Beschluss-Sammlung in der WEG: Pflichtinhalte, Haftung und digitale Führung

Auf einen Blick:

• Die Beschluss-Sammlung ist keine Fleißaufgabe, sondern eine gesetzliche Pflicht aus § 24 Abs. 7 WEG – sie enthält den Wortlaut aller ab dem 1. Juli 2007 gefassten Beschlüsse sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen aus Verfahren nach § 43 WEG.
• Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich vorzunehmen und mit Datum zu versehen; die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren.
• Anfechtung und Aufhebung eines Beschlusses müssen angemerkt werden – ein Blick in die Sammlung muss zeigen, was heute noch gilt.
• Adressat der Sammlung ist vor allem der Erwerber: Er tritt in bestehende Beschlüsse ein, ohne sie verhandelt zu haben, und muss sich vor dem Kauf ein vollständiges Bild verschaffen können.
• Fehler sind teuer: Sie können ordnungsmäßiger Verwaltung widersprechen, die Abberufung der Verwaltung nach § 26 Abs. 3 WEG auslösen und Schadensersatzansprüche der Gemeinschaft begründen.
• Digitale Führung ist zulässig und praktisch überlegen – sie verlangt aber revisionssichere Protokollierung, Zugriffskonzept und ein sauberes DSGVO-Setup.

Das Wichtigste im Überblick

• Warum es die Beschluss-Sammlung überhaupt gibt: Erwerberschutz, Publizität, Beweisfunktion
• Was nach § 24 Abs. 7 WEG hineingehört – und was ausdrücklich nicht
• Umlaufbeschlüsse, Vollzugspraxis, Nummerierung und die Bedeutung von „unverzüglich"
• Zwei ausführliche Praxisbeispiele mit Zahlen: laufende Führung und Aufarbeitung eines Altbestands
• Beispiel-Tabelle einer korrekt geführten Sammlung
• Fehlerfolgen: Abberufung, Schadensersatz, Kaufpreisrisiken beim Erwerb
• Digitale Führung, Einsichtsrecht und Datenschutz
• Übergabe beim Verwalterwechsel
• Rechtslage, verifizierte Referenzurteile, Checkliste und FAQ

Einleitung: Das unterschätzte Herzstück der WEG-Dokumentation

Kaum ein Dokument in der Wohnungseigentumsverwaltung wird so oft unterschätzt und so selten sauber geführt wie die Beschluss-Sammlung. Sie steht im Schatten der Jahresabrechnung, des Wirtschaftsplans und der Versammlungsniederschrift – und ist doch das einzige Dokument, das auf einen Blick beantwortet, welche Regeln in einer Gemeinschaft tatsächlich gelten. Wer wissen will, ob Hartholzparkett im Obergeschoss erlaubt ist, ob die Gemeinschaft die Fensterwartung an sich gezogen hat, ob eine Sonderumlage beschlossen wurde oder ob eine Vermietung an Feriengäste untersagt ist, muss nicht Dutzende Protokolle durchsuchen. Er schlägt die Beschluss-Sammlung auf.

Genau das war die Idee des Gesetzgebers, als die Sammlung zum 1. Juli 2007 eingeführt wurde. Bis dahin verteilte sich der Regelungsbestand einer Gemeinschaft über Protokolle, Umlaufbeschlüsse, Aktenvermerke und Gerichtsentscheidungen, die über Jahrzehnte in Ordnern verschwanden. Ein Kaufinteressent hatte praktisch keine Chance, die Beschlusslage vollständig zu erfassen – obwohl er als Sondernachfolger an sämtliche wirksamen Beschlüsse gebunden ist. Die Beschluss-Sammlung ist die gesetzgeberische Antwort auf dieses Informationsgefälle: ein zentrales, chronologisch geführtes, jederzeit einsehbares Register des geltenden Beschlussrechts.

Betroffen sind alle Beteiligten – und zwar unterschiedlich stark. Verwaltungen trifft die Führungspflicht unmittelbar; sie ist Kernbestandteil ordnungsmäßiger Verwaltung und wird bei jedem Verwalterwechsel, bei jeder Beiratsprüfung und in jedem Anfechtungsprozess sichtbar. Verwaltungsbeiräte haben die Sammlung im Rahmen ihrer Kontrollaufgabe zu prüfen und sollten sie mindestens einmal jährlich stichprobenartig gegen die Protokolle abgleichen. Eigentümer brauchen sie, um ihre eigenen Rechte und Pflichten zu kennen und um Beschlüsse fristgerecht anfechten zu können. Kaufinteressenten und deren Finanzierer benötigen sie, um verdeckte finanzielle Lasten – beschlossene Sanierungen, Sonderumlagen, Nutzungsbeschränkungen – vor Vertragsschluss zu erkennen. Und Notare und Makler greifen regelmäßig auf sie zurück, um Aufklärungspflichten zu erfüllen.

