E-Rechnungspflicht für Vermieter und Verwalter: Das gilt ab 2025

Auf einen Blick: Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine schrittweise E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich. Für Vermieter und Hausverwaltungen ist dabei vor allem eines wichtig: Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, gilt seit 2025 ohne Übergangsfrist. Ob Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt davon ab, ob Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen – etwa bei optierter Gewerbevermietung oder als Verwaltungsunternehmen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027, ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Geschäft dann verpflichtend. Dieser Beitrag erklärt, was die E-Rechnungspflicht für Vermieter konkret bedeutet.

Gliederung

• Was eine E-Rechnung überhaupt ist
• Empfangspflicht: warum sie jeden Unternehmer trifft
• Müssen Vermieter E-Rechnungen ausstellen?
• Die Rolle der Hausverwaltung
• Übergangsfristen bis 2028
• Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
• Praxisbeispiele
• Rechtslage, Checkliste, FAQ und Quellen

Warum die E-Rechnungspflicht auch die Immobilienbranche betrifft

Digitalisierung ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Pflichtprogramm – und mit der E-Rechnungspflicht ist ein weiterer verbindlicher Baustein hinzugekommen. Viele Eigentümer und Verwalter gehen davon aus, das Thema betreffe nur klassische Handels- oder Handwerksbetriebe. Tatsächlich ist die Immobilienbranche in mehrfacher Hinsicht berührt: Vermieter erhalten Rechnungen von Handwerkern, Energieversorgern und Dienstleistern; Hausverwaltungen rechnen Verwaltungsleistungen ab und geben Belege im Rahmen von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen weiter.

Die gesetzliche Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz, das die europäischen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in nationales Recht überführt. Ziel ist ein einheitlicher, maschinenlesbarer Rechnungsstandard, der Prozesse beschleunigt und Umsatzsteuerbetrug erschwert. Für Unternehmen – und dazu zählen steuerlich auch viele Vermieter – bedeutet das: Die Art, wie Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden, muss angepasst werden.

Gerade für eine digital aufgestellte Technologieverwaltung ist das weniger Belastung als Chance: Wer Rechnungsprozesse automatisiert, spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz. Entscheidend ist, die eigene Rolle im System richtig einzuordnen – und genau hier gibt es rund um die E-Rechnungspflicht für Vermieter einige Missverständnisse.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Wichtig ist zunächst die Abgrenzung: Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung ist nicht einfach ein PDF. Eine PDF-Datei ist rechtlich eine „sonstige elektronische Rechnung", weil sie nicht strukturiert maschinenlesbar ist. Eine echte E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und die Rechnungsdaten in einem strukturierten, elektronisch auswertbaren Format enthalten.

In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate etabliert:

• XRechnung: ein rein strukturiertes XML-Format, das ursprünglich aus dem Behördenumfeld stammt.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat, das eine menschenlesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert.

Beide erfüllen die Anforderungen der Norm. Eine klassische Papierrechnung oder ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten gilt dagegen künftig nicht mehr als vollwertige Rechnung im Sinne der neuen Pflicht.

Empfangspflicht: Der Punkt, der jeden Unternehmer trifft

Der wichtigste – und am häufigsten unterschätzte – Punkt: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich muss seit diesem Datum in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Das betrifft auch Vermieter, die steuerlich als Unternehmer gelten – und das sind im umsatzsteuerlichen Sinn nahezu alle, die dauerhaft und nachhaltig Einnahmen aus Vermietung erzielen. Selbst wenn Ihre Vermietung umsatzsteuerfrei ist und Sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sind Sie verpflichtet, eingehende E-Rechnungen empfangen zu können. Praktisch heißt das: Es genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Rechnungen entgegengenommen werden können. Wer eingehende E-Rechnungen nicht verarbeiten kann, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und in der Belegführung.

Müssen Vermieter selbst E-Rechnungen ausstellen?

Hier lohnt der genaue Blick, denn die Antwort hängt von der Umsatzsteuer ab.

Umsatzsteuerfreie Vermietung: keine Ausstellungspflicht

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Das gilt insbesondere für die klassische Wohnraumvermietung. Wer ausschließlich umsatzsteuerfrei vermietet, muss keine E-Rechnungen ausstellen und kann seinen Mietern gegenüber weiterhin wie bisher verfahren – der Mietvertrag als Dauerrechnung genügt. Die Empfangspflicht bleibt davon allerdings unberührt.

