Hybride Eigentümerversammlung: Beschluss, Technik und Rechtssicherheit

Auf einen Blick: Die hybride Eigentümerversammlung ist eine Präsenzversammlung, zu der einzelne Wohnungseigentümer per Video oder Telefon zugeschaltet werden. Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG, eingeführt durch das WEMoG zum 01.12.2020: Die Eigentümer können mit einfacher Mehrheit beschließen, dass eine Teilnahme ohne Anwesenheit am Versammlungsort möglich ist. Davon streng zu trennen ist die rein virtuelle Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG, die seit dem 17.10.2024 zulässig ist, eine qualifizierte Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erfordert, längstens für drei Jahre gilt und bis einschließlich 2028 durch mindestens eine jährliche Präsenzversammlung flankiert werden muss, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Der BGH hat mit Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23 klargestellt, dass der Eigentümer seine Online-Teilnahme aktiv verlangen muss; das LG Frankfurt am Main entschied am 10.10.2024 – 2-13 S 33/23, dass der Grundlagenbeschluss keine technischen Detailvorgaben enthalten muss. Wer Einberufung nach § 24 WEG, Identifikation, Stimmabgabe nach § 25 WEG und Protokollierung sauber organisiert, senkt das Anfechtungsrisiko nach § 45 WEG erheblich.

Gliederung

1. Warum die hybride Eigentümerversammlung zum Standard wird
2. Rechtlicher Rahmen: § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG gegenüber § 23 Abs. 1a WEG
3. Der Grundlagenbeschluss: Inhalt, Mehrheit, Formulierung
4. Einberufung und Ladung nach § 24 WEG
5. Technische und organisatorische Anforderungen
6. Identifikation, Stimmabgabe und Vollmachten
7. Störungen der Übertragung und ihre Rechtsfolgen
8. Protokollierung und Beschluss-Sammlung
9. Musterablauf einer hybriden Eigentümerversammlung
10. Datenschutz bei Video- und Tonübertragung
11. Kosten: Was eine hybride Versammlung wirklich kostet
12. Praxisbeispiel 1: Anlage mit 46 Einheiten und hoher Vermieterquote
13. Praxisbeispiel 2: Anfechtung nach Verbindungsabbruch
14. Rechtslage & Referenzurteile
15. Checkliste
16. Häufige Fragen (FAQ)
17. Quellen & Rechtshinweis

Warum die hybride Eigentümerversammlung zum Standard wird

Die hybride Eigentümerversammlung schließt eine Lücke, die viele Gemeinschaften seit Jahren spüren: Eigentümer wohnen nicht mehr zwangsläufig dort, wo ihre Immobilie steht. In großstädtischen Anlagen liegt der Anteil vermieteter Einheiten regelmäßig bei mehr als der Hälfte, und ein erheblicher Teil dieser Eigentümer lebt in einem anderen Bundesland oder im Ausland. Wer für eine zweistündige Versammlung 600 Kilometer fahren müsste, nimmt faktisch nicht teil. Die Folge sind dünne Präsenzquoten, ein wachsender Anteil an Vollmachten auf den Verwalter und Beschlüsse, die von einer kleinen Minderheit getragen werden.

Genau hier setzt § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG an. Die Norm erlaubt es der Gemeinschaft, per Mehrheitsbeschluss die Teilnahme an der Versammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort zu ermöglichen. Die Versammlung bleibt dabei eine Präsenzversammlung mit einem physischen Versammlungsort; die Online-Teilnahme tritt lediglich hinzu. Diese Gestaltung ist deutlich niedrigschwelliger als die rein virtuelle Versammlung, weil sie niemandem die Präsenzteilnahme nimmt und deshalb nur eine einfache Mehrheit verlangt.

In der Verwaltungspraxis hat sich das Format bewährt, weil es zwei gegenläufige Interessen versöhnt. Ältere Eigentümer, die den persönlichen Austausch schätzen und mit Videokonferenzen fremdeln, erscheinen weiterhin vor Ort. Kapitalanleger und beruflich eingebundene Selbstnutzer schalten sich zu. Die Beschlussfassung gewinnt an Legitimation, weil mehr Miteigentumsanteile tatsächlich vertreten sind – und das wiederum reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass unterlegene Eigentümer den Rechtsweg beschreiten.

Rechtlicher Rahmen: § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG gegenüber § 23 Abs. 1a WEG

Die häufigste Fehlerquelle in der Praxis ist die Vermengung beider Instrumente. Sie unterscheiden sich in Beschlussgegenstand, Mehrheitserfordernis, Geltungsdauer und Rechtsfolgen.