Nach der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 hat die Sammlung zusätzliches Gewicht bekommen. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist rechtsfähiger Träger der Verwaltung, die Beschlusskompetenzen wurden deutlich erweitert – insbesondere bei baulichen Veränderungen nach § 20 WEG und bei der Kostenverteilung nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG. Es wird also mehr beschlossen, es wird tiefgreifender beschlossen, und die wirtschaftlichen Folgen einzelner Beschlüsse sind größer geworden. Eine lückenhafte Beschluss-Sammlung ist damit nicht mehr nur ein Formfehler, sondern ein handfestes Haftungs- und Vermögensrisiko. Dieser Beitrag zeigt, was konkret hineingehört, wie die Führung in der Praxis aussieht, welche Folgen Fehler haben und wie sich die Sammlung digital rechtssicher betreiben lässt.

Warum die Beschluss-Sammlung existiert: Erwerberschutz und Rechtsklarheit

Der Sondernachfolger ist gebunden, ohne mitverhandelt zu haben

Wer eine Eigentumswohnung kauft, übernimmt nicht nur Wände und Miteigentumsanteile, sondern auch den gesamten Bestand wirksamer Beschlüsse. Ein 2014 gefasster Beschluss über die Duldung eines Fahrradabstellraums, ein 2019 beschlossener Instandhaltungsplan, ein 2023 beschlossener Sanierungsstufenplan mit Sonderumlagen – all das gilt für den neuen Eigentümer weiter. Er hat an der Willensbildung nicht mitgewirkt und kann bestandskräftige Beschlüsse nicht mehr anfechten. Diese Bindung ist systemisch notwendig, denn andernfalls würde jede Eigentümerfluktuation die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft zerstören. Sie ist aber nur dann fair, wenn der Erwerber sich vorher informieren kann. Die Beschluss-Sammlung ist das Instrument, das diese Fairness herstellt.

Publizitätsfunktion statt Grundbuchersatz

Die Sammlung ist bewusst kein Register mit öffentlichem Glauben. Ein nicht eingetragener Beschluss wird nicht unwirksam, und ein eingetragener Beschluss wird durch die Eintragung nicht wirksam. Die Sammlung hat also keine konstitutive, sondern eine deklaratorische Publizitätsfunktion: Sie bildet ab, was ohnehin gilt. Praktisch verschiebt sich damit das Risiko: Wer als Verwaltung schlecht dokumentiert, macht Beschlüsse nicht unwirksam, sondern erzeugt Beweisnot, Streit und Haftung. Genau deshalb ist die Sorgfalt bei der Führung so wichtig – der Fehler schlägt nicht auf den Beschluss durch, sondern auf die Verwaltung.

Beweisfunktion im Anfechtungs- und Vollzugsprozess

In der gerichtlichen Auseinandersetzung ist die Sammlung ein wertvolles Beweismittel. Sie dokumentiert den Verkündungswortlaut, das Datum und den Ort und macht damit nachvollziehbar, was der Versammlungsleiter tatsächlich verkündet hat. Weil der verkündete Beschluss der maßgebliche ist – nicht der Beschlussantrag und nicht die spätere Interpretation –, kann eine sauber geführte Sammlung ganze Streitpunkte im Vorfeld ausräumen. Umgekehrt liefert eine lückenhafte Sammlung der Gegenseite Argumente, die mit der Sache selbst gar nichts zu tun haben.

Pflichtinhalte nach § 24 Abs. 7 WEG: Was hineingehört und was nicht

Die drei Kategorien des Gesetzes

§ 24 Abs. 7 WEG ist eng gefasst. Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut von drei Kategorien:

1. den in der Eigentümerversammlung verkündeten Beschlüssen, unter Angabe von Ort und Datum der Versammlung;
2. den schriftlichen Beschlüssen (Umlaufbeschlüssen), unter Angabe von Ort und Datum der Verkündung;
3. den Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in einem Rechtsstreit nach § 43 WEG, unter Angabe des Datums, des Gerichts und der Parteien.

Erfasst sind Beschlüsse und Entscheidungen, die nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Ältere Beschlüsse müssen nicht eingetragen werden – was in der Praxis nicht bedeutet, dass man sie ignorieren darf; sie bleiben wirksam und gehören in eine gut geführte Beschlussübersicht als freiwilligen Zusatz.

Was das Wort „Wortlaut" bedeutet

Der Gesetzeswortlaut verlangt den Wortlaut, nicht die Zusammenfassung. Eine Eintragung wie „Sanierung Dach beschlossen" ist unzureichend. Einzutragen ist der verkündete Beschlusstext – vollständig, einschließlich Bedingungen, Kostendeckeln, Auftragsvolumina und Vollmachtsregelungen. Nur so kann ein Erwerber erkennen, was ihn erwartet. Der Bundesgerichtshof hat für die Bestimmtheit von Beschlüssen entschieden, dass ein Beschluss zur Konkretisierung auf ein außerhalb des Protokolls befindliches Dokument Bezug nehmen darf, sofern dieses Dokument zweifelsfrei bestimmt ist (BGH, Urteil vom 08.04.2016 – V ZR 104/15). Für die Sammlung folgt daraus eine klare Praxisregel: Wird auf ein Angebot, ein Sanierungskonzept oder einen Plan verwiesen, muss dieser Verweis so präzise sein (Datum, Verfasser, Version, Aktenzeichen), dass die Anlage eindeutig identifizierbar ist.

