Hausverwaltung wechseln: Der rechtssichere Ablauf für WEG und Beirat (2026)

Auf einen Blick: Seit der WEG-Reform kann eine Gemeinschaft ihre Hausverwaltung wechseln, ohne dafür einen wichtigen Grund zu benötigen – die Abberufung ist nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich. Der Verwaltervertrag endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, unabhängig von der Restlaufzeit. Der Risikobereich liegt deshalb nicht im Ob, sondern in Beschlussformulierung, Angebotsvergleich und Übergabe der Verwaltungsunterlagen. Realistisch sind vier bis sechs Monate von der ersten Beiratssitzung bis zum abgeschlossenen Übergang.

Gliederung

• Warum der Wechsel heute leichter ist als früher – und wo die Fallstricke liegen
• Abberufung, Sechs-Monats-Regel und Bestellungsdauer nach § 26 WEG
• Die Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung: vier Beschlusspunkte
• Angebotsvergleich, Vergleichsangebote und ordnungsmäßige Verwaltung
• Der Verwaltervertrag: Grundleistungen und Sonderleistungen sauber trennen
• Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG
• Die Übergabe: Unterlagen, Beschluss-Sammlung, Vermögensbericht, WEG-Konto
• Praxisbeispiel mit Zeitschiene über sechs Monate
• Typische Fehler, Rechtslage, Checkliste und FAQ

Wer als Beirat oder Eigentümer die Hausverwaltung wechseln möchte, stößt schnell auf ein hartnäckiges Missverständnis: die Vorstellung, man müsse der Verwaltung erst grobe Pflichtverletzungen nachweisen. Diese Rechtslage gab es tatsächlich – bis zum 30.11.2020. Seit dem Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) am 01.12.2020 ist sie überholt: § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG stellt klar, dass der Verwalter jederzeit abberufen werden kann. Ohne Grund, ohne Begründung, ohne Nachweis.

Der Gesetzgeber hat die Verwaltung damit als Dienstleister der Gemeinschaft eingeordnet, nicht als Amtsträger mit Bestandsschutz. Verliert die Gemeinschaft das Vertrauen – wegen verspäteter Jahresabrechnungen, unbeantworteter Anfragen oder weil ein anderer Anbieter das bessere Konzept vorlegt –, soll sie sich lösen können, ohne über die Schwere der Verfehlungen streiten zu müssen.

Der Konflikt hat sich dadurch nur verschoben: Er dreht sich heute nicht um das Ob, sondern um das Wie. Angreifbar sind Beschlüsse, die unklar formuliert sind, die Vertragsbeendigung nicht mitregeln oder die neue Verwaltung ohne ausreichende Entscheidungsgrundlage bestellen. Teuer wird es, wenn die Verwaltungsunterlagen nach der Abberufung nicht oder unvollständig herauskommen. Dieser Beitrag führt Schritt für Schritt durch den Wechsel und nennt ausschließlich Entscheidungen, deren Aktenzeichen überprüft wurden.

Hausverwaltung wechseln: Die gesetzliche Grundlage in § 26 WEG

Abberufung jederzeit – ohne wichtigen Grund

§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG lautet schlicht: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden." Erforderlich ist ein Beschluss, der nach § 25 Abs. 1 WEG mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst wird; ein wichtiger Grund oder eine Begründung im Beschlusstext sind nicht nötig. Die Abberufung wirkt sofort mit Verkündung – die Verwaltung verliert unmittelbar Amt und Vertretungsmacht für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) nach § 9b WEG.

Wichtig für Gemeinschaften mit älteren Teilungserklärungen: Klauseln, die eine Abberufung nur aus wichtigem Grund zulassen, sind unwirksam. § 26 Abs. 5 WEG erklärt die Absätze 1 bis 4 für unabdingbar. Der Bundesgerichtshof hat das mit Urteil vom 25.02.2022 (V ZR 65/21) bestätigt: Seit dem 01.12.2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, entgegenstehende Regelungen der Gemeinschaftsordnung sind unwirksam geworden. Dieselbe Entscheidung begrenzt aber auch die Gegenrichtung – ein einzelner Eigentümer kann die Abberufung von den übrigen nur verlangen, wenn deren Ablehnung objektiv nicht mehr vertretbar wäre. Das „Jederzeit" richtet sich an die Gemeinschaft als Ganzes.

Die Sechs-Monats-Regel: Vertragsende kraft Gesetzes

Amt und Vertrag sind zwei getrennte Rechtsverhältnisse: die Bestellung als organschaftlicher Akt, der Verwaltervertrag als Dauerschuldverhältnis über die Vergütung. Vor der Reform konnte eine abberufene Verwaltung deshalb ohne Amt, aber mit Vergütungsanspruch bis zum Laufzeitende dastehen.