Optierte Gewerbevermietung: Ausstellungspflicht

Anders sieht es aus, wenn Sie Gewerberaum an andere Unternehmer für deren Unternehmen vermieten und nach § 9 UStG zur Umsatzsteuerpflicht optieren. Dann weisen Sie Umsatzsteuer aus, erbringen also eine steuerpflichtige B2B-Leistung – und müssen seit dem 1. Januar 2025 (unter Beachtung der Übergangsfristen für die Ausstellung) grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. In der Praxis betrifft das häufig die Vermietung von Büro-, Laden- oder Praxisflächen an vorsteuerabzugsberechtigte Mieter.

Die besondere Rolle der Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmen und erbringt mit ihren Verwaltungsleistungen umsatzsteuerpflichtige Dienstleistungen. Damit ist sie von der E-Rechnungspflicht in vollem Umfang betroffen – sowohl beim Empfang als auch, nach Ablauf der Übergangsfristen, bei der Ausstellung ihrer eigenen Rechnungen (etwa Verwaltervergütungen gegenüber der WEG oder gegenüber Eigentümern).

Für Verwaltungen ergibt sich daraus eine Doppelrolle: Sie müssen die eigenen Rechnungsprozesse umstellen und gleichzeitig die eingehenden E-Rechnungen der von ihnen betreuten Objekte (Handwerker, Versorger, Dienstleister) verarbeiten, prüfen und den Abrechnungen zuordnen. Wer hier auf eine durchgängig digitale Belegverarbeitung setzt, verschafft sich einen echten Effizienzvorteil – Stichwort automatisierte Rechnungsprüfung und revisionssichere Archivierung.

Übergangsfristen: der Fahrplan bis 2028

Für die Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsfristen geschaffen:

• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und einfache elektronische Rechnungen (z. B. PDF) dürfen weiterhin versendet werden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu.
• Bis 31. Dezember 2027: Diese Erleichterung gilt verlängert für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro. Viele private Vermieter und kleinere Verwaltungen fallen in diese Gruppe.
• Ab 1. Januar 2028: Für alle inländischen B2B-Umsätze ist die E-Rechnung dann zwingend – ohne Ausnahme.

Nochmals zur Einordnung: Diese Fristen betreffen nur die Ausstellung. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist – die Fähigkeit, E-Rechnungen entgegenzunehmen, muss seit 2025 gegeben sein.

Praxisbeispiele

Beispiel 1 – privater Wohnungsvermieter: Herr K. vermietet drei Eigentumswohnungen zu Wohnzwecken, umsatzsteuerfrei. Er muss keine E-Rechnungen ausstellen. Er ist aber verpflichtet, die E-Rechnungen seiner Handwerker und Versorger empfangen und archivieren zu können. Für ihn genügt zunächst ein geeignetes E-Mail-Postfach und ein Programm, das XRechnung/ZUGFeRD lesbar macht.

Beispiel 2 – Vermieter von Gewerbeflächen: Frau M. vermietet eine Ladenfläche an einen Einzelhändler und hat nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert. Ihre Mietrechnungen sind steuerpflichtige B2B-Leistungen. Sie muss – nach Ablauf der für sie geltenden Übergangsfrist – E-Rechnungen im Format EN 16931 ausstellen. Bis dahin kann sie mit Zustimmung des Mieters noch anders abrechnen.

Beispiel 3 – Hausverwaltung: Die Verwaltungsgesellschaft rechnet ihre Verwaltervergütung gegenüber mehreren WEG ab. Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen muss sie ihre Prozesse vollständig auf E-Rechnung umstellen und zugleich die eingehenden E-Rechnungen aller betreuten Objekte digital verarbeiten.

E-Rechnung praktisch umsetzen

Die technische Umstellung ist für die meisten Vermieter und Verwaltungen gut beherrschbar, wenn man sie in überschaubare Schritte gliedert.

Empfang sicherstellen

Der erste und dringlichste Schritt ist der Empfang. Richten Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen ein und stellen Sie sicher, dass Sie strukturierte Formate öffnen und lesen können. Für ZUGFeRD reicht oft schon ein PDF-Viewer für die Sichtansicht; für die strukturierten Daten und für XRechnung empfiehlt sich eine Software, die den Datensatz auswertet, prüft und in die Buchhaltung übergibt.