Negative Beschlüsse, Geschäftsordnung und was draußen bleibt

Ein häufiger Streitpunkt ist der Negativbeschluss – also die Ablehnung eines Antrags. Auch die Ablehnung ist ein verkündeter Beschluss mit Regelungswirkung und gehört deshalb in die Sammlung. Wer nur die zustimmenden Beschlüsse einträgt, erzeugt ein verzerrtes Bild und nimmt Eigentümern die Möglichkeit, den Negativbeschluss zu erkennen und anzufechten.

Nicht in die Sammlung gehören dagegen: Diskussionsverläufe, Wortmeldungen, Abstimmungsergebnisse in Zahlen (sie sind Protokollinhalt, kein Beschlusswortlaut), Anwesenheitslisten, Vollmachten, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen als Zahlenwerk – wohl aber die Beschlüsse über diese Zahlenwerke. Ebenso wenig gehören reine Geschäftsordnungsentscheidungen des Versammlungsleiters hinein, solange sie nicht förmlich beschlossen wurden. Und: Urteilsformeln gehören hinein, nicht die Urteilsbegründung.

Führung in der Praxis: Nummerierung, Fristen und Vermerke

Fortlaufende Nummerierung ohne Lücken

§ 24 Abs. 7 Satz 3 WEG verlangt, dass Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen fortlaufend einzutragen und zu nummerieren sind. Bewährt hat sich eine schlichte, ununterbrochene Zählung über die gesamte Lebensdauer der Sammlung hinweg (1, 2, 3 …), ergänzt um eine Spalte mit Versammlungsdatum. Jahresbezogene Nummernkreise (2026-01, 2026-02) sind zulässig und verbreitet, verlangen aber Disziplin: Sobald ein Beschluss nachträglich ergänzt wird, entsteht die Versuchung, eine Nummer „einzuschieben". Genau das darf nicht passieren. Nachträge erhalten immer die nächste freie Nummer und einen Vermerk, auf welchen Vorgang sie sich beziehen.

„Unverzüglich" heißt: ohne schuldhaftes Zögern

Nach § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG sind Eintragungen, Vermerke und Löschungen unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. „Unverzüglich" ist der zivilrechtliche Begriff aus § 121 Abs. 1 BGB und bedeutet: ohne schuldhaftes Zögern. Ein starres gesetzliches Fristmaß existiert nicht. In der Verwaltungspraxis hat sich als belastbarer Maßstab eine Bearbeitung innerhalb weniger Arbeitstage nach der Versammlung eingebürgert – nicht erst nach Fertigstellung und Versand des vollständigen Protokolls. Das ist wichtig zu verstehen: Die Eintragungspflicht hängt nicht am Protokoll. Der Beschluss ist mit der Verkündung existent; die Sammlung bildet die Verkündung ab. Wer den Versand des Protokolls abwartet und dabei drei Wochen verstreichen lässt, verletzt die Pflicht auch dann, wenn das Protokoll am Ende korrekt ist.

Eine praxistaugliche Lösung: Der Beschlusswortlaut wird bereits in der Versammlung im Verwaltungssystem erfasst, unmittelbar nach Verkündung freigegeben und am Folgetag mit Eintragungsdatum in die Sammlung übernommen. Das Protokoll folgt danach im gewohnten Rhythmus.

Anfechtung, Aufhebung, Bedeutungslosigkeit: die Vermerkslogik

Die Sammlung wäre wertlos, wenn sie nur das Gefasste, nicht aber das Geschehene abbildete. Deshalb ordnet § 24 Abs. 7 Satz 4 WEG an, dass eine Anfechtung oder Aufhebung anzumerken ist. Satz 5 erlaubt im Fall der Aufhebung, statt eines Vermerks die Eintragung zu löschen. Satz 6 lässt eine Löschung auch dann zu, wenn die Eintragung aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat – etwa weil ein befristeter Beschluss ausgelaufen oder eine einmalige Maßnahme vollständig abgewickelt ist.

Aus Sicht der Praxis ist die Anmerkung fast immer besser als die Löschung. Ein Vermerk „durch Beschluss Nr. 87 vom 14.05.2025 aufgehoben" erhält die Historie und macht nachvollziehbar, warum eine Regelung nicht mehr gilt. Eine Löschung erzeugt eine Lücke, die später niemand mehr erklären kann. Wer löscht, sollte dies mindestens dokumentieren und den Löschgrund im System revisionssicher festhalten.

Umlaufbeschlüsse und Beschlüsse außerhalb der Versammlung

Umlaufbeschlüsse nach § 23 Abs. 3 WEG sind vollwertige Beschlüsse und gehören zwingend in die Sammlung – mit Ort und Datum der Verkündung, nicht mit dem Datum der letzten eingegangenen Stimme. Das ist eine typische Fehlerquelle: Der Umlauf läuft über vier Wochen, die Verwaltung trägt das Startdatum des Umlaufs ein, und die Anfechtungsfrist nach § 45 WEG lässt sich anhand der Sammlung nicht mehr sauber berechnen. Korrekt ist: Das Umlaufergebnis wird festgestellt, verkündet (in Textform an alle Eigentümer), und dieses Verkündungsdatum wandert in die Sammlung.

Seit der Reform ist außerdem der Beschluss über die Absenkung des Zustimmungserfordernisses für einen konkreten Umlaufbeschluss möglich. Auch dieser Absenkungsbeschluss ist ein Beschluss und einzutragen – ebenso wie der anschließende Sachbeschluss. Zwei Vorgänge, zwei Nummern.