§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG schneidet das ab: „Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung." Die Regel wirkt automatisch – ohne Kündigung, Erklärung oder zusätzlichen Beschluss – und ist nach § 26 Abs. 5 WEG unabdingbar. Wird am 15.03. abberufen, endet der Vertrag spätestens am 15.09. Für diesen Zeitraum bleibt die Vergütung grundsätzlich geschuldet, sofern nicht ein früherer Stichtag vereinbart wird oder ein wichtiger Grund eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB trägt. Wer einen solchen Grund hat, sollte ihn als eigenen Beschlusspunkt auf die Tagesordnung nehmen.

Modellrechnung (Annahmewerte): Eine WEG mit 34 Einheiten zahlt 26,00 Euro netto je Einheit und Monat, also 884,00 Euro monatlich. Bei Abberufung zum 15.03. und Amtsantritt der neuen Verwaltung zum 01.04. entsteht eine Überschneidung von rund 5,5 Monaten – etwa 4.862,00 Euro netto Doppelkosten oder gut 143,00 Euro je Einheit. Ein einvernehmliches Vertragsende zum 30.04. senkt den Betrag auf rund 884,00 Euro netto. Dieser Verhandlungsspielraum ist der wirtschaftlich wertvollste Teil des Wechsels – und wird regelmäßig übersehen.

Bestellungsdauer und Wiederbestellung

§ 26 Abs. 2 WEG begrenzt die Bestellungsdauer auf höchstens fünf Jahre, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre. Die kürzere Frist schützt Erwerber in Neubauobjekten davor, über Jahre an eine vom Bauträger ausgewählte Verwaltung gebunden zu sein.

Eine wiederholte Bestellung ist zulässig, bedarf aber eines erneuten Beschlusses, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellungszeit gefasst werden darf. Automatische Verlängerungsklauseln im Verwaltervertrag ersetzen ihn nicht. Läuft die Bestellungszeit aus, ohne dass neu bestellt wird, ist die Gemeinschaft verwalterlos – mit Folgen für Vertretung, Zahlungsverkehr und Versammlungseinberufung. Der planbare Ausstiegszeitpunkt ist deshalb oft nicht die Abberufung, sondern das schlichte Nichtverlängern: Wer sechs bis neun Monate vor Ablauf den Markt sondiert, wechselt ohne Doppelkosten und ohne Konfliktlage.

Die Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung

Vier Beschlusspunkte, die zusammengehören

Ein sauberer Wechsel braucht mehr als einen Beschluss. Bewährt hat sich eine Struktur aus vier eigenständig abzustimmenden Punkten:

1. Abberufung der bisherigen Verwaltung mit Wirkung zu einem bestimmten Datum.
2. Beendigung des Verwaltervertrags – deklaratorisch mit Hinweis auf § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG oder, falls Gründe vorliegen, als Kündigung aus wichtigem Grund mit Ermächtigung des Beirats zur Erklärung.
3. Bestellung der neuen Verwaltung unter Angabe von Firma, Beginn und Dauer der Bestellung.
4. Zustimmung zum Verwaltervertrag mit dem neuen Anbieter, unter Bezugnahme auf die konkret vorliegende Vertragsfassung und Ermächtigung zur Unterzeichnung.

Getrennte Abstimmung hat einen handfesten Vorteil: Wird ein Punkt erfolgreich angefochten, bleiben die übrigen bestehen. Ein Sammelbeschluss riskiert dagegen, dass ein Formfehler beim Vertragspunkt die gesamte Neubestellung mitreißt.

Einladung, Frist und Tagesordnung

Die Einladung erfolgt in Textform; die Einberufungsfrist beträgt nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen. Die Tagesordnung muss die Beschlussgegenstände so konkret bezeichnen, dass jeder Eigentümer erkennt, worüber abgestimmt wird – „Verschiedenes" trägt eine Verwalterbestellung nicht.

Weigert sich die amtierende Verwaltung einzuberufen, ist die Gemeinschaft nicht blockiert: Nach § 24 Abs. 2 WEG ist eine Versammlung einzuberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies schriftlich unter Angabe des Zwecks verlangt; kommt die Verwaltung dem nicht nach, darf nach § 24 Abs. 3 WEG der Beiratsvorsitzende oder dessen Vertreter einberufen.

