Leerstand und Betriebskosten: Wer zahlt, was absetzbar ist und welche Pflichten bleiben

Auf einen Blick: Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter die auf diese Einheit entfallenden Betriebskosten selbst – eine Umlage des Leerstandsanteils auf die verbleibenden Mieter ist unzulässig. Bei flächenbezogenen Kostenarten ergibt sich der Leerstandsanteil rechnerisch aus der Fläche, bei verbrauchsabhängigen Kosten aus der Erfassung, und bei den Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung die Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten vor, die den Vermieter regelmäßig mit den Grundkosten der leeren Einheit belastet. Parallel bleiben die Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten vollständig bestehen: Frostschutz, Mindesttemperierung, Trinkwasserhygiene und Kontrolle gehören zum Pflichtprogramm. Steuerlich sind die Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar, solange die Vermietungsabsicht nachweisbar fortbesteht – der Bundesfinanzhof verlangt dafür ernsthafte und nachhaltige Bemühungen. In der Eigentumswohnung läuft das Hausgeld unverändert weiter, und bei längerem Leerstand kann in vielen Städten zusätzlich das Zweckentfremdungsrecht greifen.

Das Wichtigste im Überblick

• Grundsatz: Der Vermieter trägt den auf leerstehende Einheiten entfallenden Betriebskostenanteil
• Umlagemaßstab: Wohnfläche, Einheiten oder Verbrauch – und was das für den Leerstandsanteil bedeutet
• Heizkosten im Leerstand: § 7 HeizkostenV, Grundkostenanteil von 30 bis 50 Prozent, Erfassung ohne Nutzung
• Mindesttemperierung, Frostschutz und die Grenzen des Abstellens der Heizung
• Verkehrssicherungspflicht und Trinkwasserhygiene in leerstehenden Wohnungen
• Steuer: Werbungskostenabzug bei Leerstand, Nachweis der Vermietungsabsicht, Grenze zur Liebhaberei
• Leerstand in der WEG: Hausgeld, Sonderumlage und Abrechnungsspitze laufen weiter
• Zweckentfremdungsrecht: Genehmigungspflicht bei längerem Leerstand, Bußgeldrisiko
• Ausführliches Rechenbeispiel, Checkliste, FAQ und Quellen

Das Thema Leerstand Betriebskosten wird in der Praxis regelmäßig unterschätzt – und zwar in beide Richtungen. Vermieter kalkulieren den Leerstand oft nur als entgangene Nettokaltmiete und übersehen, dass die laufenden Bewirtschaftungskosten in nahezu voller Höhe weiterlaufen. Mieter wiederum bemerken zu selten, dass ihnen in der Betriebskostenabrechnung Kostenanteile zugewiesen werden, die auf leerstehende Nachbarwohnungen entfallen. Beides führt zu vermeidbarem Streit, weil die Rechtslage hier ungewöhnlich klar ist.

Der Ausgangspunkt ist einfach: § 556 BGB erlaubt die Umlage von Betriebskosten nur im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung und nur nach einem vereinbarten oder gesetzlich vorgegebenen Maßstab. Der Maßstab bezieht sich immer auf die Gesamtheit der abrechenbaren Flächen oder Einheiten – nicht auf die Gesamtheit der vermieteten. Steht eine Einheit leer, bleibt sie im Nenner der Umlagerechnung stehen. Der auf sie entfallende Anteil trifft denjenigen, dem die Einheit gehört: den Vermieter. Wer diesen Anteil umverteilt, erhöht den Umlagesatz der verbleibenden Mieter und verlässt damit den vereinbarten Maßstab.

Wirtschaftlich ist der Leerstand deshalb teurer, als es die reine Mietausfallrechnung nahelegt. Zu den nicht umlagefähigen Kostenanteilen kommen Pflichten, die unabhängig von der Nutzung bestehen bleiben: Die Wohnung muss beheizt oder zumindest frostfrei gehalten werden, die Trinkwasserinstallation muss regelmäßig gespült werden, Rauchwarnmelder müssen funktionieren, Verkehrsflächen müssen sicher sein. Wer diese Pflichten vernachlässigt, produziert Folgeschäden, die den eingesparten Betrag um ein Vielfaches übersteigen – von Frostschäden an Steigleitungen bis zu einer Legionellenkontamination, die das gesamte Gebäude betrifft.