Beispiel einer korrekt geführten Beschluss-Sammlung

Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug aus der Sammlung des fiktiven Beispielobjekts WEG „Lindenhof 12" (24 Einheiten, Baujahr 1978). Sie ist bewusst schlank gehalten – entscheidend ist, dass alle gesetzlichen Angaben enthalten sind und der Vermerksstand aktuell ist.

Drei Details lohnen den zweiten Blick. Erstens ist der Negativbeschluss Nr. 83 eingetragen – ein Erwerber erkennt daraus, dass die Frage der Kostenverteilung in dieser Gemeinschaft diskutiert und entschieden wurde. Zweitens verweist der Beschluss Nr. 81 auf ein Angebot mit Datum, Version und Nummer und erfüllt damit die Bestimmtheitsanforderungen. Drittens ist bei Nr. 85 nur die Urteilsformel wiedergegeben, ergänzt um Gericht, Datum, Aktenzeichen und Parteien – genau das, was § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 3 WEG verlangt.

Praxisbeispiel 1: Die laufende Führung im Jahresrhythmus

Die WEG „Lindenhof 12" fasst pro Jahr durchschnittlich zwölf Beschlüsse, davon etwa drei Umlaufbeschlüsse. Bei einem Zeitaufwand von rund 15 Minuten je Eintragung – Erfassung des Wortlauts, Nummernvergabe, Datumsstempel, Ablage der referenzierten Anlage – ergibt sich ein jährlicher Aufwand von etwa drei Stunden. Hinzu kommt eine jährliche Konsistenzprüfung von rund zwei Stunden, bei der die Sammlung gegen die Protokolle und gegen den Stand laufender Anfechtungsverfahren abgeglichen wird. Rechenbeispiel: Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 75 EUR entspricht das einem internen Aufwand von etwa 375 EUR pro Jahr für eine Anlage mit 24 Einheiten – rund 15,60 EUR je Einheit und Jahr. Dem steht ein Haftungsrisiko gegenüber, das im Ernstfall den fünfstelligen Bereich erreicht. Die Kosten-Nutzen-Rechnung ist eindeutig.

Praxisbeispiel 2: Altbestand aufarbeiten – WEG „Am Mühlengraben"

Die Beispielgemeinschaft WEG „Am Mühlengraben" (40 Einheiten) hat seit 2007 nie eine Beschluss-Sammlung geführt. Bei Übernahme des Mandats findet die neue Verwaltung 19 Protokolle und mehrere lose Umlaufunterlagen. Das Vorgehen in vier Schritten:

1. Bestandsaufnahme: Alle Protokolle ab 01.07.2007 werden chronologisch gesichtet, jeder verkündete Beschluss wird extrahiert. Ergebnis: 147 Beschlüsse.
2. Nachtragung: Die Beschlüsse werden fortlaufend in der Reihenfolge ihres Ergehens eingetragen. Wichtig: Als Eintragungsdatum wird das tatsächliche Datum der Nachtragung vermerkt, nicht rückdatiert. Rückdatierung wäre eine Urkundenmanipulation und zerstört die Glaubwürdigkeit der gesamten Sammlung.
3. Transparenzvermerk: An den Beginn der Sammlung gehört ein Vorspann, der offenlegt, dass die Sammlung am 15.09.2026 aus den Protokollen rekonstruiert wurde und die Nachtragung der Beschlüsse ab 01.07.2007 umfasst.
4. Lückenprotokoll: Zu zwei Versammlungen (2011 und 2014) fehlen die Protokolle vollständig. Auch das wird vermerkt – eine dokumentierte Lücke ist unendlich viel wertvoller als eine verschwiegene.

Rechenbeispiel Aufarbeitung: 147 Beschlüsse à durchschnittlich 12 Minuten Bearbeitungszeit ergeben rund 29,5 Stunden, zuzüglich etwa 8 Stunden Sichtung und Qualitätssicherung – insgesamt rund 37,5 Stunden. Bei 75 EUR je Stunde entspricht das einem einmaligen Aufwand von rund 2.815 EUR beziehungsweise etwa 70 EUR je Einheit. Ob dieser Aufwand von der Gemeinschaft gesondert vergütet wird oder zur Grundleistung gehört, ist eine Frage des Verwaltervertrags – und sollte vor Mandatsübernahme geklärt werden.

Fehlerfolgen: Abberufung, Haftung und Kaufpreisrisiko

Abberufung der Verwaltung – die Rechtslage hat sich verändert

Vor der Reform war die Abberufung des Verwalters an einen wichtigen Grund gebunden, und die nicht ordnungsmäßige Führung der Beschluss-Sammlung galt als klassischer Abberufungsgrund. Das Landgericht Hamburg hat entschieden, dass eine erheblich mangelhafte Führung der Beschluss-Sammlung die Abberufung rechtfertigt und dafür keine vorherige Abmahnung erforderlich ist (LG Hamburg, Urteil vom 13.11.2013 – 318 S 23/13).