Der praktisch entscheidende Unterschied: Beim hybriden Format hat jeder Eigentümer weiterhin das Recht, körperlich zu erscheinen. Wird die Übertragung gestört, bleibt die Versammlung als Präsenzveranstaltung funktionsfähig. Beim rein virtuellen Format existiert diese Rückfallebene nicht – fällt die Plattform aus, steht die gesamte Versammlung in Frage. Das erklärt, warum der Gesetzgeber für § 23 Abs. 1a WEG die qualifizierte Mehrheit, die Befristung auf drei Jahre und die Übergangsregelung mit der jährlichen Präsenzversammlung bis einschließlich 2028 verlangt.

Ein weiterer Unterschied betrifft die Beschlussqualität. Der Beschluss nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG ist ein Grundlagenbeschluss: Er eröffnet die Möglichkeit, verpflichtet aber weder Verwaltung noch Eigentümer zur Nutzung. Der Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG verändert dagegen die Versammlungsform selbst und entzieht damit dem einzelnen Eigentümer die Präsenzoption – ein erheblich tieferer Eingriff, der die höhere Hürde rechtfertigt.

Der Grundlagenbeschluss: Inhalt, Mehrheit, Formulierung

Für die hybride Eigentümerversammlung genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss. Er sollte vier Punkte regeln:

Erstens die Zulassung selbst. Der Kernsatz muss erkennen lassen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und sämtliche Rechte – Rede, Antrag, Frage, Stimmabgabe – elektronisch ausüben dürfen.

Zweitens den Anwendungsbereich. Gilt die Zulassung für alle künftigen Versammlungen oder nur für ordentliche Versammlungen? Eine unbefristete Geltung für sämtliche Versammlungen ist üblich und zulässig.

Drittens das Anmeldeverfahren. Der BGH hat mit Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23 entschieden, dass ein Eigentümer, dem die Online-Teilnahme durch Beschluss gestattet ist, sein Recht aktiv geltend machen muss. Verwaltung und Gemeinschaft sind nicht verpflichtet, die Online-Teilnahme von sich aus vorsorglich anzubieten oder bereits in der Ladung auf die technischen Details hinzuweisen. Wer Streit vermeiden will, regelt deshalb im Beschluss eine Anmeldefrist – etwa fünf Werktage vor der Versammlung in Textform gegenüber der Verwaltung.

Viertens die technische Umsetzung. Das LG Frankfurt am Main hat am 10.10.2024 – 2-13 S 33/23 entschieden, dass der Beschluss keine Vorgaben zur konkreten technischen Umsetzung enthalten muss; die Auswahl der Konferenzplattform obliegt dem Einberufenden nach pflichtgemäßem Ermessen. Das Gericht hat die Revision zugelassen. Empfehlenswert bleibt eine Regelung dennoch: Sie verschafft allen Beteiligten Planungssicherheit und entzieht dem Vorwurf, die Plattform sei willkürlich gewählt worden, die Grundlage.

Ein tragfähiger Beschlusstext lautet sinngemäß: Wohnungseigentümer können an Eigentümerversammlungen im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen und sämtliche Rechte ganz oder teilweise auf diesem Weg ausüben. Die Auswahl des Kommunikationsmittels trifft die Verwaltung nach pflichtgemäßem Ermessen; sie muss Bild- und Tonübertragung in beide Richtungen sowie eine nachvollziehbare Stimmabgabe ermöglichen. Die Teilnahme ist der Verwaltung bis spätestens fünf Werktage vor der Versammlung in Textform anzuzeigen. Störungen der Übertragung, die nicht im Verantwortungsbereich der Gemeinschaft liegen, berühren die Wirksamkeit gefasster Beschlüsse nicht.

Einberufung und Ladung nach § 24 WEG

An den Formalien der Einberufung ändert das hybride Format nichts. Es bleibt bei der Einberufung durch die Verwaltung, der Textform und der Ladungsfrist von drei Wochen, sofern kein dringender Fall eine kürzere Frist rechtfertigt. Zusätzlich empfiehlt sich:

• ein deutlicher Hinweis auf den Grundlagenbeschluss und das Anmeldeverfahren
• die Angabe, bis wann die Zugangsdaten versandt werden
• eine Kontaktadresse für technische Rückfragen im Vorfeld
• der Hinweis, dass Vollmachten unabhängig von der Teilnahmeform in der von der Gemeinschaftsordnung vorgesehenen Form zu erteilen sind

Die Tagesordnung muss so bestimmt sein, dass jeder Eigentümer die Tragweite der Beschlussgegenstände erkennen und entscheiden kann, ob er teilnimmt. Bei hybriden Versammlungen gewinnt dieser Punkt an Gewicht, weil zugeschaltete Teilnehmer Unterlagen nicht spontan am Versammlungsort einsehen können. Wer Angebote, Gutachten oder Wirtschaftspläne bereits mit der Ladung digital zur Verfügung stellt, beugt Rügen vor.

