Heizkostenabrechnung 2026: Heizkostenverordnung, 15-Prozent-Kürzung und die Frist zum 31.12.2026

Auf einen Blick: Die Heizkostenabrechnung ist die fehleranfälligste Position der gesamten Nebenkostenabrechnung – und gleichzeitig die teuerste. Wer als Vermieter oder Verwalter die Vorgaben der Heizkostenverordnung verfehlt, riskiert ein pauschales Kürzungsrecht des Mieters von 15 Prozent, das keinen Schadensnachweis voraussetzt. Zum 31. Dezember 2026 läuft zudem die Nachrüstfrist für fernablesbare Messgeräte aus. Dieser Beitrag erklärt die Rechtsgrundlagen, die aktuelle BGH-Rechtsprechung und den praktischen Ablauf einer prüffesten Abrechnung.

Gliederung

1. Warum die Heizkostenabrechnung 2026 eine Sonderstellung einnimmt
2. Der rechtliche Rahmen: HeizkostenV, BGB und Mietvertrag
3. Der Verteilerschlüssel: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch
4. Wann ausnahmsweise nach Fläche abgerechnet werden darf
5. Das 15-Prozent-Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV
6. Warmwasser, Wärmemengenzähler und das Ersatzverfahren
7. Fernablesbare Messtechnik und die Frist zum 31.12.2026
8. Monatliche Verbrauchsinformationen als Dauerpflicht
9. Fristen: Die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB
10. Praxisbeispiel 1: Mehrfamilienhaus mit fehlendem Warmwasserzähler
11. Praxisbeispiel 2: WEG mit gemischter Nutzung und Vorerfassung
12. Umlagefähige und nicht umlagefähige Heizkostenpositionen
13. Rechtslage & Referenzurteile
14. Checkliste
15. Häufige Fragen (FAQ)
16. Quellen & Rechtshinweis

Warum die Heizkostenabrechnung 2026 eine Sonderstellung einnimmt

Bei kaum einer anderen Betriebskostenposition treffen so viele Regelungsebenen aufeinander wie bei der Heizkostenabrechnung. Das Mietrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs regelt, ob und wann abgerechnet werden muss. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, wie verteilt werden muss – und zwar unabhängig davon, was Mietvertrag oder Gemeinschaftsordnung sagen. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz bestimmt seit 2023 zusätzlich, wie der CO2-Preisanteil zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt wird. Und seit dem 1. Oktober 2024 zählt auch der Strom, den eine Wärmepumpe für die Wärmeerzeugung benötigt, zu den umlagefähigen Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage.

Diese Regelungsdichte hat einen praktischen Effekt, den viele Eigentümer unterschätzen: Die Heizkostenverordnung ist zwingendes Recht. § 2 HeizkostenV ordnet ausdrücklich ihren Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen an. Eine Klausel im Mietvertrag, die eine reine Flächenabrechnung vorsieht, ist deshalb nicht etwa nur unwirksam im Sinne einer AGB-Kontrolle – sie wird schlicht von der Verordnung verdrängt. Dasselbe gilt für Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft, die einen abweichenden Schlüssel festlegen wollen.

Für die Verwaltungspraxis bedeutet das: Die Heizkostenabrechnung lässt sich nicht durch geschickte Vertragsgestaltung vereinfachen. Sie muss technisch und rechnerisch korrekt sein. Der Aufwand für die Erfassung, Ablesung und Verteilung ist der Preis dafür, dass Heizkosten überhaupt umlagefähig sind.

Hinzu kommt die wirtschaftliche Dimension. In einem durchschnittlichen Mehrfamilienhaus machen Heizung und Warmwasser regelmäßig die Hälfte bis zwei Drittel der gesamten Betriebskosten aus. Ein 15-prozentiger Kürzungsanspruch trifft also nicht eine Randposition, sondern den größten Block der Abrechnung – und er trifft ihn für jede betroffene Einheit und für jedes betroffene Abrechnungsjahr, solange keine Verjährung eingetreten ist.