Seit dem 1. Dezember 2020 gilt § 26 Abs. 3 WEG: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, mit einfacher Mehrheit und ohne Angabe von Gründen; der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Der wichtige Grund ist damit für die Abberufung selbst nicht mehr nötig – wohl aber für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags, die verhindert, dass die Vergütung noch ein halbes Jahr weiterläuft. Genau hier bleibt die alte Rechtsprechung relevant: Eine gravierend vernachlässigte Beschluss-Sammlung ist ein Baustein für den wichtigen Grund und damit unmittelbar vergütungsrelevant. Rechenbeispiel: Bei 40 Einheiten und 26 EUR netto Verwaltervergütung je Einheit und Monat beträgt die Vergütung 1.040 EUR netto monatlich. Sechs Monate Nachlaufzeit entsprechen 6.240 EUR netto – der wirtschaftliche Unterschied zwischen ordentlicher Abberufung und fristloser Kündigung.

Schadensersatz: Anspruchsgegner ist die Gemeinschaft

Eine für die Praxis zentrale Weichenstellung hat der Bundesgerichtshof getroffen: Der Verwaltervertrag entfaltet nach der seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Rechtslage keine Schutzwirkung mehr zugunsten der einzelnen Wohnungseigentümer. Einzelne Eigentümer können den Verwalter deshalb nicht mehr unmittelbar auf Schadensersatz in Anspruch nehmen; ihr Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, die ihrerseits beim Verwalter Regress nehmen kann (BGH, Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 34/24).

Für die Beschluss-Sammlung bedeutet das: Der Schaden aus einer fehlerhaften oder unterlassenen Eintragung – etwa weil ein Eigentümer die Anfechtungsfrist versäumt oder eine Maßnahme im Vertrauen auf eine unvollständige Sammlung getroffen hat – wird zunächst der Gemeinschaft gegenüber geltend gemacht. Die Gemeinschaft muss dann entscheiden, ob sie Regress nimmt. Die Verwaltung entgeht der Haftung also nicht, sie erreicht sie nur über zwei Stufen. Verwaltungen sollten diesen Weg kennen und ihre Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung entsprechend prüfen.

Das Kaufpreisrisiko beim Erwerb

Für Käufer ist die Beschluss-Sammlung das wichtigste Prüfdokument neben Teilungserklärung, Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplan. Rechenbeispiel: Ein Erwerber kauft eine 78-m²-Wohnung im Beispielobjekt „Am Mühlengraben" für 320.000 EUR. Nicht dokumentiert ist ein Beschluss aus dem Vorjahr über eine Fassaden- und Balkonsanierung mit einem Volumen von 640.000 EUR, verteilt nach Miteigentumsanteilen. Auf die erworbene Einheit entfallen 2,5 % der Miteigentumsanteile, also 16.000 EUR – rund 5 % des Kaufpreises, die im Kaufpreisgefüge nicht abgebildet waren. Ob der Käufer diesen Betrag gegenüber dem Verkäufer geltend machen kann, hängt vom Kaufvertrag, von der Aufklärungssituation und von der Frage arglistigen Verschweigens ab. Sicher ist nur: Eine vollständige Beschluss-Sammlung hätte den Konflikt vermieden – und den Kaufpreis realistisch gemacht.

Für Verkäufer und Makler ist die Sammlung deshalb ein Verkaufsargument. Eine Anlage, deren Beschlusslage lückenlos dokumentiert ist, lässt sich schneller und mit weniger Nachverhandlung veräußern als eine, in der Käufer und Finanzierer Unsicherheiten einpreisen.

Digitale Führung, Einsichtsrecht und Datenschutz

Einsichtsrecht: Wer darf was sehen?

§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG regelt das Einsichtsrecht ausdrücklich: Einem Wohnungseigentümer oder einem von ihm ermächtigten Dritten ist auf Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben. Das Recht steht jedem Eigentümer zu, unabhängig von der Größe seines Anteils, und es bedarf keiner Begründung. Ermächtigte Dritte sind typischerweise Rechtsanwälte, Notare, Makler, Kaufinteressenten oder finanzierende Banken – die Ermächtigung sollte in Textform vorliegen und dokumentiert werden.

Daneben besteht der allgemeine Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen aus § 18 Abs. 4 WEG, der sich gegen die Gemeinschaft richtet und weiter reicht als das spezielle Sammlungs-Einsichtsrecht. Beide Ansprüche stehen nebeneinander.

Wichtig: Das Gesetz gewährt ein Einsichts-, nicht automatisch ein Kopie- oder Herausgaberecht. In der digitalen Praxis wird dieser Unterschied allerdings zunehmend akademisch – wer ohnehin eine Portallösung betreibt, stellt die Sammlung als Leseansicht bereit und erfüllt das Recht komfortabler, als jede Vor-Ort-Einsicht es könnte.

