiten und rechtssichere Durchführung

Auf einen Blick: Der Umlaufbeschluss WEG erlaubt nach § 23 Abs. 3 WEG eine wirksame Beschlussfassung ohne Eigentümerversammlung. Seit dem WEMoG genügt Textform nach § 126b BGB – E-Mail, Eigentümerportal oder Fax reichen, eine Unterschrift ist nicht mehr nötig. Grundsätzlich müssen aber alle Wohnungseigentümer zustimmen: Wer schweigt, blockiert. Ein Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG senkt das Quorum für einen einzelnen Gegenstand auf die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Wirksam wird der Beschluss erst mit Feststellung und Mitteilung des Ergebnisses an alle Eigentümer.

Gliederung

• Rechtsgrundlage: Was § 23 Abs. 3 WEG erlaubt – und was nicht
• Textform statt Schriftform, Grundsatz der Allstimmigkeit
• Absenkungsbeschluss und BGH-Urteil vom 17.07.2026
• Abgrenzung zu Präsenz- und virtueller Versammlung
• Verkündung, Beschluss-Sammlung, Fristen
• Muster-Anschreiben, Praxisbeispiel, typische Fehler

Einleitung

Zwischen zwei ordentlichen Eigentümerversammlungen liegen meist zwölf Monate. Das Leben einer Wohnungseigentümergemeinschaft folgt diesem Takt nicht: Ein Handwerker meldet ein Zeitfenster, das in vier Wochen verfällt, eine Förderfrist läuft ab, ein Aufzug bleibt stehen. Dann ist der Umlaufbeschluss WEG das Mittel der Wahl – er erspart die außerordentliche Versammlung mit dreiwöchiger Ladungsfrist.

Geregelt ist das Verfahren in § 23 Abs. 3 WEG, der von einem Beschluss "auch ohne Versammlung" spricht. Die verbreitete Bezeichnung "schriftlicher Beschluss" ist seit dem 01.12.2020 irreführend: Das Gesetz verlangt keine Schriftform mehr, sondern Textform. Aus dem Papiervorgang wurde ein digital abbildbares Verfahren.

Die materielle Hürde blieb hoch: Im Grundsatz müssen sämtliche Eigentümer zustimmen. Daran scheitern Umlaufverfahren meist nicht wegen Widerspruchs, sondern wegen Desinteresses – ein Eigentümer im Urlaub genügt. Den Ausweg schafft § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG, den der Bundesgerichtshof im Sommer 2026 erstmals grundsätzlich eingeordnet hat. Rechtsstand: 23.08.2026.

Umlaufbeschluss WEG: Was § 23 Abs. 3 WEG regelt

Die Vorschrift lautet: "Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt."

Daraus folgen drei Weichenstellungen: Das Umlaufverfahren ist ein vollwertiger Weg der Willensbildung – der Beschluss bindet auch nicht beteiligte Eigentümer und wirkt gegen Rechtsnachfolger. Es erweitert die Beschlusskompetenz nicht; was in der Versammlung nicht beschlossen werden könnte, ist auch im Umlauf nichtig. Einen Katalog "umlauffähiger" Gegenstände gibt es nicht – ungeeignet sind nur Themen, die Aussprache oder Variantenabwägung erfordern.

Textform statt Schriftform: Was seit dem WEMoG genügt

Vor der Reform musste jede Zustimmung eigenhändig unterschrieben im Original vorliegen. Seit dem 01.12.2020 reicht Textform nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger. Zulässig sind damit:

• E-Mail mit Namensnennung im Text oder in der Signatur
• ausgefülltes Stimmformular als PDF- oder Foto-Anhang
• Abstimmung über ein Eigentümerportal mit personalisiertem Zugang
• Telefax sowie weiterhin Brief oder übergebener Stimmzettel

Nicht ausreichend sind mündliche Zusagen, konkludentes Verhalten und Erklärungen ohne erkennbaren Absender. Entscheidend ist zudem der Zugang bei der Verwaltung – Empfangsbestätigungen und Portalquittungen sind Beweisvorsorge.