Der rechtliche Rahmen: HeizkostenV, BGB und Mietvertrag

Drei Normkomplexe greifen ineinander.

Erstens die Heizkostenverordnung. Sie gilt nach § 1 HeizkostenV für Gebäude mit zentraler Wärmeversorgung, in denen mehrere Nutzer versorgt werden. Sie erfasst sowohl Mietverhältnisse als auch Wohnungseigentümergemeinschaften und selbst Nutzungsverhältnisse ohne Mietvertrag. § 3 HeizkostenV stellt klar, dass die Verordnung auch auf das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander anzuwenden ist.

Zweitens das Mietrecht des BGB. § 556 BGB regelt die Vereinbarung über Betriebskosten und – in Absatz 3 – die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB enthält die Ausschlusswirkung: Nach Fristablauf sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Drittens der Mietvertrag beziehungsweise die Gemeinschaftsordnung. Sie entscheiden über das "Ob" der Umlage. Ohne wirksame Umlagevereinbarung sind Heizkosten Teil der Grundmiete und können nicht gesondert abgerechnet werden. Über das "Wie" entscheidet dagegen die Heizkostenverordnung.

Diese Aufgabenteilung erklärt eine häufige Fehlvorstellung. Viele Vermieter glauben, sie könnten frei wählen, ob sie nach Verbrauch oder nach Fläche abrechnen. Das trifft nur auf die Betriebskosten außerhalb von Heizung und Warmwasser zu. Bei der Heizkostenabrechnung ist der Korridor gesetzlich vorgegeben.

Der Verteilerschlüssel: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch

Der Kern der Heizkostenverordnung steht in § 7 (Heizkosten) und § 8 (Warmwasserkosten). Danach sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen. Der verbleibende Anteil von 30 bis 50 Prozent wird nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach umbautem Raum verteilt.

Der Grundkostenanteil ist kein Zugeständnis an die Bequemlichkeit, sondern sachlich begründet. Er bildet die verbrauchsunabhängigen Vorhaltekosten ab – Rohrleitungsverluste, Bereitschaftsverluste des Kessels, Wartung, Schornsteinfeger. Außerdem gleicht er Lagenachteile aus: Eine Wohnung im obersten Geschoss mit drei Außenwänden hat bei gleichem Komfortempfinden einen höheren Verbrauch als eine Mittelwohnung, die von beheizten Nachbarwohnungen umgeben ist.

Die Wahl innerhalb des Korridors steht dem Gebäudeeigentümer zu. § 6 Abs. 4 HeizkostenV erlaubt eine einmalige Änderung des Verteilungsmaßstabs zu Beginn eines Abrechnungszeitraums. In der Wohnungseigentümergemeinschaft erfolgt diese Festlegung durch Beschluss.

Eine Sonderregel gilt für schlecht gedämmte Gebäude mit freiliegenden Leitungen: § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV verlangt hier zwingend eine Verteilung von 70 Prozent nach Verbrauch, weil die Rohrwärmeabgabe den Messwerten sonst die Aussagekraft nimmt. Für Gebäude, die überwiegend über eine Wärmepumpe versorgt werden, sieht § 7 Abs. 1 HeizkostenV inzwischen ebenfalls einen erhöhten verbrauchsabhängigen Anteil vor, um Anreize für effizientes Nutzerverhalten zu setzen.

Wann ausnahmsweise nach Fläche abgerechnet werden darf

Die Ausnahmen sind eng und in § 11 HeizkostenV abschließend geregelt. Praktisch relevant sind vor allem drei Fälle.

Passivhäuser und Gebäude mit sehr geringem Wärmebedarf. Liegt der Heizwärmebedarf unter 15 kWh je Quadratmeter und Jahr, entfällt die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung, weil der Erfassungsaufwand außer Verhältnis zum Einsparpotenzial steht.

Unwirtschaftlichkeit der Erfassung. Diese Ausnahme ist mit hohen Hürden versehen. Der Eigentümer muss darlegen, dass die Kosten der Verbrauchserfassung dauerhaft die zu erwartenden Einsparungen übersteigen. Eine pauschale Behauptung genügt nicht.