Technische und organisatorische Anforderungen

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Software vor. Aus dem Grundsatz, dass die Online-Teilnahme der Präsenzteilnahme funktional gleichwertig sein muss, ergeben sich aber Mindestanforderungen:

Zwei-Wege-Kommunikation. Zugeschaltete Eigentümer müssen hören und gehört werden. Eine reine Einwegübertragung genügt nicht, weil sie das Rederecht entwertet.

Verständliche Übertragung des Versammlungsgeschehens. In größeren Räumen reicht das Mikrofon des Verwalter-Notebooks nicht aus. Ein Konferenzmikrofon mit Raumabdeckung oder ein Wortmeldungsmikrofon, das herumgereicht wird, ist praktisch unverzichtbar. Wortbeiträge aus dem Saal, die online nicht ankommen, sind der häufigste Auslöser für Rügen.

Zuverlässige Netzanbindung am Versammlungsort. Kabelgebundene Verbindung vor WLAN, Mobilfunk-Router als Rückfallebene.

Nichtöffentlichkeit. Der Zugang ist auf Eigentümer und legitimierte Vertreter zu beschränken. Warteraumfunktion, individuelle Zugangslinks und namentliche Freischaltung sind das Mittel der Wahl.

Rollenklarheit. Wer moderiert, wer protokolliert, wer betreut die Technik? In Gemeinschaften ab etwa 30 Einheiten sollten Versammlungsleitung und technische Betreuung personell getrennt sein.

Testlauf. Ein Techniktermin für zugeschaltete Eigentümer eine Woche vor der Versammlung kostet 30 Minuten und verhindert die Mehrzahl aller Störungen.

Identifikation, Stimmabgabe und Vollmachten

Identifikation der Teilnehmer

Die Versammlungsleitung muss feststellen können, wer teilnimmt und mit welchem Stimmgewicht. Bewährt hat sich ein zweistufiges Verfahren: Anmeldung in Textform mit Angabe der Einheit und der E-Mail-Adresse, anschließend Versand eines individuellen, nicht weitergebbaren Zugangslinks. Beim Eintritt in die Konferenz erfolgt der namentliche Aufruf gegen die Anwesenheitsliste. Eine Kameraeinschaltung darf verlangt werden, wenn Zweifel an der Identität bestehen; eine generelle Kamerapflicht ist dagegen datenschutzrechtlich heikel und praktisch entbehrlich.

Stimmabgabe

Zulässig sind alle Verfahren, die eine eindeutige Zuordnung der Stimme zum stimmberechtigten Eigentümer erlauben. In der Praxis gebräuchlich:

• Namentlicher Aufruf der zugeschalteten Eigentümer nach der Abstimmung im Saal – transparent, aber zeitaufwendig
• Digitale Handzeichen in der Konferenzsoftware mit anschließender Verlesung des Ergebnisses
• Integriertes Abstimmungsmodul mit automatischer Gewichtung nach Miteigentumsanteilen oder Kopfprinzip

Maßgeblich ist der Stimmrechtsmaßstab nach § 25 WEG beziehungsweise der Gemeinschaftsordnung. Nutzt die Gemeinschaft ein Abstimmungsmodul, muss die hinterlegte Stimmrechtsmatrix vor der Versammlung geprüft werden – ein falsch gepflegter Miteigentumsanteil führt zu einem falschen Ergebnis und damit zu einem angreifbaren Beschluss.

Wichtig: Eine geheime Abstimmung lässt sich hybrid nur mit erheblichem Aufwand darstellen. Da das WEG die offene Abstimmung als Regelfall vorsieht, ist das in der Praxis selten ein Problem; bei Verwalterbestellung oder Abberufung wird gelegentlich Geheimhaltung gewünscht. Hier sollte die Versammlungsleitung frühzeitig klären, ob das gewählte System eine anonyme Stimmabgabe unterstützt.