Allstimmigkeit: Warum Schweigen wie eine Ablehnung wirkt

§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG verlangt die Zustimmung "aller Wohnungseigentümer". Maßgeblich ist die Zahl der im Grundbuch eingetragenen Eigentümer – nicht die Zahl der Antwortenden und nicht die Summe der Miteigentumsanteile. Das ist der zentrale Unterschied zur Versammlung, in der die Mehrheit der abgegebenen Stimmen der Anwesenden entscheidet.

Enthaltung, Nichtreaktion, verspätete Rücksendung und Ablehnung wirken daher gleich: Der Beschluss kommt nicht zustande. Eine Zustimmungsfiktion – "Ihr Schweigen werten wir als Zustimmung" – ist unwirksam. Ob nach Ablauf der Rücklauffrist eingehende Stimmen noch zählen, hat der BGH mit Urteil vom 06.07.2018 (Az. V ZR 221/17) offengelassen; ist die Frist ohne Vollständigkeit verstrichen, sollte das Verfahren als gescheitert festgestellt werden.

Augenmerk verdienen Einheiten mit mehreren Miteigentümern: Eheleute, Erbengemeinschaften oder eine GbR haben eine Stimme, sind aber jeweils Wohnungseigentümer. Das Anschreiben muss alle Berechtigten erreichen, die Stimme ist einheitlich abzugeben – antwortet nur eine Person ohne Vollmacht, fehlt eine wirksame Erklärung.

Der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG

Satz 2 ist die praktisch wichtigste Neuerung der Reform: Die Eigentümer können vorab – typischerweise in der Versammlung mit einfacher Mehrheit – beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Entscheidend ist die Bindung an diesen einzelnen Gegenstand; ein genereller Vorratsbeschluss ist nicht gedeckt. Er muss so konkret bezeichnet sein, dass jeder Eigentümer erkennt, worüber später mit reduziertem Quorum entschieden wird:

"Die Wohnungseigentümer bestimmen gemäß § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG, dass über die Beauftragung der Erneuerung der Heizungsanlage entsprechend dem Angebot der Firma [X] vom [Datum] im Wege eines Umlaufbeschlusses, also ohne Eigentümerversammlung, mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden werden kann."

Er senkt ausschließlich das Quorum: Textform, Anschreiben an alle Eigentümer und Verkündungspflicht bleiben unverändert.

Neu: BGH klärt das Verhältnis von Absenkungs- und Umlaufbeschluss

Mit Urteil vom 17.07.2026 (Az. V ZR 190/25) hat der Bundesgerichtshof eine umstrittene Frage entschieden. Eine Gemeinschaft hatte für die Heizungserneuerung einen Absenkungsbeschluss gefasst; ein Eigentümer focht ihn an. Während des Verfahrens beschloss die Gemeinschaft den Heizungsaustausch im Umlauf mit einfacher Mehrheit – dieser Beschluss und die Finanzierung wurden bestandskräftig.

Der BGH stellt klar: Der Absenkungsbeschluss ist selbstständig anfechtbar, denn er wirkt für das nachfolgende Verfahren und kann in Bestandskraft erwachsen. Ein fehlerhafter oder fehlender Absenkungsbeschluss führt jedoch nicht zur Nichtigkeit des darauf gestützten Umlaufbeschlusses – dieser ist nur anfechtbar. Wird er bestandskräftig, entfällt das Rechtsschutzbedürfnis für die Klage gegen den Absenkungsbeschluss. Wer ihn angreifen will, muss deshalb binnen eines Monats klagen und den späteren Umlaufbeschluss zusätzlich anfechten.

Abgrenzung: Umlaufbeschluss, Präsenzversammlung und virtuelle Versammlung

Seit dem 17.10.2024 stehen mehrere Wege nebeneinander.