Zweifamilienhäuser, von denen eine Wohnung vom Eigentümer selbst bewohnt wird. Hier darf abweichend vereinbart werden.

Wichtig ist die Beweislast: Wer sich auf eine Ausnahme beruft, muss ihre Voraussetzungen darlegen und beweisen. Der Bundesgerichtshof hat in seiner Entscheidung vom 5. Juli 2023 (Az. VIII ZR 211/21) klargestellt, dass eine vollständige Abrechnung nach einem festen Maßstab – etwa ausschließlich nach Wohnfläche – nur in den gesetzlich ausdrücklich geregelten Ausnahmefällen zulässig ist. Der Vermieter muss die Ausstattungspflicht zudem von sich aus erfüllen; er darf nicht abwarten, bis ein Mieter die Erfassung verlangt.

Das 15-Prozent-Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV

§ 12 Abs. 1 HeizkostenV enthält die schärfste Sanktion des gesamten Betriebskostenrechts. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, hat der Nutzer das Recht, den auf ihn entfallenden Anteil der Kosten um 15 Prozent zu kürzen.

Drei Eigenschaften dieses Anspruchs machen ihn für Vermieter gefährlich.

Er ist pauschaliert. Der Mieter muss keinen konkreten Schaden nachweisen. Es kommt nicht darauf an, ob er bei korrekter Abrechnung tatsächlich weniger gezahlt hätte. Der Bundesgerichtshof hat dies im Versäumnisurteil vom 12. Januar 2022 (Az. VIII ZR 151/20) für den Fall bestätigt, dass ein Wärmemengenzähler für die zentrale Warmwasserversorgung fehlte.

Er greift bereits bei Teilverstößen. Auch wenn nur ein Teil der Kosten – etwa der Warmwasseranteil – nicht verbrauchsabhängig erfasst wurde, besteht das Kürzungsrecht bezogen auf die betroffene Position.

Er ist ein Gestaltungsrecht des Mieters. Der Mieter muss die Kürzung geltend machen, sie tritt nicht automatisch ein. Praktisch geschieht das durch Erklärung gegenüber dem Vermieter oder durch Einwendung gegen die Abrechnung. Die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung ist dabei zu beachten.

Nicht jeder Fehler löst die Kürzung aus. § 12 HeizkostenV sanktioniert den Verstoß gegen die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung, nicht jeden Rechenfehler. Ein falsch angesetzter Grundkostenanteil innerhalb des zulässigen Korridors, ein Übertragungsfehler oder eine unklare Erläuterung führen zwar zu einem Korrekturanspruch, nicht aber zur Pauschalkürzung.

Warmwasser, Wärmemengenzähler und das Ersatzverfahren

Bei verbundenen Anlagen, die Heizung und Warmwasser gemeinsam erzeugen, muss der Energieanteil für die Warmwasserbereitung getrennt ermittelt werden. § 9 Abs. 2 HeizkostenV verlangt dafür grundsätzlich einen Wärmemengenzähler.

Das rechnerische Ersatzverfahren nach § 9 Abs. 2 Satz 4 HeizkostenV – die bekannte Formel mit dem Faktor 2,5 – ist nur noch in Ausnahmefällen zulässig, nämlich wenn eine Messung mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden oder technisch nicht möglich ist. Genau darauf hatte sich die Vermieterin im Fall VIII ZR 151/20 berufen; der Bundesgerichtshof ließ das nicht gelten und bejahte das Kürzungsrecht.

Für die Praxis folgt daraus eine klare Handlungsanweisung: In jeder verbundenen Anlage gehört ein Wärmemengenzähler in den Warmwasserkreis. Die Investition liegt je nach Anlagengröße im niedrigen vierstelligen Bereich – gemessen an einem 15-prozentigen Kürzungsrisiko auf den gesamten Warmwasseranteil über mehrere Abrechnungsjahre ist sie regelmäßig binnen kurzer Zeit amortisiert.