Vollmachten

Die Vollmachtsregelung der Gemeinschaftsordnung gilt unverändert. Verlangt sie Schriftform, genügt eine im Chat hochgeladene Datei nicht ohne Weiteres. Praktikabel ist, Vollmachten vorab per Post oder als Scan mit Nachreichung des Originals einzufordern und in der Anwesenheitsliste zu vermerken. Ein online zugeschalteter Eigentümer kann selbstverständlich auch als Bevollmächtigter für weitere Einheiten auftreten – die Stimmrechtsmatrix muss das abbilden.

Störungen der Übertragung und ihre Rechtsfolgen

Der neuralgische Punkt jeder hybriden Eigentümerversammlung ist die Frage: Was gilt, wenn die Verbindung abreißt?

Die Systematik lässt sich in drei Fallgruppen ordnen:

Fallgruppe 1: Störung im Verantwortungsbereich des Teilnehmers. Der Eigentümer nutzt ein instabiles Mobilfunknetz, hat die Software nicht installiert oder verlässt die Konferenz versehentlich. Diese Risiken trägt er selbst. Die Versammlung kann fortgesetzt werden; gefasste Beschlüsse bleiben wirksam. Rechtlich entspricht das der Situation, dass ein Eigentümer den Saal verlässt.

Fallgruppe 2: Störung im Verantwortungsbereich der Gemeinschaft. Die von der Gemeinschaft eingesetzte Technik versagt – das Mikrofon fällt aus, die Plattform bricht zusammen, der Anschluss am Versammlungsort ist überlastet. Solche Fehler dürfen nicht zulasten der online teilnehmenden Eigentümer gehen. Die Versammlungsleitung muss die Verhandlung unterbrechen und die Störung beheben. Wird trotz erkennbarer Störung weiter abgestimmt, liegt ein Verfahrensfehler vor, der die Anfechtung nach § 45 WEG eröffnet.

Fallgruppe 3: Störung unklarer Herkunft. Hier ist das Vorgehen entscheidend. Die Versammlungsleitung sollte unterbrechen, die betroffenen Teilnehmer telefonisch kontaktieren, den Wiedereintritt abwarten und den gesamten Vorgang protokollieren.

Für alle Fallgruppen gilt der Kausalitätsgedanke: Ein Verfahrensfehler führt nur dann zur Ungültigerklärung, wenn er sich auf das Beschlussergebnis ausgewirkt haben kann. Wurde ein Beschluss mit 780 von 1.000 Miteigentumsanteilen gefasst und war ein Eigentümer mit 40 Anteilen zeitweise nicht verbunden, fehlt es regelmäßig an der Kausalität. War die Abstimmung dagegen knapp, kippt der Beschluss.

Praktische Konsequenz: Die Versammlungsleitung sollte kritische Beschlussgegenstände nicht unmittelbar nach einer Störung abstimmen lassen, sondern erst nach dokumentierter Wiederherstellung der Verbindung und einer kurzen Zusammenfassung der zwischenzeitlichen Diskussion.

Protokollierung und Beschluss-Sammlung

Das Protokoll der hybriden Versammlung muss zusätzlich zu den üblichen Angaben festhalten:

• welche Eigentümer online teilgenommen haben, ab wann und bis wann
• welches Kommunikationsmittel eingesetzt wurde
• ob und wann Störungen aufgetreten sind, wie darauf reagiert wurde und ob zu diesem Zeitpunkt abgestimmt wurde
• wie die Stimmen der online Teilnehmenden erfasst und dem Gesamtergebnis zugeordnet wurden

Eine Aufzeichnung der Versammlung ist kein taugliches Protokollersatzmittel und datenschutzrechtlich problematisch. Ohne Einwilligung sämtlicher Teilnehmer ist sie unzulässig; eine im Beschlusswege angeordnete Aufzeichnungspflicht wäre angreifbar. Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG ist unverändert zu führen.

Musterablauf einer hybriden Eigentümerversammlung

Der folgende Ablauf hat sich in Gemeinschaften zwischen 20 und 80 Einheiten bewährt. Die Zeitangaben beziehen sich auf den Versammlungsbeginn (T).

T minus 21 Tage: Versand der Ladung in Textform mit Tagesordnung, Anlagen, Hinweis auf den Grundlagenbeschluss und auf die Anmeldefrist für die Online-Teilnahme.

T minus 7 Werktage: Ende der Anmeldefrist für die Online-Teilnahme. Abgleich der Anmeldungen mit dem Eigentümerverzeichnis.