Die dritte Ebene ist die steuerliche. Leerstandskosten sind grundsätzlich als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar, weil sie im Zusammenhang mit der beabsichtigten Einnahmeerzielung stehen. Der Bundesfinanzhof stellt dabei aber auf die Einkünfteerzielungsabsicht ab und verlangt bei längerem Leerstand einen belastbaren Nachweis fortbestehender, ernsthafter Vermietungsbemühungen. Dieser Beitrag führt die drei Ebenen – mietrechtlich, betrieblich und steuerlich – zusammen und rechnet den typischen Fall einmal vollständig durch.

Wer trägt die Betriebskosten bei Leerstand?

Der Grundsatz: Der Eigentümer trägt den Leerstandsanteil

Betriebskosten entstehen unabhängig davon, ob eine Wohnung bewohnt wird. Die Grundsteuer, die Gebäudeversicherung, die Kosten der Allgemeinbeleuchtung, der Hausreinigung, der Gartenpflege, des Winterdienstes oder der Aufzugsanlage fallen für das gesamte Gebäude an und werden nach dem vereinbarten Maßstab auf alle Einheiten verteilt. Eine leerstehende Einheit nimmt an dieser Verteilung teil wie jede andere. Ihr Anteil verbleibt beim Eigentümer.

Die praktische Konsequenz für die Abrechnung: Der Umlagesatz wird immer aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfläche (beziehungsweise die Gesamtzahl der Einheiten oder die Gesamtverbrauchseinheiten) gebildet – niemals aus den Gesamtkosten geteilt durch die vermietete Fläche. Wer den Leerstand aus dem Nenner herausnimmt, rechnet den Mietern eine Kostenposition zu, die sie nicht vereinbart haben. Die Abrechnung ist in diesem Punkt inhaltlich falsch, und der Mieter kann die Differenz zurückfordern beziehungsweise der Nachforderung entgegenhalten.

Umlagemaßstab Wohnfläche

Fehlt eine abweichende Vereinbarung, ist nach § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche abzurechnen. Dieser Maßstab ist für den Leerstand unproblematisch: Die leerstehende Einheit bringt ihre Fläche in die Gesamtfläche ein, und ihr Anteil ergibt sich unmittelbar aus dem Flächenverhältnis. Eine 70-Quadratmeter-Wohnung in einem Haus mit 700 Quadratmetern Gesamtfläche trägt zehn Prozent der flächenbezogenen Kosten – ob bewohnt oder nicht.

Umlagemaßstab Einheiten und Personen

Wird nach Wohneinheiten abgerechnet, gilt dasselbe: Die leere Einheit zählt mit. Problematischer ist der Personenmaßstab. Eine leerstehende Wohnung hat null Bewohner, würde also rechnerisch aus der Verteilung herausfallen und die Kosten vollständig auf die verbleibenden Mieter verlagern. Dieses Ergebnis widerspricht dem Grundsatz, dass der Leerstand zu Lasten des Eigentümers geht. In der Praxis wird der leerstehenden Einheit deshalb eine fiktive Personenzahl zugeordnet – üblich ist der Ansatz mit einer Person oder mit der durchschnittlichen Belegung des Hauses. Sauberer ist es, den Personenmaßstab bei Leerstandsrisiko von vornherein zu vermeiden und flächenbezogen abzurechnen.

Verbrauchsabhängige Kosten

Bei Wasser, Abwasser und Heizung entscheidet der erfasste Verbrauch. Eine wirklich leere Wohnung verbraucht wenig bis nichts, sodass der Vermieter hier zunächst kaum belastet wird. Das gilt aber nur für den verbrauchsabhängigen Teil. Sobald ein Grundkostenanteil existiert – und bei den Heizkosten ist er gesetzlich vorgeschrieben –, trägt der Vermieter diesen Anteil für die leere Einheit in voller Höhe.