Fernablesbare Messtechnik und die Frist zum 31.12.2026

Seit der Novelle der Heizkostenverordnung im Dezember 2021 müssen neu installierte Zähler und Heizkostenverteiler fernablesbar sein. Für den Altbestand gilt eine Nachrüstpflicht: Bereits installierte, nicht fernablesbare Messgeräte sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder auszutauschen (§ 5 Abs. 1 HeizkostenV).

Fernablesbarkeit bedeutet, dass die Werte ohne Zutritt zur Wohnung ausgelesen werden können. Zusätzlich verlangt die Verordnung Interoperabilität – die Geräte müssen an ein Smart-Meter-Gateway anbindbar sein und dürfen den Wechsel des Messdienstleisters nicht faktisch verhindern.

Die Frist hat unmittelbare Konsequenzen für die Jahresplanung 2026. Wer den Austausch erst im vierten Quartal beauftragt, konkurriert mit dem gesamten Markt um Montagekapazitäten. Vermieter und Verwalter sollten deshalb spätestens jetzt drei Fragen beantworten: Welche Liegenschaften sind noch nicht umgerüstet? Läuft der bestehende Messdienstvertrag über den Stichtag hinaus, und welche Kündigungsfristen gelten? Ist eine Sonderumlage oder eine Anpassung der Vorauszahlungen erforderlich?

Ein wirtschaftlicher Hinweis: Die Kosten des Gerätetauschs sind bei Mietgeräten über die Miete für die Messgeräte umlagefähig (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Werden Geräte gekauft, sind die Anschaffungskosten dagegen nicht umlagefähig – umgelegt werden dürfen nur Eichung, Wartung und Ablesung. Diese Weichenstellung sollte bewusst getroffen und nicht dem Messdienstleister überlassen werden.

Monatliche Verbrauchsinformationen als Dauerpflicht

Sind fernablesbare Geräte installiert, verlangt § 6a HeizkostenV monatliche Verbrauchsinformationen an die Nutzer. Diese müssen enthalten:

• den Verbrauch des abgelaufenen Monats,
• einen Vergleich mit dem Verbrauch desselben Monats des Vorjahres, witterungsbereinigt,
• einen Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie.

Die Information kann elektronisch bereitgestellt werden, etwa über ein Mieterportal. Ein Ausdruck per Post ist zulässig, aber teuer und wird von der Verordnung nicht gefordert, wenn ein elektronischer Zugang eröffnet ist.

Auch hier gibt es eine Sanktion: § 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV gewährt dem Nutzer ein Kürzungsrecht von drei Prozent, wenn die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nicht oder nicht vollständig zur Verfügung gestellt wurden. Drei Prozent klingen wenig – über einen Bestand von hundert Einheiten und mehrere Jahre summiert sich der Betrag jedoch schnell.

Aus Verwaltersicht ist die monatliche Verbrauchsinformation kein Selbstzweck, sondern ein Steuerungsinstrument. Auffällige Verbrauchssprünge einzelner Einheiten deuten auf undichte Fenster, defekte Thermostate oder Leerstandsheizung hin. Wer die Daten systematisch auswertet, erkennt technische Probleme Monate vor der Jahresabrechnung.

Fristen: Die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Rechnet der Vermieter für das Kalenderjahr 2025 ab, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugehen.

Versäumt der Vermieter die Frist, ist er mit Nachforderungen ausgeschlossen – ein Guthaben muss er gleichwohl auszahlen. Die Ausschlusswirkung entfällt nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Die Rechtsprechung legt diesen Ausnahmetatbestand eng aus. Eine verspätete Rechnung des Messdienstleisters entlastet den Vermieter regelmäßig nicht, weil er sich das Verhalten seiner Erfüllungsgehilfen zurechnen lassen muss. Anerkannt sind vor allem Fälle, in denen ein Dritter – etwa ein Wärmelieferant oder eine Kommune – die Grundlagenabrechnung ohne Zutun des Vermieters verzögert.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 20. Januar 2016 (Az. VIII ZR 152/15) entschieden, dass eine mietvertraglich verkürzte Abrechnungsfrist ohne ausdrückliche Regelung keine Ausschlusswirkung entfaltet. Zu den formellen Mindestanforderungen an eine Abrechnung hatte der Bundesgerichtshof bereits mit Urteil vom 20. Februar 2008 (Az. VIII ZR 49/07) Maßstäbe gesetzt: Die Abrechnung muss aus sich heraus verständlich sein und dem Mieter eine gedankliche und rechnerische Überprüfung ermöglichen.