Der Unterschied liegt nicht in der Technik, sondern in der Struktur: Die virtuelle Versammlung ist eine Versammlung – mit Aussprache und der Möglichkeit, einen Antrag im Verlauf zu ändern. Das Umlaufverfahren kennt keine Aussprache; möglich ist nur Ja oder Nein. Entstehen Rückfragen, sollte man abbrechen und in ein Versammlungsformat wechseln. Zu beachten ist zudem § 48 Abs. 6 WEG: Wer vor dem 01.01.2028 einen Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG fasst, muss bis einschließlich 2028 jährlich eine Präsenzversammlung durchführen, sofern nicht einstimmig verzichtet wird – Umlaufbeschlüsse ersetzen das nicht.

Verkündung: die unterschätzte Wirksamkeitsvoraussetzung

Der folgenreichste Fehler betrifft nicht die Stimmen, sondern das, was danach geschieht: Der Beschluss kommt nicht schon mit dem Eingang der letzten Zustimmung zustande – das Ergebnis muss festgestellt und allen Wohnungseigentümern mitgeteilt werden.

Der BGH hat der Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses bereits mit Beschluss vom 23.08.2001 (Az. V ZB 10/01) grundsätzlich konstitutive Bedeutung beigemessen. Für das Umlaufverfahren konkretisierte er das mit Urteil vom 06.07.2018 (Az. V ZR 221/17): Dort hatte ein Verwalter nach Fristablauf mitgeteilt, der Antrag sei mangels vollständiger Zustimmung eigentlich abgelehnt, er werde ihn aber als angenommen werten, wenn niemand bis zu einem Datum widerspreche. Es widersprach niemand, eine abschließende Feststellung unterblieb. Der BGH entschied: Ein Umlaufbeschluss kommt erst mit der Feststellung und einer an alle Wohnungseigentümer gerichteten Mitteilung des Ergebnisses zustande; eine Feststellung unter der Bedingung ausbleibenden Widerspruchs genügt nicht.

Praktisch heißt das: Nach Fristablauf zählt die Verwaltung aus, stellt das Ergebnis eindeutig fest – "angenommen" oder "abgelehnt" – und teilt es allen Eigentümern in Textform mit, auch den Schweigenden. Die Form ist frei, solange die Mitteilung alle erreicht und datiert dokumentiert wird. Wer die Nichtabstimmenden übergeht, riskiert, dass ihnen gegenüber die Anfechtungsfrist nicht zu laufen beginnt.

Beschluss-Sammlung und Fristen

§ 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG verlangt, die im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen – ausdrücklich "mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung". Einzutragen ist der Wortlaut, fortlaufend nummeriert und unverzüglich; Anfechtung und Aufhebung sind anzumerken. Geführt wird die Sammlung nach § 24 Abs. 8 WEG von der Verwaltung.

Beschlussmängelklagen sind nach § 44 Abs. 1 WEG gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu richten. Nach § 45 Satz 1 WEG muss die Anfechtungsklage binnen eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und binnen zweier Monate begründet werden. Beim Umlaufbeschluss fällt die Beschlussfassung mit Feststellung und Mitteilung zusammen: Wird das Ergebnis am 15. September mitgeteilt, endet die Klagefrist am 15. Oktober, die Begründungsfrist am 15. November – beides Ausschlussfristen. Nichtigkeit, etwa mangels Beschlusskompetenz, kann dagegen unbefristet geltend gemacht werden.

Praktische Durchführung

Der Ablauf folgt fünf Schritten: Gegenstand klären und Angebote prüfen; den Antrag Ja/Nein-fähig formulieren; die Adressatenliste mit dem Grundbuchstand abgleichen und in Textform versenden; eine Woche vor Fristende gezielt nachfassen und telefonische Kontakte in Textform bestätigen; nach Fristablauf auszählen, das Ergebnis verkünden und in der Beschluss-Sammlung dokumentieren.