T minus 5 Werktage: Versand der individuellen Zugangslinks, Angebot eines Techniktermins, Erinnerung an die Vollmachtsform.

T minus 2 Tage: Techniktest mit den zugeschalteten Eigentümern, Prüfung der Stimmrechtsmatrix gegen Teilungserklärung und Grundbuchstand, Erfassung eingegangener Vollmachten.

T minus 60 Minuten: Aufbau vor Ort. Konferenzmikrofon platzieren und einsprechen, Kamera ausrichten, kabelgebundene Verbindung testen, Mobilfunk-Rückfallebene bereitstellen, Warteraum aktivieren.

T minus 20 Minuten: Öffnung der Konferenz. Zugeschaltete Eigentümer werden einzeln aus dem Warteraum eingelassen, namentlich begrüßt, in die Anwesenheitsliste aufgenommen und auf die Nichtöffentlichkeit sowie das Aufzeichnungsverbot hingewiesen.

T: Eröffnung. Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung, Verlesung der Präsenz getrennt nach Präsenz- und Online-Teilnehmern mit Angabe der vertretenen Miteigentumsanteile, Feststellung der Beschlussfähigkeit, Benennung von Protokoll und technischer Betreuung, Erläuterung des Abstimmungsverfahrens für die Online-Teilnehmer.

Zu jedem Tagesordnungspunkt: Sachvortrag, Aussprache mit ausdrücklicher Rederechtsabfrage bei den Online-Teilnehmern, Verlesung des Beschlussantrags im Wortlaut, Bestätigung der bestehenden Verbindung aller Online-Teilnehmer, Abstimmung zunächst im Saal, dann namentlicher Aufruf oder digitale Stimmabgabe der Zugeschalteten, Zusammenführung und Verkündung des Ergebnisses.

Bei einer Störung: sofortige Unterbrechung, Feststellung der Ursache, Protokollvermerk mit Uhrzeit, Wiederherstellung, kurze Zusammenfassung des Versäumten, erst danach Fortsetzung. Eine bereits begonnene Abstimmung wird wiederholt.

Schluss: Feststellung des Versammlungsendes, Hinweis auf die Anfechtungsfrist nach § 45 WEG, Verabschiedung, Schließen der Konferenz erst nach dem letzten Präsenzteilnehmer.

T plus 1 bis 14 Tage: Erstellung und Versand des Protokolls, Eintragung in die Beschluss-Sammlung, Löschung von Chatverläufen und technischen Verbindungsdaten, soweit sie nicht zur Dokumentation von Störungen benötigt werden.

Datenschutz bei Video- und Tonübertragung

Bei der Übertragung werden personenbezogene Daten verarbeitet: Name, Bild, Stimme, Abstimmungsverhalten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung der Verwalterpflichten im Rahmen des Verwaltervertrags und der gesetzlichen Aufgaben. Daraus folgt:

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter der Konferenzsoftware
• Verarbeitung innerhalb der EU oder auf Basis eines tragfähigen Übermittlungsmechanismus
• Datensparsamkeit: keine Aufzeichnung, keine Speicherung von Chatverläufen über die Versammlung hinaus, Löschung der Teilnehmerprotokolle nach Ablauf der Anfechtungsfrist und etwaiger Verfahren
• Transparenz: Hinweis in der Ladung, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden
• Vertraulichkeit: Eigentümer sind darauf hinzuweisen, dass Mitschnitte durch Teilnehmer unzulässig sind und dass sie von einem Ort aus teilnehmen sollen, an dem Dritte nicht mithören

Kosten: Was eine hybride Versammlung wirklich kostet

Die Kosten der hybriden Eigentümerversammlung sind Verwaltungskosten der Gemeinschaft und werden nach dem geltenden Verteilerschlüssel umgelegt. Typische Positionen:

In einer Gemeinschaft mit 46 Einheiten liegt der Mehraufwand damit bei grob 250 bis 550 Euro je Versammlung, also rund 5 bis 12 Euro je Einheit und Jahr. Dem stehen entfallende Reisekosten der Eigentümer, eine höhere Beschlussfähigkeit und – der wirtschaftlich relevanteste Punkt – vermiedene Anfechtungsverfahren gegenüber. Ein einziges Beschlussanfechtungsverfahren übersteigt diese Beträge um ein Vielfaches.