Ein praktischer Hinweis für Wohnungseigentümergemeinschaften mit vermieteten Einheiten: Die WEG-Jahresabrechnung und die mietrechtliche Betriebskostenabrechnung sind zwei verschiedene Dokumente mit unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Adressaten. Der vermietende Eigentümer kann sich gegenüber seinem Mieter nicht darauf berufen, die Gemeinschaft habe noch nicht abgerechnet. Er muss notfalls schätzen und später korrigieren.

Praxisbeispiel 1: Mehrfamilienhaus mit fehlendem Warmwasserzähler

Ein Mehrfamilienhaus mit zwölf Wohneinheiten wird über eine verbundene Gasanlage versorgt. Heizkostenverteiler sind an allen Heizkörpern montiert, ein Wärmemengenzähler für den Warmwasserkreis fehlt. Der Messdienstleister ermittelt den Warmwasseranteil seit Jahren rechnerisch.

Gesamtkosten Heizung und Warmwasser im Abrechnungsjahr: 38.400 Euro. Rechnerisch ermittelter Warmwasseranteil: 11.500 Euro. Eine Mieterin mit 78 Quadratmetern trägt nach der Abrechnung 890 Euro Warmwasserkosten.

Die Mieterin macht das Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV geltend, weil der Warmwasseranteil nicht verbrauchsabhängig im Sinne der Verordnung erfasst wurde. Berechtigt: 15 Prozent von 890 Euro = 133,50 Euro Kürzung – für eine einzige Wohnung und ein einziges Jahr.

Hochgerechnet auf alle zwölf Einheiten ergibt sich ein Kürzungsvolumen von rund 1.725 Euro jährlich. Machen die Mieter das Recht für drei noch nicht verjährte Abrechnungsjahre geltend, stehen rund 5.175 Euro im Raum. Die Nachrüstung eines Wärmemengenzählers hätte einmalig etwa 1.200 bis 1.800 Euro gekostet.

Die Lehre: Das Kürzungsrisiko ist kein theoretisches. Es multipliziert sich mit der Zahl der Einheiten und der Zahl der Jahre.

Praxisbeispiel 2: WEG mit gemischter Nutzung und Vorerfassung

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft besteht aus 24 Wohnungen und zwei Ladeneinheiten im Erdgeschoss. Alle Einheiten hängen an derselben Zentralheizung. Die Läden werden ganztägig auf 21 Grad beheizt, die Wohnungen nach Bedarf.

Ohne Vorerfassung würde der Grundkostenanteil die Ladeneinheiten begünstigen, weil sie flächenbezogen mitzahlen, obwohl ihr Verbrauchsverhalten deutlich abweicht. § 5 Abs. 2 HeizkostenV erlaubt in solchen Konstellationen eine Vorerfassung nach Nutzergruppen: Der Gesamtverbrauch wird zunächst über getrennte Zähler auf die Gruppen "Wohnen" und "Gewerbe" aufgeteilt, erst danach erfolgt die Binnenverteilung innerhalb jeder Gruppe.

Die Gemeinschaft beschließt in der Eigentümerversammlung die Einrichtung der Vorerfassung und beauftragt den Einbau zweier Wärmemengenzähler in den jeweiligen Strang. Kosten: rund 3.400 Euro, finanziert aus der Erhaltungsrücklage.

Ergebnis im Folgejahr: Der auf die Wohnungen entfallende Anteil sinkt um etwa 9 Prozent, weil der überproportionale Gewerbeverbrauch nun sauber zugeordnet wird. Für eine 70-Quadratmeter-Wohnung entspricht das rund 95 Euro pro Jahr. Die Maßnahme amortisiert sich für die Wohnungseigentümer binnen zweier Abrechnungsperioden.