Zu beachten ist außerdem: Auch eine leerstehende Wohnung verbraucht Wasser, wenn die Trinkwasserinstallation pflichtgemäß gespült wird. Dieser Verbrauch ist echter Verbrauch des Eigentümers und darf nicht den Mietern zugerechnet werden.

Heizkosten bei Leerstand und die Heizkostenverordnung

§ 7 HeizkostenV: Grundkosten und Verbrauchskosten

Die Heizkostenverordnung schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen; der verbleibende Anteil – also 30 bis 50 Prozent – wird nach der Wohn- oder Nutzfläche beziehungsweise dem umbauten Raum umgelegt. Diese Grundkosten bilden die verbrauchsunabhängigen Bestandteile ab: Vorhaltekosten, Leitungsverluste, Bereitschaftsverluste der Anlage.

Für den Leerstand folgt daraus die zentrale Konsequenz: Der Grundkostenanteil der leerstehenden Wohnung trägt der Vermieter in voller Höhe, auch wenn in der Wohnung kein einziger Heizkörper aufgedreht wurde. Bei einem Grundkostenanteil von 30 Prozent ist das der günstigste Fall für den Eigentümer, bei 50 Prozent der teuerste. Wer in einem Bestand mit strukturell hoher Fluktuation den Verteilerschlüssel gestaltet, sollte diesen Effekt bewusst einbeziehen – ein höherer Verbrauchsanteil senkt die Leerstandsbelastung des Eigentümers, erhöht aber die Spreizung zwischen den Nutzern.

Erfassung trotz Leerstand

Die Erfassungsgeräte müssen auch in der leerstehenden Wohnung abgelesen werden. Eine fehlende Ablesung führt zur Schätzung nach § 9a HeizkostenV – und Schätzungen sind eine der häufigsten Quellen für berechtigte Kürzungen durch Mieter. Der Zugang zur leeren Wohnung liegt im Verantwortungsbereich des Vermieters; ein Ableseversäumnis ist ihm zuzurechnen.

Durchheizen, Mindesttemperierung und Rohrwärme

Wird die leerstehende Wohnung beheizt – etwa zur Bauaustrocknung, zur Vermeidung von Schimmel oder zur Präsentation bei Besichtigungen –, ist dieser Verbrauch selbstverständlich erfasst und wird dem Vermieter zugerechnet. Umgekehrt kann eine vollständig unbeheizte Wohnung zu einer Verzerrung führen: Sie bezieht Wärme über die Wände und über ungedämmte Leitungen aus den Nachbarwohnungen, ohne selbst Verbrauch zu registrieren. Die Nachbarn heizen dann faktisch mit. In Gebäuden mit überwiegend freiliegenden, ungedämmten Leitungen sieht § 7 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV die Möglichkeit vor, den Wärmeverbrauch nach anerkannten Regeln der Technik zu bestimmen (Rohrwärmeverfahren). Bei längerem Leerstand einzelner Einheiten lohnt die Prüfung, ob dieses Verfahren zu sachgerechteren Ergebnissen führt.

Frostschutz ist keine Option, sondern Pflicht

Die Heizung in einer leerstehenden Wohnung vollständig abzustellen, ist regelmäßig pflichtwidrig. Der Vermieter muss das Gebäude vor Frostschäden schützen; geplatzte Leitungen in einer unbeheizten Einheit können das gesamte Haus betreffen und führen zu erheblichen Regressfragen gegenüber dem Gebäudeversicherer, der bei grober Fahrlässigkeit kürzen kann. Praxisstandard ist eine dauerhafte Temperierung auf etwa 15 bis 17 Grad Celsius, ergänzt um regelmäßige Lüftung. Diese Temperierung dient zugleich dem Bautenschutz: Sie verhindert Kondensat an kalten Bauteilen und damit Schimmelbildung, die den Wiedervermietungsaufwand in die Höhe treibt.

Alternativ kommt bei längerem Leerstand die vollständige Entleerung der Leitungen in Betracht. Das ist technisch anspruchsvoll, muss dokumentiert werden und ist bei zentraler Versorgung meist nicht sinnvoll umsetzbar.