Seit dem 17.10.2024 erlaubt § 23 Abs. 1a WEG zudem die rein virtuelle Versammlung, wenn die Eigentümer dies mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für längstens drei Jahre beschließen; hybride Formate kann die Verwaltung auch ohne Beschluss anbieten. Für eine Wechselversammlung ist die Präsenzform meist die robustere Wahl, weil sich Rückfragen zu Angeboten dort besser klären lassen.

Anfechtungsrisiko und Umsetzung

Beschlussklagen sind nach § 44 Abs. 2 WEG gegen die GdWE zu richten; die Anfechtungsklage ist nach § 45 WEG binnen eines Monats zu erheben und binnen zwei Monaten zu begründen. Die Anfechtung hemmt die Wirksamkeit nicht: Ein angefochtener Bestellungsbeschluss ist bis zur rechtskräftigen Ungültigerklärung wirksam – die neue Verwaltung kann und muss ihr Amt antreten.

Der Beirat sollte die Monatsfrist dennoch abwarten, bevor irreversible Schritte wie ein Bankkontenwechsel abgeschlossen werden. Ein realistischer Zeitplan setzt den Amtsbeginn deshalb auf den Monat, der auf den Ablauf der Anfechtungsfrist folgt.

Angebotsvergleich: Was ordnungsmäßige Verwaltung verlangt

Wie viele Angebote braucht die Gemeinschaft?

§ 19 Abs. 1 WEG verpflichtet die Eigentümer auf eine Verwaltung, die dem Interesse der Gesamtheit nach billigem Ermessen entspricht. Die Auswahl eines Dienstleisters muss deshalb auf einer tragfähigen Grundlage beruhen. Bei einer Verwalterbestellung – einem mehrjährigen Vertrag mit erheblichem Volumen – gilt die Einholung mehrerer Angebote als Standard ordnungsmäßiger Verwaltung; in der Praxis hat sich die Zahl drei etabliert, eine starre gesetzliche Vorgabe existiert nicht.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 05.07.2019 (V ZR 278/17) präzisiert, was vor der Abstimmung mitzuteilen ist: Namen der Anbieter und Eckdaten der Angebote – insbesondere Laufzeit und Vergütung – sowie die Information, ob eine Pauschalvergütung oder ein Baukastensystem mit Zusatzentgelten vorgesehen ist. Die vollständigen Vertragswerke müssen nicht mit der Einladung versandt werden.

Der Beirat sollte gleichwohl mehr tun als das rechtliche Minimum: Eine strukturierte Vergleichsübersicht mit der Einladung senkt das Anfechtungsrisiko und verkürzt die Versammlung.

Vergleichsraster für Angebote

Der wichtigste Schritt ist die Umrechnung auf Vollkosten. Ein Angebot mit 22,00 Euro Grundvergütung und breitem Sonderleistungskatalog kann teurer sein als eines mit 27,00 Euro und weitgehender Pauschale: Bei 34 Einheiten macht die Differenz 2.040,00 Euro netto im Jahr aus – ein einziges Erhaltungshonorar von 3,5 Prozent auf eine Maßnahme über 180.000,00 Euro liegt mit 6.300,00 Euro netto deutlich darüber.

Der Verwaltervertrag: Grundleistungen und Sonderleistungen trennen

Der Vertrag konkretisiert, was die gesetzlichen Aufgaben nach § 27 WEG im Alltag bedeuten. § 27 Abs. 1 WEG ermächtigt und verpflichtet die Verwaltung zu Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie zu Maßnahmen der Fristwahrung und Nachteilsabwendung; nach § 27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken.

Grundleistungen sind mit der laufenden Vergütung abgegolten: Buchhaltung und Zahlungsverkehr, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung der ordentlichen Versammlung, Führung der Beschluss-Sammlung, laufender Schriftverkehr, Betreuung von Versorgungs-, Wartungs- und Versicherungsverträgen, kleinere Erhaltungsmaßnahmen im Rahmen des Delegationskatalogs, regelmäßige Objektbegehungen.

Sonderleistungen werden zusätzlich vergütet: außerordentliche Versammlungen, Betreuung größerer Sanierungsmaßnahmen, Mahn- und Klageverfahren, umfangreiche Versicherungsschäden, Auskünfte an Kaufinteressenten und Kreditinstitute, Archivierungs- und Kopierkosten.