Muster-Anschreiben für einen Umlaufbeschluss

Wohnungseigentümergemeinschaft [Objekt, Straße, PLZ Ort]
Beschlussfassung ohne Versammlung gemäß § 23 Abs. 3 WEG

Sehr geehrte Eigentümerinnen und Eigentümer,

hiermit leiten wir ein Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG ein und bitten Sie, über den nachfolgenden Antrag fristgerecht abzustimmen.

1. Beschlussantrag
"Die Wohnungseigentümer beschließen, die Firma [Name, Anschrift] mit [Bezeichnung der Maßnahme] gemäß deren Angebot vom [Datum], Angebotsnummer [Nr.], zu einem Bruttopreis von [Betrag] Euro zu beauftragen. Die Kosten werden der Erhaltungsrücklage entnommen. Die Verwaltung wird bevollmächtigt, den Auftrag zu erteilen und die Maßnahme abzuwickeln."

2. Begründung und Anlagen
[Anlass, Dringlichkeit, geprüfte Alternativen, Kostenfolgen.] Anlagen: Angebot vom [Datum], Vergleichsangebote, Stellungnahme des Verwaltungsbeirats.

3. Erforderliche Mehrheit
Variante A (Regelfall): Der Beschluss kommt nur zustande, wenn sämtliche Wohnungseigentümer zustimmen (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG). Enthaltung, Ablehnung oder Nichtreaktion verhindern das Zustandekommen.
Variante B (nach Absenkungsbeschluss): Aufgrund des Beschlusses der Versammlung vom [Datum], TOP [Nr.], genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG).

4. Form und Frist der Stimmabgabe
Ihre Stimme ist in Textform (§ 126b BGB) abzugeben – im Eigentümerportal unter [URL], per E-Mail an [Adresse], per Telefax an [Nummer] oder per Brief an [Anschrift]. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich, Ihr Name muss jedoch erkennbar sein.
Ihre Stimme muss uns bis spätestens [Datum, Uhrzeit] zugehen. Maßgeblich ist der Eingang bei der Verwaltung, nicht die Absendung.

5. Miteigentum und Vertretung
Steht Ihre Einheit mehreren Personen zu, ist die Stimme einheitlich abzugeben; bitte übersenden Sie die Erklärung aller Berechtigten oder eine Vollmacht in Textform.

6. Stimmformular
Einheit Nr.: __________ · Eigentümer/in: __________________________
Zum vorstehenden Beschlussantrag stimme ich: [ ] JA · [ ] NEIN · [ ] ENTHALTUNG
Ort, Datum: __________________ · Name in Druckbuchstaben: __________________

7. Ergebnismitteilung
Nach Fristablauf stellen wir das Ergebnis fest und teilen es allen Wohnungseigentümern in Textform mit. Erst damit kommt der Beschluss zustande; ab diesem Zeitpunkt läuft die Anfechtungsfrist des § 45 WEG.

Mit freundlichen Grüßen · [Verwaltung] · Rückfragen: [Kontakt]

Digitale Abstimmung über das Eigentümerportal

Bei Portallösungen sind drei Punkte abzusichern: eindeutige Zuordnung des Zugangs zur Person des Eigentümers, revisionssichere Protokollierung von Zeitpunkt und Inhalt der Stimmabgabe, automatische Eingangsbestätigung. Der Papierweg sollte offenbleiben – ein rein digitales Verfahren benachteiligt einzelne Eigentümer und liefert ein Anfechtungsargument.

Praxisbeispiel: Aufzugsteuerung in einer Gemeinschaft mit 28 Einheiten

Eine Gemeinschaft mit 28 Einheiten, darunter fünf im Eigentum von Erbengemeinschaften, hat im Mai ihre ordentliche Versammlung abgehalten. Im September fällt die Aufzugsteuerung aus. Die Wartungsfirma bietet den Austausch für 21.400 Euro brutto an, zwei Vergleichsangebote liegen bei 23.900 und 26.500 Euro; die Erhaltungsrücklage beträgt 74.000 Euro. Die Verwalterbefugnis ist auf 5.000 Euro im Einzelfall begrenzt – ein Beschluss ist erforderlich. Eine außerordentliche Präsenzversammlung fände bei dreiwöchiger Ladungsfrist frühestens Mitte Oktober statt; der Aufzug stünde fünf Wochen still. Die Verwaltung wählt daher das Umlaufverfahren. Da im Mai kein Absenkungsbeschluss gefasst wurde, gilt Allstimmigkeit.