Digitale Führung: zulässig, aber mit Anforderungen

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Die Beschluss-Sammlung darf in Papierform, als Datei oder in einem Verwaltungssystem geführt werden. Für die digitale Führung sprechen Auffindbarkeit, Volltextsuche, Verknüpfung mit Anlagen und die einfache Bereitstellung für Erwerber. Damit die digitale Sammlung ihre Beweisfunktion behält, sollten vier Anforderungen erfüllt sein:

• Revisionssicherheit: Jede Eintragung, jeder Vermerk und jede Löschung wird mit Zeitstempel und Bearbeiterkennung protokolliert; nachträgliche stille Änderungen sind ausgeschlossen.
• Unveränderbarkeit des Wortlauts: Der Beschlusstext wird nach Freigabe schreibgeschützt; Korrekturen erfolgen als nachvollziehbarer Nachtrag, nicht durch Überschreiben.
• Verfügbarkeit und Export: Die Sammlung muss jederzeit vollständig als PDF exportierbar sein – für Einsichtnahmen, für Gerichte und für die Übergabe beim Verwalterwechsel.
• Backup und Datenhaltung: Regelmäßige Sicherungen, dokumentierte Wiederherstellungsfähigkeit, Serverstandort und Auftragsverarbeitung geklärt.

Wer parallel eine Papierfassung führt, sollte klar festlegen, welche Fassung führend ist. Zwei Sammlungen mit abweichendem Stand sind schlechter als eine.

DSGVO: personenbezogene Daten im Beschlusswortlaut

Beschlüsse enthalten regelmäßig personenbezogene Daten – Namen von Eigentümern, Einheitenbezeichnungen, bei gerichtlichen Entscheidungen sogar Parteibezeichnungen, die § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 3 WEG ausdrücklich verlangt. Die Verarbeitung ist durch die gesetzliche Pflicht gerechtfertigt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 24 Abs. 7 WEG); ein Widerspruch einzelner Eigentümer gegen die Nennung ihres Namens im Beschlusswortlaut geht daher ins Leere, soweit die Nennung Bestandteil des verkündeten Wortlauts ist.

Sorgfalt verlangt dagegen die Zugriffsseite. Praktische Leitplanken: Zugang nur für Eigentümer und legitimierte Dritte, personalisierte Zugänge statt Sammelpasswörtern, Protokollierung der Zugriffe, keine öffentliche Indexierung der Sammlung durch Suchmaschinen, keine Weitergabe an Mieter ohne Rechtsgrundlage. Besondere Kategorien personenbezogener Daten – etwa Gesundheitsangaben im Zusammenhang mit einem Barrierefreiheitsantrag – gehören nicht in den Beschlusswortlaut; hier ist bereits bei der Beschlussformulierung auf Datensparsamkeit zu achten. Sinnvoll ist außerdem ein Löschkonzept für die Zugriffsprotokolle, während die Sammlung selbst dauerhaft vorzuhalten ist.

Verwalterwechsel: Übergabe der Beschluss-Sammlung

Die Sammlung gehört der Gemeinschaft

Die Beschluss-Sammlung ist Verwaltungsunterlage der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht Betriebsvermögen der Verwaltung. Sie ist beim Ende des Verwalteramts vollständig herauszugeben – in einer Form, die die Nachfolge unmittelbar weiterführen kann. Zurückbehaltungsrechte wegen offener Vergütung sind an dieser Stelle heikel und in der Praxis kaum durchsetzbar, weil die Gemeinschaft ohne die Sammlung handlungsunfähig würde.

Was eine saubere Übergabe umfasst

Eine belastbare Übergabe enthält mindestens: die vollständige Sammlung als exportierte, paginierte PDF-Datei; die maschinenlesbare Fassung (etwa CSV oder strukturierter Export), damit die Nachfolge sie ins eigene System übernehmen kann; sämtliche im Beschlusswortlaut referenzierten Anlagen; eine Aufstellung der laufenden Anfechtungsverfahren mit Aktenzeichen und Sachstand; sowie ein kurzes Übergabeprotokoll, das die letzte laufende Nummer und das Datum der letzten Eintragung festhält.

Die Prüfpflicht der neuen Verwaltung

Die übernehmende Verwaltung führt die Sammlung fort – und haftet ab Amtsantritt für ihre ordnungsmäßige Führung. Deshalb gehört eine Eingangsprüfung zwingend zum Mandatsstart: Sind alle Versammlungen seit 2007 abgebildet? Stimmt die Nummernfolge? Fehlen Umlaufbeschlüsse? Sind Anfechtungsvermerke aktuell? Findet die neue Verwaltung Lücken, sollte sie diese der Gemeinschaft schriftlich anzeigen, eine Aufarbeitung anbieten und den Beschluss darüber herbeiführen. Wer eine erkannte Lücke unkommentiert weiterführt, macht sie zu seinem eigenen Problem.

Rechtslage und Referenzurteile

§ 24 Abs. 7 WEG – Inhalt und Führung

Die Norm ordnet an, dass eine Beschluss-Sammlung zu führen ist, und beschreibt abschließend ihren Inhalt: den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, den Wortlaut der schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen nach § 43 WEG mit Datum, Gericht und Parteien – jeweils für Vorgänge ab dem 1. Juli 2007. Die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren; Anfechtung und Aufhebung sind anzumerken; im Fall der Aufhebung oder bei Bedeutungslosigkeit ist eine Löschung möglich. Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und zu datieren. Satz 8 gewährt das Einsichtsrecht des Eigentümers und ermächtigter Dritter.