Drei Punkte verdienen besondere Prüfung: die Preisanpassungsklausel (Indexbindung ja, einseitiges Erhöhungsrecht nein), die Laufzeitkopplung von Vertrag und Bestellungszeit – sonst entstehen genau die Ansprüche, die § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG begrenzen soll – und die Haftungsregelung: Statt pauschaler Beschränkungen auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit ist der Nachweis einer angemessenen Vermögensschadenhaftpflicht der bessere Weg.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

Seit dem 01.12.2023 gehört es nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen. Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse nachgewiesen hat (§ 26a Abs. 1 WEG). Die Übergangsregelung des § 48 Abs. 4 Satz 2 WEG – wonach eine am 01.12.2020 bereits bestellte Verwaltung bis zum 01.06.2024 als zertifiziert galt – ist ausgelaufen.

Der Anspruch steht jedem einzelnen Eigentümer zu; eine Mehrheit ist dafür nicht nötig. Ausgenommen sind kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und nicht ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.

Für den Angebotsvergleich folgt daraus: Der Zertifizierungsnachweis ist anzufordern – bezogen auf die Personen, die die Gemeinschaft tatsächlich betreuen. Bei juristischen Personen genügt es, wenn die mit der Verwaltung befassten Beschäftigten die Anforderungen erfüllen. Ein Beschluss zugunsten einer nicht zertifizierten Verwaltung ist nicht nichtig, aber anfechtbar.

Die Übergabe: Der kritischste Teil des Wechsels

Herausgabepflicht und kein Zurückbehaltungsrecht

Die Verwaltung führt ein entgeltliches Geschäftsbesorgungsverhältnis. Endet es, muss sie nach §§ 675, 667 BGB alles herausgeben, was sie zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Der Bundesgerichtshof hat diese Herausgabepflicht mit Urteil vom 16.02.2018 (V ZR 89/17) bestätigt.

Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung besteht nicht. Das OLG Hamm hat mit Beschluss vom 22.02.2007 (15 W 181/06) entschieden, dass dem früheren Verwalter gegenüber dem Herausgabeanspruch kein Zurückbehaltungsrecht wegen Vergütungsforderungen zusteht – und dass pauschales Bestreiten des Besitzes keine taugliche Verteidigung ist, wenn feststeht, dass er die Unterlagen hatte. Offene Rechnungen und Unterlagenherausgabe sind zwei getrennte Vorgänge.

Die Pflicht ist formunabhängig und erfasst Papierakten wie digitale Bestände: Buchhaltungsdaten, Belegarchive, Vertrags-PDFs, Korrespondenz mit Dienstleistern. Liegen Daten in einer Verwaltersoftware, schuldet die ausscheidende Verwaltung auch die Mitwirkung an einem verwertbaren Export.

Wer erstellt die Jahresabrechnung nach dem Wechsel?

Der Bundesgerichtshof hat diese lange umstrittene Frage mit Urteil vom 26.09.2025 (V ZR 206/24) für das neue Recht geklärt: Zuständig ist grundsätzlich die zum Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht amtierende Verwaltung. Da die Pflicht der GdWE nach § 28 Abs. 2 WEG erst nach Ablauf des Kalenderjahres entsteht, muss eine zum 31.12. ausgeschiedene Verwaltung die Abrechnung für das abgelaufene Jahr nicht mehr erstellen – sie fällt der neuen Verwaltung zu.

Für die Vertragsgestaltung folgt daraus: Die Übernahme eines Altjahres sollte ausdrücklich geregelt und als vergütete Sonderleistung ausgewiesen werden – die neue Verwaltung muss fremde Buchhaltung nachvollziehen, ohne die Vorgänge begleitet zu haben. Und die Übergabe der Buchhaltungsdaten ist besonders sorgfältig zu protokollieren, weil ohne vollständige Kontounterlagen keine belastbare Abrechnung möglich ist.

WEG-Konto, Vollmachten und Zugänge

Das Gemeinschaftsvermögen gehört der GdWE; Konten sind zwingend als Konten der Gemeinschaft zu führen, die Verwaltung ist nur Verfügungsberechtigte. Beim Wechsel sind Verfügungsvollmachten zu widerrufen und neu zu erteilen, Lastschriftmandate umzustellen und Daueraufträge zu übernehmen. Der Beirat lässt sich zum Stichtag Kontoauszüge aller Konten aushändigen und gleicht die Salden mit dem letzten Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ab. Dieser weist den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens aus – wer ihn neben die aktuellen Kontoauszüge legt, erkennt Lücken sofort. Zu übergeben sind außerdem alle Zugänge: Schlüssel und Schließanlagenverwaltung, Zutrittsberechtigungen sowie Portalzugänge von Versorgern, Messdienstleistern und Versicherern.

Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG

Die Beschluss-Sammlung ist die rechtliche Gedächtnisspur der Gemeinschaft. Nach § 24 Abs. 7 WEG enthält sie den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, den Wortlaut schriftlicher Beschlüsse sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in Verfahren nach § 43 WEG mit Datum, Gericht und Parteien. Die Eintragungen sind fortlaufend zu nummerieren; Anfechtung und Aufhebung sind zu vermerken.