Wichtig: Bei Gebäuden mit gemischter Nutzung, in denen die Nutzergruppen deutlich unterschiedliche Verbrauchsstrukturen aufweisen, ist die Vorerfassung nach § 5 Abs. 2 HeizkostenV nicht nur zulässig, sondern kann zur Voraussetzung einer ordnungsmäßigen Verwaltung werden. Eine Gemeinschaft, die sie ohne sachlichen Grund unterlässt, setzt sich dem Vorwurf aus, einzelne Eigentümer ohne Rechtfertigung zu belasten.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Heizkostenpositionen

Die Abgrenzung folgt § 7 Abs. 2 HeizkostenV in Verbindung mit § 2 Nr. 4 und 5 BetrKV.

Umlagefähig sind unter anderem:

• Kosten des Brennstoffs (Gas, Heizöl, Fernwärme, Pellets) und seiner Lieferung
• Betriebsstrom der Heizungsanlage, einschließlich des Wärmepumpenstroms für die Wärmeerzeugung (seit 01.10.2024 ausdrücklich)
• Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
• regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft
• Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
• Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, Schornsteinfegergebühren
• Miete, Eichung, Wartung und Ablesung der Erfassungsgeräte sowie Kosten der Abrechnung
• der auf den Mieter entfallende Anteil des CO2-Preises nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG

Nicht umlagefähig sind:

• Anschaffungskosten gekaufter Messgeräte
• Reparatur- und Instandsetzungskosten an Kessel, Brenner, Leitungen
• Kosten der Erneuerung oder Modernisierung der Heizungsanlage
• Verwaltungskosten des Vermieters
• Kosten für die Beseitigung von Mängeln

Eine typische Fehlerquelle ist die Vermischung von Wartung und Reparatur in einer Handwerkerrechnung. Wird ein defektes Ausdehnungsgefäß im Rahmen der Jahreswartung ersetzt, ist die Wartungspauschale umlagefähig, das Ersatzteil nebst zugehöriger Arbeitszeit dagegen nicht. Verwalter sollten Handwerker deshalb anweisen, getrennte Positionen auszuweisen – das erspart im Streitfall aufwendige Schätzungen.

Rechtslage & Referenzurteile

Rechtsgrundlagen

• § 556 Abs. 3 BGB – Abrechnungsfrist zwölf Monate, Ausschluss von Nachforderungen, Einwendungsfrist des Mieters
• § 1 HeizkostenV – Anwendungsbereich
• § 2 HeizkostenV – Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen
• § 3 HeizkostenV – Anwendung auf Wohnungseigentum
• § 5 HeizkostenV – Ausstattung mit Erfassungsgeräten, Fernablesbarkeit, Nachrüstpflicht bis 31.12.2026, Vorerfassung nach Nutzergruppen
• § 6 HeizkostenV – Pflicht zur verbrauchsabhängigen Verteilung, einmalige Änderung des Maßstabs
• § 6a HeizkostenV – Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen, monatliche Information bei fernablesbaren Geräten
• § 7 HeizkostenV – Verteilung der Heizkosten, 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, umlagefähige Positionen
• § 8 HeizkostenV – Verteilung der Warmwasserkosten
• § 9 HeizkostenV – verbundene Anlagen, Wärmemengenzähler, Ersatzverfahren
• § 11 HeizkostenV – Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Abrechnung
• § 12 HeizkostenV – Kürzungsrecht von 15 Prozent, Kürzungsrecht von 3 Prozent bei fehlenden Verbrauchsinformationen
• § 2 Nr. 4 und 5 BetrKV – Betriebskosten der Heizung und Warmwasserversorgung
• CO2KostAufG – Aufteilung des CO2-Preises im Zehn-Stufen-Modell