Ablauf: Am 8. September gehen Anschreiben, Angebote und Stimmformular per E-Mail und Portalnachricht an alle Eigentümer, an vier ohne E-Mail-Adresse zusätzlich per Post. Rücklauffrist: 22. September, 12:00 Uhr. Am 17. September liegen 21 Zustimmungen vor; die Verwaltung fasst telefonisch nach und lässt die Zusagen per E-Mail bestätigen.

Ergebnis: Zum Fristablauf liegen 27 vollständige Zustimmungen vor; bei einer Erbengemeinschaft fehlt die Erklärung eines im Ausland lebenden Miterben. Die Allstimmigkeit ist nicht erreicht – der Beschluss ist gescheitert.

Konsequenz: Die Verwaltung stellt das Ergebnis förmlich als abgelehnt fest, teilt es allen mit und trägt es in die Beschluss-Sammlung ein. Parallel lädt sie zu einer außerordentlichen Versammlung mit zwei Beschlüssen: der Beauftragung mit einfacher Mehrheit und vorsorglich einem Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG für die im Frühjahr anstehende Erneuerung der Hauseingangstür. Wer absehbare Themen so vorbereitet, sichert die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft.

Typische Fehler im Umlaufverfahren

• Keine oder bedingte Verkündung: Das Ergebnis wird nicht oder nur bedingt festgestellt – dann kommt kein Beschluss zustande.
• Unvollständiger Adressatenkreis: Ein Eigentümerwechsel wurde nicht nachgeführt; der Beschluss wird anfechtbar.
• Falsche Adressaten bei Miteigentum: Bei Eheleuten, Erbengemeinschaften oder einer GbR wird nur eine Person angeschrieben – ohne Vollmacht fehlt die Erklärung der Einheit.
• Vollmachten in falscher Form: Formvorgaben der Gemeinschaftsordnung gelten auch im Umlaufverfahren.
• Fehlende Nachweise, Zustimmungsfiktion, diskussionsbedürftige Themen: Ausdrucke ohne Versandnachweis, Klauseln wie "Schweigen gilt als Zustimmung" und Grundsatzfragen gehören nicht ins Umlaufverfahren.
• Fehlender Eintrag in die Beschluss-Sammlung: Pflichtverletzung und Nachweisverlust.

Rechtslage & Referenzurteile

Gesetzliche Grundlagen (Stand 23.08.2026): § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG (Zustimmung aller in Textform), § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG (Absenkungsbeschluss), § 126b BGB, § 23 Abs. 1 und 1a WEG (Versammlungsformate; Abs. 1a seit 17.10.2024), § 48 Abs. 6 WEG (Übergangsregelung bis 2028), § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 und Abs. 8 WEG (Beschluss-Sammlung), §§ 44, 45 WEG (Fristen).

Verifizierte Referenzentscheidungen:

• BGH, Beschluss vom 23.08.2001, Az. V ZB 10/01: Der Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses kommt grundsätzlich konstitutive Bedeutung zu; sie ist im Regelfall Voraussetzung für das wirksame Zustandekommen eines Eigentümerbeschlusses.
• BGH, Urteil vom 06.07.2018, Az. V ZR 221/17: Ein Umlaufbeschluss kommt erst mit der Feststellung und einer an alle Wohnungseigentümer gerichteten Mitteilung des Ergebnisses zustande; eine Feststellung unter der Bedingung ausbleibenden Widerspruchs genügt nicht.
• BGH, Urteil vom 17.07.2026, Az. V ZR 190/25: Der Absenkungsbeschluss ist selbstständig anfechtbar. Ein fehlerhafter oder fehlender Absenkungsbeschluss macht den nachfolgenden Umlaufbeschluss nicht nichtig, sondern nur anfechtbar; mit dessen Bestandskraft entfällt das Rechtsschutzbedürfnis für die Klage.