§ 24 Abs. 8 WEG – Zuständigkeit

Die Sammlung ist vom Verwalter zu führen. Fehlt ein Verwalter, trifft die Pflicht den Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, sofern die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit jemand anderen für diese Aufgabe bestellt haben. Verwalterlose Gemeinschaften sind also nicht von der Pflicht befreit – ein Punkt, der in Selbstverwaltungen regelmäßig übersehen wird.

§ 18 Abs. 4, § 26 Abs. 3 und §§ 43 ff. WEG

§ 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer den Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen gegenüber der Gemeinschaft. § 26 Abs. 3 WEG erlaubt die jederzeitige Abberufung des Verwalters und begrenzt die Vertragslaufzeit nach Abberufung auf höchstens sechs Monate. §§ 43 ff. WEG regeln die Zuständigkeit und die Beschlussklagen; § 45 WEG bestimmt die Monatsfrist für die Erhebung der Anfechtungsklage und die Zweimonatsfrist für ihre Begründung. Diese Fristen sind der Grund, warum die zeitnahe Eintragung so wichtig ist: Wer erst nach sechs Wochen erfährt, was beschlossen wurde, kann nicht mehr anfechten.

Verifizierte Referenzurteile

Wo im Folgenden keine Entscheidung genannt ist, beruht die Darstellung ausschließlich auf dem Gesetzeswortlaut und der allgemeinen Verwaltungspraxis.

Checkliste für die Praxis

• [ ] Die Beschluss-Sammlung existiert und ist als solche bezeichnet – nicht als „Beschlussübersicht" oder „Protokollauszug".
• [ ] Alle Beschlüsse ab dem 01.07.2007 sind erfasst, einschließlich Umlaufbeschlüssen und Negativbeschlüssen.
• [ ] Jeder Eintrag enthält den vollständigen verkündeten Wortlaut, nicht nur eine Zusammenfassung.
• [ ] Bei Versammlungsbeschlüssen sind Ort und Datum der Versammlung angegeben, bei Umlaufbeschlüssen Ort und Datum der Verkündung.
• [ ] Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen nach § 43 WEG sind mit Datum, Gericht, Aktenzeichen und Parteien eingetragen.
• [ ] Die Nummerierung ist fortlaufend und lückenlos; Nachträge erhalten die nächste freie Nummer.
• [ ] Jede Eintragung trägt ein Eintragungsdatum; die Bearbeitung erfolgt innerhalb weniger Arbeitstage nach Verkündung.
• [ ] Anfechtungen sind vermerkt und werden nach Verfahrensabschluss aktualisiert (Rücknahme, Vergleich, Urteil).
• [ ] Aufhebungen sind vermerkt; Löschungen erfolgen nur begründet und werden im System dokumentiert.
• [ ] Im Beschlusswortlaut referenzierte Anlagen sind eindeutig bezeichnet und werden mit der Sammlung verwahrt.
• [ ] Das Einsichtsrecht nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG ist organisiert; Ermächtigungen Dritter liegen in Textform vor.
• [ ] Bei digitaler Führung: Revisionssicherheit, Schreibschutz nach Freigabe, PDF-Export, Backup und Zugriffskonzept sind geregelt.
• [ ] Der Datenschutz ist geprüft: personalisierte Zugänge, keine Suchmaschinen-Indexierung, Datensparsamkeit bei der Beschlussformulierung.
• [ ] Beim Verwalterwechsel liegen PDF-Export, maschinenlesbare Fassung, Anlagen, Verfahrensübersicht und Übergabeprotokoll vor.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein Beschluss unwirksam, wenn er nicht in die Beschluss-Sammlung eingetragen wurde?

Nein. Die Eintragung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Ein ordnungsgemäß gefasster und verkündeter Beschluss gilt auch dann, wenn er nie in die Sammlung gelangt ist – und er bindet auch den Erwerber. Die Sammlung hat eine Publizitäts- und Beweisfunktion, keine konstitutive Wirkung. Die Folgen einer unterlassenen Eintragung treffen deshalb nicht den Beschluss, sondern die Verwaltung: Sie verletzt eine gesetzliche Pflicht, riskiert die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags und setzt sich Regressansprüchen der Gemeinschaft aus, wenn aus der Lücke ein Schaden entsteht.

Gehören auch abgelehnte Anträge in die Sammlung?

Ja. Die Ablehnung eines Antrags ist ein verkündeter Beschluss – der sogenannte Negativbeschluss – und entfaltet Regelungswirkung: Sie kann angefochten werden, und sie dokumentiert, dass die Gemeinschaft eine Frage entschieden hat. Wer nur zustimmende Beschlüsse einträgt, liefert ein unvollständiges Bild und nimmt Eigentümern die Grundlage für eine Anfechtungsentscheidung. In der Sammlung sollte der Negativbeschluss deshalb ebenso im Wortlaut erscheinen wie ein positiver Beschluss, gekennzeichnet als Ablehnung des jeweiligen Antrags.

Wie schnell muss eingetragen werden – gibt es eine feste Frist?

Das Gesetz verlangt in § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG eine unverzügliche Erledigung, also eine Bearbeitung ohne schuldhaftes Zögern. Eine konkrete Tagesfrist nennt es nicht. Als praxistauglicher Maßstab haben sich wenige Arbeitstage nach der Versammlung etabliert. Entscheidend ist, dass die Eintragung nicht an die Fertigstellung des Protokolls gekoppelt wird: Der Beschluss entsteht mit der Verkündung, nicht mit dem Protokollversand. Wer die Sammlung erst nach Protokollfreigabe pflegt, verliert regelmäßig zwei bis vier Wochen – und damit einen erheblichen Teil der Anfechtungsfrist der Eigentümer.