Referenzurteile

• BGH, Versäumnisurteil vom 12.01.2022 – VIII ZR 151/20: Der Mieter darf den auf ihn entfallenden Anteil der Kosten für Wärme und Warmwasser um 15 Prozent kürzen, soweit nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde. Fehlt ein Wärmemengenzähler für die zentrale Warmwasserversorgung, darf der Vermieter die Anteile nicht ohne Weiteres rechnerisch ermitteln; das Ersatzverfahren nach § 9 Abs. 2 Satz 4 HeizkostenV kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht.
• BGH, Urteil vom 05.07.2023 – VIII ZR 211/21: Vermieter, die eine zentrale Heizungsanlage betreiben, sind grundsätzlich zur verbrauchsabhängigen Abrechnung verpflichtet. Eine vollständige Abrechnung nach einem festen Maßstab ist nur in gesetzlich ausdrücklich geregelten Ausnahmefällen zulässig. Die Ausstattungspflicht ist von sich aus zu erfüllen.
• BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 152/15: Eine mietvertraglich verkürzte Abrechnungsfrist entfaltet ohne ausdrückliche Regelung keine Ausschlusswirkung im Sinne des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB.
• BGH, Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 49/07: Die Betriebskostenabrechnung muss aus sich heraus verständlich sein und dem Mieter eine gedankliche und rechnerische Überprüfung ermöglichen.

Wo im Folgenden keine Aktenzeichen genannt sind, beruhen die Ausführungen unmittelbar auf dem Verordnungs- und Gesetzeswortlaut.

Checkliste

Vor Beginn des Abrechnungszeitraums

• [ ] Verteilerschlüssel dokumentiert und im zulässigen Korridor (50–70 Prozent Verbrauch)?
• [ ] Bei freiliegenden, ungedämmten Leitungen: 70-Prozent-Regel geprüft?
• [ ] Wärmemengenzähler im Warmwasserkreis vorhanden?
• [ ] Bei gemischter Nutzung: Vorerfassung nach Nutzergruppen geprüft und ggf. beschlossen?
• [ ] Messdienstvertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist, Eigentum an den Geräten geklärt?

Umrüstung bis 31.12.2026

• [ ] Bestandsaufnahme aller nicht fernablesbaren Geräte je Liegenschaft
• [ ] Angebote eingeholt, Montagetermin vor Q4/2026 fixiert
• [ ] Miete oder Kauf der Geräte bewusst entschieden (Umlagefähigkeit!)
• [ ] Interoperabilität und Smart-Meter-Gateway-Anbindung im Angebot bestätigt
• [ ] In der WEG: Beschluss gefasst und Finanzierung geklärt

Laufender Betrieb

• [ ] Monatliche Verbrauchsinformation eingerichtet und nachweisbar zugestellt
• [ ] Auffällige Verbrauchssprünge monatlich ausgewertet
• [ ] Zwischenablesung bei Nutzerwechsel beauftragt

Bei Erstellung der Abrechnung

• [ ] Abrechnungszeitraum maximal zwölf Monate
• [ ] Zugang beim Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Periodenende sichergestellt
• [ ] Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Einzelanteil, Vorauszahlungen nachvollziehbar dargestellt
• [ ] Nicht umlagefähige Positionen (Reparatur, Anschaffung, Verwaltung) herausgerechnet
• [ ] CO2-Anteil nach Stufenmodell korrekt aufgeteilt
• [ ] Belege für Einsichtnahme vollständig und geordnet bereitgehalten

Häufige Fragen (FAQ)

Darf ich die Heizkosten komplett nach Quadratmetern abrechnen, wenn alle Mieter zustimmen?

Nein. Die Heizkostenverordnung geht nach § 2 HeizkostenV rechtsgeschäftlichen Vereinbarungen vor. Selbst eine einvernehmliche Regelung kann das Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV nicht wirksam ausschließen. Zulässig ist eine reine Flächenabrechnung nur in den Ausnahmefällen des § 11 HeizkostenV, insbesondere bei sehr geringem Heizwärmebedarf oder in bestimmten Zweifamilienhäusern.

Kann der Mieter rückwirkend für mehrere Jahre kürzen?