Beim Wechsel geht die Führungspflicht über: Die neue Verwaltung darf keine neue Sammlung beginnen, sondern muss die bestehende mit ihrer durchgehenden Nummerierung fortführen. Eine lückenhafte Sammlung ist ein ernstes Übernahmehindernis – ohne sie lässt sich weder feststellen, welche Kostenverteilungsschlüssel gelten, noch welche baulichen Veränderungen genehmigt sind. Erkennbare Lücken gehören ins Übergabeprotokoll, mit Frist zur Nachlieferung.

Übergabeprotokoll

Die Übergabe findet im Beisein eines Beiratsmitglieds statt und wird schriftlich protokolliert: Jede Position wird einzeln abgehakt, Fehlpositionen sofort vermerkt, beide Seiten unterzeichnen. Das Protokoll ist keine Formalie, sondern die Beweisgrundlage für jeden späteren Herausgabe- oder Schadensersatzanspruch. Bleibt die Herausgabe aus, kann sie wegen der Eilbedürftigkeit auch im Wege des einstweiligen Rechtsschutzes verfolgt werden.

Praxisbeispiel: Sechs Monate Verwalterwechsel in einer WEG mit 34 Einheiten

Die Gemeinschaft (Baujahr 1994, 34 Wohnungen, 12 Tiefgaragenstellplätze, Erhaltungsrücklage rund 210.000,00 Euro) ist unzufrieden: Die Jahresabrechnung 2025 lag erst im Oktober vor, Anfragen bleiben unbeantwortet, ein Wasserschaden wurde über Monate nicht abgewickelt. Die Bestellung läuft noch bis 31.12.2027. Alle Beträge sind Annahmewerte.

Monat 1 – Februar: Bestandsaufnahme im Beirat. Der dreiköpfige Beirat dokumentiert die Beanstandungen mit Daten und Vorgangsnummern und wertet den Verwaltervertrag aus: Grundvergütung 26,00 Euro netto je Einheit und Monat, keine Sonderkündigungsrechte, Vertragslaufzeit deckungsgleich mit der Bestellung. Entscheidung: Weg über § 26 Abs. 3 WEG statt Streit über wichtige Gründe.

Monat 2 – März: Angebote einholen. Ein einheitliches Leistungsverzeichnis mit Objektdaten, technischer Ausstattung, Rücklagenstand und geplanten Maßnahmen geht an fünf Anbieter; vier antworten. Abgefragt werden ausdrücklich Zertifizierungsnachweise nach § 26a WEG, der vollständige Sonderleistungskatalog, das Erhaltungshonorar und die Objektbetreuungsquote.

Monat 3 – April: Auswahl und Vorbereitung. Nach Gesprächen mit drei Anbietern erstellt der Beirat eine Vollkostenübersicht über drei Jahre und bereitet die vier Beschlussanträge vor. Er beantragt die Einberufung einer außerordentlichen Versammlung; das Quorum nach § 24 Abs. 2 WEG ist mit elf unterzeichnenden Eigentümern erfüllt.

Monat 4 – Mai: Einladung und Versammlung. Die Einladung geht mit vierwöchigem Vorlauf in Textform hinaus, beigefügt ist die Vergleichsübersicht mit Namen, Laufzeit, Vergütung und Vergütungsmodell der drei Anbieter – entsprechend BGH V ZR 278/17. Die Versammlung am 21.05. beschließt: Abberufung zum 31.05.; Feststellung der Vertragsbeendigung nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG nebst Ermächtigung des Beirats zur Verhandlung eines früheren Endes; Bestellung der neuen Verwaltung ab 01.07. für drei Jahre; Zustimmung zum Verwaltervertrag.

Monat 5 – Juni: Anfechtungsfrist und Übergabevorbereitung. Die Monatsfrist des § 45 WEG läuft am 21.06. ab, ohne dass Klage erhoben wird. Übergabetermin ist der 26.06.; die Übergabeliste geht vorab hinaus. Die neue Verwaltung legt die Objektdaten an und stimmt mit der Bank die Umstellung der Verfügungsberechtigungen zum 01.07. ab. Verhandlungsergebnis: einvernehmliches Vertragsende zum 31.07. statt zum 30.11. – Ersparnis rund 3.536,00 Euro netto.