Betreiberpflichten und Verkehrssicherung in leerstehenden Wohnungen

Trinkwasserhygiene

Stagnierendes Wasser ist das zentrale hygienische Risiko des Leerstands. In einer nicht genutzten Wohnung steht das Wasser in den Leitungen, erwärmt sich im Bereich der Kaltwasserleitung und kühlt im Warmwasserbereich ab – genau der Temperaturbereich, in dem sich Legionellen vermehren. Da die leerstehende Wohnung an die zentrale Installation des Gebäudes angeschlossen bleibt, gefährdet sie nicht nur sich selbst, sondern das gesamte System.

Praxisstandard ist ein dokumentierter Spülplan: bestimmungsgemäßer Wasseraustausch an allen Entnahmestellen in regelmäßigen Abständen, üblicherweise wöchentlich, mit Protokollierung von Datum, Entnahmestelle und ausführender Person. Diese Dokumentation ist im Schadenfall der entscheidende Entlastungsbeweis. Bei Gebäuden mit Untersuchungspflicht nach der Trinkwasserverordnung gehört die leerstehende Einheit zudem in das Probenahmekonzept, wenn sie eine relevante Entnahmestelle darstellt.

Verkehrssicherungspflicht

Die Verkehrssicherungspflicht endet nicht an der Wohnungstür einer leeren Einheit. Der Eigentümer muss sicherstellen, dass von der Wohnung keine Gefahren ausgehen und dass Unbefugte keinen Zutritt erlangen. Dazu gehören gesicherte Fenster und Türen – insbesondere im Erdgeschoss –, funktionsfähige Rauchwarnmelder, die auch in unbewohnten Räumen vorgehalten und gewartet werden müssen, und die regelmäßige Kontrolle auf Wasserschäden, Schimmel und Einbruchsspuren.

Empfehlenswert ist eine dokumentierte Begehung in festen Intervallen, bei längerem Leerstand mindestens monatlich. Ein kurzes Protokoll mit Datum, Kontrollpunkten und Fotos kostet wenige Minuten und ist gegenüber Versicherern, Behörden und im Streitfall gegenüber Gerichten die entscheidende Grundlage.

Versicherungsrechtliche Obliegenheiten

Gebäudeversicherungsverträge enthalten regelmäßig Obliegenheiten für nicht genutzte Gebäude oder Gebäudeteile: Anzeigepflicht bei längerem Leerstand, Kontrollintervalle, Anforderungen an Beheizung oder Entleerung. Wer den Leerstand nicht anzeigt oder die Obliegenheiten verletzt, riskiert die Leistungskürzung. Die Anzeige gehört deshalb zu den ersten Schritten, sobald absehbar ist, dass eine Einheit länger als wenige Wochen leer steht.

Die steuerliche Seite: Werbungskosten bei Leerstand

Grundsatz: Abzug bei fortbestehender Vermietungsabsicht

Aufwendungen für eine leerstehende Wohnung – nicht umlagefähige Betriebskosten, Erhaltungsaufwand, Abschreibung, Schuldzinsen, Verwaltungskosten, Inseratskosten – sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar, wenn sie durch die beabsichtigte Vermietung veranlasst sind. Maßgeblich ist die Einkünfteerzielungsabsicht. Solange sie besteht, ist der Abzug auch dann möglich, wenn im betreffenden Jahr überhaupt keine Einnahmen erzielt wurden.

Bei einer auf Dauer angelegten Vermietung wird die Einkünfteerzielungsabsicht grundsätzlich unterstellt. Diese Vermutung trägt den kurzfristigen Leerstand zwischen zwei Mietverhältnissen ohne Weiteres. Je länger der Leerstand dauert, desto stärker muss die Absicht durch konkrete Tatsachen belegt werden.