Grundsätzlich ja, solange die Ansprüche nicht verjährt sind und die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB gewahrt wurde. Der Mieter muss Einwendungen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der jeweiligen Abrechnung erheben. Hat er das getan und ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren noch nicht abgelaufen, kann er für jedes betroffene Jahr kürzen.

Was passiert, wenn ich die Frist zum 31.12.2026 für die Umrüstung verpasse?

Die Nachrüstpflicht ist eine öffentlich-rechtliche Pflicht des Gebäudeeigentümers. Ein unmittelbares Kürzungsrecht knüpft die Verordnung nicht an die fehlende Fernablesbarkeit als solche. Praktisch entsteht das Risiko jedoch mittelbar: Ohne fernablesbare Geräte lassen sich die monatlichen Verbrauchsinformationen nicht erbringen – und deren Fehlen berechtigt nach § 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV zur Kürzung um drei Prozent. Hinzu kommen mögliche ordnungsrechtliche Konsequenzen und die Haftung des Verwalters gegenüber der Gemeinschaft.

Sind die Kosten für den Austausch der Messgeräte umlagefähig?

Das hängt vom Modell ab. Werden die Geräte gemietet, ist die Gerätemiete nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV umlagefähig. Werden sie gekauft, sind die Anschaffungskosten nicht umlagefähig; umgelegt werden dürfen nur Eichung, Wartung, Ablesung und Abrechnung. Für vermietete Einheiten ist das Mietmodell deshalb liquiditätsschonender, für selbstnutzende Eigentümer der Kauf über die Laufzeit meist günstiger.

Muss ich bei Mieterwechsel eine Zwischenablesung machen?

Ja, wenn der Verbrauch dem einzelnen Nutzer zugeordnet werden soll. Ohne Zwischenablesung ist eine verbrauchsabhängige Zuordnung nicht möglich; eine rein zeitanteilige Aufteilung des Jahresverbrauchs verstößt gegen die Verordnung und kann das Kürzungsrecht auslösen. § 9b HeizkostenV lässt eine zeitanteilige Umlage nur unter engen Voraussetzungen zu.

Wie hängen Heizkostenabrechnung und CO2-Kostenaufteilung zusammen?

Der CO2-Preis ist Bestandteil der Brennstoffkosten und läuft damit durch die Heizkostenabrechnung. Nach dem CO2KostAufG muss der Vermieter bei Wohngebäuden jedoch einen Anteil selbst tragen, dessen Höhe sich nach dem spezifischen CO2-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter und Jahr richtet – zehn Stufen von null bis 95 Prozent Vermieteranteil. Der Vermieteranteil ist vor der Verteilung auf die Nutzer herauszurechnen und in der Abrechnung auszuweisen.

Was gilt bei Wärmelieferung durch einen Contractor?

Bei gewerblicher Wärmelieferung tritt der Wärmepreis an die Stelle der einzelnen Brennstoff- und Betriebskosten. Die Heizkostenverordnung gilt weiterhin für die Verteilung auf die Nutzer. Für die Umstellung von Eigenversorgung auf Wärmelieferung enthält § 556c BGB zusätzlich ein Kostenneutralitätsgebot und formale Anforderungen an die Umstellungsankündigung.

Quellen & Rechtshinweis

Rechtsquellen: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), insbesondere §§ 535, 556, 556c; Verordnung über Heizkostenabrechnung (HeizkostenV) in der Fassung der Novellen vom 24.11.2021 und vom 01.10.2024; Betriebskostenverordnung (BetrKV); Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG); Gebäudeenergiegesetz (GEG).

Rechtsprechung: BGH, Versäumnisurteil vom 12.01.2022 – VIII ZR 151/20; BGH, Urteil vom 05.07.2023 – VIII ZR 211/21; BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 152/15; BGH, Urteil vom 20.02.2008 – VIII ZR 49/07.

Rechtsstand: August 2026.

Dieser Beitrag wurde nach bestem Wissen erstellt und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung eines konkreten Einzelfalls – insbesondere bei streitigen Abrechnungen, Kürzungsverlangen oder der Vertragsgestaltung mit Messdienstleistern – wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Miet- und Wohnungseigentumsrecht.

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