Ob die Kosten über die Grundvergütung der Verwaltung abgedeckt sind oder gesondert vereinbart werden, richtet sich nach dem Verwaltervertrag. Wer den Grundlagenbeschluss fasst, sollte im selben Zug klären, wie die technische Ausstattung finanziert wird – etwa durch Anschaffung auf Kosten der Gemeinschaft mit Beschluss über die Erhaltungsrücklage oder über den Wirtschaftsplan.

Praxisbeispiel 1: Anlage mit 46 Einheiten und hoher Vermieterquote

Eine Wohnanlage mit 46 Einheiten und 10.000 Miteigentumsanteilen weist eine Vermieterquote von 61 Prozent auf. In den drei Versammlungen vor Einführung des hybriden Formats waren im Durchschnitt 4.180 von 10.000 Miteigentumsanteilen vertreten – davon 2.640 über Verwaltervollmachten.

Im März beschließt die Gemeinschaft mit 3.950 Ja- zu 230 Nein-Stimmen die Zulassung der Online-Teilnahme nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG. Für die Folgeversammlung melden sich 14 Eigentümer mit zusammen 2.910 Miteigentumsanteilen zur Zuschaltung an; 11 davon nehmen tatsächlich teil (2.410 Anteile). Vor Ort erscheinen Eigentümer mit 3.760 Anteilen.

Ergebnis: vertreten sind 6.170 von 10.000 Miteigentumsanteilen – eine Steigerung um rund 48 Prozent gegenüber dem Vorjahresdurchschnitt. Die Zahl der Verwaltervollmachten sinkt auf 1.120 Anteile.

Wirtschaftliche Wirkung: Der Beschluss über eine Dachsanierung mit einem Volumen von 210.000 Euro wird mit 5.480 Ja-Stimmen gefasst. Bei der alten Präsenzquote wären maximal 4.180 Anteile erreichbar gewesen; der Beschluss wäre zwar ebenfalls zustande gekommen, hätte aber eine erheblich schmalere Legitimation gehabt. Die Kosten des Formats betragen 480 Euro, verteilt auf 10.000 Miteigentumsanteile also 0,048 Euro je Anteil – für eine Einheit mit 217 Anteilen rund 10,42 Euro.

Praxisbeispiel 2: Anfechtung nach Verbindungsabbruch

In einer Gemeinschaft mit 18 Einheiten und 1.000 Miteigentumsanteilen steht die Abberufung der Verwaltung und die Bestellung eines Nachfolgers auf der Tagesordnung. Drei Eigentümer mit zusammen 165 Anteilen sind online zugeschaltet.

Während der Aussprache fällt das Konferenzmikrofon im Versammlungsraum aus – die Ursache liegt eindeutig bei der von der Gemeinschaft gestellten Technik. Die Versammlungsleitung bemerkt dies nicht sofort; die zugeschalteten Eigentümer hören etwa neun Minuten lang nichts. In diesem Zeitraum wird über den Bestellungsbeschluss abgestimmt. Ergebnis: 430 Ja-Anteile, 405 Nein-Anteile, die 165 Anteile der Online-Teilnehmer werden als nicht abgegeben gewertet.

Bewertung: Es liegt ein Verfahrensfehler im Verantwortungsbereich der Gemeinschaft vor. Die Kausalität ist gegeben: Hätten die drei Eigentümer mit 165 Anteilen gegen den Beschluss gestimmt, hätte das Ergebnis 430 zu 570 gelautet – der Beschluss wäre nicht zustande gekommen. Die Anfechtung nach § 45 WEG innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung hat damit erhebliche Erfolgsaussichten.

Gegenrechnung: Kosten des Anfechtungsverfahrens bei einem angenommenen Streitwert von 25.000 Euro und zwei Instanzen: leicht ein fünfstelliger Betrag, hinzu kommen die Kosten einer Wiederholungsversammlung sowie die Rechtsunsicherheit über die Verwalterstellung im Schwebezustand. Der Vergleich zu 480 Euro Technikkosten pro Versammlung macht deutlich, wo der wirtschaftliche Hebel liegt.

Was hätte geholfen: Eine zweite Person mit ausschließlicher Aufgabe der Technikbetreuung, ein Chat-Kanal, über den Online-Teilnehmer Störungen sofort melden können, und die Regel, vor jeder Abstimmung die Online-Teilnehmer namentlich zu bestätigen. Diese drei Maßnahmen kosten zusammen weniger als 200 Euro je Versammlung.