Monat 6 – Juli: Übergabe und Amtsantritt. Übergeben werden Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle der letzten zehn Jahre, Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne seit 2020, Vermögensberichte, sämtliche Kontoauszüge, Eigentümerliste, laufende Verträge, Versicherungspolicen mit Schadensakten, technische Unterlagen und Prüfberichte sowie ein Export der Buchhaltungsdaten. Im Protokoll vermerkt: unvollständige Schadensakte und ein fehlendes Protokoll aus 2021 – beides mit Frist bis 15.07. nachgefordert und am 11.07. nachgereicht. Ab 01.07. ist die neue Verwaltung im Amt und erstellt die Jahresabrechnung 2026 nach den Grundsätzen aus BGH V ZR 206/24 selbst.

Zwischenbilanz: Kein Rechtsstreit, kein Beschlussmangel, dokumentierte Übergabe, kalkulierbare Doppelkosten von rund 884,00 Euro netto. Entscheidend war nicht juristische Härte, sondern Vorbereitung.

Typische Fehler beim Verwalterwechsel

• Unpräzise Beschlussformulierung: „Die Verwaltung wird abberufen" ohne Datum, ohne Vertragsregelung, ohne Nennung der neuen Firma. Jeder Beschluss braucht Wer, Was, Ab wann und Für wie lange.
• Vermischung von Amt und Vertrag: Wer nur abberuft, wird von der Sechs-Monats-Regel überrascht; wer nur „kündigt", lässt die Verwaltung im Amt.
• Zu späte Marktsondierung: Wer erst kurz vor Ablauf der Bestellungszeit beginnt, hat keine echte Auswahl und verhandelt aus der Schwäche.
• Oberflächlicher Angebotsvergleich: Ein Vergleich allein über die Grundvergütung ist keiner. Maßstab ist die Vollkostenbetrachtung über die Bestellungsdauer.
• Kein Übergabeprotokoll: Ohne Protokoll ist nicht beweisbar, was übergeben wurde – damit entfällt faktisch jeder Herausgabe- und Schadensersatzanspruch.
• Fristen übersehen: Einberufungsfrist (drei Wochen), Anfechtungsfrist (ein Monat), Begründungsfrist (zwei Monate), Sechs-Monats-Grenze und Ende der Bestellungszeit laufen parallel.
• Ungeklärte Abrechnungszuständigkeit: Wird der Stichtag nicht mit der Abrechnungsperiode abgestimmt und die Übernahme des Altjahres nicht vertraglich geregelt, entsteht Streit über Zuständigkeit und Vergütung.

Rechtslage & Referenzurteile

Gesetzliche Grundlagen (Stand 23.08.2026):

• § 26 Abs. 1 bis 3 WEG – Bestellung und Abberufung durch Beschluss; Höchstdauer fünf Jahre, bei erster Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum drei Jahre; Abberufung jederzeit; Vertragsende spätestens sechs Monate nach Abberufung
• § 26 Abs. 5 WEG – Unabdingbarkeit der Absätze 1 bis 4
• § 26a WEG und § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG – zertifizierter Verwalter, Anspruch seit 01.12.2023; § 48 Abs. 4 Satz 2 WEG – ausgelaufene Übergangsregelung
• § 19 Abs. 1 WEG – ordnungsmäßige Verwaltung
• §§ 23 Abs. 1a, 24 Abs. 2 bis 4, 25 Abs. 1 WEG – virtuelle Versammlung, Einberufung, Frist und Mehrheit
• § 24 Abs. 7 und 8 WEG – Beschluss-Sammlung; § 18 Abs. 4 WEG – Einsichtsrecht
• §§ 9b, 27 WEG – Vertretung der GdWE, Aufgaben und Befugnisse
• § 28 Abs. 2 und Abs. 4 WEG – Jahresabrechnung und Vermögensbericht
• §§ 44, 45 WEG – Beschlussklagen und Fristen
• §§ 675, 667 BGB – Herausgabepflicht; § 626 BGB – außerordentliche Kündigung

Verifizierte Rechtsprechung:

• BGH, Urteil vom 25.02.2022 – V ZR 65/21: Abberufung seit 01.12.2020 jederzeit möglich; entgegenstehende Regelungen der Gemeinschaftsordnung sind unwirksam geworden. Ein einzelner Eigentümer kann die Abberufung nur verlangen, wenn deren Ablehnung objektiv nicht vertretbar wäre.
• BGH, Urteil vom 26.09.2025 – V ZR 206/24: Zuständig für die Jahresabrechnung ist die bei Entstehung der Abrechnungspflicht amtierende Verwaltung. Die Pflicht entsteht erst nach Ablauf des Kalenderjahres; eine zum 31.12. ausgeschiedene Verwaltung schuldet die Abrechnung nicht mehr.
• BGH, Urteil vom 16.02.2018 – V ZR 89/17: Herausgabepflicht des ausgeschiedenen Verwalters nach §§ 675, 667 BGB. Die Entscheidung erging zur Abrechnungszuständigkeit nach § 28 Abs. 3 WEG a. F.; für das neue Recht ist V ZR 206/24 maßgeblich.
• BGH, Urteil vom 05.07.2019 – V ZR 278/17: Vor der Beschlussfassung genügt die Mitteilung von Namen und Eckdaten der Angebote – insbesondere Laufzeit und Vergütung – sowie der Information, ob Pauschalvergütung oder Baukastensystem vorgesehen ist.
• OLG Hamm, Beschluss vom 22.02.2007 – 15 W 181/06: Kein Zurückbehaltungsrecht des früheren Verwalters wegen Vergütungsansprüchen; pauschales Bestreiten des Besitzes ist keine taugliche Verteidigung.

Checkliste

Vorbereitung (Monat 1 bis 2)

• [ ] Beanstandungen mit Datum, Vorgang und Reaktionszeit dokumentieren
• [ ] Verwaltervertrag auswerten: Laufzeit, Bestellungsende, Vergütung, Sonderleistungen
• [ ] Prüfen, ob ein wichtiger Grund vorliegt (§ 626 BGB) – wenn ja, eigenen Beschlusspunkt vorsehen
• [ ] Einheitliches Leistungsverzeichnis erstellen, mindestens drei Angebote einholen
• [ ] Zertifizierungsnachweise nach § 26a WEG für die betreuenden Personen anfordern

Beschlussfassung (Monat 3 bis 4)

• [ ] Vollkostenvergleich über die geplante Bestellungsdauer erstellen
• [ ] Vier getrennte Beschlussanträge formulieren: Abberufung, Vertragsbeendigung, Neubestellung, Vertragszustimmung
• [ ] Einberufung veranlassen; bei Weigerung § 24 Abs. 2 und 3 WEG nutzen
• [ ] Einladung in Textform, mindestens drei Wochen Frist, konkrete Tagesordnung
• [ ] Vergleichsübersicht mit Namen, Laufzeit und Vergütung beifügen
• [ ] Bestellungsdauer und Vertragslaufzeit deckungsgleich beschließen
• [ ] Beschlüsse wörtlich protokollieren und in die Beschluss-Sammlung eintragen

Übergang (Monat 5 bis 6)

• [ ] Anfechtungsfrist abwarten, bevor irreversible Schritte erfolgen
• [ ] Einvernehmliches früheres Vertragsende verhandeln
• [ ] Übergabetermin mit Übergabeliste vereinbaren, Beiratsmitglied hinzuziehen
• [ ] Übergabeprotokoll führen, Fehlpositionen sofort vermerken und Frist setzen
• [ ] Beschluss-Sammlung auf Vollständigkeit und fortlaufende Nummerierung prüfen
• [ ] Kontoauszüge zum Stichtag mit dem letzten Vermögensbericht abgleichen
• [ ] Bankvollmachten widerrufen und neu erteilen, Lastschriften und Daueraufträge umstellen
• [ ] Portalzugänge von Versorgern, Messdienstleistern und Versicherern übernehmen
• [ ] Abrechnungszuständigkeit für laufendes Jahr und Vorjahr vertraglich klären
• [ ] Dienstleister, Versicherer, Versorger und Behörden informieren

Häufige Fragen (FAQ)

Können wir die Hausverwaltung wechseln, obwohl der Vertrag noch zwei Jahre läuft?

Ja. Die Abberufung nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG ist jederzeit und unabhängig von der Restlaufzeit möglich; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach. Wirtschaftlich bleibt die Vergütung für diesen Zeitraum grundsätzlich geschuldet, sofern kein wichtiger Grund vorliegt oder eine frühere Beendigung vereinbart wird – deshalb lohnt die Verhandlung über einen einvernehmlichen Stichtag.

Welche Mehrheit ist für die Abberufung erforderlich?

Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen nach § 25 Abs. 1 WEG. Ein Quorum, eine Mindestpräsenz oder eine qualifizierte Mehrheit sind nicht erforderlich; Enthaltungen bleiben unberücksichtigt. Regelungen der Gemeinschaftsordnung, die die Abberufung erschweren, sind wegen § 26 Abs. 5 WEG unwirksam.

Was passiert, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?