Checkliste

• [ ] Beschlusskompetenz für den Gegenstand geprüft
• [ ] Antrag Ja/Nein-fähig formuliert, Anlagen beigefügt
• [ ] Geprüft, ob ein Absenkungsbeschluss vorliegt oder nötig ist
• [ ] Eigentümerliste mit dem Grundbuchstand abgeglichen, Vollmachten formgerecht
• [ ] Anschreiben in Textform an alle versandt, Versandnachweise gesichert
• [ ] Rücklauffrist mit Datum und Uhrzeit genannt, Zugang als maßgeblich benannt
• [ ] Nachfassaktion vor Fristende dokumentiert, Rücklauf getrennt ausgewertet
• [ ] Ergebnis unbedingt festgestellt und allen mitgeteilt
• [ ] Beschluss mit Ort und Datum der Verkündung in die Beschluss-Sammlung eingetragen
• [ ] Alle Stimmerklärungen revisionssicher archiviert

Häufige Fragen (FAQ)

Genügt eine E-Mail für die Zustimmung zu einem Umlaufbeschluss?

Ja. § 23 Abs. 3 WEG verlangt seit dem WEMoG nur noch Textform nach § 126b BGB. Eine E-Mail, aus der Person und Erklärungsinhalt eindeutig hervorgehen, genügt; ebenso Portalabstimmung, Telefax oder PDF-Anhang. Eine mündliche Zusage reicht dagegen nicht.

Was passiert, wenn ein Eigentümer gar nicht antwortet?

Im Regelfall der Allstimmigkeit scheitert der Beschluss: Nichtreaktion wirkt wie Ablehnung, eine Zustimmungsfiktion ist unwirksam. Anders nur, wenn für diesen Gegenstand zuvor ein Absenkungsbeschluss gefasst wurde – dann zählen ausschließlich die abgegebenen Stimmen.

Kann generell beschlossen werden, dass Umlaufbeschlüsse immer mit einfacher Mehrheit möglich sind?

Nein. § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG erlaubt die Absenkung ausdrücklich nur "für einen einzelnen Gegenstand". Ein pauschaler Vorratsbeschluss für alle künftigen Umlaufverfahren ist davon nicht gedeckt.

Ab wann läuft die Anfechtungsfrist bei einem Umlaufbeschluss?

Ab der Feststellung und Mitteilung des Ergebnisses – erst damit kommt der Beschluss zustande. Von diesem Tag an gelten die Monatsfrist für die Klageerhebung und die Zweimonatsfrist für die Begründung nach § 45 WEG. Beide sind Ausschlussfristen.

Wie ist mit Wohnungen umzugehen, die mehreren Personen gehören?

Alle Miteigentümer sind Wohnungseigentümer und daher anzuschreiben; die Stimme ist einheitlich abzugeben. Praktikabel ist eine Vollmacht in Textform oder in der von der Gemeinschaftsordnung vorgesehenen Form. Fehlt die Erklärung eines Miteigentümers, gilt die Stimme als nicht abgegeben.

Quellen & Rechtshinweis

• WEG, insbesondere §§ 23, 24, 44, 45, 48; BGB § 126b (Textform)
• WEMoG vom 16.10.2020, in Kraft seit 01.12.2020
• Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen vom 10.10.2024, in Kraft seit 17.10.2024
• BGH, V ZB 10/01 (23.08.2001); BGH, V ZR 221/17 (06.07.2018); BGH, V ZR 190/25 (17.07.2026)

Rechtsstand dieses Beitrags: 23.08.2026.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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