Rechtslage & Referenzurteile

§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG – Seit dem 01.12.2020 können die Wohnungseigentümer mit einfacher Mehrheit beschließen, dass die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung sämtlicher oder einzelner Rechte auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege elektronischer Kommunikation möglich ist. Die Versammlung bleibt Präsenzversammlung.

§ 23 Abs. 1a WEG – Seit dem 17.10.2024 können die Wohnungseigentümer mit einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung für einen Zeitraum von längstens drei Jahren ohne physische Anwesenheit stattfindet. Die virtuelle Versammlung muss der Präsenzversammlung hinsichtlich Teilnahme und Rechtsausübung vergleichbar sein. Bis einschließlich 2028 ist zusätzlich mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung abzuhalten, sofern die Eigentümer nicht einstimmig etwas anderes beschließen.

§ 24 WEG – Einberufung durch die Verwaltung, Textform, dreiwöchige Ladungsfrist, Führung der Beschluss-Sammlung.

§ 25 WEG – Beschlussfassung, Stimmrechtsmaßstab, Vertretung durch Bevollmächtigte.

§ 45 WEG – Anfechtungsklage binnen eines Monats ab Beschlussfassung, Begründung binnen zwei Monaten.

BGH, Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23: Ist ein Grundlagenbeschluss nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG gefasst, muss die Verwaltung weder bereits in der Ladung auf die Möglichkeit der Online-Teilnahme hinweisen noch die technischen Details mitteilen. Der Wohnungseigentümer muss von seinem Recht auf Online-Teilnahme aktiv Gebrauch machen; die Verwaltung darf dieses Verlangen abwarten und muss die Online-Teilnahme auch dann nicht von sich aus anbieten, wenn ein Eigentümer mitteilt, dass er physisch nicht teilnehmen kann.

LG Frankfurt am Main, Urteil vom 10.10.2024 – 2-13 S 33/23: Der Beschluss über die Ermöglichung der hybriden Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG muss keine Vorgaben zur technischen Umsetzung der Online-Teilnahme enthalten. Die Auswahl der Konferenzplattform und der technischen Modalitäten obliegt dem Einberufenden nach pflichtgemäßem Ermessen. Die Revision wurde zugelassen.

BGH, Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 241/23: Die Delegation von Ausführungsdetails auf die Verwaltung entspricht regelmäßig ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Wohnungseigentümer die Grundentscheidung selbst getroffen haben. Der Gedanke lässt sich auf die Auswahl des Kommunikationsmittels übertragen.

Checkliste

Vor dem Grundlagenbeschluss

• [ ] Eigentümerstruktur auswerten: Anteil auswärtiger und vermietender Eigentümer
• [ ] Präsenzquoten der letzten drei Versammlungen ermitteln
• [ ] Konferenzlösung auswählen, Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen
• [ ] Kostenschätzung und Finanzierung (Wirtschaftsplan oder Sonderumlage) vorbereiten
• [ ] Beschlusstext formulieren: Zulassung, Anwendungsbereich, Anmeldeverfahren, Ermessen der Verwaltung

Vor jeder hybriden Versammlung

• [ ] Ladung nach § 24 WEG mit Hinweis auf das Anmeldeverfahren
• [ ] Anmeldungen erfassen, individuelle Zugangslinks versenden
• [ ] Stimmrechtsmatrix gegen das Grundbuch beziehungsweise die Teilungserklärung prüfen
• [ ] Vollmachten formgerecht einholen und zuordnen
• [ ] Technikcheck am Versammlungsort: Mikrofon, Kamera, Netzanbindung, Rückfallebene
• [ ] Testlauf mit den zugeschalteten Eigentümern anbieten
• [ ] Rollen festlegen: Versammlungsleitung, Protokoll, Technik

Während der Versammlung

• [ ] Namentlicher Aufruf der Online-Teilnehmer, Aufnahme in die Anwesenheitsliste
• [ ] Nichtöffentlichkeit sicherstellen, Warteraum aktiv nutzen
• [ ] Vor jeder Abstimmung Verbindung der Online-Teilnehmer bestätigen
• [ ] Abstimmungsergebnis getrennt nach Präsenz und Online erfassen und verlesen
• [ ] Störungen sofort protokollieren, bei Störungen im Verantwortungsbereich der Gemeinschaft unterbrechen

Nach der Versammlung

• [ ] Protokoll mit Angaben zu Teilnahmeform, Technik und etwaigen Störungen
• [ ] Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG fortschreiben
• [ ] Chatverläufe und Teilnehmerlisten datenschutzkonform behandeln
• [ ] Anfechtungsfrist nach § 45 WEG im Fristenkalender überwachen

Häufige Fragen (FAQ)

Braucht jede Gemeinschaft einen Beschluss, um hybrid zu tagen?