Verarbeitung und Prüfung

Sinnvoll ist ein Prozess, der eingehende E-Rechnungen automatisch erfasst, mit Aufträgen oder Verträgen abgleicht und zur Freigabe vorlegt. Gerade bei Nebenkostenabrechnungen, in die viele Einzelbelege einfließen, spart die maschinelle Verarbeitung erhebliche Zeit und reduziert Übertragungsfehler.

Revisionssichere Archivierung

Zu beachten ist die GoBD-konforme Aufbewahrung: Der strukturierte Originaldatensatz muss unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden – ein bloßer Ausdruck genügt nicht. Wer von Anfang an auf ein digitales Dokumentenmanagement setzt, erfüllt diese Anforderung automatisch und ist zugleich für spätere Prüfungen bestens aufgestellt.

Rechtslage & Referenzen

Die E-Rechnungspflicht beruht auf den durch das Wachstumschancengesetz geänderten Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (insbesondere § 14 UStG) und setzt die europäischen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung um. Das maßgebliche Format richtet sich nach der Norm EN 16931; in Deutschland erfüllen XRechnung und ZUGFeRD diese Anforderungen.

Die Finanzverwaltung hat die Anwendung in einem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 näher erläutert (u. a. zu Formaten, Übergangsregelungen und Empfangspflicht). Die Umsatzsteuerbefreiung der Vermietung folgt aus § 4 Nr. 12 UStG, die Option zur Steuerpflicht aus § 9 UStG. Da es sich um Verwaltungs- und Steuerrecht handelt, sind hier keine streitigen Gerichtsentscheidungen einschlägig; maßgeblich sind Gesetz und Verwaltungsauffassung im jeweils aktuellen Stand.

Checkliste: E-Rechnung für Vermieter und Verwalter

• [ ] Kann ich strukturierte E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) empfangen und lesen?
• [ ] Ist ein geeignetes Postfach bzw. eine Software für den Empfang eingerichtet?
• [ ] Vermiete ich umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG) – oder optiere ich (§ 9 UStG)?
• [ ] Bin ich zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet?
• [ ] Welche Übergangsfrist gilt für mich (Umsatz über/unter 800.000 €)?
• [ ] Ist die revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnungen gesichert?
• [ ] Sind meine Dienstleister (Handwerker, Verwaltung) auf E-Rechnung eingestellt?
• [ ] Habe ich die Umstellung mit Steuerberater und ggf. Verwalter abgestimmt?

Häufige Fragen (FAQ)

Müssen private Vermieter E-Rechnungen ausstellen?
In der Regel nein. Wer ausschließlich umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG vermietet, muss keine E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht, eingehende E-Rechnungen zu empfangen, gilt aber trotzdem.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Die Ausstellungspflicht greift gestaffelt: Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027, ab 2028 verpflichtend für alle B2B-Umsätze.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt als „sonstige elektronische Rechnung", nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar nach EN 16931 sein, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.

Was gilt bei gewerblicher Vermietung mit Umsatzsteuer?
Wer Gewerberaum an Unternehmer vermietet und nach § 9 UStG optiert, erbringt steuerpflichtige B2B-Leistungen und muss – nach Ablauf der Übergangsfrist – E-Rechnungen ausstellen.

Welche Formate sind zulässig?
Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML).

Was muss eine Hausverwaltung beachten?
Eine Hausverwaltung ist umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen und daher vollständig betroffen – beim Empfang sofort, bei der Ausstellung nach Ablauf der Übergangsfristen. Zusätzlich muss sie eingehende E-Rechnungen der betreuten Objekte verarbeiten.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Es gelten die üblichen steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Wichtig ist eine GoBD-konforme, unveränderbare Archivierung des strukturierten Datensatzes – nicht nur eines Ausdrucks.

Quellen & Rechtshinweis

Grundlagen dieses Beitrags sind das Wachstumschancengesetz, die dadurch geänderten Vorschriften des UStG (insbesondere § 14 UStG), das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur E-Rechnung sowie die Norm EN 16931. Die umsatzsteuerliche Behandlung der Vermietung folgt aus § 4 Nr. 12 UStG und § 9 UStG (Rechtsstand: 29.07.2026).

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die konkrete Umsetzung in Ihrem Fall – insbesondere zur Frage der Ausstellungspflicht und zur GoBD-konformen Archivierung – wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater.

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