Was der Bundesfinanzhof verlangt

Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hat dafür klare Linien entwickelt:

• BFH, Urteil vom 28.10.2008 – IX R 1/07: Aufwendungen können bereits vor Beginn der Vermietung als vorab entstandene Werbungskosten abziehbar sein, wenn ein ausreichend bestimmter wirtschaftlicher Zusammenhang mit der angestrebten Vermietung besteht. Entscheidend ist der endgültig gefasste Entschluss zu vermieten.
• BFH, Urteil vom 11.12.2012 – IX R 14/12: Auch nach vorangegangener dauerhafter Vermietung können Aufwendungen während eines Leerstands weiter abziehbar sein, solange der Steuerpflichtige den Entschluss zur Einkünfteerzielung nicht endgültig aufgegeben hat.
• BFH, Urteil vom 31.01.2017 – IX R 17/16: Bei längerem Leerstand sind ernsthafte und nachhaltige Vermietungsbemühungen erforderlich. Der Steuerpflichtige muss zielgerichtet handeln und sein Verhalten gegebenenfalls anpassen – etwa durch Absenkung der Mietforderung, Erweiterung des Adressatenkreises, Einschaltung eines Maklers oder bauliche Maßnahmen zur Herstellung der Vermietbarkeit.

Die praktische Botschaft ist eindeutig: Passivität ist steuerschädlich. Wer eine Wohnung zu einem am Markt nicht durchsetzbaren Preis inseriert und über Jahre nichts ändert, verliert den Abzug – nicht, weil er nicht vermietet hat, sondern weil er nicht ernsthaft vermieten wollte.

Nachweis in der Praxis

Zu dokumentieren und aufzubewahren sind: Inserate mit Datum und Plattform, Maklerauftrag und Maklerkorrespondenz, Besichtigungsprotokolle und Absagen, Nachweise über Mietpreisanpassungen, Angebote und Rechnungen über Renovierungsarbeiten sowie ein kurzer Vermerk zur Vermarktungsstrategie und ihren Änderungen. Eine einfache chronologische Leerstandsakte je Einheit erfüllt diesen Zweck vollständig.

Dauerhafter Leerstand und Liebhaberei

Fehlt die Einkünfteerzielungsabsicht, fällt die Tätigkeit in den Bereich der steuerlich unbeachtlichen Liebhaberei: Verluste werden nicht anerkannt. Typische Indizien sind ein über viele Jahre hinweg unverändert unvermietetes Objekt ohne jede Vermarktungsanstrengung, eine Wohnung, die erkennbar für die Eigennutzung oder für Familienangehörige vorgehalten wird, oder ein Objekt in einem Zustand, der eine Vermietung ohne Sanierung ausschließt, ohne dass die Sanierung betrieben wird.

Achtung: Die Finanzverwaltung prüft häufig rückwirkend. Wird die Absicht für mehrere Jahre verneint, werden bereits anerkannte Verluste korrigiert, soweit die Bescheide verfahrensrechtlich noch änderbar sind. Die laufende Dokumentation ist deshalb kein Formalismus, sondern Risikovorsorge.

Leerstand in der Wohnungseigentümergemeinschaft

Steht eine Eigentumswohnung leer, ändert sich an den Pflichten gegenüber der Gemeinschaft nichts. Das Hausgeld läuft unverändert weiter, weil es die Beteiligung des Eigentümers an den Kosten und Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums nach § 16 Abs. 2 WEG abbildet – und diese Kosten entstehen unabhängig von der Nutzung. Auch Sonderumlagen, Beiträge zur Erhaltungsrücklage und Abrechnungsspitzen aus der Jahresabrechnung sind in voller Höhe zu zahlen. Eine Minderung oder Aussetzung wegen Leerstands gibt es nicht.

Aus Vermietersicht entsteht dadurch eine doppelte Belastung: Der Eigentümer trägt einerseits das Hausgeld gegenüber der Gemeinschaft, andererseits entfallen die Mieteinnahmen, aus denen die umlagefähigen Anteile sonst refinanziert würden. Bei verbrauchsabhängigen Positionen entlastet der geringere Verbrauch zwar teilweise, die Grundkosten und die verbrauchsunabhängigen Positionen bleiben aber vollständig bestehen.

Ein häufiger Irrtum betrifft die Abrechnung: Der SEV- oder Mietverwalter muss die Hausgeldabrechnung der WEG in die mietrechtliche Betriebskostenabrechnung überführen und dabei die nicht umlagefähigen Bestandteile – Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, Kontoführungsgebühren – herausrechnen. Bei Leerstand kommt hinzu, dass der gesamte Anteil der leeren Einheit beim Eigentümer verbleibt und in keiner Mieterabrechnung auftauchen darf.