Zunächst eine schriftliche Aufforderung mit konkreter Auflistung der fehlenden Positionen und angemessener Frist unter Verweis auf §§ 675, 667 BGB. Bleibt sie erfolglos, kann die Gemeinschaft – vertreten durch die neue Verwaltung – auf Herausgabe klagen und wegen der Eilbedürftigkeit einstweiligen Rechtsschutz in Anspruch nehmen. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung besteht nicht (OLG Hamm, 22.02.2007 – 15 W 181/06). Grundlage jeder Durchsetzung ist ein Übergabeprotokoll, das die Lücken dokumentiert.

Muss die neue Verwaltung zertifiziert sein?

Seit dem 01.12.2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung; jeder einzelne Eigentümer kann diesen Anspruch geltend machen. Ausgenommen sind Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde und nicht ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Ein Beschluss zugunsten einer nicht zertifizierten Verwaltung ist nicht nichtig, aber anfechtbar.

Wer erstellt die Jahresabrechnung für das Jahr, in dem gewechselt wurde?

Nach BGH, Urteil vom 26.09.2025 (V ZR 206/24), ist die Verwaltung zuständig, die bei Entstehung der Abrechnungspflicht im Amt ist – und diese entsteht erst nach Ablauf des Kalenderjahres. Wechselt die Gemeinschaft zum 31.12., erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung für das abgelaufene Jahr, auch für Monate, in denen sie nicht tätig war. Das setzt vollständige Datenübergabe voraus und sollte als vergütete Sonderleistung geregelt werden.

Können wir eine außerordentliche Versammlung erzwingen, wenn die Verwaltung nicht einlädt?

Ja. Nach § 24 Abs. 2 WEG ist eine Versammlung einzuberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies schriftlich unter Angabe des Zwecks verlangt. Kommt die Verwaltung dem nicht nach, darf nach § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter einberufen. Das Verlangen ist mit Unterschriftenliste zu dokumentieren und mit angemessener Frist zu versehen – sonst droht ein Einberufungsmangel.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel realistisch?

Von der ersten Beiratssitzung bis zum abgeschlossenen Übergang sind vier bis sechs Monate realistisch: etwa zwei Monate für Marktsondierung und Angebotsvergleich, drei bis vier Wochen für Einberufung und Versammlung, ein Monat Anfechtungsfrist und vier bis acht Wochen für Übergabe und Einarbeitung. Wer den Wechsel auf das Ende der Bestellungszeit legt, vermeidet zusätzlich die Doppelkosten aus der Sechs-Monats-Regel.

Quellen & Rechtshinweis

Rechtsgrundlagen: §§ 9b, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 26a, 27, 28, 44, 45, 48 WEG in der Fassung des WEMoG (seit 01.12.2020) und des Gesetzes zur Ermöglichung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen (seit 17.10.2024); §§ 626, 667, 675 BGB.

Rechtsprechung (Aktenzeichen verifiziert): BGH V ZR 65/21 (25.02.2022); BGH V ZR 206/24 (26.09.2025); BGH V ZR 89/17 (16.02.2018); BGH V ZR 278/17 (05.07.2019); OLG Hamm 15 W 181/06 (22.02.2007).

Hinweis zu Zahlen: Alle Vergütungs- und Kostenangaben sind Annahmewerte einer Modellrechnung und keine Marktpreise.

Rechtsstand: 23.08.2026.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

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Warum EXTRA Immobilien die richtige Wahl ist:

• Strukturierte Objektübernahme mit Übergabeprotokoll, Datenabgleich und dokumentierter Fehlpositionsliste
• Rechtssichere Beschlussvorlagen für Abberufung, Neubestellung und Vertragszustimmung
• Transparente Vergütung mit klar getrenntem Katalog aus Grundleistungen und Sonderleistungen
• Eigentümerportal mit digitaler Belegeinsicht, Beschluss-Sammlung und Dokumentenarchiv
• Nachvollziehbare Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht aus laufend gepflegten Daten
• Feste Ansprechpartner mit definierten Reaktionszeiten statt anonymer Sammelpostfächer
• Fachliche Tiefe in der WEG-Verwaltung, einschließlich Vorbereitung von Erhaltungs- und Sanierungsbeschlüssen

Ihr persönlicher Ansprechpartner: Daniel Mathiesen, EXTRA Immobilien Gruppe

Sie erwägen, die Hausverwaltung zu wechseln, und möchten wissen, wie ein sauberer Ablauf für Ihre Gemeinschaft konkret aussieht? Daniel Mathiesen und sein Team ordnen Ihre Ausgangslage ein, zeigen den realistischen Zeitplan und erstellen Ihnen ein transparentes Angebot – unverbindlich und ohne Verpflichtung.

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