Ja. Ohne Grundlagenbeschluss nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG besteht kein Recht auf Online-Teilnahme, und die Verwaltung darf sie auch nicht eigenmächtig eröffnen. Lässt die Verwaltung ohne Beschluss Eigentümer zuschalten und stimmen diese mit ab, sind die betroffenen Beschlüsse anfechtbar. Der Beschluss selbst kann in einer regulären Präsenzversammlung mit einfacher Mehrheit gefasst werden.

Muss die Verwaltung die Online-Teilnahme aktiv anbieten?

Nein. Der BGH hat mit Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23 entschieden, dass der Eigentümer sein Recht auf Online-Teilnahme aktiv verlangen muss. Die Verwaltung muss weder in der Ladung darauf hinweisen noch die technischen Details unaufgefordert mitteilen. Das entbindet nicht davon, ein rechtzeitig geäußertes Verlangen zu erfüllen – wer eine ordnungsgemäße Anmeldung ignoriert, verletzt das Teilnahmerecht.

Was passiert, wenn die Internetverbindung eines Eigentümers ausfällt?

Störungen, die aus der Sphäre des Teilnehmers stammen, gehen zu dessen Lasten. Die Versammlung kann fortgesetzt werden. Anders liegt es bei Störungen der von der Gemeinschaft eingesetzten Technik: Sie dürfen nicht zulasten der online teilnehmenden Eigentümer gehen, die Verhandlung ist zu unterbrechen. Wird trotzdem abgestimmt und hätte die fehlende Stimme das Ergebnis ändern können, ist der Beschluss anfechtbar.

Kann die Gemeinschaft die Präsenzversammlung vollständig abschaffen?

Nur unter engen Voraussetzungen. Erforderlich ist ein Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, gültig für höchstens drei Jahre. Bis einschließlich 2028 muss zusätzlich mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Für die meisten Gemeinschaften ist das hybride Format deshalb der praktikablere Weg.

Darf die Versammlung aufgezeichnet werden?

Grundsätzlich nein. Eine Bild- und Tonaufzeichnung greift tief in die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer ein und ist ohne Einwilligung aller Betroffenen unzulässig. Auch ein Mehrheitsbeschluss ersetzt die Einwilligung nicht. Maßgebliches Dokument bleibt das Protokoll; Teilnehmer sind darauf hinzuweisen, dass eigene Mitschnitte unzulässig sind.

Wie werden Vollmachten bei einer hybriden Eigentümerversammlung behandelt?

Es gilt unverändert die Formvorgabe der Gemeinschaftsordnung. Verlangt sie Schriftform, reicht ein hochgeladener Scan nicht ohne Weiteres aus; sinnvoll ist die vorherige Übersendung per Post oder die Nachreichung des Originals. Ein online zugeschalteter Eigentümer kann zugleich Bevollmächtigter weiterer Einheiten sein – die Anwesenheitsliste und die Stimmrechtsmatrix müssen das korrekt abbilden.

Wer trägt die Kosten der Technik?

Es handelt sich um Kosten der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, die nach dem geltenden Verteilerschlüssel auf alle Eigentümer umgelegt werden – auch auf jene, die ausschließlich in Präsenz teilnehmen. Eine abweichende Kostenverteilung wäre nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG zwar beschließbar, dürfte aber regelmäßig nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen, weil das Format der gesamten Gemeinschaft zugutekommt.

Quellen & Rechtshinweis

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere §§ 16, 23, 24, 25, 45
• Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit 01.12.2020
• Gesetz zur Ermöglichung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen, in Kraft seit 17.10.2024
• BGH, Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23
• BGH, Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 241/23
• LG Frankfurt am Main, Urteil vom 10.10.2024 – 2-13 S 33/23
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere Art. 5, 6, 28, 32
• Rechtsstand: August 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

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• Professionelle Konferenztechnik am Versammlungsort: Raummikrofon, Kamera, kabelgebundene Anbindung und Mobilfunk-Rückfallebene
• Getrennte Rollen von Versammlungsleitung und technischer Betreuung, damit Störungen sofort erkannt und protokolliert werden
• Digitale Stimmrechtsmatrix mit Abgleich gegen Teilungserklärung und Miteigentumsanteile vor jeder Versammlung
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