Zweckentfremdungsrecht bei längerem Leerstand

In Städten und Gemeinden mit angespanntem Wohnungsmarkt gilt vielfach Zweckentfremdungsrecht auf Grundlage landesgesetzlicher Ermächtigungen und kommunaler Satzungen. Diese Regelungen erfassen nicht nur die Umwandlung von Wohnraum in Gewerbe oder Ferienwohnungen, sondern ausdrücklich auch das Leerstehenlassen von Wohnraum über einen bestimmten Zeitraum hinaus. In vielen Satzungen liegt diese Schwelle bei etwa sechs Monaten; Einzelheiten, Fristen und Ausnahmetatbestände unterscheiden sich von Kommune zu Kommune erheblich.

Regelmäßig genehmigungsfähig oder von vornherein zulässig ist der Leerstand, der zur Vorbereitung einer Vermietung, zur Durchführung von Modernisierungs- oder Sanierungsmaßnahmen, wegen eines laufenden Räumungs- oder Genehmigungsverfahrens oder wegen Unbewohnbarkeit besteht. Erforderlich ist aber in aller Regel ein Antrag oder zumindest eine Anzeige – und der Nachweis, dass die Wiederherstellung der Wohnnutzung tatsächlich betrieben wird.

Wer die Genehmigung nicht einholt, riskiert ein Bußgeldverfahren; die Rahmen reichen je nach Landesrecht bis in den hohen fünfstelligen Bereich. Hinzu kommt die Möglichkeit von Anordnungen zur Wiederzuführung des Wohnraums. Für die Verwaltungspraxis bedeutet das: Bei jedem Leerstand, der sich der Sechsmonatsgrenze nähert, ist die örtliche Satzung zu prüfen und das Vorgehen zu dokumentieren. Die für das steuerliche Verfahren ohnehin geführte Leerstandsakte deckt diesen Nachweisbedarf meist bereits ab.

Praxis-Rechenbeispiel: Ein Mehrfamilienhaus mit einer leeren Wohnung

Ein Mehrfamilienhaus hat 800 Quadratmeter Gesamtwohnfläche, verteilt auf zehn Einheiten. Eine Wohnung mit 80 Quadratmetern steht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember des Abrechnungsjahres leer; sie wird auf 16 Grad temperiert und wöchentlich gespült.

Kalte Betriebskosten (flächenbezogen), Gesamtsumme 18.400 EUR:

Umlagesatz: 18.400 EUR / 800 m² = 23,00 EUR je m² und Jahr.
Anteil der leerstehenden Wohnung: 80 m² × 23,00 EUR = 1.840,00 EUR – vom Vermieter zu tragen.

Der Fehler, der in der Praxis am häufigsten vorkommt, wäre die Verteilung auf nur 720 vermietete Quadratmeter. Der Umlagesatz stiege dann auf 25,56 EUR je m². Ein Mieter mit 75 m² zahlte 1.917,00 EUR statt korrekt 1.725,00 EUR – eine unberechtigte Mehrbelastung von 192,00 EUR, die bei zehn Mietern der gesamten Leerstandslast entspricht.

Heizung und Warmwasser, Gesamtkosten 16.000 EUR, Verteilung 30 Prozent Grundkosten / 70 Prozent Verbrauch:

Wasser und Abwasser: Der Spülverbrauch der leeren Wohnung wird über den Wohnungszähler erfasst und dem Eigentümer zugerechnet. Angesetzt seien 18 m³ zu je 5,20 EUR (Frisch- und Schmutzwasser) = 93,60 EUR.

Gesamtbelastung des Vermieters aus laufenden Betriebskosten:

Hinzu kommen der entgangene Mietertrag (bei 11,00 EUR je m² nettokalt: 80 × 11,00 × 12 = 10.560,00 EUR) sowie die Kosten der Leerstandsbewirtschaftung – Begehungen, Spülungen, Vermarktung, Renovierung. Die wirtschaftliche Gesamtwirkung des einjährigen Leerstands liegt damit deutlich über 13.000 Euro, also rund 30 Prozent über dem reinen Mietausfall.