Darf die Beschluss-Sammlung ausschließlich digital geführt werden?

Ja. § 24 Abs. 7 WEG schreibt keine Form vor, sodass eine rein digitale Führung zulässig ist. Sie muss allerdings die Funktionen der Sammlung erfüllen: dauerhafte Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit von Eintragungen, Vermerken und Löschungen, Schutz vor unbemerkter nachträglicher Veränderung sowie die Möglichkeit, jederzeit eine vollständige, lesbare Fassung – etwa als PDF – bereitzustellen. Praktisch ist die digitale Führung der Papierfassung überlegen, weil Volltextsuche, Verknüpfung mit Anlagen und die Erfüllung des Einsichtsrechts erheblich einfacher werden.

Was kann ich als Eigentümer tun, wenn keine Sammlung geführt wird?

Verlangen Sie zunächst schriftlich Einsicht nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG und setzen Sie eine angemessene Frist. Bleibt die Verwaltung untätig, ist der nächste Schritt die Befassung der Eigentümerversammlung: Ein Beschluss, der die Verwaltung zur Erstellung und Nachführung der Sammlung bis zu einem konkreten Datum verpflichtet, schafft eine klare Grundlage. Setzt die Verwaltung auch diesen Beschluss nicht um, kommen die Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG und – bei erheblichen Versäumnissen – die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags in Betracht. Ansprüche auf Schadensersatz richten sich nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gegen die Gemeinschaft, die ihrerseits Regress nehmen kann.

Muss ich als Käufer die Beschluss-Sammlung vor dem Kauf einsehen?

Eine gesetzliche Pflicht besteht nicht, aber die Einsicht ist dringend zu empfehlen und in der Praxis Standard einer sorgfältigen Kaufprüfung. Als Kaufinteressent haben Sie kein eigenes Einsichtsrecht; Sie benötigen eine Ermächtigung des verkaufenden Eigentümers, die Sie sich in Textform geben lassen sollten. Prüfen Sie insbesondere beschlossene, aber noch nicht abgerechnete Erhaltungsmaßnahmen, Sonderumlagen, Änderungen der Kostenverteilung, Nutzungsbeschränkungen und laufende Anfechtungsverfahren. Diese Positionen gehören anschließend in die Kaufpreisverhandlung und – soweit relevant – in den Kaufvertrag.

Was passiert mit Beschlüssen aus der Zeit vor dem 1. Juli 2007?

Sie müssen nach dem Gesetzeswortlaut nicht in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden, bleiben aber selbstverständlich wirksam und binden auch neue Eigentümer. Für die Praxis heißt das: Der gesetzliche Mindestinhalt und der tatsächliche Informationsbedarf fallen auseinander. Sinnvoll ist deshalb eine ergänzende Übersicht der Altbeschlüsse, die klar als freiwilliger Zusatz gekennzeichnet ist und außerhalb der gesetzlichen Nummerierung geführt wird. So bleibt die gesetzliche Sammlung formal sauber, und Erwerber erhalten trotzdem das vollständige Bild.

Quellen und Rechtshinweis

Herangezogene Normen

• § 16 WEG – Nutzungen und Kosten
• § 18 Abs. 4 WEG – Einsicht in die Verwaltungsunterlagen
• § 20 WEG – Bauliche Veränderungen
• § 23 Abs. 3 WEG – Beschlüsse außerhalb der Versammlung (Umlaufbeschluss)
• § 24 Abs. 6 WEG – Niederschrift über die gefassten Beschlüsse
• § 24 Abs. 7 WEG – Inhalt und Führung der Beschluss-Sammlung, Einsichtsrecht
• § 24 Abs. 8 WEG – Zuständigkeit für die Führung der Beschluss-Sammlung
• § 26 Abs. 3 WEG – Abberufung des Verwalters und Vertragsende
• §§ 43 ff. WEG – Zuständigkeit, Beschlussklagen
• § 45 WEG – Fristen der Anfechtungsklage
• § 121 Abs. 1 BGB – Begriff „unverzüglich"
• Art. 6 Abs. 1 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Herangezogene Entscheidungen

• BGH, Urteil vom 08.04.2016 – V ZR 104/15 (Bezugnahme eines Beschlusses auf ein zweifelsfrei bestimmtes Dokument außerhalb des Protokolls)
• BGH, Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 34/24 (keine Schutzwirkung des Verwaltervertrags zugunsten einzelner Wohnungseigentümer; Haftungskanalisierung über die Gemeinschaft)
• LG Hamburg, Urteil vom 13.11.2013 – 318 S 23/13 (erheblich mangelhafte Führung der Beschluss-Sammlung als Abberufungsgrund ohne vorherige Abmahnung)

Rechtsstand des Beitrags: 21. August 2026. Alle Zahlenangaben in diesem Beitrag sind ausdrücklich als Rechenbeispiele gekennzeichnet und dienen der Veranschaulichung; die genannten Objekte sind Beispielobjekte.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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