Steuerliche Gegenrechnung: Die 2.749,60 EUR Betriebskosten sind ebenso als Werbungskosten abziehbar wie die Vermarktungs- und Renovierungskosten, die Abschreibung und die Schuldzinsen – vorausgesetzt, die Vermietungsabsicht ist durch Inserate, Maklerauftrag, Besichtigungen und gegebenenfalls eine Anpassung der Mietforderung dokumentiert. Bei einem persönlichen Steuersatz von 42 Prozent reduziert allein der Betriebskostenblock die Steuerlast um rund 1.155 EUR. Ohne belastbaren Nachweis der Vermietungsbemühungen entfällt dieser Effekt vollständig.

Rechtslage und Referenzurteile

Gesetzliche Grundlagen

• § 556 BGB: Vereinbarung über Betriebskosten, Abrechnungspflicht und Abrechnungsfrist
• § 556a BGB: Abrechnungsmaßstab; ohne abweichende Vereinbarung Verteilung nach Wohnfläche
• Betriebskostenverordnung (BetrKV), § 2: Katalog der umlagefähigen Betriebskosten
• Heizkostenverordnung (HeizkostenV), insbesondere § 6 (Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung), § 7 (Verteilung: mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach Verbrauch), § 9a (Ersatzverfahren bei fehlender Erfassung)
• § 16 Abs. 2 WEG: Kostentragung der Wohnungseigentümer, unabhängig von der Nutzung
• Trinkwasserverordnung: Betreiberpflichten, bestimmungsgemäßer Betrieb, Untersuchungspflichten
• § 9 EStG: Werbungskosten; § 21 EStG: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
• Landesrechtliche Zweckentfremdungsgesetze und kommunale Zweckentfremdungssatzungen

Referenzentscheidungen des Bundesfinanzhofs

• BFH, Urteil vom 28.10.2008 – IX R 1/07: Vorab entstandene Werbungskosten setzen einen ausreichend bestimmten wirtschaftlichen Zusammenhang mit der beabsichtigten Vermietung voraus; maßgeblich ist der endgültig gefasste Vermietungsentschluss.
• BFH, Urteil vom 11.12.2012 – IX R 14/12: Aufwendungen für eine nach vorheriger Vermietung leerstehende Wohnung bleiben abziehbar, solange der Entschluss zur Einkünfteerzielung nicht endgültig aufgegeben wurde.
• BFH, Urteil vom 31.01.2017 – IX R 17/16: Bei längerem Leerstand sind ernsthafte und nachhaltige Vermietungsbemühungen erforderlich; der Steuerpflichtige muss sein Vermarktungsverhalten anpassen, wenn der bisherige Weg erfolglos bleibt.

Die drei Entscheidungen bilden zusammen eine Linie: Die Vermietungsabsicht ist keine innere Behauptung, sondern eine durch äußere Tatsachen belegbare Zielrichtung. Wer sie dokumentiert, behält den Abzug auch über mehrere Leerstandsjahre.

Checkliste für die Praxis

Abrechnung

1. Umlagesatz immer aus Gesamtkosten geteilt durch Gesamtfläche bilden – die leere Einheit bleibt im Nenner.
2. Personenmaßstab kritisch prüfen; bei Leerstand fiktive Belegung ansetzen oder auf Flächenmaßstab umstellen.
3. Heizkostenverteilung dokumentieren: Grundkostenanteil, Verbrauchsanteil, Ablesewerte der leeren Einheit.
4. Ablesung der leerstehenden Wohnung sicherstellen – Schätzungen nach § 9a HeizkostenV vermeiden.
5. Bei Eigentumswohnungen die Hausgeldabrechnung sauber in die Mieterabrechnung überführen und nicht umlagefähige Positionen herausrechnen.

Betrieb und Sicherheit

6. Mindesttemperierung auf etwa 15 bis 17 Grad Celsius sicherstellen, Frostschutz dokumentieren.
7. Wöchentlichen Spülplan für die Trinkwasserinstallation führen und protokollieren.
8. Monatliche Begehung mit kurzem Protokoll und Fotos; Fenster- und Türsicherung prüfen.
9. Rauchwarnmelder auch in der leeren Wohnung warten.
10. Leerstand dem Gebäudeversicherer anzeigen und dessen Obliegenheiten für nicht genutzte Einheiten einhalten.

Steuern und Recht

11. Leerstandsakte je Einheit führen: Inserate, Maklerauftrag, Besichtigungen, Absagen, Preisanpassungen, Renovierungsbelege.
12. Vermarktungsstrategie bei ausbleibendem Erfolg nachweisbar anpassen – Mietforderung, Zielgruppe, Ausstattung.
13. Ab etwa sechs Monaten Leerstand die kommunale Zweckentfremdungssatzung prüfen und erforderliche Anzeige oder Genehmigung veranlassen.
14. Nicht umlagefähige Leerstandskosten sauber im Rechnungswesen kennzeichnen, damit sie in der Steuererklärung vollständig erfasst werden.

Häufige Fragen (FAQ)

Darf ich den Betriebskostenanteil einer leerstehenden Wohnung auf die anderen Mieter umlegen?

Nein. Der auf die leerstehende Einheit entfallende Anteil trägt der Eigentümer. Wird er auf die verbleibenden Mieter verteilt, erhöht sich deren Umlagesatz über das vertraglich Vereinbarte hinaus; die Abrechnung ist insoweit fehlerhaft und die Differenz nicht geschuldet.

Muss ich eine leerstehende Wohnung beheizen?

In aller Regel ja. Eine vollständig unbeheizte Einheit gefährdet die Bausubstanz und das Leitungssystem des gesamten Gebäudes. Praxisstandard ist eine Temperierung auf etwa 15 bis 17 Grad Celsius. Alternativ kommt die fachgerechte und dokumentierte Entleerung der Leitungen in Betracht, die bei zentraler Versorgung aber selten praktikabel ist.

Wie werden die Heizkosten einer leeren Wohnung verteilt?

Nach § 7 HeizkostenV sind 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und der Rest nach Fläche zu verteilen. Die leerstehende Wohnung hat wenig oder keinen Verbrauch, trägt aber ihren vollen flächenbezogenen Grundkostenanteil. Diesen Anteil zahlt der Eigentümer.

Kann ich die Kosten des Leerstands steuerlich absetzen?

Ja, als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung – solange die Vermietungsabsicht fortbesteht und nachweisbar ist. Der Bundesfinanzhof verlangt bei längerem Leerstand ernsthafte und nachhaltige Vermietungsbemühungen, die bei ausbleibendem Erfolg anzupassen sind.

Muss ich das Hausgeld weiterzahlen, wenn meine Eigentumswohnung leer steht?

Ja. Das Hausgeld ist der Beitrag zu den Kosten und Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums nach § 16 Abs. 2 WEG und von der Nutzung unabhängig. Auch Sonderumlagen und Abrechnungsspitzen sind in voller Höhe zu zahlen.

Ab wann ist Leerstand eine genehmigungspflichtige Zweckentfremdung?

Das richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht und der kommunalen Satzung; in vielen Kommunen liegt die Schwelle bei etwa sechs Monaten. Leerstand zur Vorbereitung einer Vermietung oder zur Durchführung von Sanierungsarbeiten ist regelmäßig zulässig oder genehmigungsfähig, muss aber angezeigt und belegt werden.

Quellen und Rechtshinweis

Gesetze und Verordnungen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), §§ 535, 556, 556a
• Betriebskostenverordnung (BetrKV), insbesondere § 2
• Heizkostenverordnung (HeizkostenV), insbesondere §§ 6, 7, 9a
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 16 Abs. 2
• Trinkwasserverordnung (TrinkwV)
• Einkommensteuergesetz (EStG), §§ 9, 21
• Zweckentfremdungsgesetze der Länder und kommunale Zweckentfremdungssatzungen

Rechtsprechung

• BFH, Urteil vom 28.10.2008 – IX R 1/07
• BFH, Urteil vom 11.12.2012 – IX R 14/12
• BFH, Urteil vom 31.01.2017 – IX R 17/16

Rechtsstand: 19.09.2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

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